Monitoraggio delle prestazioni dei dipendenti: Strategie comprovate per aumentare produttività e coinvolgimento

Il monitoraggio dei dipendenti è diventato una pratica comune per le aziende moderne. Secondo Resume Builder , Resume Builder, il 79% delle aziende in ufficio tiene traccia delle presenze dei dipendenti e il 37% delle organizzazioni remote controlla i dipendenti per oltre 4 ore al giorno utilizzando la videosorveglianza. Forbes , riporta che il 43% dei dipendenti ha la propria attività su Internet monitorata dal datore di lavoro; 73% dei manager, conservare i messaggi, le e-mail e le chiamate per le future valutazioni delle prestazioni.

Il monitoraggio dei dipendenti offre notevoli vantaggi, dal più ovvio aumento della produttività al miglioramento della comunicazione. Il monitoraggio delle prestazioni dei dipendenti rivela le aree in cui i lavoratori possono avere difficoltà, scopre i punti di forza e di debolezza individuali e facilita il feedback e le decisioni basate sui dati. Ma come monitorare le prestazioni dei dipendenti per ottenere il massimo?

Naturalmente, la natura intrusiva del monitoraggio dei dipendenti è oggetto di dibattito, e a ragione. I dipendenti di tutto il mondo dovrebbero avere il diritto di dare il proprio consenso a ciò che viene monitorato e le aziende dovrebbero attenersi a questa aspettativa, assicurando allo stesso tempo che il morale dei dipendenti non venga compromesso nel processo - proprio per questo motivo

In questo articolo esploreremo i componenti chiave di un efficiente monitoraggio delle prestazioni dei dipendenti, le best practice, i ruoli di supervisione e gli strumenti.

Prima di approfondire il come, dovremmo rispondere a una domanda altrettanto importante: chi deve monitorare le prestazioni dei dipendenti? Il capo dell'azienda sarebbe la prima risposta ovvia, ma in realtà non è così semplice. Mentre i proprietari di piccole startup possono gestire tutti i membri del team e i processi, i responsabili di aziende di medie e grandi dimensioni non possono monitorare le prestazioni da soli (a meno che non si tratti di supercomputer, ovviamente). In questo caso, la responsabilità di monitorare le prestazioni dei dipendenti ricade su diversi ruoli all'interno dell'organizzazione, a seconda delle dimensioni e della struttura dell'azienda.

Di solito, supervisori e dirigenti diretti sono responsabili del monitoraggio quotidiano delle prestazioni. I manager controllano il completamento dei compiti, la produttività e la qualità complessiva del lavoro, assicurando l'allineamento con gli obiettivi dell'azienda.

Il Dipartimento Risorse Umane è una scelta ovvia per monitorare le prestazioni dei dipendenti a lungo termine. Le risorse umane possono monitorare la produttività attraverso revisioni formali delle prestazioni, definendo KPI e gestendo lo sviluppo generale dei dipendenti. Le risorse umane si assicurano che le valutazioni delle prestazioni siano eque, trasparenti e contribuiscano a guidare la crescita professionale.

Capi dipartimento sono in grado di vedere il quadro generale e, pertanto, sono ideali per monitorare le prestazioni dell'intero team piuttosto che dei singoli dipendenti. Il loro compito è quello di garantire il raggiungimento degli obiettivi del reparto e di sostenere e incoraggiare i dipendenti meno performanti.

Infine, coinvolgendo dipendenti nel monitoraggio dei loro progressi e risultati è una pratica molto efficace. Le autovalutazioni e il monitoraggio delle prestazioni personali consentono ai dipendenti di assumersi la responsabilità del proprio sviluppo e della propria produttività.

In poche parole, suddividere il monitoraggio delle prestazioni dei dipendenti tra supervisori, risorse umane e capi reparto e incoraggiare l'auto-monitoraggio dei dipendenti può ridurre il carico di lavoro associato al monitoraggio e creare un approccio equilibrato che promuova la responsabilità, la crescita e l'impegno.

Secondo Folks RH , I manager dedicano circa 210 ore, ovvero poco più di 26 giorni lavorativi, alla gestione delle prestazioni. Nonostante l'elevato impiego di tempo, il 90% delle valutazioni della produttività è inefficace. Tale inefficienza pregiudica il progresso dell'azienda e incide fortemente sulla fidelizzazione: il 24% dei dipendenti è pronto a licenziarsi a causa dell'inefficienza delle valutazioni delle prestazioni e della mancanza di riconoscimento. Quindi, come monitorare le prestazioni dei dipendenti con il massimo beneficio per l'azienda? Ecco le strategie chiave.

Folks RH riporta che il 65% dei dipendenti desidera maggiore chiarezza sugli obiettivi, i compiti e le mansioni del proprio lavoro. Non ci si può aspettare un'elevata produttività da un dipendente che non conosce il proprio ambito di responsabilità o ciò che ci si aspetta da lui. Obiettivi chiari aiutano i dipendenti a concentrarsi su compiti in linea con gli obiettivi organizzativi. Inoltre, il coinvolgimento dei dipendenti nella definizione degli obiettivi aumenta di 3,6 volte la probabilità che la forza lavoro sia motivata.

Quando i dipendenti non sono sicuri delle loro responsabilità, possono esitare, ripensare alle loro azioni o cercare continuamente chiarimenti e approvazione. Stabilire aspettative precise elimina l'ambiguità, fa risparmiare tempo per le comunicazioni di ritorno, incoraggia l'autonomia e aumenta la fiducia.

Siate specifici e diretti quando comunicate compiti, obiettivi e aspettative. Fornite spiegazioni dettagliate dei risultati desiderati e delineate chiaramente le responsabilità e i compiti associati a ciascun ruolo.

Il Approccio agli obiettivi SMART è un metodo efficace per verificare se gli obiettivi fissati sono chiari, raggiungibili e portano valore all'azienda. SMART è un acronimo che sta per:

• Specifico: l'obiettivo deve delineare chiaramente ciò che deve essere realizzato, le fasi necessarie e le persone responsabili;

• Misurabile: è necessario avere dei criteri per valutare i progressi e il successo;

• Raggiungibile: l'obiettivo deve essere realistico e realizzabile, non troppo facile o eccessivamente ambizioso;

• Rilevante: l'obiettivo deve essere allineato con gli obiettivi aziendali più ampi;

• Legato al tempo: l'obiettivo deve avere una scadenza o un periodo di tempo definito per il completamento.

Gli obiettivi SMART forniscono una chiara tabella di marcia per i dipendenti e i manager, assicurando che tutti sappiano come si presenta il successo e come raggiungerlo. Inoltre, aumentano la responsabilità e rendono più facile misurare i progressi e i risultati.

Una delle fasi dell'approccio agli obiettivi SMART consiste nel creare una serie di metriche di performance chiare e misurabili a cui fare riferimento durante il monitoraggio delle prestazioni di un dipendente. Le metriche chiave di solito includono:

• completamento dell'attività

• rispettare le scadenze

• qualità del lavoro

• efficienza e produttività: tempo impiegato rispetto al prodotto ottenuto

• presenza

Metriche di performance chiare e misurabili facilitano il monitoraggio della produttività dei dipendenti e aiutano a evitare la soggettività nel processo di valutazione.

Il monitoraggio della produttività dei dipendenti può essere effettuato attraverso una combinazione di strumenti, metriche e tecniche che forniscono indicazioni sull'efficacia con cui i dipendenti utilizzano il loro tempo e le loro risorse. A seconda degli obiettivi prefissati e delle metriche scelte, è possibile tenere traccia delle prestazioni dei dipendenti utilizzando software di monitoraggio del tempo, di gestione delle attività e dei dipendenti.

Gestione del progetto Piattaforme come Trello, Asana e Jira consentono di assegnare compiti, ripartire il carico di lavoro, stabilire scadenze e monitorare il completamento dei compiti e l'avanzamento del progetto in tempo reale. Gli strumenti di gestione dei progetti sono un modo conveniente per vedere il quadro generale del progetto e la produttività dei membri del team nel tempo.

Applicazioni per il monitoraggio del tempo, come Toggl, Time Doctor e Hubstaff, sono progettati per monitorare il tempo che un dipendente dedica a ogni attività. A seconda delle funzionalità dell'applicazione, i time tracker possono registrare quanto tempo una persona dedica a un'attività o a un progetto, per quanto tempo utilizza un'applicazione o un sito web specifico, tiene traccia delle assenze, ecc. Sulla base di queste informazioni, il programma può calcolare le buste paga, i costi dei progetti e i budget e aiutare a identificare i dipendenti più performanti e quelli in difficoltà.

Soluzioni per il monitoraggio dei dipendenti, come CleverControl , ActivTrak e Insightful monitorano la produttività dei dipendenti e l'efficienza nell'allocazione del tempo di lavoro. Questi programmi tracciano l'attività di un dipendente sul suo computer di lavoro, ad esempio le applicazioni e i siti web utilizzati, le query di ricerca, il tempo di inattività e di attività, l'inizio e la fine del lavoro e molto altro ancora. La soluzione analizza quindi i dati raccolti e li presenta sotto forma di statistiche e registri utili per la valutazione delle prestazioni.

Qualunque sia la soluzione scelta, implementatela apertamente e spiegatene lo scopo al personale per evitare di creare stress e pressioni inutili. Studiate le leggi statali e locali per assicurarvi che le vostre politiche di monitoraggio siano in linea con le norme sulla privacy.

L'articolo di Folks RH rivela che il 69% delle aziende effettua solo valutazioni annuali o biennali delle prestazioni. Il 19% dei dipendenti riceve il proprio feedback solo una volta all'anno. Allo stesso tempo, l'80% dei dipendenti preferisce un feedback regolare rispetto alle valutazioni annuali delle prestazioni. Le valutazioni annuali delle prestazioni diventano spesso una fonte di stress per i dipendenti, che non sanno cosa aspettarsi. Al contrario, feedback regolari, incontri individuali, valutazioni tra pari e altri metodi di feedback aiutano i dipendenti a riflettere sul proprio lavoro, a identificare le aree di miglioramento e a ricevere valutazioni preziose da colleghi e manager.

Effettuare revisioni formali delle prestazioni almeno due volte l'anno. Queste valutazioni dovrebbero concentrarsi su feedback specifici e attuabili e sulle opportunità di sviluppo, piuttosto che limitarsi a criticare le prestazioni passate. Un feedback regolare e costruttivo può migliorare la produttività, ridurre il turnover fino al 14,9% e aumentare il coinvolgimento dei dipendenti: Il 65% dei dipendenti è impegnato quando le aziende utilizzano un feedback continuo e altre pratiche moderne.

Il coinvolgimento è fondamentale per la produttività dei dipendenti: i dipendenti impegnati hanno maggiori probabilità di essere produttivi, motivati e impegnati nel loro lavoro. Secondo Gallup , Le aziende con una cultura ad alto coinvolgimento hanno risultati migliori: hanno un maggiore coinvolgimento dei clienti, una produttività superiore del 17%, un minore turnover, un minor numero di incidenti e una redditività superiore del 21%. Se il vostro personale ha prestazioni insufficienti, vale la pena di verificare il suo livello di impegno: è probabile che sia basso. Ma come si fa a monitorare il coinvolgimento dei dipendenti? Ecco alcuni metodi efficaci.

Sondaggi tra i dipendenti e controlli di polso

Indagini periodiche (come le indagini sul coinvolgimento dei dipendenti o le indagini di polso) possono raccogliere feedback su come i dipendenti si sentono riguardo al loro ruolo, al management e all'ambiente di lavoro in generale.

Strumenti e piattaforme di feedback

Utilizzate strumenti come Officevibe o CultureAmp che consentono ai dipendenti di fornire regolarmente un feedback. Questi strumenti possono tracciare le metriche di coinvolgimento e aiutare i manager a individuare le tendenze che indicano il disimpegno.

Monitoraggio della partecipazione a riunioni e iniziative

Il monitoraggio della frequenza con cui i dipendenti partecipano attivamente alle riunioni, alle sessioni di formazione o alle iniziative aziendali può mostrare i loro livelli di coinvolgimento. I dipendenti impegnati sono più propensi a contribuire con idee e a collaborare.

Monitoraggio delle abitudini di lavoro e della produttività

Gli strumenti di monitoraggio dei dipendenti e di gestione dei progetti possono rivelare i livelli di coinvolgimento. I dipendenti disimpegnati spesso mostrano una minore produttività, un maggior numero di assenze e una minore partecipazione alle attività di collaborazione.

Incontri individuali

Incontri regolari one-to-one consentono ai manager di verificare il benessere dei dipendenti, le loro aspirazioni di carriera e le sfide che potrebbero affrontare. L'attenzione personalizzata rafforza le relazioni e aiuta i manager a valutare il coinvolgimento in tempo reale.

Il monitoraggio delle prestazioni dei dipendenti è una componente fondamentale per il successo delle moderne attività aziendali. Fornisce informazioni preziose che aiutano a incrementare la produttività, a migliorare la comunicazione e a garantire che il lavoro dei dipendenti sia allineato con gli obiettivi aziendali.

Un monitoraggio efficace dei dipendenti non si limita a tracciare le attività. Si tratta di creare una tabella di marcia verso il successo, con obiettivi chiari, metriche di performance misurabili, strumenti e metodi per monitorare la produttività e un feedback attuabile che si concentri sul miglioramento piuttosto che sulla critica delle prestazioni insufficienti del passato. Queste pratiche, se fatte in modo trasparente e con le giuste intenzioni, favoriscono la responsabilità, l'impegno e la crescita, portando in ultima analisi a un miglioramento delle prestazioni individuali e organizzative.