Come reagire a furti, inganni e oziosità dei dipendenti

In qualità di datore di lavoro, uno dei compiti principali su cui dovrete concentrarvi è quello di mantenere i vostri dipendenti produttivi e in linea. Per la maggior parte dei dipendenti svolgere i propri compiti al meglio delle proprie capacità viene relativamente naturale, ma qualcuno potrebbe sempre approfittare dell'azienda per cui lavora. Furto, inganno e ozio possono essere considerati coltelli affilati che potrebbero danneggiare la vostra azienda se non disponete delle tecniche e delle politiche giuste per affrontarli.

In questo articolo analizzeremo tre casi distinti che riguardano rispettivamente il furto, l'inganno e l'ozio. Prima di farlo, è necessario capire cosa comportano esattamente questi tre casi.

Il furto di dipendenti si riferisce ai dipendenti che rubano ai loro datori di lavoro. Esistono vari gradi di furto di dipendenti. L'appropriazione indebita è il più comunemente conosciuto e si riferisce a un dipendente che abusa delle risorse aziendali - denaro o proprietà - a lui affidate. Il furto di beni è un altro nome del furto da parte dei dipendenti, che si riferisce al furto di piccole quantità.

In generale, il furto di dipendenti rientra nella categoria della frode professionale, che consiste nell'utilizzo della propria occupazione come mezzo di arricchimento personale attraverso l'uso improprio o la cattiva allocazione delle risorse aziendali.

L'inganno dei dipendenti, che di solito rientra nelle frodi dei dipendenti, si riferisce a un dipendente che dice bugie o è ingannevole per ottenere di più dal proprio datore di lavoro. Il furto di dati, la violazione della riservatezza, la frode contabile, la corruzione e persino alcuni tipi di furto rientrano nella categoria dei raggiri dei dipendenti.

L'ozio dei dipendenti si presenta in diverse versioni e riguarda essenzialmente i dipendenti che sprecano le loro ore in attività diverse da quelle lavorative durante l'orario di lavoro. Sia che il motivo dell'ozio sia la procrastinazione, ovvero che il dipendente sia in ufficio o connesso durante l'orario di lavoro ma non porti a termine i suoi compiti, sia che si prenda più giorni di malattia o si assenti dalle riunioni senza una buona scusa, queste sono tutte ore che il dipendente avrebbe dovuto dedicare al lavoro e invece è stato assente.

Altre versioni dell'ozio possono essere viste anche in ufficio. Alcuni dipendenti possono trovare continuamente scuse sul perché non sono riusciti a portare a termine i loro compiti, a partecipare a una riunione o addirittura ad arrivare in orario. Questi dipendenti mostrano tipicamente segni di pigrizia quando si tratta del loro lavoro. Infine, alcuni trascorrono le ore di lavoro distraendosi e socializzando con tutti i colleghi, passando da una scrivania all'altra. Di solito questi dipendenti restano inattivi per molto tempo senza nemmeno rendersene conto.

Quindi, quali sono alcuni casi di studio di furto, inganno e ozio e come dovreste reagire voi, in quanto datori di lavoro?

La perdita di informazioni riservate a terzi non autorizzati può essere uno dei problemi più gravi che un'azienda deve affrontare. Quando si scopre per la prima volta che c'è stata una fuga di notizie, è necessario adottare alcune misure diverse. Queste fasi vi aiuteranno a capire meglio cosa è andato storto, oltre a fornirvi strumenti più efficaci per modificare la situazione.

Nel caso in cui un dipendente abbia accidentalmente rivelato segreti commerciali a un concorrente, la prima cosa da stabilire è come sia avvenuta la fuga di notizie. In genere, in questo caso le opzioni sono due. La prima è che il dipendente in questione non abbia seguito le politiche di sicurezza per proteggere i documenti e i dati in archivio. Questo ha portato un concorrente ad accedere ai dati della vostra azienda.

Per questo, hanno sacrificato alcuni argomenti previsti, ma sono stati molto soddisfatti del risultato.

In questo caso, anche se il dipendente ha involontariamente aiutato il vostro concorrente ad accedere ai segreti aziendali, ha comunque avuto accesso ai dati ed eseguito attività senza seguire i protocolli e le politiche in vigore nella vostra azienda. Pertanto, spetterà a voi stabilire come procedere.

In genere, in questi casi è necessaria una nuova formazione. Inoltre, dovrete assicurarvi che nessuno dei vostri dipendenti commetta gli stessi errori. La semplice limitazione dell'accesso ai dati e alle informazioni da parte dei dipendenti non sempre funziona in questi casi. Per questo motivo, spesso è meglio considerare quali modifiche specifiche sono necessarie per la formazione dei dipendenti, in modo da stabilire una maggiore fiducia all'interno dell'azienda.

Se la causa della fuga di dati non è dovuta al fatto che il dipendente non ha accidentalmente seguito le procedure corrette, ma all'assenza di politiche adeguate che avrebbero potuto evitare il verificarsi della situazione, allora l'errore non è del dipendente. In qualità di datore di lavoro, spetta a voi riconoscere la svista e iniziare a creare nuove politiche che aiutino a proteggere i vostri dati e a impedire che un evento simile si ripeta.

Tuttavia, se il modo in cui il dipendente ha condiviso involontariamente le informazioni è stato quello di condividerle con il destinatario sbagliato o con terzi che non dovrebbero avere accesso alle informazioni, dovrete esaminare nuovamente le vostre opzioni. Se il dipendente ha condiviso le informazioni con una terza parte, e in questo modo le informazioni sono finite nelle mani del vostro concorrente, si tratta comunque di una violazione della riservatezza. A seconda del settore, ciò potrebbe comportare l'immediata rescissione del contratto del dipendente o un'ulteriore formazione.

Sarà vostro compito determinare la gravità della situazione e cosa è successo esattamente per decidere se rescindere il contratto del vostro dipendente o semplicemente offrirgli una maggiore formazione. La natura della situazione vi aiuterà anche a decidere se un monitoraggio più approfondito del dipendente possa essere una buona soluzione.

Se si decide di mantenere il dipendente, potrebbe essere opportuno sottoporlo a un monitoraggio più attento per prendere le dovute precauzioni. Potete trovare maggiori informazioni sui sistemi di monitoraggio dei dipendenti e su come scegliere quello migliore qui.

Il monitoraggio con CleverControl vi fornisce molte informazioni su ciò che i vostri dipendenti fanno e su come trascorrono il loro tempo di lavoro. Se si scopre che un dipendente passa metà della sua giornata su YouTube, ci si potrebbe chiedere se si tratta di un licenziamento. Prima di decidere, è necessario determinare alcuni aspetti.

Mentre nel primo caso potrebbe essere sufficiente una discussione, poiché il dipendente sta semplicemente facendo ciò che lo aiuta a dare il meglio di sé, nel secondo caso è necessario parlare seriamente con il dipendente. Nei casi di ozio intenzionale, dovrete scoprire perché il vostro dipendente manca di entusiasmo e di etica del lavoro.

Una buona pratica sarebbe quella di metterli in prova per un certo periodo e monitorare le loro azioni in modo più approfondito. Se continuano a seguire le stesse pratiche di procrastinazione su YouTube e a non lavorare anche dopo la vostra discussione, sarebbe meglio rescindere il loro contratto.

Se i vostri dipendenti passano le ore di lavoro a cercare altri lavori, dimostrano di non essere impegnati nella vostra azienda o nel lavoro che state svolgendo. Dovete discuterne con i vostri dipendenti e informarli che queste ricerche durante l'orario di lavoro non sono consentite. Dovreste anche cercare di capire perché il dipendente è insoddisfatto e sta cercando un nuovo lavoro. Questo potrebbe aiutare la vostra azienda a modificare le proprie politiche in modo da riuscire a trattenere al meglio i talenti.

Il licenziamento per queste ricerche dipenderà in larga misura dal fatto che il dipendente porti a termine i suoi compiti in tempo. Se il vostro dipendente continua a essere diligente nel suo lavoro e sta semplicemente cercando di andare avanti o di allontanarsi dalla vostra azienda, non c'è motivo di licenziarlo. Tuttavia, stabilite delle aspettative chiare su ciò che vi aspettate da loro durante il periodo di permanenza in azienda, nonché in termini di ricerca e formazione tempestiva del loro sostituto.

Tuttavia, se quel dipendente salva anche i suoi dati di lavoro su una chiavetta, avete problemi ben più gravi da affrontare del fatto che stia cercando un altro lavoro. Il furto di dati di questo tipo rientra di solito nello spionaggio aziendale o può talvolta essere usato come una tattica di concorrenza subdola. Le informazioni che il vostro dipendente sta salvando sulla chiavetta non solo non sono protette una volta lasciata la vostra sede, ma potrebbero anche trapelare, causando danni alla vostra azienda.

Se scoprite che uno dei vostri dipendenti archivia intenzionalmente i dati di lavoro su un dispositivo di questo tipo, dovrete avviare un'indagine per capire perché lo ha fatto, quali dati ha archiviato e chi altro potrebbe avervi avuto accesso.

Nella maggior parte dei casi, questo è un motivo per la risoluzione del contratto del dipendente, in quanto ha intrapreso azioni deliberate che potrebbero danneggiare la vostra azienda e i vostri clienti se le informazioni sensibili vengono divulgate. In questi casi, la sicurezza delle informazioni deve essere la priorità assoluta.

Dovreste anche esaminare le vostre politiche esistenti per assicurarvi che ciò non accada di nuovo. Le politiche di sicurezza e di protezione delle informazioni possono essere necessarie per proteggere i dati aziendali. Anche gli accordi di non divulgazione e la tracciabilità della condivisione e del movimento di informazioni sensibili possono aiutarvi a mantenere le vostre informazioni più sicure, oltre a essere in grado di tracciare la provenienza di una violazione dei dati.

Un maggiore monitoraggio dei dati può contribuire a proteggere l'azienda. Tuttavia, questa dovrebbe essere una politica a livello aziendale e non rivolta a quell'unico dipendente che ha scelto intenzionalmente di violare la vostra riservatezza e sicurezza. Molto probabilmente dovrebbe essere licenziato perché ha tentato di rubare i dati.

Il modo in cui i dipendenti gestiscono le situazioni di furto, inganno e ozio varia sempre in base alla natura esatta della situazione. Una maggiore formazione e un maggiore monitoraggio possono essere un ottimo modo per mantenere l'azienda efficiente quando qualcosa va storto. Tuttavia, in alcuni casi la risoluzione del contratto è un passo necessario per proteggere l'azienda.