Cultura professionale: Come gestire i ritardi?

Cultura professionale: Come gestire i ritardi?

Cosa fare con i "ritardatari"? Quanto è efficace l'emissione di tessere elettroniche di accesso e la sottrazione di minuti di ritardo dallo stipendio o l'introduzione della regola secondo cui ogni dipendente in ritardo deve mettere 5 dollari in un barattolo? Cos'altro si può usare per disciplinare questi dipendenti: introdurre colloqui con il manager, rimproveri, caricature, o forse, non prestare attenzione? La direttrice del programma MBA "Innovation in Management" Emily Reid ha spiegato a CleverControl come e quando punire i dipendenti in ritardo.

Prima di tutto, ovviamente, è necessario esaminare il contesto della situazione, senza il quale è impossibile prendere la decisione giusta. Ogni tipo di attività, ogni situazione di mercato e ogni cultura professionale è unica. Pertanto, dobbiamo discutere come gestire i ritardi, in diverse situazioni in cui...

... la disciplina è un prerequisito dell'efficienza

Non si può non essere d'accordo sul fatto che se un ufficio apre alle 10 del mattino, la segretaria deve essere pronta a rispondere alle chiamate alle 9:59.

L'unico commesso di un negozio dovrebbe essere presente sul posto di lavoro dalle 9 alle 21, se il cartello informativo lo indica.

Un pilota non può arrivare in ritardo ad un volo.

Di norma, un simile requisito di disciplina, dovuto al buon senso, è facile da controllare, perché è chiaro, pratico e non suscita dubbi. Quando si ottiene un lavoro, la cui realizzazione avverrà in limiti temporali ben precisi, il futuro dipendente capisce che la puntualità è il suo Key Performance Indicator di base.

Poiché la disciplina, in questo caso, è direttamente collegata alla qualità dei beni e dei servizi (e di conseguenza alla fedeltà dei clienti e alla redditività economica dell'azienda) non ha senso perdere tempo in caricature, multe e altri "trucchi". Potete permettere a un dipendente di arrivare in ritardo una o due volte, giustificandolo con cause di forza maggiore o circostanze impreviste, ma alla terza volta potete tranquillamente licenziarlo.

... la disciplina è una manifestazione di buona educazione

Ogni persona educata sa che far aspettare qualcuno è scortese.

Altrettanto maleducato è arrivare in ritardo a una riunione con i clienti e con i colleghi, o all'appuntamento con il medico, o al salone di bellezza.

Tutte le aziende hanno un proprio codice culturale: in alcune vi terranno la porta davanti e vi sorrideranno, in altre si limiteranno a borbottare qualcosa in risposta al vostro "Grazie, arrivederci!". Il codice culturale può e deve essere cambiato con un'azione deliberata, considerando che le persone più educate sono più piacevoli da frequentare.

È più bello parlare con queste persone in modo informale, fare amicizia, conoscersi meglio e fidarsi di più se si è colleghi.

È più piacevole acquistare da loro e ascoltare le loro offerte promozionali se si è loro clienti. Ciò significa che i clienti e i partner saranno più contenti di lavorare con qualcuno che ha la "gentilezza dei re".

La cortesia paga bene e il rispetto del tempo degli altri è una manifestazione di cortesia. Pertanto, chiedere ai dipendenti di rispettare gli orari è necessario ed è anche razionale per ovvie ragioni.

Dovete punire i colleghi che non riconoscono questa regola di galateo? Molto probabilmente multe e rimproveri saranno inutili. Ma è ovviamente necessario parlare direttamente del fatto che arrivare in ritardo alle riunioni è inaccettabile, così come del fatto che l'incapacità del dipendente di riconoscere il "codice culturale" aziendale mette in discussione il suo futuro in azienda. Una maggioranza puntuale è il miglior aiuto per educare la minoranza non puntuale: quando l'educazione diventa una norma sociale generalmente accettata, le persone cercheranno di aderirvi per "essere brave".

... la disciplina è necessaria per far sì che i dipendenti svolgano il loro lavoro.

Se le prestazioni dei vostri dipendenti non dipendono direttamente da quando iniziano la giornata alle 10:00 o alle 10:30, perché dovreste pretendere la puntualità? Forse perché non siete generalmente soddisfatti della qualità e della quantità del lavoro dei dipendenti e del loro atteggiamento?

Il numero di clienti è inferiore a quello che potrebbe essere, le vendite sono in calo. I responsabili delle vendite, però, non sembrano preoccuparsene: continuano a girare per l'ufficio come se nulla fosse, parlando di come trascorreranno il fine settimana. Non siete nemmeno vicini agli obiettivi commerciali e agli altri obiettivi dell'azienda... ma quali esattamente?!

Ahimè, nelle aziende senza obiettivi digitalizzati la crociata per la disciplina diventa spesso un modo per dire ai manager: "State lavorando male!".

Di norma, i dipendenti non sono d'accordo: essi stessi ritengono di lavorare "bene" o addirittura "bene". Ma è inefficace parlare di lavoro a livello di valutazione soggettiva, è necessario introdurre metriche chiare ed evidenti, riconosciute da entrambe le parti, ad esempio:

Lavoriamo bene se:

  • Ogni trimestre, le nostre vendite crescono del valore "x";

  • Il turnover del personale di vendita non supera il valore "y";

  • Ogni mese controlliamo il piano annuale delle attività per verificare il rispetto del programma: implementare i progetti aziendali a un ritmo prestabilito, costruire processi aziendali, testare nuovi prodotti e così via.

Si noti che nell'esempio non ci sono solo indicatori economici, ma anche indicatori dell'evoluzione qualitativa pianificata in anticipo dell'azienda!

In questo caso, dovreste parlare con i subordinati non come "Perché sei in ritardo?", ma piuttosto "Cosa possiamo fare per andare avanti in linea con il nostro ambizioso piano?".

È improbabile che l'attuazione del piano dipenda da trenta minuti di lavoro, giusto? Dipende piuttosto dalle conoscenze, dalle competenze e, naturalmente, dalla motivazione.

Questo è il punto: le aziende non hanno bisogno tanto di dipendenti "disciplinati" quanto di quelli che lavorano in modo efficiente. E i dirigenti non si preoccupano tanto del fatto che i dipendenti arrivino in ufficio con 15 minuti di ritardo, ma del fatto che non facciano abbastanza. Non si impegnano completamente nel lavoro. Ma chi lo fa? Forse i bambini che giocano a qualche gioco divertente in un cortile? Forse. Non c'è bisogno di convincerli a venire a giocare prima, il problema è molto probabilmente il contrario: i genitori non riescono a trascinarli a casa.

O prendiamo ad esempio i giovani "nerd" di una startup che stanno cercando di creare qualcosa che nessuno capisce ma che presto cambierà il mondo? Questi ragazzi arrivano in officina la mattina presto, e non sono motivati dal desiderio di evitare la sanzione per il ritardo.

È improbabile che arriviamo in ritardo al cinema, a una lezione importante o a un'interessante conferenza professionale, perché vogliamo venire lì per divertirci e acquisire conoscenze!

Ognuno di noi almeno una volta nella vita ha fatto qualcosa che amava, e tutti sappiamo che quando è necessario si arriva in anticipo per godersi il lavoro. Pertanto, le aziende non dovrebbero concentrarsi sulla lotta ai ritardi, ma sul rendere le condizioni di lavoro confortevoli e produttive e sul trovare persone che amano veramente la loro professione, persone che sentono un profondo bisogno psicologico di lavorare sodo.

Ecco perché nel mondo ci sono sempre più aziende in cui non c'è alcuna sanzione per il ritardo e, inoltre, il concetto stesso di ritardo non esiste. Queste aziende non si sono poste il compito di controllare gli orari di lavoro. Cercano invece di creare un ambiente in cui le persone vogliano essere, stare, giocare, inventare e agire!

Ammiriamo la loro cultura e a volte ci sorprende: un mio amico ha recentemente ottenuto un lavoro presso la sede americana di una multinazionale. Racconta in modo comico di come alla sua domanda sull'orario di lavoro non abbia potuto ottenere altra risposta se non "Sarebbe fantastico se venisse da qualche parte tra le otto e le dieci...".

Lavora sodo per fare un buon lavoro. Gli piace.

Il suo manager è solo perplesso su come fargli prendere più giorni di ferie.

L'azienda fa il massimo sforzo per selezionare dipendenti come il mio amico in tutto il mondo e per essere attraente per loro.

Queste aziende di solito non hanno problemi di ritardi. Ma ci sono situazioni in cui...

... l'abitudine a controllare la disciplina è un bisogno psicologico del manager.

Si dà il caso che la funzione di controllo sia l'essenza dell'identificazione del "manager".

Questo tipo di manager sostiene un modello aziendale strettamente gerarchico, dall'alto verso il basso, e sa che i suoi strumenti di gestione di base sono il cipiglio e la voce di comando.

A volte non è nemmeno perché qualcosa va storto. Il manager è semplicemente convinto che ci sarà il caos nel momento in cui si rilasserà.

Se si priva tale manager degli attributi dello stile di gestione autoritario, se lo si costringe a comunicare con i subordinati da pari a pari, si sentirà immediatamente debole.

Purtroppo, questi manager spesso non hanno altre competenze manageriali se non quella di "sorveglianza". Non sono impegnati nella progettazione di un sistema aziendale, nello sviluppo di una strategia aziendale, non studiano i clienti o il settore e non riescono a fare da coach per i middle manager... Ahimè, questo è il contesto più triste e quasi insolubile della lotta al ritardo: quando il manager è impegnato nella disciplina perché... beh, cos'altro dovrebbe controllare?

La "gestione dei ritardi" non ha un set universale di strumenti giusti. La morbidezza in alcune situazioni si trasforma in permissivismo, che costa all'azienda profitti e clienti e causa danni alla reputazione.

L'austerità in una situazione diversa porta al sabotaggio nascosto, all'occultamento delle conoscenze e alla vendetta meschina, soprattutto se non ci sono ragioni oggettive per tale austerità.

Allo stesso tempo, è difficile trovare una cultura meno produttiva della "cultura dell'asilo", quando l'orario è definito dagli "adulti" e i "bambini" lo subiscono.

Cosa fare? Analizzare il problema in tutta la sua complessità, compresa la cultura aziendale, i processi aziendali, la gerarchia e le competenze manageriali. Solo in questo caso sarete in grado di progettare la soluzione efficace per la vostra azienda!

Un buon modo per mantenere la disciplina e controllare i ritardi è il monitoraggio dei dipendenti. Il software di monitoraggio tiene traccia degli orari di entrata e uscita dei dipendenti e del tempo trascorso al lavoro. È particolarmente comodo per gli uffici in cui gli orari dei dipendenti sono flessibili, in quanto consente di risparmiare molto tempo al manager per controllare le presenze. Allo stesso tempo, il software sarà un metodo di monitoraggio molto meno stressante per i dipendenti rispetto al controllo diretto del manager. Il mercato odierno offre numerose soluzioni di monitoraggio dei dipendenti per tutti i gusti e per tutti i budget. Se volete sapere come scegliere la migliore per la vostra azienda, date un'occhiata a la nostra guida .