Come migliorare con successo il lavoro dei dipendenti durante le crisi

The problem of improvement becomes especially acute for a company during crisis times when employees’ productivity often directly determines its success. Jeremy Mitchell, the first Deputy General Director of HomeLand shares several "crisis management" HR solutions with CleverControl.

Jeremy, qual è l'impatto di una crisi sulla politica delle risorse umane delle aziende in generale e su quella della sua azienda in particolare?

Durante una crisi, qualsiasi leader penserà a come sfruttare al massimo il potenziale dei propri subordinati, mantenendo lo spirito di squadra e l'alta motivazione di tutti i dipendenti, nonostante i momenti difficili.

La nostra strategia per le risorse umane è sempre stata finalizzata a ottenere un impegno totale da parte del personale, quindi durante la crisi non è cambiata molto e gli strumenti di gestione che utilizziamo hanno già dato risultati efficaci.

Uno degli strumenti di miglioramento più diffusi è la formazione: il miglioramento delle competenze professionali. Come si organizza?

La formazione del personale è un compito estremamente importante, ma spesso invitare formatori esterni può essere piuttosto costoso. Il problema si risolve in modo abbastanza semplice: chiedete ai dipendenti più esperti di formare quelli nuovi. Tutti ne trarranno beneficio. I giovani potranno progredire nella loro carriera grazie a nuove conoscenze e competenze, mentre l'allenatore riceverà una motivazione economica. Inoltre, probabilmente non c'è modo migliore per esprimere approvazione e riconoscimento nei confronti di un dipendente che fargli avere qualcuno come studente. Pertanto, i dipendenti esperti apprezzeranno sicuramente questa decisione.

Inoltre, migliorare i propri dipendenti è più rapido ed economico che assumere personale esterno all'azienda. Il coaching può essere svolto anche da organizzazioni esterne. Di solito invitiamo gli specialisti quando acquistiamo nuove attrezzature per le officine o software per il reparto di ingegneria. Le nuove competenze sono l'innovazione che aumenta la competitività.

Come motivare i dipendenti allo sviluppo professionale e all'aumento della produttività?

Esistono tre livelli di produttività: basso, medio (o previsto) e massimo. I dipendenti che si collocano al livello basso sono inaffidabili, tendono a svolgere una quantità minore di compiti e cercano di evitare il lavoro. Quelli che si trovano al livello medio eseguono esattamente ciò che viene loro richiesto, e non di più, anche se come dipendenti sono molto affidabili. Quelli che si collocano al livello massimo, invece, lavorano per molte ore, prendono sempre l'iniziativa e la loro produttività è molto più alta del previsto. È chiaro che qualsiasi datore di lavoro vorrebbe avere il maggior numero possibile di lavoratori al massimo livello di rendimento. Non è necessario essere limitati

La motivazione dei dipendenti dovrebbe aiutare in questo senso, perché, in sostanza, è la chiave per la prosperità dell'azienda. Attribuisce il successo dell'azienda al benessere personale del dipendente, contribuendo ad aumentare l'efficienza.

Come viene implementato nella vostra azienda?

Il nostro sistema di motivazione si basa sui KPI. Un sistema di indicatori chiave di prestazione si basa sui compiti che il dipendente deve risolvere in una determinata posizione. Se il compito viene risolto con successo, il dipendente viene premiato. La funzionalità per ogni posizione è diversa, ma i KPI sono uniformi e trasparenti in tutta l'organizzazione. In particolare, abbiamo implementato un sistema di gestione dei documenti, che ha permesso di migliorare la consapevolezza e di rafforzare il controllo sull'esecuzione degli ordini.

È molto importante costruire un sistema di motivazione, altrimenti si rischia di rallentare l'azienda. Ad esempio, se due dipendenti con competenze simili lavorano con impegno diverso, ma il loro stipendio è lo stesso, il risultato sarà una bassa efficienza di entrambi i lavoratori.

Quali fattori sono alla base del sistema di motivazione dei dipendenti? Esistono esempi che ne illustrano l'efficacia?

L'opportunità di crescita professionale sostenuta finanziariamente motiva i giovani professionisti e gli altri dipendenti a raggiungere nuovi traguardi. È vantaggioso sia per i dipendenti che per l'azienda, alla quale lo specialista porterà benefici garantiti e contribuirà a un ulteriore sviluppo. In HomeLand ne abbiamo un esempio: Jack Burton, che attualmente ricopre la carica di ingegnere capo. Ha iniziato il suo percorso come apprendista meccanico per la riparazione della strumentazione nel Dipartimento di Metrologia. In seguito Jack ha lavorato in varie posizioni: meccanico, disegnatore, ingegnere-ricercatore. È stato poi nominato ingegnere capo del Dipartimento di microelettronica e presto capo di questo Dipartimento. La sua storia dimostra che ogni dipendente dell'azienda può raggiungere qualsiasi livello con la propria forza e perseveranza.

Quali sono le peculiarità della motivazione dei dipendenti?

Non dimenticate mai che il sistema salariale deve essere strutturato e coerente, rafforzando i risultati desiderati, ma non unico per ogni dipendente. I principi di pagamento di bonus e premi devono essere trasparenti e uniformi per tutti. Ricordate che è altrettanto sbagliato premiare in modo identico per sforzi diversi, così come è sbagliato premiare in modo diverso per sforzi identici. Questo tipo di ingiustizia può far perdere l'equilibrio ai dipendenti e minare non solo la loro motivazione, ma anche la credibilità dell'azienda.

Inoltre, gli stipendi dovrebbero sempre essere pagati in modo tempestivo. I ritardi o le cancellazioni dei pagamenti demoralizzano il team: perdono la fiducia nel futuro dell'azienda, la motivazione al lavoro qualitativo, il team forma un'atmosfera malsana, si arriva spesso a pettegolezzi e dicerie. Tutto questo, in ultima analisi, porta a un indebolimento della posizione dell'azienda stessa.

Nel caso di una situazione finanziaria difficile, l'azienda può passare a una settimana lavorativa più corta, che vi permetterà di risparmiare sul pagamento degli stipendi. Ma la situazione deve essere spiegata dalla direzione,

le persone devono conoscere le ragioni di tali decisioni. L'azienda deve lavorare in modo unitario.

Assumete studenti e giovani professionisti? Perché tra loro può esserci una nuova risorsa preziosa che, in ultima analisi, contribuirà all'ottimizzazione dell'azienda? Come lavorate con loro?

Abbiamo sempre bisogno di giovani specialisti. Per attirare nuovi dipendenti con le giuste competenze, la nostra azienda stipula contratti con istituti di istruzione superiore che garantiscono agli studenti di frequentare un corso in cui ricevono le competenze necessarie per lavorare con noi. Si tratta di un accordo tripartito tra la nostra azienda, lo studente e l'università. Si concorda che lo studente ha l'obbligo di lavorare per un certo periodo nella nostra azienda e quindi di ottenere conoscenze avanzate in alcune materie. Siamo anche attivamente coinvolti nei Doors Open Days. Alcuni studenti hanno già trovato lavoro nella nostra azienda in questo modo. Inoltre, aggiorniamo costantemente il nostro programma di formazione.

Siamo pronti ad attrarre professionisti di particolare valore. Se necessario, l'azienda effettua ricerche in tutto il Paese e anche all'estero. E se un particolare esperto fa al caso nostro, siamo pronti ad assisterlo nel trasferimento e ad aiutarlo con l'alloggio.

Durante una crisi, molte aziende ricorrono al ridimensionamento. Come rendere il processo meno doloroso per i dipendenti e per l'azienda stessa?

Molte aziende si pongono il problema dell'ottimizzazione dell'organico. Ma dobbiamo ricordare che si tratta di un processo complesso, che parte sempre dall'alto. I top manager delle organizzazioni si riuniscono, analizzano la situazione e sviluppano una strategia per le azioni successive.

Solo in seguito è possibile licenziare i dipendenti, se ciò è stato pianificato con precisione e valutato con attenzione. Naturalmente, tutto deve essere fatto nel rispetto della legge. In questo modo, i cambiamenti vengono effettuati correttamente e tutti i dipendenti vedono che l'azienda si comporta onestamente e adempie ai suoi obblighi fino in fondo.

Dobbiamo utilizzare gli eventi aziendali come strumento di motivazione emotiva durante una crisi, o meglio, al contrario, abbandonarli?

Tutti gli eventi festivi sono un ottimo strumento per creare un'atmosfera favorevole nel team e aumentare la produttività. Tuttavia, non possiamo dire che il risultato sarà immediato. Ma contribuiranno ad aumentare la fedeltà dei dipendenti. Forse la cosa più importante che dovete tenere a mente come manager è che dovete sempre seguire le regole e non solo durante una crisi, quando il personale ha urgente bisogno di essere mobilitato. Grazie a un approccio competente alla motivazione e a relazioni oneste con i dipendenti, le aziende riescono sempre a superare i momenti difficili con perdite minime.