Gestione dei team remoti: Software di monitoraggio dei dipendenti e strategie di successo

Il lavoro a distanza non perde popolarità. Secondo il recente studio del Pew Research Center studio, circa 22 milioni di americani occupati, pari al 14% della forza lavoro adulta, lavorano sempre da casa. (titolo del link: Statistiche sul lavoro a distanza) Si prevede che questo numero raggiungerà 32,6 milioni di euro nel 2025.

A prima vista, il lavoro remoto e ibrido è una benedizione per i dipendenti e una maledizione per i datori di lavoro. Ma se scaviamo più a fondo, ci accorgeremo che questa modalità di lavoro apporta notevoli benefici alle organizzazioni.

Le aziende hanno accesso a un pool di talenti più ampio e possono reclutare specialisti da qualsiasi luogo senza limitazioni geografiche.

Il lavoro a distanza migliora il morale dei dipendenti. Secondo Quantum Workplace rapporto, Il lavoro a distanza aiuta i dipendenti a raggiungere un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata e a ridurre lo stress, il che porta a una maggiore soddisfazione sul lavoro e alla fidelizzazione.

Infine, i datori di lavoro possono risparmiare in modo significativo sullo spazio dell'ufficio, sulle utenze e su altre spese operative.

Tuttavia, i vantaggi del lavoro a distanza comportano una serie di sfide per i datori di lavoro.

La gestione di un team remoto presenta difficoltà uniche che richiedono un'attenta considerazione e approcci strategici. Ecco le sfide principali del lavoro a distanza per i datori di lavoro.

Assicurarsi che i membri dei team remoti comprendano i loro ruoli e le loro responsabilità può essere più difficile senza regolari interazioni faccia a faccia. Lo stesso vale per la valutazione delle loro prestazioni. Senza una supervisione diretta, i manager potrebbero non vedere appieno i processi di lavoro, valutare accuratamente il lavoro dei dipendenti e fornire un feedback tempestivo e costruttivo.

Infine, le modalità di lavoro a distanza rendono più difficile garantire che i dipendenti rispettino le scadenze e portino a termine i compiti.

Come abbiamo già detto, i lavoratori a distanza mostrano i livelli più alti di impegno, anche se questa modalità di lavoro potrebbe non essere stimolante per tutti. Secondo l'indagine del Pew Research Center, il 53% dei dipendenti remoti si sente scollegato dai colleghi, il che può portare all'isolamento e alla solitudine.

Inoltre, se i dipendenti non sono fisicamente presenti in ufficio, possono pensare che la direzione non si accorga dei loro risultati e contributi. Sentirsi non riconosciuti e non apprezzati può avere un impatto significativo sul morale e sulla motivazione dei dipendenti.

Rimanere in contatto con i colleghi e informati sugli aggiornamenti dei progetti e sulle notizie rilevanti è fondamentale sia per chi lavora in ufficio che per chi lavora da remoto. Tuttavia, il lavoro a distanza rende difficile la comunicazione a causa delle differenze di fuso orario, degli strumenti di conferenza inaffidabili, dei problemi di connessione a Internet e della mancanza di interazioni faccia a faccia.

A causa delle barriere di comunicazione, la costruzione di una cultura di squadra è un'altra sfida del lavoro a distanza. Le sfide iniziano già nelle prime fasi di inserimento di un nuovo membro del team. I nuovi dipendenti non possono avvicinarsi fisicamente al proprio mentore o ai colleghi per chiedere aiuto. Le difficoltà nelle fasi iniziali possono influire negativamente sul morale e sulla fedeltà del dipendente all'organizzazione.

Senza uno spazio fisico condiviso è difficile creare occasioni di contatto personale tra i membri del team, come feste in ufficio, compleanni e incontri casuali.

La gestione di un team remoto è un compito arduo. Con i dipendenti sparsi in luoghi e fusi orari diversi, garantire la produttività, la responsabilità e la coesione del team può essere una sfida. Suggeriamo alcune strategie collaudate per superare queste sfide e creare un team altamente performante.

Tutto inizia con un obiettivo. I dipendenti devono capire cosa ci si aspetta da loro, le loro responsabilità e gli obiettivi di rendimento. Come manager, potete organizzare dei check-in settimanali o bisettimanali per assicurarvi che tutti siano sulla stessa pagina e aggiornati sulle ultime novità e sui cambiamenti.

La tecnologia rende facile ed efficiente la gestione delle prestazioni dei team remoti. Il software di monitoraggio dei dipendenti tiene traccia delle presenze, delle ore di lavoro e dei periodi di inattività in modo automatico: il dipendente deve solo timbrare il cartellino di entrata e uscita.

Ma i programmi moderni, come CleverControl, vanno oltre il semplice rilevamento del tempo. CleverControl è un potente software di monitoraggio dei dipendenti che può aiutarvi ad affrontare le sfide della gestione dei team remoti. Raccoglie dati dettagliati sulle attività dei dipendenti e offre una visione del loro tipico flusso di lavoro. Ad esempio, la nuova funzione di CleverControl - AI Scoring - può aiutare a individuare le attività che fanno perdere tempo e le abitudini improduttive. La potente intelligenza artificiale fornisce punteggi di produttività individuali con brevi analisi personali del lavoro di ciascun dipendente. Queste informazioni sono eccellenti per rivelare le inefficienze e le aree di miglioramento.

Un manager deve notare non solo i dipendenti in difficoltà, ma anche i migliori risultati. In un ambiente remoto, è facile non accorgersi dei risultati e del lavoro eccezionale dei dipendenti. Il software di monitoraggio dei dipendenti è progettato per coprire anche questo punto cieco. I riepiloghi dettagliati delle attività e i punteggi di produttività aiutano a rivelare e a dare il giusto riconoscimento ai dipendenti che lo meritano.

Infine, gli strumenti di tracciamento aumentano anche la visibilità sul posto di lavoro, motivando i dipendenti a essere più responsabili del proprio lavoro.

Lontano dagli occhi, lontano dal cuore? Non è la strategia migliore per gestire un team remoto. Per mantenere il team motivato, responsabile e produttivo, il manager deve effettuare valutazioni delle prestazioni e fornire un feedback attuabile.

La raccolta e l'analisi dei dati sulla produttività individuale è già di per sé scoraggiante e richiede molto tempo; in ambienti remoti, diventa ancora più impegnativa a causa della mancanza di un'osservazione diretta. Il software di monitoraggio dei dipendenti è un ottimo strumento per semplificare questo processo. Fornisce dati oggettivi sulla produttività, sui modelli di attività e sul flusso di lavoro e li analizza automaticamente in pochi secondi. Questi dati sono un'ottima base per il feedback.

Per condurre revisioni efficaci delle prestazioni in un ambiente remoto, prendete in considerazione l'utilizzo di strumenti di videoconferenza per discussioni faccia a faccia, invece di e-mail e messaggi di chat. I check-in regolari e le riunioni individuali aiutano a risolvere potenziali problemi e preoccupazioni.

L'importanza della comunicazione è decuplicata nell'ambiente remoto. Riunioni regolari e programmate, come i check-in settimanali del team, possono aiutare a mantenere tutti allineati e informati. Mentre la comunicazione scritta è comoda, l'interazione faccia a faccia attraverso strumenti di videoconferenza come Zoom o Microsoft Teams può favorire relazioni più forti e una comprensione più profonda. Le videochiamate permettono di cogliere spunti non verbali, come le espressioni del viso e il linguaggio del corpo, rendendo la comunicazione più personale. In questo modo, i dipendenti dovrebbero sentirsi più legati ai loro colleghi e alla direzione.

Tuttavia, è importante bilanciare la frequenza delle riunioni e la loro utilità. Siamo onesti, le riunioni infinite di Zoom sono diventate un meme tra i lavoratori remoti. Se avete cinque riunioni al giorno, quando pensate di portare a termine i vostri compiti? La risposta potrebbe risiedere nella combinazione di comunicazione sincrona e asincrona. Strumenti asincroni come Slack o Jira possono essere utilizzati per aggiornamenti rapidi, domande e condivisione di file, riducendo la necessità di una comunicazione costante in tempo reale. La comunicazione asincrona è perfetta anche per i team distribuiti geograficamente con fusi orari diversi. In questo modo nessuno deve sacrificare il proprio sonno o il proprio tempo personale per una riunione di lavoro.

Un ambiente remoto rende i metodi di motivazione più impegnativi. Tuttavia, un manager non dovrebbe abbandonarli completamente. Uno dei metodi efficaci è dare ai dipendenti autonomia e libertà di gestire il proprio tempo. Lo scarso equilibrio tra lavoro e vita privata è una piaga del nostro tempo e la causa della scarsa soddisfazione lavorativa e del burnout. La libertà di scegliere l'orario di lavoro permette ai dipendenti di bilanciare meglio la propria vita personale e le responsabilità lavorative, con conseguente aumento della motivazione, della soddisfazione lavorativa e della produttività.

Lavorare fuori dall'ufficio non deve significare negare le opportunità di crescita professionale. Prendete in considerazione la possibilità di offrire ai dipendenti corsi e formazione a distanza personalizzati e vedrete crescere la loro motivazione e il loro impegno.

Infine, non dimenticate i riconoscimenti e i premi. Premiate pubblicamente i risultati ottenuti dai dipendenti, anche quelli più piccoli. Un semplice biglietto di ringraziamento o una carta regalo virtuale possono contribuire a risollevare il morale.

Il lavoro a distanza non significa che non si possa organizzare una pausa caffè, un quiz o un'altra attività di team-bonding. Solo che in questo caso sarà virtuale. Per esempio, servizi come CoffeePals o Mystery Coffee offrono comode piattaforme per far incontrare i dipendenti per pause caffè virtuali.

Le escape room virtuali e le sfide di trivia sono altre attività che possono avvicinare il vostro team. Nel primo caso, i dipendenti risolvono enigmi per "fuggire" da una stanza virtuale. Nelle sfide, i dipendenti si uniscono a squadre per competere in trivia su vari argomenti.

Ci sono decine di attività virtuali di team building che potete esplorare: club del libro, cacce al tesoro a casa, show and tell e persino talent show. Scegliete quelle che si adattano meglio alla personalità dei vostri team e vedrete gli effetti positivi.

La gestione di un team remoto presenta una serie di sfide uniche, ma non insormontabili. Una comunicazione chiara, l'utilizzo di software per il monitoraggio dei dipendenti e controlli regolari aiutano le organizzazioni a rivelare potenziali problemi e a trovare soluzioni tempestive. Promuovendo una solida cultura aziendale, riconoscendo e premiando i dipendenti e offrendo opportunità di crescita e sviluppo, i datori di lavoro possono creare una florida forza lavoro remota in grado di promuovere innovazione e successo.