Come pianificare la giornata se si è contrari all'orario fisso

Molte persone creative si oppongono a qualsiasi regola, rifiutano l'idea stessa di pianificazione e, di conseguenza, la loro vita perde la tanto desiderata armonia.

Se siete una persona di questo tipo e non siete pronti ad affrontare la routine, è il momento di rifiutare l'idea di organizzare il vostro tempo secondo le regole di qualcuno e di migliorare la vostra efficienza personale seguendo il vostro ritmo creativo, il ritmo della vita e il suo battito.

Il designer e autore di libri sul design Stephen Bradley ha osservato una volta: "Che lo si sappia o meno, il design ha sempre un suo ritmo interno. Dà significato allo spazio e crea un certo stato d'animo. È attraverso il ritmo che le persone possono apprezzare il design".

Se questo approccio vi è familiare, condividerò alcune idee che ho acquisito nel corso della mia vita professionale e della mia esperienza lavorativa come coach per la gestione del tempo. Vi aiuteranno a distribuire in modo efficace il tempo che avete a disposizione, così come il vostro potere, i vostri interessi e i vostri compiti.

Di solito una persona riesce a fare di più durante un mese se non pianifica troppo. Il ritmo naturale della maggior parte delle persone prevede che in un mese si possa portare a termine un grande progetto o raggiungere un obiettivo personale. Non significa che si debba dedicare l'intero mese solo a questo obiettivo o progetto, a volte si devono affrontare questioni più difficili, come, ad esempio, la scelta e l'installazione del nuovo software o l'organizzazione dello spazio nello studio. Avendo pianificato tre questioni di questo tipo per un mese, difficilmente riuscirete a risolverne qualcuna. Tuttavia, se dedicate un mese a un solo compito, molto probabilmente lo porterete a termine o sarete vicini a farlo. Prendete in considerazione questo ritmo mensile e otterrete una maggiore soddisfazione.

Inoltre, dovreste considerare come sono distribuite le vostre forze ed energie durante la settimana. Le eccezioni, naturalmente, sono possibili, ma la maggior parte delle persone riesce a fare non più di due viaggi al mese e a non perdere il ritmo. Considerate anche i costi emotivi di organizzare feste o avere ospiti. Tutte queste cose portano una piacevole diversità nella vostra vita, ma vi fanno perdere il ritmo, soprattutto quando un'eccezione diventa una regola.

I progetti, le riunioni, il lavoro necessario cambiano da una settimana all'altra, ma è bene che voi sappiate quale sarà il ritmo della settimana più appropriato per le vostre attività. Pensate come un designer: create una bozza e poi modificate il vostro programma in base a un determinato progetto (in questo caso, la settimana lavorativa).

Dopo molti esperimenti, ho stabilito per me il seguente ritmo perfetto:

• Il lunedì mattina ci sono alcune ore "introduttive" che dedico alla stesura del piano settimanale e all'elaborazione delle informazioni raccolte durante il fine settimana.

• Il mercoledì pomeriggio sono completamente occupato dal progetto principale. Per tutta la settimana sono impegnato con le curiosità, ma quando devo concentrarmi sul lavoro importante - ad esempio, scrivere un libro - è meglio liberare metà della giornata dalle riunioni. Poi vado nel mio caffè preferito e lavoro senza distrazioni e senza pause. I vantaggi principali sono due: il mio lavoro va avanti e allo stesso tempo mi riposo un po' dalla routine quotidiana.

• Il venerdì sera mi preparo per il fine settimana. Dedico circa tre ore a terminare tutti i lavori che hanno richiesto più tempo del previsto, occupandomi di pagamenti e fatture che sarebbe meglio gestire prima del fine settimana.

Almeno una sera durante la settimana è dedicata alla risoluzione di problemi personali o al riposo. Sono estremamente socievole, ma anche gli estroversi hanno bisogno di un giorno di riposo ogni tanto.

Naturalmente, tutti questi elementi possono essere cambiati e modificati in qualsiasi momento. Tuttavia, preferisco questo ritmo perché mi permette di trarre la massima soddisfazione dal lavoro che svolgo e di partire per il fine settimana dedicato alla famiglia e al riposo.

Nessuno è mai riuscito a creare una formula universale dell'orario giornaliero. Alcuni evitano di controllare le e-mail al mattino, altri consigliano di fare il contrario. Il punto è ammettere onestamente qual è il modo migliore di allocare le 24 ore per ottenere la massima efficienza personale.

Per quanto mi riguarda, dedico la prima ora o l'ora e mezza alla pianificazione della giornata, alle e-mail e ai piccoli compiti urgenti, poi mi concentro sul lavoro più difficile. Dalle 10 alle 11 rispondo alle chiamate dei clienti. Preferisco dedicare non più di quattro ore al giorno alle riunioni e lasciare l'ultima mezz'ora per riassumere i risultati. Alcuni dei miei clienti preferiscono controllare letteralmente le e-mail del mattino per un paio di minuti e poi concentrarsi sul lavoro principale fino alla pausa pranzo. Dopo la pausa pranzo organizzano riunioni o gestiscono compiti urgenti.

È necessario indicare le proprie preferenze personali: quando si è più concentrati, quando è più comodo organizzare le riunioni e quale tempo dedicare all'elaborazione di informazioni complesse e alla definizione di piani per muoversi nella direzione necessaria.

Siate onesti con voi stessi: lasciatevi dedicare del tempo per aggiustare il piano giornaliero, altrimenti "resterete sempre indietro" e vi pentirete delle cose che non avete fatto.

Ad esempio, sarebbe saggio dedicare un giorno prima delle vacanze e uno dopo per mettere in ordine i propri affari e non fissare riunioni in questi giorni. È bene che la metà della giornata successiva a una conferenza o a un altro grande evento sia dedicata a rafforzare i legami personali, a fare conoscenze e a sfogliare gli appunti: è l'unico modo per trarre il massimo dall'evento passato. Una volta una mia conoscente mi ha detto che dopo una conferenza in un'altra città preferisce tornare a casa in aereo la mattina, non la sera. La notte in albergo le dà l'opportunità di finire tutto il lavoro prima di tornare a casa. E ricordate: più l'evento si contrappone alla vostra normale routine quotidiana, più tempo vi servirà per recuperare il vostro normale ritmo di lavoro.

Regolate il vostro ritmo mensile, settimanale e giornaliero e otterrete l'ordine necessario nel vostro lavoro e la flessibilità necessaria per prendere decisioni. È il momento di scoprire quali sono i tempi e i ritmi più adatti a voi.