Monitoraggio dei computer dei dipendenti: 5 strumenti gratuiti per le piccole imprese

La popolarità del software di monitoraggio dei dipendenti è al suo apice - 96% delle aziende che operano a distanza lo utilizzano e l'85% dei lavoratori in sede è soggetto a qualche forma di monitoraggio. 81% delle aziende che hanno implementato un software di monitoraggio hanno registrato un aumento delle prestazioni dei dipendenti. Il software di monitoraggio può registrare e analizzare l'attività dei dipendenti e aiutare a identificare e affrontare i problemi di produttività. Di conseguenza, i datori di lavoro possono gestire questi problemi in anticipo e ridurre i costi associati alla perdita di produttività, al turnover dei dipendenti e alle responsabilità legali.

I dati di produttività raccolti possono rivelare le lacune di conoscenza, consentendo la creazione di programmi di formazione e sviluppo mirati.

Infine, il monitoraggio dell'attività informatica dei dipendenti può aiutare a individuare e prevenire le minacce alla sicurezza, come gli accessi non autorizzati o le violazioni dei dati.

I vantaggi del monitoraggio dei computer dei dipendenti sono difficili da sottovalutare: affrontare i problemi di produttività e sicurezza è fondamentale per le aziende di tutte le dimensioni. Mentre le aziende più grandi dispongono di maggiori risorse per scegliere una soluzione adeguata, le piccole imprese spesso non possono permettersi un software di monitoraggio dei dipendenti a causa degli elevati costi di licenza e operativi e della complessa implementazione.

Questo articolo esamina cinque strumenti gratuiti o economici per il monitoraggio delle attività dei dipendenti sui computer, adatti alle piccole imprese.

CleverControl è una soluzione avanzata per il monitoraggio dell'uso del computer da parte dei dipendenti. Le sue funzionalità di base comprendono il keylogging, gli screenshot, il monitoraggio delle attività Internet e delle query di ricerca, il monitoraggio dell'uso dei social media, l'acquisizione di eventi della clipboard e di attività della stampante, la sorveglianza della webcam e dell'audio e altro ancora. Il software offre anche la funzionalità di tracciamento del tempo. Traccia automaticamente le presenze e cattura l'inizio e la fine della giornata lavorativa, le ore di lavoro totali e il tempo attivo/inattivo per dipendente, team o per l'intera azienda.

CleverControl analizza quindi i dati raccolti e presenta statistiche sulla produttività: tempo di lavoro, applicazioni, dinamiche di utilizzo del web e dei social media, siti e app più utilizzati e altro ancora. La funzione AI Scoring, aggiunta di recente, valuta le prestazioni di ciascun dipendente ed evidenzia i modelli improduttivi con l'aiuto dell'intelligenza artificiale.

CleverControl consente di monitorare gli schermi dei dipendenti in tempo reale: è possibile guardare i flussi dai loro computer come se si fosse seduti di fronte a loro. Il programma può anche trasmettere video dalla webcam del computer, trasformandolo in un semplice ma efficace sistema di sorveglianza.

Le funzioni avanzate di CleverControl includono la registrazione dello schermo, la registrazione delle chiamate e il riconoscimento dei volti.

È possibile ricevere i report dei dati sul dashboard online, che possono essere scaricati per la visualizzazione offline. Inoltre, è possibile programmare rapporti giornalieri, settimanali o mensili via e-mail.

CleverControl è perfetto per le piccole imprese, poiché la sua unica soluzione combina il monitoraggio completo dei dipendenti, il rilevamento delle ore e le funzionalità di base per la protezione dei dati. Grazie a questa soluzione, le aziende possono ottenere una soluzione di monitoraggio all-in-one, ridurre i costi del software e destinare risorse preziose alla crescita e allo sviluppo.

La soluzione offre una prova completa gratuita di 14 giorni, prezzi convenienti, a partire da 4,70 dollari per PC/mese, e sconti.

Vantaggi

• Un software completo per il monitoraggio dettagliato dell'uso del computer e delle presenze dei dipendenti.

• L'installazione facile e veloce non richiede conoscenze tecniche

• Interfaccia facile da usare e impostazioni remote flessibili

• Più sottoconti amministratore con livello di autorizzazione inferiore

• Auto-monitoraggio: i dipendenti possono vedere le proprie statistiche di produttività e analizzarle.

• Blocco del sito

• Disponibile per Windows e macOS

• Prezzi e sconti convenienti

Svantaggi

• Nessun piano gratuito

DeskTime è un software di tracciamento del tempo progettato per aumentare la produttività e migliorare il flusso di lavoro, adatto ad aziende di tutte le dimensioni e a privati. Tiene traccia automaticamente di tutte le attività al computer, eliminando la necessità di compilare fogli di presenza e rapporti. Se il lavoro viene svolto offline (ad esempio, una riunione di team o un pranzo con un cliente), il dipendente può aggiungerlo manualmente al report per assicurarsi che il tempo sia contabilizzato. I manager possono pianificare le assenze dei dipendenti, come le ferie, i giorni di riposo, i congedi per malattia e così via, e segnarle nel calendario per avere una rapida panoramica.

DeskTime consente ai manager di pianificare i turni e di notificare ai dipendenti quando devono lavorare e per quante ore. I dipendenti possono anche inviare richieste di turni con date e orari preferiti.

Le funzioni di DeskTime non si limitano al solo monitoraggio del tempo: il software registra i siti web e le app che i dipendenti utilizzano durante la giornata, con tanto di timestamp e durata dell'utilizzo. Ogni sito web o app viene contrassegnato come produttivo, neutro o improduttivo. Sulla base di questi dati, il programma fornisce statistiche sulle prestazioni individuali, come la quantità totale di tempo produttivo e i livelli di produttività ed efficacia. Questi report aiutano a rivelare i top performer e i fannulloni.

Inoltre, DeskTime è in grado di catturare schermate e nomi dei documenti, oggetti delle e-mail, nomi dei canali Slack e così via, e di tracciare esattamente il tempo dedicato a ciascun progetto e attività. In questo modo si può essere certi che tutti si concentrino sui loro compiti.

I rapporti vengono aggiornati in tempo reale e possono essere scaricati per essere archiviati o analizzati ulteriormente. Lo strumento può integrarsi con le più diffuse applicazioni di gestione dei progetti e di calendario, come Trello, Jira, Google Calendar e altre ancora.

La versione gratuita di DeskTime si limita al tempo, alle applicazioni e all'URL racking. Le funzionalità complete costano 7 dollari al mese per utente.

Vantaggi

• I fogli di presenza automatici e accurati semplificano le buste paga

• Tracciamento del tempo dedicato a un compito o a un progetto

• Integrazioni di software per la gestione di progetti e calendari

Svantaggi

• La versione gratuita ha funzioni limitate e potrebbe non essere adatta ai team.

• La versione completa può essere costosa

• Mancanza di un monitoraggio dettagliato delle attività dei dipendenti

Traqq è un'altra soluzione per il rilevamento del tempo adatta a privati e aziende di qualsiasi dimensione. Le sue funzionalità comprendono il rilevamento automatico e manuale del tempo, la registrazione del tempo attivo e inattivo e le statistiche sul tempo di lavoro. Traqq invia promemoria ai dipendenti che dimenticano di attivare o disattivare il timer, in modo che non perdano ore fatturabili.

Traqq analizza i livelli di attività di ciascun dipendente durante la giornata, tracciando i movimenti del mouse e la pressione dei tasti. I dati sull'attività giornaliera vengono visualizzati sotto forma di un grafico a colori in cui il verde rappresenta le ore di attività elevata, il giallo le ore di attività normale e il rosso le ore di attività ridotta. Questo grafico consente di monitorare la produttività dei dipendenti a colpo d'occhio, di vedere i picchi e i cali e di analizzare le ragioni del calo.

Traqq avvisa i dipendenti quando rimangono inattivi per molto tempo, per aiutarli a rimettersi in carreggiata. Viceversa, se un dipendente lavora troppo, Traqq gli ricorderà di fare una pausa per evitare il burnout.

Il software offre un monitoraggio di base dell'attività dei dipendenti sul computer. Cattura tutte le applicazioni e i siti web su cui il dipendente trascorre più di 10 secondi e mostra le prime 3 applicazioni e siti web ogni 15 minuti. Tutta l'attività viene visualizzata sotto forma di grafico a torta codificato a colori e di elenco dei 10 siti e applicazioni principali.

Traqq consente di limitare il monitoraggio a giorni e orari specifici. Questa funzione è ideale per i dipendenti remoti che lavorano su dispositivi personali e vogliono mantenere la loro privacy. Inoltre, previene gli straordinari non autorizzati e aiuta a evitare il burnout dei dipendenti.

Tutti i rapporti sulle ore e sulle attività sono disponibili sul cruscotto online, dove possono essere visualizzati, scaricati e condivisi via e-mail. È possibile condividere i dati con più manager o dipendenti, aiutandoli ad analizzare e valutare le loro prestazioni.

Tutte le funzioni di Traqq sono disponibili gratuitamente per un massimo di tre postazioni. I team più grandi possono ottenere un piano Premium per 7 dollari al mese per utente.

Vantaggi

• Fogli di presenza dettagliati con dinamiche di produttività

• Tracciamento del tempo offline

• Supporta Windows, macOS e Linux

• Più account secondari di amministratore con diversi livelli di autorizzazione

Svantaggi

• Non monitora in dettaglio l'attività informatica dei dipendenti

• Nessuna integrazione con i software di gestione dei progetti e di budgeting

ActivTrak è un sistema di monitoraggio incentrato sulla privacy dei dipendenti che offre un'analisi approfondita dei modelli di produttività. Raccoglie dati limitati sull'utilizzo di app e siti web da parte dei dipendenti, come il nome dell'app/sito, la durata, gli URL e gli screenshot opzionali. ActivTrak non registra le battute effettive dei tasti, i video dello schermo o della webcam o altri dettagli sull'attività dell'utente. I dati raccolti vengono classificati come produttivi/indisciplinati, concentrazione/multitasking, e-mail/riunioni/social media, ecc. e analizzati dal sistema. Di conseguenza, vengono visualizzati grafici dettagliati di vari aspetti della produttività, come il tempo produttivo, le ore di concentrazione e le ore di multitasking. È possibile confrontare queste statistiche tra i vari team e individuare i team sottoutilizzati e quelli sovraccarichi. Le statistiche consentono di esplorare le dinamiche della produttività e l'impatto del lavoro remoto o ibrido, le distrazioni, i modelli di lavoro e i dipendenti sull'orlo del burnout.

ActivTrak ha impostazioni flessibili che consentono di classificare manualmente le attività come produttive o improduttive e di impostare obiettivi di produttività e orari per evitare il monitoraggio al di fuori dell'orario di lavoro.

ActivTrak è gratuito per un massimo di tre utenti; tuttavia, le sue funzioni sono limitate al monitoraggio del tempo, delle app e delle attività del sito web. Se volete monitorare la produttività dei dipendenti e ricevere informazioni complete, potete scegliere tra diversi piani a partire da 10 dollari per utente/mese.

Vantaggi

• Analisi approfondita della produttività basata sull'intelligenza artificiale

• Integrazioni con applicazioni aziendali e di calendario di terze parti

• Offre un ROI misurabile in poche settimane

• Attenzione alla privacy dei dipendenti e alla sicurezza dei dati raccolti

Svantaggi

• L'interfaccia e le statistiche sono complicate e confuse per molti utenti.

• Non fornisce rapporti dettagliati sulle azioni degli utenti, lasciando spazio ai dipendenti per falsificare le attività.

WorkTime è un software per il monitoraggio dei computer dei dipendenti con funzioni di tracciamento del tempo e della produttività. È in grado di registrare gli orari di accesso e di uscita, di monitorare le presenze con una suddivisione in lavoro a distanza e in ufficio, di tenere traccia del tempo attivo/inattivo e delle ore di straordinario, e dispone persino di una classifica delle presenze! Queste funzioni aiutano a rivelare i ritardatari abituali e le uscite anticipate, a rilevare e prevenire le frodi sugli straordinari e a mantenere la disciplina in ufficio.

WorkTime dispone di funzionalità di base per il monitoraggio della produttività dei dipendenti. Registra tutte le applicazioni utilizzate e i siti web visitati, classificandoli come produttivi o improduttivi, e fornisce un rapporto sulla produttività che si aggiorna in tempo reale. Altri report elencano i social network più utilizzati, gli URL e i dipendenti che trascorrono più tempo online con la durata dell'utilizzo. I rapporti sull'utilizzo di Internet possono mostrare le statistiche per dipendente, per reparto o per l'intera azienda.

Il monitoraggio del tempo speso per le riunioni online è una funzione interessante che consente di capire quanto tempo di lavoro richiedono e come incidono sulla produttività. Di conseguenza, è possibile ottimizzare le pratiche di riunione, eliminando le chiamate inutili e rendendo più efficaci quelle necessarie.

La versione gratuita di WorkTime è disponibile per un massimo di tre dipendenti. Questa versione offre rapporti limitati sull'utilizzo delle applicazioni e del web, registri e riepiloghi delle attività. I dati vengono memorizzati per due settimane e solo un amministratore può accedervi. Altre funzioni sono disponibili nei piani Basic, Premium ed Enterprise, a partire da 6,99 dollari per dipendente/mese.

Vantaggi

• Statistiche su tempo, produttività e presenze con classifiche

• Blocco del sito

• Rileva i dipendenti che navigano sui siti di lavoro

• Punteggio di distrazione

Svantaggi

• Il design dell'interfaccia potrebbe essere migliorato

• Il design dell'interfaccia potrebbe essere migliorato

Il monitoraggio dell'attività informatica dei dipendenti può non solo aumentare la produttività, ma anche capire dove va a finire il tempo di lavoro. L'analisi del modo in cui il personale assegna il proprio tempo di lavoro, rivelando le distrazioni e l'uso inefficace delle risorse, aiuta le piccole imprese a costruire processi efficienti, a sperimentare i flussi di lavoro e a scegliere i modelli migliori.

Il monitoraggio dei dipendenti ha il massimo valore quando viene attuato in modo aperto e trasparente. Il team deve sapere quali informazioni vengono raccolte e perché. I rapporti sulla produttività devono essere utilizzati per sostenere i dipendenti, rivelare i loro punti deboli e consigliare come migliorare, non per punirli. Queste semplici pratiche contribuiranno a evitare inutili problemi di stress, fiducia e privacy.