Come formare i manager all'uso efficace dei software di monitoraggio dei dipendenti

Il software di monitoraggio dei dipendenti è solo uno strumento. Non migliora la produttività né risolve i problemi da solo; si limita a fornire dati sull'andamento del flusso di lavoro. Il valore del software risiede nel modo in cui i manager utilizzano questi dati: come fonte di informazioni utili o come strumento di microgestione.

Per sfruttare al meglio il software, i manager hanno bisogno di qualcosa di più di una semplice dimostrazione delle funzionalità principali e del layout del pannello di controllo del monitoraggio. Hanno bisogno di struttura, limiti e buon senso.

Ecco perché le aziende non dovrebbero investire solo in software di monitoraggio dei dipendenti - dovrebbero investire nella formazione dei loro manager affinché siano in grado di interpretare anche i relativi report.

Molte aziende presumono che, una volta installato un software, i manager sappiano automaticamente come utilizzarlo al meglio. Tuttavia, interpretare efficacemente i dati di monitoraggio richiede ben più di una semplice lettura veloce di registri e grafici.

Senza un'adeguata formazione, i manager tendono a ignorare i dati di monitoraggio perché non sanno come utilizzarli, oppure ad abusarne, iniziando a monitorare tutto troppo da vicino. Ovviamente, nessuno dei due approcci è utile.

Una formazione ben progettata aiuta i manager a comprendere che il software di monitoraggio dei dipendenti è pensato per supportare una leadership migliore:

• individuare i colli di bottiglia del flusso di lavoro
• individuare cambiamenti insoliti nei modelli di lavoro
• supportare in modo più efficace i dipendenti che lavorano da remoto e in modalità ibrida
• rendere le conversazioni sulle prestazioni più basate sui fatti
• individuare tempestivamente i potenziali rischi di sovraccarico o esaurimento

Senza un'adeguata formazione, i manager rischiano di cadere nella trappola del micromanagement, danneggiando la fiducia dei dipendenti, sottoponendo il team a pressioni inutili e prendendo decisioni sbagliate.

Quindi, come organizzare la formazione?

Il primo passo nella formazione dei manager non dovrebbe essere una presentazione delle funzionalità. Dovrebbe essere una conversazione sullo scopo del monitoraggio. Tale scopo dovrebbe essere specifico, ad esempio:

• migliorare la visibilità nei team remoti o ibridi
• individuazione delle inefficienze nei flussi di lavoro
• supporto al coaching sulla produttività
• protezione dei dati aziendali
• rafforzamento della conformità e della responsabilità

Senza comprendere il motivo per cui esiste il monitoraggio, i manager si concentrano sull'attività fine a se stessa. Controllano screenshot, utilizzo delle app e pagine visitate, e rimproverano i dipendenti per ogni minuto di inattività o per una breve visita a Facebook.

La formazione dovrebbe chiarire un punto fondamentale: il monitoraggio non consiste nel sorvegliare costantemente le persone, bensì nel comprendere i modelli comportamentali che possono essere utili all'azienda e al contempo supportare i dipendenti.

È proprio in questa fase che le aziende dovrebbero illustrare le proprie politiche interne. I manager dovrebbero sapere:

• quali dati vengono raccolti
• perché viene raccolto
• come può essere utilizzato
• chi ha accesso ad esso
• quali confini devono rispettare

Questa chiarezza contribuisce a prevenire un utilizzo incoerente tra i team. Inoltre, rende più facile difendere le decisioni dei manager e, di conseguenza, più facile per i dipendenti riporre fiducia in esse.

Certo, i manager hanno bisogno di formazione tecnica. Ma la formazione più efficace è quella pratica, non quella incentrata sulle funzionalità. I ​​manager potrebbero non aver bisogno di imparare a usare ogni pulsante e ogni report, ma devono assolutamente padroneggiare le funzionalità che utilizzeranno nelle situazioni quotidiane reali. Queste possono essere:

• riepiloghi della produttività per esaminare le tendenze a lungo termine
• Report sull'utilizzo di app e siti web per comprendere i modelli di lavoro
• dati di presenza o di orario per individuare irregolarità
• screenshot o registrazioni per esaminare problematiche specifiche
• avvisi relativi a comportamenti insoliti che potrebbero richiedere un seguito

La formazione non dovrebbe limitarsi solo agli aspetti tecnici; dovrebbe spiegare in quali casi ogni funzionalità funziona al meglio e quando non dovrebbe essere utilizzata.

Un manager dovrebbe sapere, ad esempio, che gli screenshot possono essere utili in un'indagine specifica, ma sono un sostituto inadeguato per la gestione delle prestazioni. Dovrebbe sapere che un'attività elevata non è sinonimo di valore elevato e che non ogni calo di attività visibile segnala un problema.

È qui che entra in gioco la formazione basata sui ruoli. Manager diversi necessitano di una visione diversa del software. Un team leader dell'assistenza clienti potrebbe basarsi sui trend di attività e sui dati di pianificazione. Un responsabile di reparto potrebbe concentrarsi maggiormente sui modelli generali di produttività e sulla distribuzione del carico di lavoro. Una sessione di formazione standardizzata di solito lascia tutti con troppi dettagli irrilevanti e non sufficienti indicazioni pratiche.

Questa è la lezione più importante di tutte: il software di monitoraggio dei dipendenti produce segnali, non risposte complete.

Un manager che considera i dati grezzi come prova definitiva rischia seriamente di interpretare erroneamente ciò che sta accadendo.

Per esempio:

• Le lunghe ore di lavoro possono essere indice di dedizione, ma possono anche essere sintomo di sovraccarico.
• Il tempo trascorso in un'app non principale può sembrare improduttivo, ma potrebbe far parte del ruolo
• Una minore attività sulla tastiera può suggerire disimpegno, oppure può riflettere un lavoro profondo e concentrato.
• Un improvviso cambiamento nella routine può indicare un problema, o semplicemente uno spostamento del progetto.

Per questo motivo, i manager dovrebbero essere formati per individuare schemi ricorrenti nel tempo, non singoli momenti. Dovrebbero inoltre imparare a combinare i dati del software con altre fonti di contesto, come ad esempio:

• aspettative di ruolo
• scadenze
• qualità dell'output
• feedback dei dipendenti
• comunicazione di squadra
• risultati aziendali

Una buona regola da includere nella formazione è questa: i dati dovrebbero suscitare domande prima di suscitare giudizi.

I manager devono essere istruiti sull'uso corretto dei software di monitoraggio dei dipendenti. Ciò include sia gli aspetti legali che quelli culturali. Anche quando il monitoraggio è consentito, un uso eccessivo può danneggiare rapidamente il morale dei dipendenti.

Un programma di allenamento efficace dovrebbe rafforzare alcuni principi fondamentali:

• monitorare solo per legittime ragioni aziendali
• Sii trasparente con i dipendenti in merito alle pratiche di monitoraggio.
• non reagire a ogni minima deviazione
• Evitate di utilizzare i dati di monitoraggio come scorciatoia per la sfiducia.
• ricorda che il software fornisce visibilità, non comprensione

Il monitoraggio dei dati dovrebbe essere alla base di un dialogo più costruttivo con i dipendenti, non di accuse affrettate.

Questa è la mentalità che le aziende dovrebbero integrare nella formazione. Se un manager nota un cambiamento nelle abitudini lavorative, la prima reazione dovrebbe essere la curiosità. Il dipendente è bloccato? Distratto? Sovraccaricato? Sta affrontando un processo difettoso? Si sta assumendo incarichi nascosti di cui il manager non era a conoscenza?

Se implementato correttamente, un software di monitoraggio dei dipendenti può supportare il coaching in modi molto pratici. Può aiutare i manager a:

• identificare precocemente i fattori di blocco
• individuare i segnali di sovraccarico di lavoro
• notare flussi di lavoro incoerenti
• sostenere i dipendenti che potrebbero trovarsi in difficoltà in silenzio
• rendere le conversazioni individuali più specifiche e costruttive

I manager devono padroneggiare sia gli aspetti tecnici del monitoraggio sia le competenze interpersonali. I dati di monitoraggio sono utili solo quando portano a un supporto migliore, a un feedback più chiaro e a decisioni più intelligenti.

Uno dei modi migliori per formare i manager è smettere di limitarsi all'insegnamento teorico.

Gli scenari realistici li aiutano ad esercitare la capacità di giudizio prima di trovarsi in una situazione reale. Ecco alcuni buoni esempi:

• Un dipendente solitamente affidabile mostra un improvviso calo di attività per tre giorni
• Un membro del team trascorre molto più tempo degli altri sui siti web non principali
• Un dipendente risulta attivo per un numero di ore insolitamente lungo per diverse settimane
• Un team che lavora da remoto mostra modelli di attività irregolari dopo una modifica del flusso di lavoro

In ogni caso, la formazione non dovrebbe concentrarsi solo su ciò che il manager vede, ma anche su come reagisce.

Le domande giuste sono:

• Cos'altro dovrebbe verificare il manager prima di trarre conclusioni?
• Si tratta di un problema di coaching, di un problema di carico di lavoro o di un problema di condotta?
• Questo schema richiede un intervento immediato o è preferibile un'ulteriore osservazione?

La pratica basata su scenari aiuta i manager a essere più coerenti, aspetto essenziale se l'azienda desidera che il software di monitoraggio dei dipendenti supporti un processo decisionale equo.

Ecco le abitudini che l'allenamento dovrebbe scoraggiare attivamente:

• controllo costante dell'attività dei dipendenti durante tutta la giornata
• equiparare l'essere occupati alla performance
• reagire con forza a episodi isolati
• utilizzo di screenshot come metodo di gestione di routine
• confrontare i dipendenti senza considerare le differenze di ruolo
• affidarsi ai dati di monitoraggio anziché alla comunicazione diretta

Anziché rendere un manager più efficace, tali comportamenti lo rendono più reattivo e causano ansia e stress nel team.

Riassumendo, ecco un semplice schema di formazione che le aziende possono utilizzare:

Per utilizzare efficacemente un software di monitoraggio dei dipendenti, i manager non devono solo sapere come visualizzare il report delle attività, ma anche come interpretarlo e utilizzarlo in modo etico per migliorare i flussi di lavoro, supportare i dipendenti e prendere decisioni migliori. Altrimenti, anche il miglior software può essere utilizzato in modo improprio.

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