Come risparmiare denaro automatizzando il monitoraggio dell'orario di lavoro?

Circa il 5-15% del tempo di lavoro viene sprecato. Ma sapere chi e come spreca minuti preziosi può ridurre le perdite. Il software di monitoraggio può aiutarvi a raggiungere questo obiettivo.

In questi tempi di crisi economica, la questione degli incentivi materiali si trasforma in una più comprensibile: quanto pagare qualcuno? Privilegiare le persone più meritevoli è importante dal punto di vista della responsabilità sociale ed è altrettanto importante per le aziende, perché altrimenti il prezzo degli errori umani e amministrativi aumenta. È pericoloso sottopagare i professionisti chiave perché possono lasciare l'azienda. E, naturalmente, non è conveniente pagare eccessivamente i dipendenti che lavorano senza un impegno a tempo pieno.

Il problema della distribuzione efficace dei fondi salariali è strettamente legato a molti altri che vanno oltre la gestione delle risorse umane. Tuttavia, prima di trarre conclusioni di ampia portata, è necessario ottenere dati di riferimento completi.

Most of the working time analysis and tracking systems allow you to assign each employee programs and online resources that he or she should be using for the performance of their work duties (we call them "productive") as well as those programs and websites that distract an employee from his or her work ("unproductive"). The time that an employee spends in different types of programs (and in each of them individually) is calculated automatically. At any time executives can see how much productive and non-productive time was spent by each of their employees in a working day. It is also easy to identify who is late and who walked home early: by recordings of the first and last activity on the computer.

Grazie al quadro dettagliato di come si svolgono le giornate lavorative di ciascun dipendente in tutti i reparti e nell'azienda nel suo complesso, è possibile trarre conclusioni su chi elabora ed esegue i compiti di altri, chi non è impegnato a lavorare e chi sabota i processi aziendali.

Accountants’ tools usually are ones like "FreshBooks" or “QuickBooks” and spreadsheets like Excel. So it is easy to calculate the productive working hours of an accountant. This is the simplest mechanical analysis but even at this stage you can find a lot of interesting things. For example, one company found an employee who spent five or six hours per day (75% of the time) playing online games or watching movies.

Il tempo di lavoro sprecato rappresenta di solito il 5-15% di tutto il tempo di lavoro. I dettagli devono essere valutati separatamente per ogni caso, perché le persone non sono robot e in alcuni casi sono necessarie piccole pause per mantenere l'attenzione e le prestazioni a un certo livello. Ma se solo il 60% del tempo di lavoro è produttivo (e abbiamo ricevuto dati di questo tipo dai nostri utenti), significa che il 40% del fondo salariale può essere considerato una perdita diretta dovuta al mancato svolgimento dei compiti da parte dei dipendenti.

Secondo i nostri dati, in un'azienda su tre con un organico di 40 o più persone ci saranno almeno uno o due dipendenti che sono fisicamente presenti sul posto di lavoro ma praticamente non svolgono alcun compito utile.

Un reparto logistico potrebbe sembrare esemplare quando inserisce nuovi articoli nel database senza errori e nei tempi previsti. Ma cosa succede se il sistema di monitoraggio del tempo di lavoro mostra che il 70% delle attività del database viene svolto da una sola persona? Potrebbe essere necessario rivedere le linee guida per i dipendenti o pensare di ridimensionare il reparto.

If you have purchased 10 licenses of Adobe Photoshop for your advertising department but it is used only on seven computers you will be able save hundreds of dollars on not extending the three excess licenses. Such differences between procurement plans and actually used hardware and software may add up to a surprising number. It is much easier and more logical to optimize the material resources on the basis of productive staff workload and not simple "head count."

Molte violazioni della disciplina del lavoro non possono essere registrate in altro modo se non attraverso la tracciabilità automatica. Ad esempio, un dipendente è arrivato in ufficio alle 9:00, il che potrebbe sembrare positivo perché non è arrivato in ritardo. Ma se la prima attività al computer è avvenuta solo alle 9:35, significa che il dipendente non ha iniziato a lavorare immediatamente.

I tempi di inattività non devono essere registrati in modo selettivo. Forse lo sfortunato momento dell'ispezione ha avuto luogo quando un dipendente stava facendo una pausa necessaria dopo aver terminato un compito d'emergenza snervante e prima di iniziarne uno nuovo. Oppure, al contrario, un dipendente è stato accidentalmente colto in un raro momento di attività produttiva.

Un programma tiene traccia in modo continuo. Fornisce una stima numerica affidabile, senza speculazioni e ipotesi. Quindi, supponiamo di avere un quadro completo dell'uso effettivo e della perdita di tempo di lavoro. E poi?

Molte aziende, dopo un lungo periodo di utilizzo del sistema di monitoraggio (più di un anno), sulla base della tempistica totale di tutti i processi, creano un proprio sistema di gestione del tempo che include un sistema di indicatori chiave di prestazione. In seguito, sulla base di questi standard e dei KPI, vengono prese tutte le decisioni relative alla distribuzione dei compiti, alla valutazione delle prestazioni e, infine, alla distribuzione dei fondi salariali, all'assunzione, alla rotazione o alla riduzione del personale.

Il primo risultato dell'automazione del monitoraggio delle ore di lavoro in qualsiasi azienda è solitamente l'approvazione della percentuale consentita di tempo non produttivo. La maggior parte dei manager ritiene che il 10% sia il valore massimo per questo indicatore, anche se alcuni cercano di ridurre le perdite di tempo allo zero assoluto.

"Overtime", days off, holidays, late arrival, and absenteeism of employees can now be reviewed by simply pressing a button: CEOs see the actual employees’ working hours. Paying for idleness is no longer needed.

Inoltre, alcuni sistemi di monitoraggio dell'orario di lavoro offrono ai dipendenti la possibilità di autoregolarsi. A tal fine, viene creato un elenco di compiti tipici di ciascun dipendente e ognuno di essi può comunicare al sistema quali processi vengono eseguiti sul proprio computer. Queste informazioni vengono facilmente imposte alle statistiche di utilizzo del computer di un dipendente, per verificare se ha elencato correttamente i compiti nel sistema. Questi rapporti riassuntivi danno un'idea non solo del carico di lavoro del personale, ma anche di quando, quali e quali azioni portano all'azienda i maggiori profitti. In questo modo, il semplice cronometraggio dell'uso del software in un ufficio diventa uno strumento per le politiche del personale e, se gestito con attenzione, può essere utile anche per le politiche di marketing e finanziarie.

L'adozione di un sistema di tracciamento automatico dell'orario di lavoro consente di dimezzare le perdite finanziarie dovute all'uso improprio delle ore di lavoro. In un anno è possibile ottenere un profitto aggiuntivo riducendo i costi del personale e dell'infrastruttura dell'ufficio (ad esempio, grazie al passaggio di alcuni dipendenti al lavoro a distanza), ottimizzando le imposte e riducendo la perdita di profitti.

Il periodo di ammortamento di un investimento in un sistema di questo tipo, in base alla mia esperienza, è di circa sei mesi. Le variabili principali sono due:

1. Il prezzo del sistema. Le soluzioni più economiche attualmente sono i sistemi gratuiti, come CleverControl Employee Monitoring che consente di monitorare fino a 9 dipendenti senza alcuna spesa. Questo è sufficiente per una piccola azienda o una media impresa con pochi dipendenti. Per le aziende con un numero maggiore di dipendenti esistono opzioni a pagamento, ma sempre a prezzi ragionevoli, come Spyrix Employee Monitoring e simili. Quelle più costose possono arrivare a 90-100 dollari per utente. Anche se sia quelli economici che quelli costosi hanno più o meno le stesse funzioni.

2. Metodologia di applicazione. Se si limita il monitoraggio al semplice rilevamento dei tempi di lavoro, il periodo di ritorno dell'investimento aumenta. Nel caso di analisi complesse e di un uso multiforme dei dati ottenuti, il processo di ritorno dell'investimento può essere notevolmente accelerato ed è più appropriato parlare di ottimizzazione dei processi aziendali piuttosto che di semplici risparmi.

The algorithm of transition from the puzzle of "I wonder, what do my employees do at work" to full information of detailed progress of each individual employee looks like this:

1. Scegliete un sistema di monitoraggio dell'orario di lavoro con funzionalità sufficientemente flessibili.

2. Se lo installate, assicuratevi di informare il personale sulle nuove regole del gioco (nessuna sorveglianza segreta, è una strada diretta verso lo scontro invece che verso l'aumento della produttività).

3. Smettete di pagare per lo spreco di tempo di lavoro.

4. Smettere di pagare per assenze e ritardi.

5. Ridurre le spese per il software.

6. Escludere le spese inutili per i dipendenti superflui.

7. Exclude the cost of performing of simple tasks by "expensive" employees.

8. Stabilire gare di KPI aziendali tra i reparti e i dipendenti.

9. Congratularsi e premiare i vincitori.