Come fornire un feedback costruttivo utilizzando i dati del monitoraggio

I dati raccolti dagli strumenti di monitoraggio dei dipendenti sono tipicamente percepiti come una misura quantitativa dell'impegno di un dipendente per fogli di calcolo e rapporti trimestrali. X ha completato i compiti, Y non ha rispettato le scadenze e Z% di produttività media. Tuttavia, i dati di monitoraggio possono essere un materiale prezioso per fornire un feedback costruttivo e attuabile. Volete sapere come? Abbiamo preparato alcuni consigli pratici.

Un software avanzato per il monitoraggio dei dipendenti può raccogliere dati approfonditi sulla giornata lavorativa di un dipendente, tra cui le app utilizzate, i siti web visitati, il tempo di inattività e molto altro ancora. Ma non limitatevi a raccogliere tutte le metriche disponibili. Dovete invece concentrarvi su quelle che contano per le prestazioni individuali e del team. Volete migliorare la soddisfazione dei clienti? Le valutazioni del servizio clienti e i tempi di risposta sono fondamentali. Volete aumentare l'efficienza del progetto? I tassi di completamento dei progetti, il rispetto delle milestone e persino i registri di utilizzo del software (se pertinenti al flusso di lavoro) possono fornire informazioni preziose. L'obiettivo è la qualità piuttosto che la quantità: scegliete i dati che si allineano direttamente con gli obiettivi di performance e che evitano la percezione di microgestione.

Un foglio di calcolo con le metriche da solo non porta grandi benefici. Ciò che serve è l'attenta interpretazione e la scoperta di tendenze e schemi. Questa metrica è sempre stata bassa o si tratta di un calo isolato? Questo dipendente ha continuamente difficoltà con un particolare tipo di compito? La sua attenzione fluttua sempre in un determinato momento della giornata? Quando noterete questi schemi, sarete in grado di distinguere tra incidenti occasionali e problemi continui. Ricordate di considerare anche il contesto che può aver influenzato la produttività dei dipendenti, ad esempio un aumento della domanda o problemi tecnici.

L'approccio a una conversazione di feedback con i dati richiede un tocco ponderato. Iniziate sempre in modo positivo. Riconoscete le aree in cui i dati mostrano una forte performance o un miglioramento. In questo modo si crea un tono collaborativo. Quindi, dichiarate chiaramente lo scopo della discussione: si tratta di crescita e sviluppo, non di giudizio.

Un feedback costruttivo significa essere obiettivi e concentrarsi sul comportamento piuttosto che sulla personalità. Invece di dire "Manchi sempre le scadenze", provate a dire "I rapporti mostrano che i compiti sono stati costantemente ritardati in questo trimestre".

Considerate un approccio del tipo "Perché, cosa, come":

1. Perché questi dati sono importanti (collegarli agli obiettivi del team, all'impatto sui clienti, ecc.)
2. Che cosa rivelano i dati nello specifico? (Presentare le metriche e le tendenze osservate).
3. Come possiamo migliorare o sfruttare questa intuizione in futuro? (Questo apre la strada alla risoluzione collaborativa dei problemi).

Il feedback costruttivo è una strada a doppio senso. Dopo aver dato la vostra valutazione, date al dipendente la possibilità di spiegare la sua visione della situazione. Potete sollecitarlo ponendogli domande aperte, come "Cosa pensa dei suoi risultati?" o "Cosa pensa possa aver contribuito a questo calo di rendimento?". Queste domande incoraggiano il dipendente a riflettere sul proprio lavoro e a condividere i problemi che potrebbe incontrare. Spesso, i dipendenti avranno un contesto prezioso di cui potreste non essere a conoscenza, o addirittura suggeriranno loro stessi delle soluzioni. Ascoltate attivamente e prendete nota delle loro intuizioni.

Il feedback costruttivo è solo il primo passo nel percorso di miglioramento. Il prossimo è sviluppare un piano d'azione. Potete utilizzare un sistema di obiettivi SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) o qualsiasi altro sistema, ma gli obiettivi fissati devono essere misurabili, chiari e raggiungibili. "Migliorare la produttività" suona vago e solleva domande come "Cosa si intende per miglioramento?", "Cosa devo fare per migliorare?", "Quando dovrei mostrare i risultati?", ecc. Ma se voi e il dipendente vi accordate su: "Nel prossimo mese mi prefiggerò di ridurre del 15% il tempo medio di completamento dei miei compiti utilizzando il nuovo strumento di gestione dei progetti", il dipendente saprà esattamente a cosa aspirare. Identificate tutte le risorse, la formazione o il supporto di cui potrebbe aver bisogno da parte vostra o dell'organizzazione per raggiungere questi obiettivi. Con un approccio così collaborativo, il dipendente vi vedrà come un partner di supporto piuttosto che come un supervisore severo, il che potrebbe persino aumentare il suo morale!

Il feedback è un processo continuo, non un evento unico. Utilizzate lo strumento di monitoraggio dei dipendenti per seguire i progressi della persona e, dopo qualche tempo, programmate dei colloqui di verifica per controllare i progressi e riesaminare i dati del monitoraggio. Vedere i miglioramenti è una motivazione incredibile per i dipendenti! Ma se i progressi sono minimi o troppo lenti, è un segno che bisogna modificare e migliorare il piano d'azione.

La costruzione di un feedback costruttivo basato sui dati di monitoraggio non solo arricchisce le valutazioni delle prestazioni individuali con informazioni oggettive e facilita il lavoro del manager. Contribuisce anche a creare una cultura trasparente e fortemente orientata alla crescita. Un feedback basato su informazioni oggettive fa sì che i dipendenti si approprino del loro lavoro e del loro sviluppo. Si allontana dalle critiche soggettive per passare a una comprensione condivisa delle prestazioni e del potenziale.