Come reagire a furti, inganni e oziosità dei dipendenti

Come datore di lavoro, uno dei tuoi compiti principali è promuovere una forza lavoro produttiva e allineata. La maggior parte dei dipendenti svolge i propri compiti al meglio delle proprie capacità, ma alcuni potrebbero approfittarsi dell'azienda. Furti, inganni e inattività possono rappresentare rischi significativi per la salute della tua azienda se non disponi delle tecniche e delle politiche adeguate per affrontarli.

In questo articolo, analizzeremo tre casi distinti, esaminando rispettivamente furto, inganno e inattività. Prima di procedere, è necessario comprendere esattamente cosa comportano questi tre reati.

Prima di esaminare come reagire, è opportuno definire queste tre categorie di cattiva condotta sul posto di lavoro.

Il furto da parte dei dipendenti si riferisce ai furti commessi dai dipendenti ai propri datori di lavoro. Esistono diversi gradi di furto da parte dei dipendenti. L'appropriazione indebita è il più comunemente noto, in quanto si riferisce a un dipendente che abusa delle risorse aziendali, denaro o proprietà, di cui è in possesso. Il furto è un'altra forma di furto da parte dei dipendenti che si riferisce a oggetti di piccole dimensioni, come forniture per ufficio, o a quantità rubate.

In genere, il furto da parte dei dipendenti rientra nella categoria delle frodi occupazionali, ovvero l'uso della propria professione come mezzo di arricchimento personale attraverso l'uso improprio o l'errata allocazione delle risorse aziendali.

L'inganno da parte dei dipendenti, che solitamente rientra nella categoria delle frodi ai danni dei dipendenti, si riferisce a un dipendente che mente o agisce in modo ingannevole per ottenere maggiori profitti dal proprio datore di lavoro. Il furto di dati, la violazione della riservatezza, la frode contabile, la corruzione e persino alcuni tipi di furto rientrano nella categoria delle frodi ai danni dei dipendenti.

L'inattività sul posto di lavoro si riferisce al continuo spreco di ore di lavoro retribuite in attività non lavorative. Non si tratta di una pausa occasionale, ma di un modello persistente che danneggia la produttività. Si manifesta sotto forma di procrastinazione cronica, eccessiva socializzazione personale, assenze ingiustificate dalle riunioni o abitudine a trovare scuse per le scadenze non rispettate. Il risultato è una parte significativa della giornata lavorativa in cui il dipendente è disimpegnato e improduttivo.

Quando si sospetta o si scopre un furto, un inganno o un'inattività cronica, una risposta reattiva ed emotiva può comportare rischi legali, un basso morale del team e risultati ingiusti. Seguite invece questo schema strutturato e basato sull'evidenza per garantire che la vostra risposta sia coerente, equa ed efficace.

Fase 1: raccogliere prove oggettive
Prima di qualsiasi conversazione o accusa, passa dal sospetto ai fatti. Utilizza i dati provenienti dai tuoi strumenti di monitoraggio (come screenshot o registri delle attività di CleverControl), dai registri degli accessi, dagli audit finanziari o dai sistemi di gestione dei progetti. Queste prove costituiscono la base imparziale dell'intero processo e rimuovono i pregiudizi personali dalla decisione iniziale.

Fase 2: condurre un'indagine approfondita e imparziale
Intervistare il dipendente in un ambiente privato, consentendogli di spiegare le sue azioni. L'obiettivo è comprenderne il contesto e l'intento. Si è trattato di un atto deliberato, di un errore negligente o del sintomo di un problema più ampio, come una formazione inadeguata o il burnout? Inoltre, parlare con eventuali testimoni rilevanti con discrezione per corroborare i fatti.

Fase 3: classificare la gravità e l'intento
Sulla base delle prove e delle indagini, categorizza l'incidente. Questo guiderà la tua risposta:

Involontario/negligente: Il dipendente ha commesso un errore dovuto a mancanza di conoscenza, formazione o attenzione, ma senza dolo. (Esempio: invio accidentale di un'e-mail riservata alla persona sbagliata).

Condotta intenzionale scorretta: Il dipendente ha consapevolmente violato la politica per comodità o guadagno personale, ma senza subire gravi danni. (Esempio: falsificazione sistematica delle schede attività).

Grave condotta scorretta/intento malevolo: Il dipendente ha commesso un atto grave e deliberato che ha danneggiato l'azienda, come furto, frode o sabotaggio di dati. Questo comportamento spesso giustifica i provvedimenti disciplinari più severi.

Fase 4: Determinare una risposta proporzionale
Adatta la tua azione alla gravità e all'intento della condotta scorretta. L'obiettivo può essere correttivo o protettivo.

Azioni correttive (per condotte intenzionali non intenzionali/negligenti o di lieve entità):

• Coaching e riqualificazione: colmare le lacune di competenze o conoscenze.
• Avvertimento verbale o scritto: documentare formalmente il problema e le aspettative di miglioramento.
• Piano di miglioramento delle prestazioni (PIP): un piano strutturato con obiettivi e tempi chiari.

Azioni di protezione (per condotta gravemente scorretta):

• Sospensione: potrebbe essere necessaria una sospensione retribuita durante un'indagine completa.
• Licenziamento: la risoluzione immediata del rapporto di lavoro per atti che violano fondamentalmente la fiducia e la politica aziendale.

Fase 5: Consultare le risorse umane e documentare tutto
Prima di prendere una decisione definitiva, consulta sempre il tuo ufficio Risorse Umane o un consulente legale. Garantiranno il rispetto delle policy aziendali e delle leggi locali sul lavoro. Durante l'intero processo, documenta meticolosamente ogni fase: le prove iniziali, gli appunti del colloquio, le conclusioni e la decisione finale. Questo crea una traccia documentale essenziale.

Aderendo a questo quadro, passerai dall'essere un giudice a un investigatore e manager professionista, proteggendo la tua azienda e garantendo ai dipendenti un processo equo.

La perdita di informazioni riservate a terzi non autorizzati può essere uno dei problemi più gravi che un'azienda deve affrontare. Quando si scopre per la prima volta che c'è stata una fuga di notizie, è necessario adottare alcune misure diverse. Queste fasi vi aiuteranno a capire meglio cosa è andato storto, oltre a fornirvi strumenti più efficaci per modificare la situazione.

Raccolta di prove

Nel caso in cui un dipendente abbia accidentalmente rivelato segreti commerciali a un concorrente, la prima cosa da stabilire è come sia avvenuta la fuga di notizie. In genere, in questo caso le opzioni sono due. La prima è che il dipendente in questione non abbia seguito le politiche di sicurezza per proteggere i documenti e i dati in archivio. Questo ha portato un concorrente ad accedere ai dati della vostra azienda.

Il secondo scenario potrebbe essere che la vostra azienda non disponga di chiare policy di gestione dei dati. Il dipendente ha condiviso le informazioni in un modo che sembrava legittimo perché non esisteva una policy chiara per impedirlo.

Indagare e classificare l'intento

Questo passaggio è fondamentale per decidere la risposta. Intervista il dipendente per capire le sue motivazioni.

• Se l'indagine conferma il primo scenario, si tratta di negligenza. Il dipendente conosceva le regole ma non le ha rispettate, commettendo una violazione involontaria.
• Se l'indagine confermasse il secondo scenario, l'errore sarebbe da attribuire all'azienda, non al dipendente. Non vi era alcun intento doloso e il dipendente non stava violando alcuna regola nota.

Determinazione di una risposta proporzionata

La tua azione deve essere proporzionale ai risultati.

Nel primo caso, sebbene il dipendente abbia involontariamente aiutato il vostro concorrente ad accedere ai segreti aziendali, ha comunque avuto accesso ai dati e ha eseguito attività senza rispettare i protocolli e le policy aziendali. Pertanto, spetterebbe a voi decidere come procedere.

In genere, in questi casi è necessaria una nuova formazione. Inoltre, dovrete assicurarvi che nessuno dei vostri dipendenti commetta gli stessi errori. La semplice limitazione dell'accesso ai dati e alle informazioni da parte dei dipendenti non sempre funziona in questi casi. Per questo motivo, spesso è meglio considerare quali modifiche specifiche sono necessarie per la formazione dei dipendenti, in modo da stabilire una maggiore fiducia all'interno dell'azienda.

Se la causa della fuga di dati non è dovuta al fatto che il dipendente non ha accidentalmente seguito le procedure corrette, ma all'assenza di politiche adeguate che avrebbero potuto evitare il verificarsi della situazione, allora l'errore non è del dipendente. In qualità di datore di lavoro, spetta a voi riconoscere la svista e iniziare a creare nuove politiche che aiutino a proteggere i vostri dati e a impedire che un evento simile si ripeta.

Se la fuga di notizie si è verificata perché il dipendente ha condiviso informazioni con il destinatario sbagliato, anche involontariamente, si tratta comunque di una violazione della riservatezza derivante da negligenza. La risposta dovrebbe essere commisurata alla gravità della negligenza: si è trattato di un singolo errore di disattenzione o di una disattenzione ricorrente? Questo determinerà se la situazione richiede ulteriore formazione o provvedimenti disciplinari più severi, incluso il potenziale licenziamento.

Spetterà a voi valutare la gravità della situazione e cosa è successo esattamente per decidere se rescindere il contratto dei vostri dipendenti o semplicemente offrire loro ulteriore formazione.

Se decidi di trattenere il dipendente, potresti prendere in considerazione l'implementazione di un software di monitoraggio dei dipendenti per prendere precauzioni. Puoi trovare maggiori informazioni sui sistemi di monitoraggio dei dipendenti e su come scegliere il migliore. qui.

Il monitoraggio con CleverControl ti offre una panoramica completa su cosa fanno i tuoi dipendenti e su come impiegano il loro tempo lavorativo. Se scopri che un dipendente ha trascorso metà della giornata su YouTube, potresti chiederti se questo sia un motivo valido per licenziarlo. Bene, prima di decidere, ecco alcuni aspetti che dovrai valutare.

Raccolta di prove
I dati di monitoraggio sono il punto di partenza. Utilizza i report di CleverControl per determinare:

• Gli orari specifici della giornata in cui si verifica questo comportamento fuori dal compito.
• Che si tratti di uno schema giornaliero o di un collegamento a giorni/progetti specifici.
• Se il dipendente continua a rispettare le scadenze principali nonostante le distrazioni.

Indagare e classificare l'intento

This situation is rarely black and white. A discussion with the employee is essential to understand the why behind the behavior. The intent typically falls into one of two categories:

Involontario / Sintomo di un problema più grande: Il dipendente potrebbe usare YouTube come sottofondo, avere difficoltà di concentrazione a causa del burnout, o aver completato i compiti assegnati e non averne di nuovi. Potrebbe non rendersi conto della quantità di tempo impiegato.

Condotta intenzionale scorretta: The employee is consciously disengaged, understands this violates company policy, and is making a deliberate choice to avoid work.

Determining a proportional response

Your action should be based on the root cause identified in your investigation.

Se la causa è involontaria (ad esempio, burnout, compiti poco chiari, mancanza di stimoli), una buona pratica è quella di parlare seriamente con il dipendente per scoprire perché manca di entusiasmo. Potrebbe essere necessario riesaminare i suoi compiti, il carico di lavoro e l'interesse per il suo lavoro. La risposta dovrebbe essere di supporto e correttiva:

• Coaching: discutere le strategie di gestione del tempo e l'importanza di un lavoro mirato.
• Ristrutturazione del carico di lavoro: chiarire le priorità, assegnare incarichi più impegnativi o risolvere problemi di flusso di lavoro.
• Definire aspettative chiare: ribadire la politica aziendale sull'uso personale di Internet.

In caso di inattività intenzionale, è necessario un dialogo serio. Una buona pratica sarebbe quella di sottoporre i soggetti a un periodo di prova e di monitorarne più approfonditamente le azioni. La risposta diventa più formale e disciplinare:

• Avvertimento formale: inviare un avvertimento verbale o scritto che delinei la violazione documentata della policy.
• Piano di miglioramento delle prestazioni (PIP): implementare un PIP con obiettivi chiari e misurabili per la produttività e una tempistica rigorosa per il miglioramento.
• Monitoraggio continuo: utilizzare CleverControl per monitorare oggettivamente i progressi rispetto agli obiettivi PIP.

La decisione di licenziare un dipendente per questo motivo non dovrebbe basarsi solo sull'attività su YouTube, ma anche sulla sua risposta al tuo intervento. Se, dopo il colloquio e un periodo di prova, il dipendente continua a procrastinare e non riesce a soddisfare gli standard concordati, il licenziamento potrebbe essere la misura necessaria per proteggere la produttività complessiva del tuo team. Se mostra miglioramenti, hai salvato con successo un dipendente potenzialmente prezioso.

Il monitoraggio con CleverControl può rivelare altre attività preoccupanti, come la copia dei dati di lavoro su un'unità flash da parte di un dipendente e la navigazione sui siti di lavoro durante l'orario di lavoro. Queste due azioni devono essere affrontate separatamente, poiché rappresentano livelli di gravità diversi.

Raccolta di prove

I dati di monitoraggio (visite a siti di lavoro come LinkedIn, Indeed, ecc., durante l'orario di lavoro e l'uso di un'unità USB rimovibile per copiare e salvare i file di lavoro) sono già una prova per agire.

Indagare e classificare l'intento

Ciò richiede un'indagine attenta per comprendere le motivazioni che spingono il dipendente a compiere ogni azione.

Se il tuo dipendente trascorre le sue ore lavorative alla ricerca di un altro impiego, ciò dimostra che non è impegnato con la tua azienda o con il lavoro che svolgi. Dovresti parlarne con il tuo dipendente e cercare di capire perché è insoddisfatto e sta cercando un nuovo lavoro. Questo potrebbe potenzialmente aiutare la tua azienda a modificare le sue politiche in modo da poter trattenere al meglio i talenti.

Sebbene poco professionale, la ricerca di un lavoro è in genere un atto di disimpegno, non di malizia. L'intento è spesso quello di lasciare l'azienda, non di danneggiarla.

Tuttavia, se quel dipendente salva anche i propri dati di lavoro su una chiavetta USB, i problemi da affrontare sono ben più gravi del semplice fatto che stia cercando un altro lavoro. Furti di dati di questo tipo rientrano solitamente nello spionaggio aziendale o possono talvolta essere utilizzati come una subdola tattica concorrenziale. Le informazioni che il dipendente salva sulla chiavetta USB non solo non sono protette una volta uscite dai vostri locali, ma potrebbero anche essere divulgate, con conseguenti danni alla vostra azienda.

Si tratta di un atto deliberato che viola i protocolli di sicurezza dei dati. L'intento potrebbe essere quello di fornire informazioni riservate a un concorrente, di detenerle come strumento di leva finanziaria o per altri scopi non autorizzati. Si tratta di un atto grave con potenziale intento doloso.

Determinazione di una risposta proporzionata

Le due attività richiedono una risposta combinata, ma distinta.

Per quanto riguarda la ricerca di lavoro, dovresti discuterne con il tuo dipendente e informarlo che queste ricerche durante l'orario di lavoro non sono consentite. Il licenziamento per queste ricerche dipenderà in gran parte dal completamento puntuale dei compiti. Se il tuo dipendente continua a essere diligente nel suo lavoro e desidera semplicemente lasciare l'azienda o proseguire il suo percorso professionale, non c'è motivo per licenziarlo. Tuttavia, stabilisci chiaramente le aspettative su ciò che ti aspetti da lui durante il suo periodo in ufficio, nonché in termini di ricerca e formazione tempestiva del suo sostituto.

Un altro problema è la violazione della sicurezza dei dati. Si tratta di una grave violazione. Se scopri che uno dei tuoi dipendenti archivia intenzionalmente dati di lavoro su un dispositivo del genere, dovrai avviare un'indagine per capire perché lo ha fatto, quali dati ha archiviato e chi altro potrebbe avervi avuto accesso.

Nella maggior parte dei casi, questo costituisce motivo di risoluzione del contratto del dipendente, poiché ha adottato deliberatamente misure che potrebbero danneggiare la tua attività e i tuoi clienti in caso di fuga di informazioni sensibili. In questi casi, proteggere le informazioni dovrebbe essere la tua massima priorità.

Dovreste anche esaminare le vostre politiche esistenti per assicurarvi che ciò non accada di nuovo. Le politiche di sicurezza e di protezione delle informazioni possono essere necessarie per proteggere i dati aziendali. Anche gli accordi di non divulgazione e la tracciabilità della condivisione e del movimento di informazioni sensibili possono aiutarvi a mantenere le vostre informazioni più sicure, oltre a essere in grado di tracciare la provenienza di una violazione dei dati.

Un maggiore monitoraggio dei dati può contribuire a proteggere l'azienda. Tuttavia, questa dovrebbe essere una politica a livello aziendale e non rivolta a quell'unico dipendente che ha scelto intenzionalmente di violare la vostra riservatezza e sicurezza. Molto probabilmente dovrebbe essere licenziato perché ha tentato di rubare i dati.

Gestire furti, inganni e problemi cronici di produttività è uno degli aspetti più impegnativi della gestione aziendale. Un approccio coerente, basato sull'evidenza e personalizzato per ogni situazione specifica, è essenziale e rappresenta la migliore difesa. Passando dal sospetto all'indagine e adattando la risposta all'intento specifico e alla gravità della condotta scorretta, si protegge l'azienda garantendo al contempo l'equità. In definitiva, questo quadro strutturato consente di prendere decisioni difficili con sicurezza, indipendentemente dal fatto che il percorso porti a una formazione correttiva o a un licenziamento necessario.

La strategia più efficace, tuttavia, è quella proattiva. Politiche chiare, formazione regolare, una cultura aziendale positiva e l'uso intelligente di strumenti di monitoraggio per identificare e supportare i dipendenti in difficoltà, non solo per punirli, contribuiranno a creare un ambiente di lavoro più sicuro, trasparente e produttivo per tutti.