Preboarding: La chiave per un'efficace integrazione dei dipendenti

L'esperienza e le conoscenze di un candidato sono considerate le cose più importanti per l'assunzione di nuovi dipendenti. Mentre le organizzazioni prestano attenzione a questo aspetto, spesso ignorano l'importanza del coinvolgimento dei dipendenti, con il risultato che questi ultimi abbandonano l'azienda entro i primi mesi.

Se il team di assunzione si impegna a fondo per trovare il candidato migliore, ma questo finisce per andarsene a causa della mancanza di impegno, il risultato è uno spreco di risorse e di sforzi ancor prima che il dipendente inizi a lavorare. È qui che il preboarding migliora le cose per entrambe le parti. In questo articolo discuteremo perché è necessario e in che modo è vantaggioso per l'organizzazione.

Dopo aver completato il processo di colloquio e aver ricevuto un'offerta di lavoro da parte di un'azienda, il periodo che intercorre tra il primo giorno di lavoro e l'accettazione dell'offerta di lavoro è noto come periodo di preboarding. Si tratta di una parte importante del processo di assunzione, poiché si concentra sull'aumento del coinvolgimento dei dipendenti.

Il preboarding si concentra sull'accoglienza dei nuovi dipendenti e sulla familiarizzazione con il loro ruolo, le loro mansioni e l'azienda. Di solito comprende, ma non solo, la condivisione di informazioni sul lavoro, sul team e sull'azienda. Un elemento fondamentale del processo di preboarding è che i dipendenti facciano domande per conoscere meglio l'azienda e la loro futura posizione.

In breve, il preboarding lascia un'impressione iniziale positiva sui nuovi dipendenti, accogliendoli e preparandoli al nuovo ruolo.

Il preboarding e l'onboarding sono abbastanza simili e nella maggior parte dei casi si può fare confusione tra i due termini. Questi due termini sono spesso usati in modo intercambiabile. Ecco quindi le principali differenze tra queste strategie:

Panoramica

• Il preboarding è il periodo che intercorre tra il giorno in cui un candidato accetta l'offerta di lavoro e il momento in cui inizia il lavoro.

• L'onboarding inizia il primo giorno di lavoro di un dipendente.

Tempistica

• Il momento ideale per il preboarding è prima del primo giorno di lavoro dell'assunto.

• Nel frattempo, l'onboarding inizia dopo il primo giorno di lavoro del nuovo assunto.

Obiettivi

• L'obiettivo e l'obiettivo principale del preboarding sono l'accoglienza del dipendente prima che inizi il suo primo giorno di lavoro.

• L'onboarding si concentra sull'integrazione del nuovo dipendente con i sistemi aziendali per il suo nuovo ruolo.

Attività

• Le attività di pre-imbarco comprendono ad esempio un incontro informale, un pranzo o l'invito a una visita casuale per esplorare l'ufficio.

• D'altra parte, l'assegnazione di un compagno, la consegna della configurazione e la fornitura di tutte le altre attività di formazione ai dipendenti fanno parte delle attività di onboarding.

Obiettivo

• Il preboarding ha lo scopo di preparare i nuovi dipendenti al loro lavoro e di renderli entusiasti.

• L'onboarding, invece, aiuta i nuovi dipendenti a inserirsi nell'ambiente aziendale dopo il loro ingresso.

Il preboarding è una parte fondamentale del processo di assunzione dei dipendenti ed è importante sia per il dipendente che per l'organizzazione. Ecco i 7 principali vantaggi del preboarding che aiutano sia il dipendente che l'organizzazione.

• Stabilire una prima impressione positiva

  La prima impressione sulla vostra azienda è molto importante e può definire in modo significativo la produttività di un nuovo dipendente. Se fate bene il preboarding, lascerete una prima impressione positiva sul dipendente, motivandolo verso il suo ruolo. Questa prima impressione positiva dell'azienda si tradurrà anche in una maggiore soddisfazione dei dipendenti.

• Ridurre l'ansia e promuovere l'impegno

  Quasi tutti i candidati si sentono nervosi per il primo giorno di lavoro. Ognuno ha ragioni diverse per sentirsi ansioso, ma la soluzione per tutti è un preboarding efficace. Il preboarding, infatti, porta con sé la positività dell'azienda ancor prima dell'ingresso.

  In questo modo, il giorno in cui entrano in azienda, hanno già un'immagine positiva dell'azienda, che fa scomparire più della metà delle loro ansie. Inoltre, promuove il coinvolgimento dei diversi dipendenti.

• Creare un legame con l'organizzazione

  I nuovi dipendenti impiegano un po' di tempo per creare un legame con la nuova organizzazione a causa della mancanza di esposizione. Il preboarding può accorciare notevolmente questo tempo. Grazie ad esso, i dipendenti imparano molto sull'ambiente della nuova azienda prima del loro primo giorno di lavoro. Inoltre, quando iniziano il loro lavoro, questo legame diventa ancora più forte, aiutandoli a ottenere buone prestazioni.

• Aumentare la produttività e migliorare i tassi di fidelizzazione

  Il preboarding aiuta a migliorare il tasso di fidelizzazione dei dipendenti. Molti dipendenti tendono ad abbandonare il lavoro entro i primi mesi o giorni a causa della mancanza di impegno, che finisce per influire sulla loro produttività.

  Con il preboarding, un'azienda può migliorare il proprio impegno, mantenendo i dipendenti produttivi. Quando i dipendenti sono produttivi, la loro soddisfazione aumenta, con conseguenti tassi di fidelizzazione più elevati.

• Riduzione dei costi di onboarding

  Il preboarding semplifica la procedura di onboarding, rendendola più efficace. Ciò si traduce in un significativo risparmio di tempo, denaro e altre risorse che possono essere utilizzate in altri ambiti dell'azienda. Il preboarding è quindi una misura di risparmio che offre numerosi vantaggi.

• Riduzione dei costi di turnover dei dipendenti

  Con il preboarding è possibile ridurre i costi di turnover associati all'assunzione di nuovi dipendenti. Il preboarding offre l'opportunità di confermare la decisione del nuovo assunto di unirsi alla vostra azienda. Consente di affrontare tempestivamente qualsiasi incertezza o potenziale ostacolo, riducendo il rischio che i nuovi assunti lascino l'azienda subito dopo l'onboarding, il che può essere costoso in termini di reclutamento, formazione e perdita di produttività. Mantenere il processo di onboarding coinvolgente con l'aiuto del preboarding aiuta a far rimanere più a lungo i nuovi dipendenti della vostra azienda.

• Riduzione dei tempi di produttività

  Il preboarding può aiutare i nuovi assunti ad ambientarsi più rapidamente, fornendo loro l'accesso alle risorse aziendali, tra cui l'intranet, il manuale dei dipendenti e le informazioni sui benefit. Potrebbero trovare più semplice e conveniente unirsi al vostro team e partecipare immediatamente.

Sebbene si tratti di una procedura soggettiva e ogni azienda possa scegliere le pratiche di preboarding in base al proprio ambiente, alcune cose fanno una grande prima impressione sui nuovi assunti. Il preboarding consiste nel far sentire al nuovo dipendente che questo sarà un ottimo inizio per lui.

Ecco quindi alcune delle migliori pratiche di preboarding che potete adottare.

• Fornite copie digitali dei documenti chiave in modo che il nuovo assunto possa studiarli in anticipo.

  L'obiettivo principale è garantire che il nuovo dipendente conosca le strategie e la cultura dell'azienda. A tal fine, potete fornire loro copie digitali di documenti importanti.

  da esaminare prima del loro primo giorno di lavoro. Questo li aiuterà a familiarizzare con gli aspetti tecnici e non tecnici dell'azienda.

• Introduzione al team

  La presentazione al team è di solito una parte del processo di onboarding offerto il primo giorno di lavoro. Tuttavia, si può iniziare un po' prima e renderla parte del processo di preboarding. Questa pratica aiuta il dipendente a conoscere le persone con cui lavorerà. Inoltre, promuove la comunicazione e migliora il coinvolgimento.

  I nuovi dipendenti possono familiarizzare con i loro team ponendo alcune domande che li aiuteranno a lavorare rapidamente con loro.

• Corsi online introduttivi

  Se c'è qualcosa di specifico sulla vostra azienda o sulla posizione che un nuovo dipendente deve imparare prima del primo giorno di lavoro, deve essere condiviso come parte del processo di preboarding. Un buon modo per condividere queste informazioni è un corso online. Di solito, questi corsi online introduttivi comprendono solo le nozioni di base, ma saranno sufficienti per far conoscere al nuovo assunto le sue mansioni o eventuali peculiarità prima di iniziare.

• Invitarli a partecipare a eventi aziendali divertenti prima che si uniscano alla società

  Uno dei modi migliori per rompere le barriere comunicative tra vecchi e nuovi dipendenti è invitarli a partecipare a eventi divertenti in azienda. Può trattarsi di una riunione informale, di un pranzo aziendale o anche di una giornata di attività in ufficio. Un evento di questo tipo sarà un assaggio della cultura aziendale per il nuovo assunto, che imparerà molto sull'ufficio e sulle persone con cui lavorerà.

• Contattateci prima di iniziare

  Un buon modo per dimostrare il proprio impegno nei confronti dei nuovi assunti è quello di mettersi in contatto con loro prima che inizino a lavorare. Può essere sufficiente aggiungerli alla rete di posta elettronica aziendale e dare loro accesso. Consentire loro di porre qualsiasi domanda aiuterà entrambe le parti, poiché il nuovo dipendente otterrà risposte ad alcune domande cruciali prima dell'assunzione. Inoltre, renderà il loro primo giorno di lavoro meno stressante.

• Annuncio di nuovi membri del team

  L'annuncio dei nuovi assunti sarà un modo per apprezzarli per il risultato ottenuto con la selezione. Potete farlo attraverso un'e-mail a livello aziendale o un post su LinkedIn che susciterà entusiasmo nel dipendente.

• Lasciarli iniziare con un pacchetto di benvenuto

  Infine, potete far iniziare il nuovo dipendente con un pacchetto di benvenuto. Il pacchetto può contenere alcuni regali e attrezzature di cui avrà bisogno per il lavoro. Consegnare questo pacchetto prima del primo giorno di lavoro permette al nuovo assunto di esplorarlo e di familiarizzare con ciò che utilizzerà. Inoltre, i regali dolci aumentano la soddisfazione dei dipendenti.

In passato, le aziende si affidavano principalmente all'onboarding per integrare i nuovi dipendenti, ma questa pratica da sola potrebbe non essere sufficiente nel mercato competitivo di oggi. Il preboarding è emerso come elemento cruciale del processo di reclutamento e onboarding, in quanto può produrre vantaggi significativi sia a breve che a lungo termine.

Il preboarding non solo introduce il dipendente al suo ruolo lavorativo, ma gli infonde anche la certezza di aver scelto l'azienda giusta. Questa pratica contribuisce a creare un legame immediato tra il nuovo assunto e l'organizzazione, rendendo la transizione più fluida e gratificante.

Pertanto, se vi state preparando ad ampliare il vostro team, è altamente consigliabile sviluppare in anticipo una strategia completa di preboarding. Questa mossa strategica garantirà ai nuovi assunti un'introduzione perfetta e allettante nella vostra azienda, gettando le basi per un'integrazione di successo e una permanenza gratificante.