Come monitorare le e-mail dei dipendenti - Guida a Outlook e Gmail (ex G Suite)

Le e-mail sono uno strumento importante per la comunicazione e la collaborazione e contengono una grande quantità di dati aziendali riservati. Con la persistente popolarità delle e-mail nello sviluppo del business, è aumentata l'urgenza di proteggere i dati sensibili. Questa crescente preoccupazione ha contribuito alla creazione di software di monitoraggio dei dipendenti con lo scopo di tracciare l'utilizzo della posta elettronica sia in Outlook che in Gmail (ex suite G). La presente guida illustra i dati di fatto relativi al monitoraggio delle e-mail dei dipendenti: strumenti, considerazioni legali, punti di vista dei datori di lavoro e dei dipendenti, ecc.

Monitorare la posta elettronica dei dipendenti in modo trasparente è essenziale per promuovere un ambiente aziendale ecologico, confortevole ed efficace. Quando i dipendenti capiscono le ragioni dell'uso del software di monitoraggio, si sentono rispettati e questo, a sua volta, crea fiducia nello staff esecutivo. Questa strategia non solo aumenta il tasso di soddisfazione dei dipendenti, ma contribuisce anche a una maggiore produttività, a una migliore collaborazione e alla sicurezza dei dati sensibili, portando a un'attività più redditizia.

Abbiamo raccolto alcuni consigli per costruire relazioni trasparenti con il vostro team. Sentitevi liberi di usarli per raggiungere gli obiettivi prefissati:

• sviluppare politiche chiare
• ottenere il consenso dei dipendenti
• spiegare lo scopo del monitoraggio
• limitare il monitoraggio alle comunicazioni relative al lavoro
• utilizzare gli strumenti di monitoraggio in modo responsabile
• aggiornare regolarmente i dipendenti
• garantire la conformità ai requisiti legali
• monitorare e rivedere l'efficacia della politica

Esistono diverse opzioni che aiutano a monitorare i messaggi di posta elettronica di Outlook. La prima consiste nell'utilizzare le funzioni integrate di Outlook. Utilizzate il tracciamento dei messaggi per monitorare la consegna delle e-mail, le ricevute di lettura e lo stato delle e-mail inviate, ottenendo registri con le e-mail in entrata e in uscita.

Insieme alle registrazioni delle e-mail in entrata e in uscita, questo strumento può essere utilizzato per la verifica della casella di posta elettronica. La sua funzione principale è quella di tenere traccia di azioni quali l'invio, l'eliminazione e l'accesso da parte di altri. Se si utilizza Microsoft Exchange, è possibile abilitare l'auditing delle caselle di posta attraverso l'Exchange Admin Center.

Tuttavia, l'utilizzo di Microsoft 365 Compliance Center è progettato per un monitoraggio più avanzato. Funzionalità come i criteri di Data Loss Prevention (DLP) aiutano a monitorare e prevenire la condivisione di informazioni sensibili via e-mail.

In molti casi, gli strumenti integrati non rispondono alle richieste. I datori di lavoro iniziano a cercare software aggiuntivi per raggiungere gli obiettivi prefissati. Una lunga ricerca ha permesso di trovare e implementare strumenti di terze parti. software di monitoraggio dei dipendenti che si integra efficacemente con Outlook. Questo strumento può fornire avvisi di parole chiave, tracciare gli allegati e analizzare i modelli di comunicazione e-mail.

Il software di monitoraggio dei dipendenti si è già guadagnato una solida reputazione grazie alle diverse opzioni utilizzate per monitorare la produttività di ogni dipendente. Tra le funzioni disponibili vi sono: monitoraggio delle e-mail, tracciamento delle app, screenshot, attività complessiva del sito web, ecc.

Gli uomini d'affari sono disposti a utilizzare qualsiasi mezzo disponibile per proteggere i dati sensibili e le idee commerciali innovative. Per lo più prendono in considerazione l'implementazione di qualsiasi opzione disponibile, a volte anche utilizzando Implementare la prevenzione della perdita di dati (DLP) strumenti. Tali strumenti monitorano automaticamente le e-mail in uscita alla ricerca di dati sensibili, come informazioni finanziarie o proprietà intellettuale, e bloccano o segnalano le e-mail inappropriate.

G Suite è ora nota come Google Workplace, in particolare Gmail. Sondaggio condotto da WifiTalents mostra statistiche incredibili:

• Il 60% delle piccole imprese utilizza Gmail come provider di posta elettronica principale
• Il 70% delle aziende utilizza Gmail o G Suite per i propri servizi di posta elettronica

Alla luce di queste statistiche impressionanti, è importante affrontare due domande chiave sul monitoraggio di Gmail:

1. come utilizzare gli strumenti integrati nel monitoraggio delle e-mail
2. come monitorare la posta elettronica dei dipendenti g suite con risorse aggiuntive

Rispondiamo a queste domande una per una e scopriamo se state sfruttando al massimo il potenziale degli strumenti integrati di Gmail per il monitoraggio delle e-mail.

Potreste iniziare a chiedervi quali siano le opzioni integrate utilizzabili nel vostro caso specifico. Vediamo la risposta. Google stessa consiglia di utilizzare la console di amministrazione dello spazio di lavoro di Google. Questa console offre le seguenti opzioni:

Continuando a seguire le raccomandazioni di Google, attivate Gmail Retention e eDiscovery. Iniziate con la prima nozione: la conservazione. Utilizzate Google Vault per la conservazione, l'archiviazione e l'eDiscovery delle e-mail. Vault consente di conservare le e-mail per un periodo specifico, anche dopo che sono state eliminate dagli utenti, il che è essenziale per la conformità legale e le indagini interne.

Insieme a Google Vault per la conservazione, consente all'eDiscovery di cercare ed esportare le e-mail durante le indagini o gli audit. Ciò garantisce l'accesso a tutte le comunicazioni rilevanti.

Sebbene gli strumenti interni siano funzionali, la questione critica rimane: sono sufficienti per un monitoraggio completo delle e-mail? Considerati i limiti di un'unica soluzione, gli strumenti esterni offrono un'ampia gamma di funzionalità progettate per soddisfare diverse esigenze di monitoraggio.

Inoltre, garantisce alla vostra azienda un'ampia gamma di soluzioni di monitoraggio, tra cui la registrazione della webcam, la registrazione degli screenshot, le attività sui social network e il riconoscimento dei volti. Una delle caratteristiche più interessanti per molte aziende è l'integrazione dell'intelligenza artificiale. Potrete ottenere statistiche registrate dall'intelligenza artificiale sulla produttività dei dipendenti.

In conclusione, le risposte a entrambe le domande contribuiscono ancora alle discussioni, ma è evidente che non esiste un'unica soluzione. Utilizzate qualsiasi opzione per salvaguardare la vostra azienda, la credibilità dei dipendenti e la produttività.

Monitorare la posta elettronica dei dipendenti non è solo una questione di supervisione; è uno strumento strategico che migliora la sicurezza, la produttività e la conformità. Ecco i cinque motivi più importanti per implementarlo:

La posta elettronica è un canale primario per le informazioni sensibili. Il monitoraggio consente di rilevare e bloccare le email contenenti dati riservati, come report finanziari, elenchi di clienti o prodotti, impedendone l'invio ad account personali o esterni non autorizzati. Questo approccio proattivo rappresenta la prima linea di difesa contro le violazioni dei dati, sia intenzionali che accidentali.

Basta un singolo clic su un link in un'email di phishing abilmente camuffata per compromettere l'intera rete. Monitorando indirizzi di mittenti, link e allegati sospetti, è possibile identificare potenziali attacchi di phishing o account compromessi prima che causino danni, consentendo al team IT di reagire immediatamente.

Mantenere elevati standard di professionalità e conformità assicurando che tutte le comunicazioni esterne siano appropriate e in linea con il brand. Il monitoraggio aiuta a far rispettare le policy aziendali, impedisce l'invio di contenuti offensivi o non professionali e fornisce una traccia di controllo per i settori regolamentati che devono archiviare e rivedere le comunicazioni.

Analizza il flusso di posta elettronica per comprendere i modelli di comunicazione interna ed esterna. Le richieste dei clienti rimangono senza risposta per troppo tempo? I team interni hanno difficoltà a gestire tempi di risposta lenti? Il monitoraggio delle email fornisce i dati per identificare questi colli di bottiglia, aiutandoti a ottimizzare i flussi di lavoro e migliorare l'efficienza operativa complessiva.

In caso di conflitti interni o problemi di risorse umane, l'e-mail fornisce una registrazione oggettiva degli eventi. Il monitoraggio (con il consenso legale) crea un registro verificabile delle comunicazioni, essenziale per condurre indagini eque e accurate su controversie, denunce di molestie o violazioni delle policy.

Prima di installare un software di questo tipo, ogni datore di lavoro dovrebbe riflettere adeguatamente sulla legittimità della pratica di monitoraggio. Ogni Paese ha le proprie normative introdotte per disciplinare questa nicchia. I casi più importanti dimostrano che molti Paesi consentono l'applicazione di software di monitoraggio, ma con una nota: i dipendenti devono sapere che questa pratica viene applicata.

Ricordate di rispettare i diritti dei dipendenti alla privacy delle informazioni personali. Il personale esecutivo ha il permesso legale di monitorare solo gli aspetti della vita legati al lavoro. Quindi, nessuno deve oltrepassare i limiti: se un dipendente è consapevole di questa prassi, è più probabile che si senta rispettato, il che può portare a un aumento della motivazione e della produttività.

Quando si implementa il monitoraggio dei dipendenti, è necessario considerare l'impatto sulla cultura del luogo di lavoro e scegliere strumenti in linea con le proprie esigenze specifiche, garantendo al contempo la sicurezza dei dati. Bilanciate il controllo con l'autonomia dei dipendenti per sostenere la fiducia e il morale. Rivedete e aggiornate regolarmente le vostre pratiche per rimanere conformi e trasparenti. La formazione legale ed etica dei dirigenti e una comunicazione chiara ai dipendenti contribuiranno a promuovere un ambiente di lavoro rispettoso e produttivo.

Proteggere la posta elettronica aziendale è essenziale nel mondo del lavoro odierno. Mentre Outlook e Gmail offrono un monitoraggio di base, software dedicati come CleverControl offrono una sicurezza più approfondita, una prevenzione proattiva delle perdite di dati e preziose informazioni sulla produttività.

Per avere successo è necessario un approccio trasparente: stabilire politiche chiare, ottenere il consenso dei dipendenti e utilizzare i dati per supportare il team, non per punirlo.

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