Come rendere il monitoraggio meno stressante per i dipendenti
Il 30 maggio 2023, il Guardian ha pubblicato un articolo articolo citing how employees feel stressed at work due to the presence of employee monitoring solutions that regularly scrutinise their workflows. "Tracking doesn't allow for thinking time or stepping away and coming back to work – it's very intense," said one of the sources quoted in the piece. The article then went on to mention some employee monitoring tools (including CleverControl) and correlated them with the growing presence of stress among employees.
Naturalmente, ignorare del tutto gli effetti del monitoraggio dei dipendenti sui lavoratori sarebbe poco onesto, ed è per questo motivo che abbiamo deciso di scavare nelle profondità del settore del monitoraggio dei dipendenti per comprendere meglio le influenze e le pressioni esercitate dalle funzioni di monitoraggio nelle aziende. In qualità di fornitori pionieri di soluzioni di monitoraggio dei dipendenti, sappiamo che la sorveglianza costante di flussi di lavoro granulari non è esattamente il modo migliore per creare un ambiente di lavoro sano.
Di sicuro, gli strumenti di monitoraggio dei dipendenti sono un ingranaggio fondamentale sul posto di lavoro in questo momento. Quasi tutte le persone che conosciamo si affidano a una qualche soluzione di monitoraggio dei dipendenti e, come abbiamo sottolineato nei nostri precedenti articoli, tale affidamento ha portato anche a un aumento della produttività dei dipendenti. Leggete i nostri articolo su come CleverControl ha aiutato le aziende ad aumentare la produttività dei dipendenti di oltre il 5% durante la sperimentazione della settimana lavorativa di 4 giorni.
Ai fini di questo articolo, tuttavia, vogliamo sottolineare l'effetto psicologico della sorveglianza costante e come le aziende possano effettivamente sfruttare le soluzioni di sorveglianza per creare un ambiente di lavoro più produttivo e sano.
Cosa rende il monitoraggio una manovra stressante?
Per citarne alcuni, i seguenti sono forse i fattori psicologici più comuni associati ai sistemi di monitoraggio che sono noti come causa di stress:
Sensazione di essere osservati in continuazione - impossibilità di sfogarsi
Competizione tra i dipendenti basata sul monitoraggio dei risultati piuttosto che sulle prestazioni
Paura di intrusioni non necessarie, ad esempio che i datori di lavoro entrino nello spazio personale.
Orari e livelli di produttività diversi
Sentimento di sfiducia e di mancanza di rispetto, che porta a una mancanza di responsabilità e di impegno nel lavoro
L'inutile pressione associata alla fretta del lavoro, che introduce la paura di commettere errori o di non rispettare le scadenze, soprattutto quando si è costantemente monitorati
Questi problemi sono noti per far sentire i dipendenti stressati e insoddisfatti dell'ambiente di lavoro, ed è comprensibile che sia così. Dopotutto, chi vorrebbe essere costantemente sotto l'occhio di colleghi e superiori, sentendosi immeritevole di tale controllo?
Ma questi problemi derivano davvero dall'uso degli strumenti di monitoraggio? Oppure si tratta di qualcosa di più profondo, che può essere affrontato implementando un approccio sano al monitoraggio?
La risposta a questa domanda riguarda "chi" utilizza lo strumento e "come" lo fa. In effetti, tutti i fattori sopra citati indicano che i dipendenti non temono necessariamente l'uso dello strumento di monitoraggio, ma temono la portata del suo utilizzo e la possibilità che i dati di monitoraggio vengano usati contro di loro senza un'adeguata considerazione. Questo è sicuramente un aspetto di cui le aziende devono preoccuparsi.
Cosa possono fare le organizzazioni per rendere il monitoraggio meno stressante per i dipendenti?
Cuing back to the Guardian article, a source says, "If I'm on a Zoom call that counts as 0% [activity], even though I'm in a meeting." This perfectly sums up the problem. Monitoring tools may be used effectively to gauge the working bandwidth of employees or to find new ways to boost employee productivity. However, using them in a way that discounts productivity and is detrimental to employee well-being is not something that bodes well for the organisation.
A tal fine, ecco alcune misure immediate che le aziende possono adottare per affrontare il problema:
Stabilire obiettivi di produttività raggiungibili
Gli esseri umani non possono essere sempre produttivi; devono avere il tempo di riflettere, rilassarsi e occuparsi. Altrimenti, rischiano il burnout. Nel fissare gli obiettivi di produttività, bisogna considerare le pause e la riflessione sull'attività lavorativa. Inoltre, quando si analizzano i dati di monitoraggio, bisogna tenere conto delle caratteristiche specifiche della forza lavoro. Alcune persone preferiscono mappare i loro pensieri su carta piuttosto che su un computer; il programma potrebbe considerare questo tempo come inattivo.
Stabilire un contesto chiaro
I datori di lavoro devono essere trasparenti sul motivo per cui viene effettuato il monitoraggio e su come questo possa aiutare l'azienda e i suoi lavoratori. È importante stabilire norme e regolamenti chiari che specifichino cosa viene monitorato, come verranno utilizzate le informazioni e cosa ci si aspetta dai dipendenti in termini di privacy.
Stabilire la fiducia
Creare fiducia è fondamentale. I datori di lavoro devono tenere presente che il monitoraggio non consiste nel controllare o mettere in dubbio le competenze dei lavoratori, ma piuttosto nel migliorare la produttività, aumentare la sicurezza e garantire la conformità. Dimostrare fiducia nelle capacità e nell'etica lavorativa dei dipendenti può alleviare lo stress.
Stabilire politiche e obiettivi di monitoraggio chiari
Sviluppare politiche di monitoraggio ben definite e facilmente accessibili che delineino lo scopo, la portata e i limiti delle attività di monitoraggio. I dipendenti devono avere una chiara comprensione di ciò che verrà monitorato e di come si allinea con gli obiettivi organizzativi.
Ogni dipendente deve inoltre conoscere il proprio obiettivo di produttività e le tolleranze (scostamenti consentiti). I dipendenti devono essere informati che i dati sulla loro produttività non sono accessibili al pubblico e vengono utilizzati solo nel contesto della gestione delle prestazioni.
L'idea di fondo dovrebbe essere quella di informare i dipendenti sul tipo di sistema di monitoraggio in atto e sul perché. Infatti, per ridurre il nervosismo, iniziate a monitorare i vostri dipendenti gradualmente.
Far coesistere privacy e responsabilità
Cercate di trovare un equilibrio tra la protezione della privacy dei dipendenti e la garanzia che siano ritenuti responsabili. È necessario utilizzare strategie di monitoraggio minimamente invasive, concentrandosi sulle attività legate al lavoro. È necessario evitare un monitoraggio eccessivo che vada al di là di quanto richiesto per autentiche ragioni di lavoro, cosa che CleverControl consente di fare senza problemi.
Ad esempio, sorveglianza con webcam e le funzioni di registrazione audio sono opzionali e non sono attivate di default. Per motivi di sicurezza, potrebbero essere necessarie per alcune aziende o funzioni lavorative, come le piattaforme di insegnamento online, ma se il datore di lavoro non ne ha bisogno o le ritiene invasive, potrebbe semplicemente lasciarle disattivate.
Applicare feedback e riconoscimenti regolari
Instaurare una cultura del feedback costruttivo e del riconoscimento. Utilizzate i dati del monitoraggio per aiutare i dipendenti a migliorare, non per punirli e spiarli. Comunicate regolarmente con i dipendenti le loro prestazioni, i loro progressi e i loro risultati. Il riconoscimento dei loro sforzi può contribuire ad alleviare lo stress legato al monitoraggio e a creare un ambiente di lavoro positivo.
Salvaguardia dei dati e della privacy
Adottate misure per salvaguardare la privacy e i dati dei vostri dipendenti. Assicuratevi che i dati ottenuti siano conservati in modo sicuro (sia nei sistemi on-premise che in quelli cloud), che siano accessibili solo alle persone autorizzate e che siano utilizzati solo per lo scopo previsto, adottando solide misure di sicurezza. Comunicare chiaramente le misure di protezione dei dati in atto per rassicurare i dipendenti.
Disporre di un organo di ricorso
Assicuratevi che i dipendenti abbiano sempre un interlocutore per i loro problemi relativi ai sistemi di monitoraggio. A tal fine, è necessario prevedere un aiuto umano per affrontare i problemi che vengono introdotti e trascurati dai sistemi di monitoraggio. Il comfort e il benessere dei dipendenti sono importanti quanto la loro produttività e, come tali, devono avere la priorità. I datori di lavoro non devono solo dare per scontato che i loro dipendenti siano a conoscenza del sistema di monitoraggio e che acconsentano al suo utilizzo.
Andare piano
Avere una visione chiara dei dettagli della produttività può essere abbastanza allettante da indurre a prenderli rapidamente in considerazione durante le valutazioni. Tuttavia, è consigliabile che le aziende introducano gradualmente gli strumenti di monitoraggio, tenendo sempre presente ciò a cui i dipendenti sono abituati per quanto riguarda il loro lavoro e cosa significa per loro. L'idea dovrebbe essere quella di creare un cambiamento di mentalità positivo che faccia sentire i dipendenti più a loro agio.
Rispettare i limiti
Lo spazio personale dei dipendenti e le ore libere dal lavoro devono essere rispettati. Evitate quindi le pratiche di sorveglianza invasiva che si intromettono nella vita privata dei lavoratori al di fuori del lavoro. Questo aspetto è particolarmente critico perché può provocare stress psicologico, che può portare a un aumento della rotazione dei dipendenti e aprire la strada a problemi come le dimissioni silenziose.
Quindi, cosa c'è dopo?
Il monitoraggio dei dipendenti è una pratica ricorrente, quindi è fondamentale avere uno scopo ben definito e continuare a sottolineare il benessere dei dipendenti. Se il monitoraggio è fatto in modo ponderato e con la dovuta attenzione ai punti dolenti a cui i dipendenti sono sensibili, porterà a risultati positivi.
State pensando di istituire una funzione di monitoraggio? Possiamo aiutarvi a scoprire come renderla più utile nel contesto della vostra azienda, nel rispetto della privacy dei dipendenti. Contattateci oggi stesso!