従業員の業績モニタリング：6つの効果的な方法

従業員のパフォーマンスは、競争力を維持しようとするあらゆるビジネスの基盤です。パフォーマンスの高い従業員は、利益と顧客満足度を高め、ポジティブな企業イメージを作り出します。

従業員のパフォーマンスをモニタリングすることは、個人の貢献度を把握し、改善すべき領域を特定し、トップ・パフォーマーに報いるために不可欠である。生産性を支えるタイムリーな指標は、社員一人ひとりと会社が真の潜在能力を発揮するための鍵となる。しかし、パフォーマンスという言葉は広義であり、その意味は組織や分野、ポジションによって異なる。マネジャーは具体的に何を評価すべきなのか、何をするのがベストなのか。今回はその疑問にお答えします。

伝統的な理解では、従業員のパフォーマンスとは、生産された仕事の質、効率、量のことである。

仕事の質を評価するには、従業員の仕事が期待や業界／会社の基準を満たしているかをチェックする必要があります。従業員が目標を達成し、タスクに取り組みながらベストを尽くしたかどうかを確認します。分野やポジションにもよりますが、定性的な評価基準は以下のようになります：

• 顧客満足： 顧客が従業員の仕事にどの程度満足しているか、従業員が顧客の要求にどの程度迅速かつ適切に対応しているか、従業員が行動規範に従っているか、など。

• チームワークと協調性： 従業員が他人とどれだけ協力し、チームの目標に貢献し、同僚をサポートできるか。

• イニシアティブ 従業員が新しい仕事を引き受け、新しいアイデアを提案し、自主的に問題を解決する能力があるかどうか。

• 適応力がある： 従業員が状況の変化や新たな課題にどれだけ柔軟に対応できるか。

• コミュニケーションです： 従業員が同僚、顧客、経営陣とどれだけ効果的にコミュニケーションできるか。

量とは、従業員の生産物、つまり生産された品目の数を指す。数量は製造業でのみ測定できるように思われるかもしれないが、実際には、発生した売上、完了したプロジェクト、電話をかけた回数など、非物質を含むあらゆる項目を指すことがある。

効率性とは、生産単位あたりの時間や顧客サービス対応時間など、いかに迅速かつ効果的に仕事を完了させるかを測るものである。納期を守り、品質を犠牲にすることなく時間通りに仕事を完了し、仕事の目標を達成するために最も効率的な方法を用いることを指す。効率性は次のような方法で測定される：

• 時間／日／月あたりの生産品目／完了したタスク；

• 機械のダウンタイム - メンテナンス、故障、その他の問題のために機器が稼動していない時間；

• 資材の消費と廃棄-使用または廃棄される資材や消耗品の量；

• サイクルタイム - プロセスの開始から終了までにかかる時間；

• 単位あたりの欠陥-単位生産量中に発見されたエラーまたは欠陥の数。

現代の多くの組織は、従来の指標とともに、従業員の福利厚生やエンゲージメントを優先している。このアプローチは合理的である。エンゲージメントの低い従業員は欠勤が多く、生産性が低く、同僚や顧客に悪影響を与える。その結果、米国だけでも年間約4,500億～5,500億ドルものコストが企業にかかっている。逆に、エンゲージメントの高いチームは収益性が23％高い。

エンゲージメントを測定する際、マネジャーは次のような点に注目する：

• 総合的な仕事の満足度；

• 従業員のワーク・ライフ・バランスに対する満足度；

• 社内の成長とキャリアの機会に関する従業員の認識；

• 企業文化への満足度；

• 自主的／自発的な離職；

• 欠勤。

量、質、効率、エンゲージメントに加えて、パフォーマンスに影響を与える可能性のある行動指標にも目を向ける価値があるかもしれない：

• 労働倫理： 従業員の献身、コミットメント、プロフェッショナリズム。

• 出席と時間厳守： the employee's reliability and adherence to work schedules.

• コンプライアンス（法令遵守）： 従業員が会社の方針、手順、規則を遵守していること。

業績評価とは、あらかじめ設定された目標や期待に照らして従業員の業績を評価する体系的なプロセスである。業績について話し合い、改善点を明らかにし、新たな目標を設定するのに最適な方法である。

人事考課には綿密な準備が必要です。明確な期待を設定することから始める：責任と期待される業績を概説し、明確で測定可能な目標を設定する。従業員のパフォーマンスを一定期間モニターし、定量的・定性的な指標を収集する。マネジャー、同僚、顧客からのフィードバックは、業績全体像への貴重な貢献となる。

見直しの際には、話し合いがしやすくオープンな環境を作るよう心がける。前向きな補強と、改善点に関する建設的なフィードバックの両方を提供する。具体的に - フィードバックを裏付ける例を示す。従業員が自分の見解や懸念を共有するよう促す。レビューの最後には、業績上の問題と改善点に対処するための計画を立てる。

パフォーマンス・レビューは定期的に実施すれば効果的である。しかし、｛ヴァー｝は年に1、2回しか実施しておらず、十分とは言い難い。

80% of employees は、年1回のレビューではなく、定期的なフィードバックを受けたいと考えている。個別チェックインは、人事考課と人事考課の間の空白を埋め、仕事の流れを常に把握するための素晴らしい方法だ。パフォーマンス・レビューが主に過去のパフォーマンスに焦点を当て、より大きな期間をカバーするのに対し、チェックインは定期的なコミュニケーションを維持し、すべてが順調に進んでいることを確認する役割を果たす。チェックインは通常、週1回または隔週1回と頻度が高く、より非公式なものである。チェックインは特定のプロジェクトに焦点を当て、日々のタスクに取り組み、タイムリーなサポートを提供する。

従業員監視ソフトウェアは、パフォーマンスを監視するための貴重なツールです。従業員のコンピュータ使用に関する広範なデータを収集し、業務時間の流れや会社のリソースの使用状況を確認することで、会社のポリシー遵守とセキュリティ強化を実現します。

従業員監視ソフトウェアは、活動データを収集・分析し、生産性の傾向、出勤状況、ソフトウェアやインターネットの使用状況をグラフィックチャートとして表示します。高度なツールでは、従業員の画面をライブストリーミングすることで、従業員が何に取り組んでいるかを確認できるなどの追加機能が提供されます。従業員のパフォーマンスを監視する代表的なソフトウェアであるCleverControlは、最近AIスコアリングを導入した。AIベースのアルゴリズムが従業員の活動を分析し、業界標準と比較し、個人の生産性スコアを計算し、推奨を提供します。

従業員監視ソフトウェアは、管理者の時間と労力を大幅に削減します。手作業でパフォーマンスや勤怠レポートを確認する代わりに、マウスをクリックするだけで統計を取ることができます。その包括的な機能と深い分析のおかげで、このようなプログラムは、単独で、または他の方法と組み合わせて、従業員のパフォーマンスを監視する方法として使用することができます。例えば、収集した情報は年次業績評価に使用することができます。従業員モニタリング・ソフトウェアは、定性的および効率的な測定基準を収集し、従業員のエンゲージメントを評価するために使用することができます。

従業員監視ソフトウェアを導入するには、透明性とプライバシーの尊重が必要です。生産性を測定し、改善点を特定するために使用する。厳密に必要なデータのみを収集し、適用される法律や規制の遵守を徹底する。不必要なプレッシャーや信頼関係の問題を生じさせないために、従業員にモニタリングについて通知し、モニタリングの目的を説明することを推奨する。

タスク管理ソフトウェアもまた、業績を追跡するための貴重なツールである。従業員監視プログラムが従業員全体の活動、アイドル/アクティブ時間、注意散漫を追跡するのに対し、タスク管理は特定のプロジェクトやタスクに焦点を当てます。これらのシステムは、従業員のタスクの進捗を監視することができ、潜在的な問題を早期に発見し、タイムリーなサポートを提供することができます。従業員がタスクを完了するのにかかる時間を確認し、従業員の進捗状況を追跡し、期限を守る責任を持たせることができます。各従業員の仕事量を監視し、チーム全体に均等に再分配し、トップパフォーマーと苦戦している従業員を明らかにすることができます。

タスク管理ソフトウェアは、定量的、定性的、効率的なパフォーマンス測定基準を収集するのに適しています。これらのツールを最大限に活用するには、各従業員に達成可能な明確な目標を設定し、進捗を追跡し、タイムリーなフィードバックを提供する。

ピアレビューとは、従業員のパフォーマンスについて同僚からフィードバックを得ることである。このようなレビューは、上司や部下からのフィードバックを補完し、異なる価値ある視点を提供する。また、同僚が自分の業績評価に関与することで、従業員はより積極的に評価されていると感じることができる。

率直なフィードバックを促すために、レビューは匿名で行い、従業員の役割に関連する特定のスキルや行動に焦点を当てるようにします。

業績評価に従業員を参加させることは、貴重なモニタリング方法である。説明責任を促進し、エンゲージメントを向上させ、ユニークな視点を示す。従業員は、自分のパフォーマンス、タスク、同僚、潜在的な懸念、提案について自分の考えを述べる機会を得ることができる。

セルフモニタリングは、従業員が自分の長所と短所をよりよく理解するのに役立ちます。進捗状況を積極的に把握し、必要に応じて調整することで、目標を達成する可能性が高まります。

従業員のパフォーマンス・モニタリング戦略を企業固有のニーズに合わせて調整することは、最適な結果を得るために極めて重要である。さまざまな方法が利用可能ですが、最も効果的なアプローチには、多くの場合、複数の手法を組み合わせる必要があります。

定期的なパフォーマンス・レビュー、個人チェックイン、従業員モニタリング・ソフトウェア、タスク管理ツール、ピアレビュー、セルフモニタリングの力を活用することで、従業員の成長をサポートし、前向きな職場環境を育み、ビジネス全体の成功を促進する包括的なシステムを構築することができます。