Colti sul fatto: Come individuare il furto di tempo sul posto di lavoro
Sapete che le aziende degli Stati Uniti perdono miliardi di dollari a causa dei dipendenti che rubano tempo all'azienda? Molti dipendenti commettono furti di tempo sul posto di lavoro, intenzionalmente o meno. I dipendenti tendono a essere distratti da diversi fattori, come i dispositivi tecnologici e i colleghi.
Le statistiche evidenziano che i dipendenti disimpegnati costano alle aziende un'incredibile 7.800 miliardi di dollari in perdita di produttività ogni anno. Il monitoraggio dei dipendenti è diventato più che mai fondamentale per una migliore gestione dei flussi di lavoro sul posto di lavoro.
Un recente rapporto di Clockify rivela che il 37% dei dipendenti dichiara di essere distratto dai social media e il 41% ritiene di essere distratto dalla navigazione in Internet durante l'orario di lavoro. Questa distrazione può avere un impatto significativo sulla produttività dei dipendenti, con conseguente riduzione dei ricavi aziendali.
Una combinazione di un software di monitoraggio dei dipendenti adeguato e l'applicazione di nuvole di monitoraggio del tempo possono aiutare i datori di lavoro a ridurre queste spese costose monitorando le attività dei loro dipendenti.
Diversi modi in cui i dipendenti rubano il tempo all'azienda
Ecco alcuni modi comuni in cui i dipendenti possono rubare tempo alla vostra azienda:
Dormire sul lavoro
L'Ufficio del Lavoro degli Stati Uniti evidenzia che i dipendenti a tempo pieno nel Paese tendono a lavorare 8,5 ore al giorno. Tra questi lunghi orari di lavoro e altre responsabilità, la maggior parte dei dipendenti può addormentarsi, a volte senza rendersene conto.
Distrazioni da Internet
La tecnologia può essere uno dei fattori di distrazione più importanti, soprattutto sul posto di lavoro. Se mettete a disposizione dei vostri dipendenti dei computer di lavoro, è possibile che ne abusino. Tendono ad andare oltre l'uso autorizzato, facendo acquisti online, leggendo le notizie, guardando Netflix, gestendo affari personali o navigando sui social media.
Pausa pranzo prolungata
Le pause pranzo lunghe e non programmate sono le principali forme di furto di tempo da parte dei dipendenti. Possono includere anche le pause per fumare, che possono influire drasticamente sulla produttività dei vostri dipendenti.
Punzonatura del compagno
Secondo l'American Payroll Association, il buddy punching è la forma più comune di furto di tempo aziendale da parte dei dipendenti, che costa ai datori di lavoro $373 milioni di euro all'anno. Questo approccio viene utilizzato dai dipendenti per dichiarare di aver lavorato ore in cui non erano presenti in modo fraudolento.
Un altro rapporto evidenzia che 16% dei lavoratori statunitensi di età superiore ai 18 anni ha ammesso di aver partecipato a frodi con le timbrature e al "buddy punching".
Prevenire il furto di tempo sul posto di lavoro con CleverControl
Il proprietario di un'agenzia di design di Miami ha contattato CleverControl nel 2022. Il nostro cliente aveva il sospetto che i suoi dipendenti non fossero così produttivi come dicevano. Ha deciso di iniziare a monitorare le attività dei suoi collaboratori.
Il titolare dell'azienda non aveva uno specialista IT nel suo team. Voleva installare nella sua agenzia un software di monitoraggio dei dipendenti facile da usare e semplice, in modo da poterlo utilizzare e monitorare le attività dei suoi dipendenti senza assumere uno specialista IT.
Ha cercato un software di monitoraggio dei dipendenti facile da usare e ha scelto CleverControl. Questa soluzione offre tutte le funzionalità richieste con un'interfaccia facile da usare.
Il proprietario ha installato CleverControl su tutti i computer del posto di lavoro per monitorare tutto ciò che i suoi dipendenti fanno durante l'orario di lavoro.
Ha scoperto che una delle sue web designer trascorreva la maggior parte del tempo in ufficio lavorando su commissioni private o visitando diversi siti di shopping online.
Queste attività non legate al lavoro del dipendente non sono passate inosservate con CleverControl.
I seguenti registri di CleverControl hanno aiutato il nostro cliente a scoprire come il suo dipendente rubava tempo all'azienda:
Siti web visitati
La sezione dei siti web visitati del registro di CleverControl conteneva numerose visite giornaliere ad Amazon, Shein, Macy's, Etsy e altri siti web di shopping.
Riepilogo attività
Il riepilogo delle attività ha evidenziato che la categoria shopping rientra nella top 3 dei siti visitati dal dipendente.
Screenshot
CleverControl ha raccolto molte schermate che riprendono il dipendente mentre visita diversi siti di shopping online e piattaforme di social media.
Attività sui social media
CleverControl ha inoltre rilevato diversi casi in cui una dipendente ha discusso i dettagli del suo progetto con il suo cliente privato su WhatsApp. Oltre a dedicare tempo alle sue commissioni, la dipendente trascorreva molto tempo a chattare con potenziali appuntamenti e amici su Facebook. Il riepilogo delle attività di CleverControl ha rivelato che la designer trascorreva circa 1,5 ore al giorno sui social media, chattando con gli amici.
Attività dell'utente
Il registro delle attività degli utenti di CleverControl mostrava che il dipendente arrivava al lavoro con notevole ritardo, senza che il responsabile se ne accorgesse. Nell'ufficio del nostro cliente, il computer del datore di lavoro è stato acceso alle 10:00 e alle 10:19 in occasioni diverse. Ma il progettista avrebbe dovuto iniziare a lavorare alle 9:00.
Il software di monitoraggio dei dipendenti ha inoltre rilevato che la dipendente abusava della pausa pranzo. L'orario stabilito per la pausa pranzo in ufficio era di 1 ora, mentre la pausa della progettista durava in media 1 ora e 20 minuti.
Registrazione dello schermo
Il titolare dell'agenzia ha studiato scrupolosamente le schermate del computer della sua dipendente e ha scoperto che questa dedicava solo 22 ore alle sue responsabilità su 40 ore lavorative settimanali. Il tempo improduttivo della dipendente ha raggiunto circa 71 ore di lavoro su 176 nell'ultimo mese.
Tutte queste informazioni, basate sui dati, hanno aiutato il nostro cliente a identificare che uno dei suoi dipendenti si stava comportando male in termini di codice di condotta dell'ufficio. Quindi, ha licenziato e citato in giudizio il suo dipendente per aver rubato tempo al lavoro. Il proprietario avrebbe chiesto un risarcimento di 2000 dollari al dipendente per aver rubato tempo all'azienda.
Il nostro cliente (il proprietario dell'agenzia di design) è rimasto entusiasta delle prestazioni e dell'efficienza di CleverControl. Il titolare ha ammirato la facilità di configurazione del programma senza dover assumere un team di specialisti IT. Il cliente ha dichiarato che, dopo aver monitorato le attività dei dipendenti con CleverControl e aver licenziato uno dei suoi designer, ha notato un significativo miglioramento della produttività dei suoi dipendenti.
La funzionalità di blocco dei siti di CleverControl ha aiutato il nostro cliente a limitare l'accesso alle piattaforme di social media, ai siti di shopping e di intrattenimento sui computer dell'ufficio. Il proprietario è rimasto molto soddisfatto perché ha potuto non solo ottenere rapporti statistici sulla giornata lavorativa di ciascun dipendente, ma anche monitorare in tempo reale ciò che stavano facendo. Il proprietario ha dichiarato di voler continuare a utilizzare CleverControl per migliorare la produttività dei dipendenti e impedire loro di rubare tempo al lavoro.
Caratteristiche principali di CleverControl
CleverControl è una soluzione completa per mantenere l'equilibrio tra lavoro e vita privata sul posto di lavoro e portare il vostro team al successo. Il furto di tempo è uno dei maggiori fattori di riduzione dei ricavi aziendali e della produttività dei dipendenti.
Grazie alle sue caratteristiche, CleverControl vi aiuta a monitorare le prestazioni e le attività quotidiane dei vostri dipendenti senza ledere la loro privacy:
Screenshot
La funzionalità di screenshot è utile se avete bisogno di rapporti visivi sulle attività dei vostri dipendenti. CleverControl scatta foto dello schermo del computer dei dipendenti quando cambiano finestra o visitano un nuovo sito web. Grazie a queste funzioni, uno dei nostri clienti si è assicurato che i suoi dipendenti fossero coinvolti in attività non legate al lavoro.
Tracciamento del tempo di lavoro
CleverControl può anche fungere da sistema intelligente di monitoraggio delle presenze dei dipendenti. Questa soluzione raccoglie i dati relativi all'inizio e alla fine della giornata lavorativa dei dipendenti. Questa funzionalità di CleverControl aiuta anche i datori di lavoro a identificare il tempo che i loro dipendenti trascorrono inattivo durante la pausa pranzo.
Tracciamento dell'uso di Internet
Con CleverControl, potete monitorare se i vostri dipendenti utilizzano siti web legati al lavoro o se si soffermano su siti web di shopping o di intrattenimento. È possibile utilizzare la funzionalità di blocco dei siti web di questa soluzione per limitare l'accesso dei dipendenti alle piattaforme di social media e ai siti web indesiderati.
Conclusione
Sia che i vostri dipendenti lavorino in sede o in remoto, saranno sicuramente distratti da diversi fattori, intenzionalmente o meno. Grazie ai rapporti completi sugli utenti, al monitoraggio in tempo reale, al tracciamento dell'uso di Internet e alle funzionalità di blocco dei siti web, CleverControl è uno dei migliori software di monitoraggio dei dipendenti disponibili sul mercato.