Il prezzo della produttività: Il costo umano della sorveglianza sul posto di lavoro

Sarah, copywriter in un'agenzia di marketing, è appena tornata da una valutazione delle prestazioni, la terza nelle ultime cinque settimane. Sei settimane fa, il suo manager ha obbligato l'intero team a installare il programma di monitoraggio dei dipendenti per poter monitorare le loro prestazioni. All'inizio Sarah non era preoccupata: svolgeva bene il suo lavoro e non aveva mai ricevuto lamentele sui suoi testi.

Tuttavia, tutto è cambiato con l'installazione del software. Il carico di lavoro di Sarah è aumentato improvvisamente e una settimana dopo è stata invitata nell'ufficio del manager per una valutazione delle prestazioni. Il manager era scontento dei lunghi periodi di "inattività" del computer di Sarah. Ha detto che se avesse avuto tempo per oziare al lavoro, le sarebbero stati assegnati compiti extra. Sarah ha spiegato che preferiva elaborare le sue idee su carta prima di scriverle al computer: ecco da dove derivavano i periodi di inattività. Il manager non si è convinto e ha raccomandato di scrivere le idee solo al computer.

Le valutazioni delle prestazioni di Sarah sono diventate più frequenti. Ha faticato a gestire il nuovo carico di lavoro e si è sentita sottoposta a un controllo micromanuale e stressata. Il sistema di monitoraggio la prendeva ingiustamente di mira, soffocando la sua creatività e autonomia.

Purtroppo, casi come quello di Sarah non sono rari. I critici del software di monitoraggio dei dipendenti temono che il suo utilizzo comporti problemi di privacy, aumento dello stress, problemi di fiducia, pregiudizi e problemi di trasparenza. Discutiamo se i loro timori sono giustificati e se esistono modi per implementare il monitoraggio dei dipendenti in modo responsabile ed etico.

Molti datori di lavoro adottano un software di monitoraggio perché non sanno come gestire i propri dipendenti, soprattutto quelli remoti. Credono che installare un programma sul computer di un dipendente e controllare il rapporto in pochi giorni sia sufficiente. In realtà, l'implementazione del monitoraggio dei dipendenti richiede un certo lavoro di base, senza il quale si rischia di sollevare preoccupazioni e problemi indesiderati.

In molte giurisdizioni la privacy è tutelata da normative speciali, ma raramente esse riguardano specificamente il monitoraggio dei dipendenti. Di conseguenza, i datori di lavoro potrebbero non sapere quali dati possono raccogliere e per quanto tempo possono conservarli.

Nel frattempo, i sistemi di monitoraggio raccolgono un'ampia gamma di dati personali, tra cui sequenze di tasti, clic del mouse, siti web visitati e persino e-mail e contenuti dei messaggi. I dipendenti vedono questa situazione come una costante invasione della privacy, soprattutto quando i dati raccolti vengono utilizzati al di là dello scopo iniziale.

Inoltre, c'è sempre il rischio che persone non autorizzate possano accedere alle informazioni sensibili raccolte, sia dall'interno dell'azienda che attraverso violazioni esterne. Le conseguenze possono essere terribili, dal danno alla reputazione al furto di identità.

Il sondaggio condotta dall'American Psychological Association dimostra che il monitoraggio dei dipendenti aumenta in modo significativo lo stress degli stessi. Il 56% dei dipendenti monitorati con un software si sente teso e stressato durante la giornata lavorativa. Per i dipendenti non monitorati, la percentuale è più bassa: 40%.

La stessa ricerca rivela che i dipendenti monitorati esprimono più frequentemente sentimenti associati al burnout: irritabilità o rabbia nei confronti di colleghi o clienti (23% contro il 14% dei dipendenti non monitorati), sensazione di non essere motivati a fare del proprio meglio (29% contro il 22%), esaurimento emotivo (39% contro il 22%) e sensazione di essere inefficaci (20% contro il 15%).

I dipendenti monitorati possono sentire che il loro datore di lavoro non si fida di loro, il che crea un ambiente di lavoro negativo, abbassa il morale e aumenta persino il turnover.

Quando il monitoraggio viene usato come un modo invasivo di fare micromanagement, si viola l'accordo tacito di rispetto reciproco tra un lavoratore e il suo datore di lavoro. Una persona sarà molto meno propensa ad andare oltre per aiutare l'organizzazione se questa fiducia viene meno. In pratica si ritirano a fare il minimo indispensabile dice Tara Behrend, PhD, professore di risorse umane e relazioni sindacali presso la Michigan State University.

Alcune giurisdizioni non obbligano i datori di lavoro a informare i dipendenti del monitoraggio e le aziende possono usarlo a loro favore. I dipendenti potrebbero non sapere di essere monitorati o non essere consapevoli della portata del monitoraggio. Tuttavia, anche se gli obblighi sono in vigore, le aziende possono non fornire le politiche necessarie ai loro lavoratori. La mancanza di politiche chiare e trasparenti in materia di monitoraggio dei dipendenti genera insicurezza e sfiducia tra i dipendenti.

Un altro problema potenziale è la discriminazione. I sistemi di monitoraggio possono essere utilizzati per colpire ingiustamente alcuni dipendenti, come quelli appartenenti a gruppi emarginati o percepiti come meno produttivi. Inoltre, la tecnologia può facilitare involontariamente questa discriminazione. Nessun algoritmo è perfetto; può contenere pregiudizi o ignorare gli stili di lavoro individuali, come nel caso di Sarah.

Quindi, i critici hanno ragione e il monitoraggio dei dipendenti è un male? Non è affatto così. Se viene utilizzato in modo corretto ed etico, sia i dipendenti che i datori di lavoro possono beneficiare delle sue preziose informazioni. Scopriamo alcuni must per l'implementazione del monitoraggio dei dipendenti.

Le aziende devono seguire queste linee guida se vogliono trarre il massimo vantaggio dalla tecnologia di monitoraggio dei dipendenti:

• Studiate le normative sulla privacy della vostra zona. Garantire la conformità a queste norme. Rimanere aggiornati sulle modifiche di queste normative.

• Definire gli obiettivi di monitoraggio. Questi obiettivi, insieme alle norme sulla privacy, definiranno la portata della raccolta dei dati.

• Sviluppare politiche chiare. Queste politiche devono delineare gli obiettivi, la portata del monitoraggio e le modalità di utilizzo dei dati raccolti. I dipendenti devono avere accesso a queste politiche.

• Ottenere il consenso dei dipendenti. Che la vostra giurisdizione lo richieda o meno, è sempre meglio informare il personale del monitoraggio e ottenere il suo consenso. In questo modo, eviterete problemi di fiducia con i vostri dipendenti.

• Coinvolgere i dipendenti nello sviluppo e nell'attuazione delle politiche di monitoraggio per creare fiducia e rispondere alle loro preoccupazioni.

• Mantenere una comunicazione aperta con il personale. Permettete ai dipendenti di esprimere le loro preoccupazioni e lamentele e di affrontarle.

• Ridurre al minimo la portata dei dati raccolti. Raccogliere solo le informazioni necessarie per lo scopo prefissato.

• Limitare i termini di archiviazione dei dati. Cancellare i dati che non servono più agli obiettivi del monitoraggio.

• Implementare forti misure di sicurezza. Assicurarsi che solo il personale autorizzato abbia accesso ai dati.

• Conduzione di audit regolari garantire che l'uso dei sistemi di monitoraggio sia conforme alle linee guida etiche e ai requisiti legali.

• Fornire ai dipendenti l'accesso ai dati raccolti.

  Con le soluzioni di monitoraggio dei dipendenti come CleverControl, è facile farlo. CleverControl fornisce ai dipendenti cruscotti di produttività personali in cui possono vedere tutti i dati raccolti e le statistiche di produttività. Questa funzione non solo aiuta a risolvere i problemi di privacy, ma contribuisce anche a migliorare la responsabilità personale e la produttività.

• Utilizzare i rapporti di monitoraggio per supportare i dipendenti e aiutarli a migliorare le loro prestazioni, non per discriminarli o punirli.

• Utilizzare il software di monitoraggio dei dipendenti in combinazione con altri metodi di monitoraggio delle prestazioni per evitare distorsioni.

I critici temono che il monitoraggio dei dipendenti comporti problemi di privacy, erosione della fiducia, aumento dello stress e pregiudizi. Tuttavia, le organizzazioni possono evitare questi problemi se implementano il monitoraggio dei dipendenti in modo etico e aperto e coinvolgono il personale nel processo. Il monitoraggio dei dipendenti è uno strumento che, nelle mani giuste, può migliorare significativamente la responsabilità e le prestazioni, a vantaggio sia dei dipendenti che dei datori di lavoro.