Fiducia o controllo: cosa scelgono i manager moderni?

Inizierò con un episodio reale: Di recente, io e due miei amici imprenditori abbiamo parlato del tema della supervisione dei dipendenti. I pareri sono discordanti: un imprenditore è sicuro che l'azienda fallirà in poche settimane se non c'è una gestione rigorosa. Le sue argomentazioni - molteplici casi di furto di dati, lavoro secondario e giochi online durante il lavoro - erano piuttosto convincenti. Per di più in un gruppo di meno di 50 persone!

Il mio secondo amico ha sottolineato che se non ci si può fidare di un potenziale dipendente, è inutile assumerlo. Le sue ragioni non erano così forti, ma il suo punto di vista è comunque innegabile.

Ho dovuto concordare con il punto di vista del primo amico e sostenere un controllo rigoroso, perché sono il direttore di un'azienda che sviluppa sistemi di gestione del tempo. Tuttavia, ci sono sottigliezze ovunque e costantemente.

La quantità di tecnologia, personale e attrezzature da gestire cresce di pari passo con le dimensioni dell'azienda. La gestione manuale di un tale processo finisce per diventare antieconomica. I sistemi di monitoraggio e controllo a distanza (M&C) stanno diventando sempre più popolari nei settori commerciali per automatizzare vari processi aziendali.

I sistemi M&C sono stati inizialmente utilizzati nel settore industriale per ottimizzare i processi produttivi troppo intricati o sofisticati per essere eseguiti con successo dai dipendenti umani. Da allora, altre aziende e gran parte dell'industria informatica hanno implementato procedure di monitoraggio e controllo simili.

Per organizzare la collaborazione tra persone e tecnologia nei luoghi di lavoro contemporanei, i sistemi di monitoraggio e controllo a distanza stanno diventando sempre più cruciali. Molte aziende stanno già studiando come le soluzioni M&C possano migliorare la gestione degli asset fisici, tra cui gadget mobili, kit di attrezzature e persino chiavi vere e proprie.

Abbiamo raccolto le principali giustificazioni per l'utilizzo dei sistemi di tracciamento del personale. Alcune di esse sono elencate di seguito,

• Aumentare l'efficacia del manager:

  Il vantaggio più evidente è che sarete sempre informati sulle azioni del vostro dipendente. L'attività dell'utente al computer nei seguenti momenti: quando ha iniziato a lavorare, quando ha fatto una pausa, quando ha ripreso le sue responsabilità e quando ha concluso la giornata.

  Attività in determinate applicazioni: La procrastinazione è semplice da monitorare. Tutte le informazioni sono accessibili ai team di progetto, ai reparti, ai singoli specialisti e all'intera organizzazione. Il manager può ridurre il tempo necessario per capire cosa sta facendo il personale e quanto è produttivo grazie a questo strumento.

• Garanzia di obiettività:

  Non è possibile trattare tutti i dipendenti in modo equo; alcuni sono più attraenti di altri. La seconda difesa è che i membri del personale di solito considerano le azioni dei manager come se fossero fatte a titolo personale. Utilizzando un software di monitoraggio, è possibile ottenere dati precisi, affidabili e del tutto oggettivi. Entrambi avrete fiducia nell'obiettività, il che renderà semplice prendere decisioni sagge.

• Raccolta dei dati necessari per l'analisi:

  Esistono sempre metodi per migliorare le prestazioni, indipendentemente dal livello di rendimento del personale. Ottimizzare la distribuzione dei lavori, modificare gli orari, snellire alcune procedure, ecc.

  Per identificare queste aree di sviluppo è necessario disporre di informazioni sul tempo che il personale dedica a un progetto. Cosa fanno esattamente in questo periodo? Quali sono i compiti che uno specifico specialista svolge bene? Il software di monitoraggio raccoglie tutti questi dati. Esaminate i rapporti e concentratevi sulle aree che possono essere rafforzate.

• Assicurazione contro i rischi:

  Ci sono sempre dei rischi, indipendentemente dall'efficienza dei vostri dipendenti. Qualcuno gestisce con noncuranza login e password, aumentando la possibilità di fuga di dati personali. Qualcuno viola la politica aziendale di comunicazione con i clienti, danneggiando la reputazione dell'azienda. Potete organizzare il monitoraggio in modo che vi avverta di attività discutibili e vi protegga da tali circostanze.

• Capacità di esercitare un controllo sui lavoratori remoti:

  I lavoratori remoti hanno bisogno di controllo tanto quanto i lavoratori d'ufficio, se non di più. Finché un dipendente installa un'applicazione agente sul suo computer, potete ottenere le stesse informazioni complete su di lui che sul collega che lavora nell'ufficio accanto.

• Aumento della produttività dei subordinati:

  Secondo uno studio del MIT (Massachusetts Institute of Technology), comunicare ai lavoratori che il loro lavoro viene monitorato aumenta la produttività del lavoro del 7%. La semplice implementazione di un controllo oggettivo, imparziale e continuo ha un impatto positivo sul grado di disciplina dell'organizzazione. Dopo aver controllato il rapporto giornaliero per cinque minuti, tutte le aree problematiche sono già davanti ai vostri occhi; non resta che digerirle.

L'impegno dei dipendenti è essenziale per il successo di qualsiasi azienda, in quanto i lavoratori impegnati sono più efficienti, svolgono un lavoro migliore, hanno un morale complessivamente più alto, si assentano di meno, diventano migliori compagni di squadra e riducono il turnover.

Il coinvolgimento dei dipendenti è spesso difficile da misurare. Tuttavia, sappiamo che i problemi sopra descritti derivano da una mancanza di interazione. Pertanto, il monitoraggio dei segnali di scarso coinvolgimento è una tecnica per individuare i problemi di coinvolgimento.

Può indicare cambiamenti nel coinvolgimento dei dipendenti se si osserva un calo della produttività o della qualità o se aumentano i tassi di assenza o di turnover.

Al giorno d'oggi, la maggior parte delle aziende è tenuta a monitorare il luogo di lavoro. Attualmente le aziende utilizzano sistemi di sorveglianza per monitorare la forza lavoro per vari motivi. Proprio in Inghilterra, gli individui sono affascinati dall'impiego della tecnologia più recente per tenere sotto controllo i propri figli, partner, membri del personale e babysitter.

Si dice che la Gran Bretagna non si fidi delle persone che circondano i propri figli e che voglia monitorarli e sapere cosa fanno. Queste persone tengono sotto controllo il proprio personale utilizzando le apparecchiature e i programmi più avanzati. Molti tengono traccia anche delle loro cameriere e degli addetti alle pulizie. Sono tutti corretti, perché oggi la gestione del personale è una difficoltà notevole per le aziende.

Riguardava solo il personale di basso livello. Alcune aziende impiegano migliaia di persone. Hanno uffici enormi con attrezzature, gadget e strumenti che valgono miliardi. La sicurezza del lavoro li preoccupa molto di più. Ci sono stati diversi casi di membri del personale o di lavoratori che hanno rubato beni o informazioni sensibili, violando anche le regole aziendali.

Le preoccupazioni dei datori di lavoro per la salvaguardia dello spazio di lavoro, delle attrezzature, dei computer e dei dati sensibili stanno diventando un problema serio. In questo senso, il cloud computing ha contribuito alla protezione dei dati e all'archiviazione sicura. Ciononostante, le aziende desiderano risolvere alcuni problemi di sicurezza sul posto di lavoro e di protezione dei dati.

Leggendo le informazioni riportate di seguito, potrete saperne di più su come e perché le aziende monitorano i propri dipendenti e il proprio personale al lavoro. Questo può essere utile per capire se ci sono centinaia di migliaia o miliardi di aziende che monitorano l'orario di lavoro dei dipendenti.

• Attualmente, le aziende tracciano più di un terzo di tutti i lavoratori nel mondo.

• Il 63% delle aziende controlla l'uso del computer e di Internet da parte dei propri dipendenti.

• Il 47% dei datori di lavoro salva le informazioni sul proprio computer, comprese le e-mail e altro materiale pertinente.

• Oltre l'80% dei dirigenti e delle aziende controlla i propri lavoratori sul posto di lavoro.

• I datori di lavoro vedono e controllano i file dei loro dipendenti nel 36% dei casi.

• I datori di lavoro controllano i dipendenti con la videosorveglianza in circa il 20% dei casi.

Ci sono diverse giustificazioni per tenere d'occhio i lavoratori durante l'orario di lavoro. Il primo miglioramento è la sicurezza sul lavoro. I dipendenti saranno vigili se c'è la videosorveglianza. Ciò contribuirà a proteggere l'ufficio da furti e altre attività criminali.

Abbiamo osservato come le donne abbiano usato i social media per attirare l'attenzione su casi di molestie subite da colleghi e altri individui. Questo si ripercuote sulla reputazione di un'organizzazione che non tutela le donne. L'uso del monitoraggio video aiuterà a catturare i responsabili delle molestie.

CleverControl, basato sul cloud, offre accesso remoto e funzionalità di monitoraggio per aziende di tutte le dimensioni. Il sistema serve a monitorare l'attività del personale, a valutare i risultati, a proteggersi dalle violazioni dei dati e a condurre indagini sui dipendenti. CleverControl opera come un agente impercettibile e non è visibile ai dispositivi sorvegliati.

I manager possono utilizzare una funzionalità di monitoraggio live dalla piattaforma CleverControl e visualizzare simultaneamente fino a 16 dispositivi del personale. La cronologia dei siti web, l'utilizzo delle app, la pressione dei tasti, l'attività sui social network e altre azioni vengono registrate. Grazie a CleverControl, i manager hanno accesso a screenshot, attività dei motori di ricerca e registrazioni del microfono.

Nonostante l'ampia gamma di funzioni, CleverControl fa un ottimo lavoro per mantenere il suo software semplice. Una serie di schede e di opzioni organizza elegantemente l'interfaccia utente, esteticamente piacevole. In questo modo è facile individuare gli strumenti necessari senza essere sopraffatti da quelli che non servono.

Se non credono che la dirigenza sia dalla loro parte, i dipendenti non daranno mai il massimo delle loro prestazioni. Il morale dei dipendenti ne risente quando non ci sono legami di fiducia, con conseguenti ripercussioni sulla produttività.

Una buona procedura di reclutamento garantirà che la vostra azienda abbia scelto dei dipendenti che possono portare benefici ai vostri profitti. È compito dei dirigenti farsi da parte e offrire ai propri dipendenti una certa libertà, perché devono avere fiducia nelle persone che hanno assunto e resistere all'impulso di esercitare un controllo eccessivo.

I manager dei team sul campo sono particolarmente suscettibili a questo fenomeno; i lavoratori a distanza sono autonomi per natura e prosperano in situazioni in cui devono usare il loro talento e il loro giudizio per risolvere le difficoltà. Se ai lavoratori vengono forniti gli strumenti adeguati e vengono ritenuti responsabili delle loro azioni, i manager possono essere certi che stiano gestendo correttamente le attività sul campo.

Ma in alcuni casi la fiducia cieca danneggia l'azienda. Per questo motivo, abbiamo sviluppato CleverControl. È la migliore app per monitorare e seguire i dipendenti!