Come abbiamo aumentato del 15% l'efficienza dei dipendenti

Un'azienda che vende ricambi per auto non era soddisfatta del lavoro del proprio ufficio acquisti. Ritardi costanti nelle consegne, articoli in rapida evoluzione che mancavano dal magazzino e rapporti deteriorati con i fornitori di lunga data erano solo alcuni dei motivi che affliggevano l'intera azienda.

Per porre rimedio alla situazione, il responsabile degli acquisti ha installato il sistema di controllo offerto da CleverControl, specializzato nel monitoraggio dei dipendenti, nel controllo delle prestazioni e nell'ottimizzazione della produttività. Dopo un'intensa attività di monitoraggio, l'azienda è stata in grado di individuare le aree che causavano l'inefficienza del reparto acquisti e ha potuto intervenire rapidamente.

Si pone quindi immediatamente la questione di come condurre la propria azienda al successo e, di conseguenza, motivare il personale. L'immagine di un leader perfetto - un supervisore e un mega pilota - può essere d'aiuto? Sì, senza dubbio. Ma è il fattore chiave del successo dell'azienda? Difficile. Quante persone di questo tipo conoscete personalmente? Nella vita reale, il punto principale è che il direttore capisca le esigenze del personale e crei la strategia corretta. Un direttore competente vede la sua missione nel sostenere i dipendenti, ma come farlo nel modo più efficiente e senza offendere nessuno?

L'intero reparto ha registrato significativi miglioramenti del flusso di lavoro, con un aumento dell'efficienza del 15%.

L'azienda è un noto rivenditore di ricambi per auto. È orgogliosa dei rapporti a lungo termine che intrattiene con i suoi fornitori e dei servizi che offre ai suoi clienti. Il successo nel settore ha permesso di ampliare l'offerta di prodotti e di aggiungere reparti per il servizio clienti e la logistica. L'azienda collabora con alcuni fornitori a lungo termine, tutti situati in posizioni strategiche e in grado di fornire prodotti di alta qualità.

Sebbene la loro attività abbia avuto successo, il reparto acquisti veniva incolpato di molti dei problemi dell'azienda. Spesso le spedizioni venivano consegnate in ritardo, il che portava a clienti insoddisfatti e a una cattiva reputazione dell'azienda. Il reparto faticava anche a gestire l'inventario. C'erano articoli in rapida evoluzione che spesso mancavano e altri che si muovevano poco o niente, con conseguenti alti tassi di restituzione e clienti insoddisfatti.

A causa di questi problemi, la direzione ha iniziato a tenere sotto controllo i dipendenti dell'ufficio acquisti. Ma, con grande sorpresa, non hanno visto alcun segno di comportamento problematico da parte dei loro dipendenti. Al contrario, la maggior parte di loro lavorava in modo apparentemente costante, nessuno mancava di disciplina formale in ufficio, nessuno era rilassato ed era sempre al lavoro.

Non riuscendo a individuare alcun problema a livello interno, la direzione ha deciso di agire e di mettere in atto un sistema di controllo per monitorare l'efficienza del reparto acquisti. L'idea alla base dell'installazione di CleverControl era quella di conoscere i modelli di lavoro dei dipendenti, il comportamento di utilizzo del sistema e altro ancora. L'azienda voleva scoprire come migliorare il flusso di lavoro degli acquisti, aumentando l'efficienza dei dipendenti e portando il reparto su un binario più produttivo.

Le soluzioni di monitoraggio dei dipendenti di CleverControl sono ricche di funzionalità di analisi e ottimizzazione delle prestazioni. In sostanza, la direzione si è avvalsa di monitoraggi dell'utilizzo di Internet, funzioni di registrazione, funzioni di controllo video e audio, monitoraggi delle attività sociali e monitoraggi delle attività di messaggistica Internet.

Tra questi, la visualizzazione dal vivo, il monitoraggio del web, la registrazione dello schermo, gli screenshot e l'attività dei programmi si sono rivelati molto utili per la direzione. Il software di monitoraggio di CleverControl ha catturato e visualizzato in tempo reale le schermate, la cronologia di navigazione web e l'attività dei programmi di ogni dipendente. Inoltre, l'applicazione di monitoraggio web ha fornito informazioni alla direzione quando l'attività web di un dipendente è cambiata. Il monitor delle attività sociali e il monitor delle attività di messaggistica si sono rivelati utili per analizzare l'uso dei social media da parte dei dipendenti mentre erano al lavoro.

Tutte le metriche (come i siti principali, il tempo trascorso sui siti, gli eventi da tastiera, ecc.) sono state elaborate tramite dashboard intuitivi, che hanno fornito i dati in una forma visualizzata facilmente comprensibile. Il management ha potuto controllare l'intero processo di monitoraggio utilizzando una console di gestione centralizzata, che ha permesso di impostare avvisi, visualizzare un registro storico della navigazione web dei dipendenti e creare piani d'azione.

Con tutte le funzionalità sopra menzionate integrate nel flusso di lavoro dell'organizzazione, la direzione è stata in grado di analizzare i propri flussi di lavoro, di classificare i diversi compiti e attività e di individuare le attività che causavano maggiori problemi. I risultati sono stati semplicemente sorprendenti. Ecco cosa ha imparato il management:

1. Metà dei dipendenti che si dedicano al gioco online - Manca la disciplina sul posto di lavoro

   Due dei quattro dipendenti dell'ufficio acquisti giocavano per lo più a poker online o ad altri giochi online; guardavano anche film durante l'orario di lavoro. Questo comportamento era in aperto contrasto con le aspettative e le richieste della direzione. Come se non bastasse, il loro lavoro stava diventando sempre più approssimativo e il loro tasso di produttività aveva toccato il fondo.

2. I colleghi diligenti e tranquilli sono stati sovraccaricati di lavoro

   I fannulloni facevano molto affidamento su colleghi diligenti e silenziosi, che lavoravano dall'inizio alla fine. Il sistema di controllo ha mostrato che questi dipendenti erano in linea per circa 11 ore al giorno e non facevano pause significative. Questo modello di lavoro suggerisce una pressione psicologica che, a lungo andare, potrebbe avere serie implicazioni per la salute.

3. Alta rotazione dei clienti: una base di clienti infelici

   Customers were becoming increasingly dissatisfied with the purchasing department's services, and much of that could be attributed to the fact that idlers often ignored urgent requests. For example, one of the employees ignored an urgent request for 12 low-selling items from a long-term customer. The idler ignored the word "URGENT" in the title of the email and only started working on the request a week later. By then, the customer had already switched suppliers, incurring substantial losses for the company.

La direzione è riuscita a condurre un'analisi approfondita delle prestazioni del reparto acquisti, a identificare le aree problematiche dei dipendenti e a correggerle. Ad esempio, i due dipendenti coinvolti nel gioco d'azzardo online sono stati sospesi per un certo periodo di tempo e sottoposti a un corso di formazione. Al contrario, i dipendenti più diligenti sono stati premiati con alcuni incentivi e bonus.

Ecco cosa ha riferito la direzione dopo aver utilizzato CleverControl:

• L'efficienza del reparto acquisti è aumentata del 15%.

• Il numero di reclami è diminuito dell'85%

• Il fatturato è aumentato del 15% rispetto a un anno fa

Il software di CleverControl è stato in grado di individuare i problemi di comportamento e di performance dei dipendenti. Questi problemi sono sempre stati presenti, ma non erano facili da individuare. Se la vostra azienda sta affrontando problemi simili, CleverControl può aiutarvi. Collegatevi con noi oggi stesso!