Come scegliere il sistema di controllo del tempo più adatto a voi?

La scelta del giusto sistema di monitoraggio dei dipendenti non è un compito da prendere alla leggera. Le opzioni vanno dai sistemi gratuiti a quelli di fascia alta, ognuno con i suoi pro e contro. È importante capire cosa hanno da offrire questi sistemi, come si pongono rispetto agli altri, quanto si allineano con le vostre pratiche aziendali e, soprattutto, quanto costano con il crescere dell'azienda.

L'errore di scegliere il sistema sbagliato può portare a gravi ripercussioni, tra cui, ma non solo, costi elevati, bassa produttività e basso ROI. Nel peggiore dei casi, possono sorgere problemi legali dovuti alla non conformità, amplificando il rischio economico e di reputazione che deriva dalla scelta del sistema sbagliato.

La domanda che sorge spontanea è: come scegliere il sistema di controllo giusto per la propria azienda? In questo articolo discuteremo la tassonomia dei sistemi di monitoraggio dei dipendenti, fornendo una descrizione dettagliata delle loro funzionalità e della loro applicabilità alla vostra azienda.

A tal fine, ecco una guida passo passo per iniziare.

Iniziate con un'analisi approfondita delle vostre pratiche aziendali: i modi in cui lavorate, i requisiti che avete e i modi in cui potete scalare. In questo modo potrete decidere quale sia il sistema di monitoraggio dei dipendenti più adatto a voi. Ad esempio, se l'incidenza delle frodi da parte dei dipendenti è aumentata e desiderate migliorare i controlli interni, probabilmente cercherete un sistema che aggiunga valore in quest'area.

Questo è probabilmente il passo più importante nella scelta del sistema di monitoraggio dei dipendenti più adatto alla vostra azienda. Una volta valutate le vostre esigenze aziendali, dovreste essere in grado di creare un criterio da utilizzare per quantificare il valore di un sistema rispetto a un altro. È importante valutare ogni sistema in modo oggettivo, senza preconcetti. Secondo la nostra esperienza, il sistema deve essere valutato in base a tre aree fondamentali:

La funzionalità di un particolare si riferisce alla facilità con cui può supportare l'azienda nel raggiungimento dei suoi obiettivi principali. In altre parole, è il minimo comune denominatore di ciò che un'azienda può aspettarsi da un sistema di monitoraggio dei dipendenti. A tal fine, la funzionalità comprende i seguenti attributi:

• Scalabilità: Un sistema è scalabile se è in grado di supportare la crescita senza la necessità di costosi aggiornamenti.

• Facilità di implementazione: Quanto meno elaborato e complesso è il processo di installazione, configurazione e formazione degli utenti, tanto più si può pensare di ridurre i costi complessivi.

• Capacità di integrazione: Un sistema è integrato se può facilmente integrarsi con altri sistemi, garantendo che le funzioni aziendali chiave non vengano compromesse.

• Compatibilità: Il sistema giusto deve essere compatibile con le ultime versioni di Windows e Mac OS X. La compatibilità con i sistemi operativi mobili (Android e iOS) è un ulteriore vantaggio per quelle aziende che si affidano all'accesso ai loro sistemi mentre sono in viaggio o che vogliono monitorare i social media, la messaggistica su Internet, ecc.

• Usabilità: L'interfaccia di un sistema deve essere semplice, intuitiva e facile da navigare, consentendo di prendere rapidamente le giuste decisioni aziendali.

• Analitica: Il sistema deve fornire analisi utili, possibilmente in tempo reale, per aiutarvi a comprendere meglio la vostra forza lavoro.

Dal monitoraggio delle pagine web a quello delle applicazioni, dall'attività sociale al controllo AV (audio-video) e al backup dei dati, le caratteristiche includono tutto ciò che è presente nel pacchetto. Più in dettaglio, ecco le caratteristiche che dovreste cercare in un sistema di monitoraggio dei dipendenti:

Monitoraggio remoto

Nell'era post-pandemia, dove la cultura del lavoro ibrido è una norma, è importante che i datori di lavoro siano in grado di monitorare i dipendenti da remoto tramite un account web sicuro. Questo aspetto è particolarmente critico sulla scia delle crescenti intrusioni negli endpoint. Un recente Ricerca dell'Istituto Ponemon ha evidenziato che circa il 68% delle organizzazioni ha subito attacchi agli endpoint che hanno compromesso i dati e l'infrastruttura. È quindi indispensabile controllare in tempo reale le attività dei dipendenti remoti.

Raccolta dati in tempo reale

L'accesso immediato ai dati in tempo reale consente di prendere decisioni tempestive, di ridurre al minimo i rischi di interruzione dell'attività e di identificare potenziali problemi prima che si aggravino. Un esempio è CleverControl Companion, un'applicazione mobile che consente alle aziende di raccogliere ed esaminare le informazioni in tempo reale dai sistemi dei dipendenti senza soluzione di continuità.

Funzionalità di registrazione multiforme

Keylogging, screenshot, monitoraggio dei dispositivi rimovibili, monitoraggio dei messaggi istantanei e tracciamento GPS sono solo alcuni esempi delle molteplici funzioni che possono essere fornite da un sistema di monitoraggio dei dipendenti. È importante assicurarsi che queste funzioni soddisfino le vostre esigenze, poiché sono quelle che in ultima analisi vi aiutano a tenere sotto controllo i vostri dipendenti e a migliorare i controlli interni.

Sorveglianza audio e video

La possibilità di monitorare in remoto i flussi video può cambiare le carte in tavola per molte aziende. Istantanee, registrazioni audio con microfono e registrazioni video con webcam possono fornire molte informazioni sul comportamento dei dipendenti, fornendo ai datori di lavoro le conoscenze necessarie per prendere decisioni migliori. Detto questo, è fondamentale prendere in considerazione le ramificazioni legali e sulla privacy delle vostre pratiche di monitoraggio. Analizziamo questo aspetto in modo più dettagliato nella prossima sezione.

Tracciamento del tempo

I sistemi di monitoraggio dei dipendenti si stanno evolvendo sempre più per incorporare la funzionalità di tracciamento del tempo. La capacità di monitorare la produttività dei dipendenti in tempo reale può aiutarvi a tracciare e misurare le prestazioni dei dipendenti, a individuare le aree di miglioramento e, in definitiva, a darvi una marcia in più rispetto alla concorrenza. Il monitoraggio del tempo dei dipendenti è particolarmente importante per le aziende che cercano di migliorare l'efficienza operativa, eliminare le frodi e snellire i processi di fatturazione.

Si pensi al caso delle richieste di straordinari, che possono essere evitate quando i dipendenti sono consapevoli della necessità di rendere conto del tempo loro assegnato. In parole povere, le aziende possono snellire i processi di payroll integrando le analisi di time tracking. Senza dimenticare l'aumento della produttività che si può ottenere quando il monitoraggio in tempo reale è abbinato alla rilevazione del tempo dei dipendenti. Dal log-in al log-out e al rilevamento dei tempi morti, il sistema può fornire ai datori di lavoro una visione delle dinamiche del posto di lavoro e contribuire in modo sostanziale a eliminare i colli di bottiglia, ad affrontare i problemi di produttività e ad automatizzare i processi aziendali.

È importante comprendere la politica di monitoraggio dei dipendenti e le implicazioni legali delle vostre scelte. Le leggi dei vari Paesi e regioni sono diverse e alcune sono più severe di altre. In Europa, ad esempio, il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) stabilisce le regole per le aziende che desiderano raccogliere e analizzare i dati personali dei propri dipendenti, rendendo obbligatoria la richiesta di consenso e il riconoscimento delle politiche di monitoraggio. Allo stesso modo, negli Stati Uniti, l'Electronic Communications Privacy Act del 1986 consente ai datori di lavoro di effettuare il monitoraggio se hanno un motivo legittimo per farlo.

A tal fine, tenete a mente questi elementi:

• Valutare i requisiti legali del proprio Stato.

• Assicuratevi che il sistema di controllo scelto sia conforme alla legge, ossia che il fornitore di servizi di monitoraggio sia registrato presso le autorità di regolamentazione del vostro Paese.

• Ottenere un riconoscimento scritto o via e-mail da parte dei dipendenti sulla vostra politica e sul fatto che l'hanno letta e compresa (se richiesto).

• Avere a disposizione un meccanismo di risposta efficace in caso di reclami dei dipendenti.

• Rivolgersi a un legale in caso di dubbi o ambiguità.

Dopo aver valutato le vostre esigenze aziendali e aver stabilito i vostri criteri, dovrete passare alla fase successiva: la scelta del giusto sistema di monitoraggio dei dipendenti. Per comodità, abbiamo elencato i cinque sistemi di controllo più importanti in base ai test che abbiamo effettuato su di essi.

Un sistema all'avanguardia per la produttività dei dipendenti, Clever Control è specializzato nel monitoraggio delle attività e dei tempi di lavoro. Grazie a un'ampia gamma di funzioni, tra cui la webcam rivolta verso i dipendenti, la registrazione vocale e testuale, il monitoraggio delle e-mail e dei social media, è perfetto per i datori di lavoro che lavorano in catena di montaggio e per le strutture in cui i dipendenti devono essere monitorati in tempo reale. Inoltre, il processo di installazione è semplice, il cruscotto è eccezionalmente facile da usare e le funzionalità di reporting sono complete. La soluzione può essere scalata in base alle vostre esigenze aziendali ed è disponibile per un prova gratuita.

L'applicazione CleverControl Companion, in particolare, offre una serie di caratteristiche e funzionalità flessibili che la rendono la scelta ideale per gli ambienti di lavoro che desiderano monitorare i dipendenti in tempo reale. È intuitiva e interattiva e può essere personalizzata in base alle esigenze aziendali. Ciò che spicca è la sua capacità di facilitare la conoscenza delle attività in tempo reale degli utenti, del tempo attivo e del tempo di inattività. Quest'ultimo aspetto è particolarmente importante per le aziende che vogliono ottimizzare l'efficienza operativa, eliminare gli ostacoli al flusso di lavoro e massimizzare la produttività.

Insightful si presenta come una piattaforma di analisi della forza lavoro e della produttività, e a ragione. Lo strumento, simile a Clever Control, offre una serie di funzioni per il monitoraggio dei dipendenti, il tracciamento del tempo e la mappatura automatica del tempo. Insightful, come suggerisce il nome, si distingue per le sue capacità di reporting, in quanto fornisce informazioni dettagliate sulle attività dei dipendenti, utilizzando campi come il tempo di inattività, le app più utilizzate, ecc. Tuttavia, è un po' più costoso.

Inoltre, Insightful aiuta le aziende a ottimizzare il tempo dedicato alla gestione dei progetti. Lo fa consentendo ai datori di lavoro di tenere traccia del tempo trascorso su ogni attività, app, sito web, ecc. Questi approfondimenti granulari, abbinati a una funzione di gestione dei progetti con lavagna Kanban, consentono ai datori di lavoro di concentrarsi sulle attività più importanti, di eliminare le perdite di tempo e di aumentare la produttività complessiva.

CurrentWare è un sistema di controllo che pone esplicitamente l'accento sulla protezione dei sistemi dalle minacce interne. Inoltre, il sistema consente di monitorare le attività delle persone che fanno parte della rete da remoto: una caratteristica eccellente per i datori di lavoro con molti dipendenti remoti. L'unico inconveniente è che i diversi moduli di funzionalità devono essere acquistati separatamente. Ad esempio, i tre moduli BrowseReporter (monitoraggio del computer), BrowseControl (filtraggio del Web) e AccessPatrol (controllo USB e DLP) devono essere acquistati separatamente. D'altra parte, però, questo può essere vantaggioso per le aziende con esigenze molto particolari.

ActivTrak è molto apprezzato per la sua registrazione delle attività in tempo reale, che consente al sistema di monitorare e registrare il comportamento dei dipendenti in tempo reale. Ma ciò che spicca di questo strumento è la sua capacità di guidare le azioni invece di limitarsi a raccogliere e visualizzare i dati. Questo migliora l'esperienza del datore di lavoro, per non parlare dell'efficienza generale dell'azienda, riducendo la documentazione cartacea. Le soluzioni aziendali di ActivTrak sono un po' costose; tuttavia, è disponibile una versione gratuita, quindi non dovrete pagare un centesimo finché non sarete soddisfatti del sistema.

Analogamente a Insightful, ActivTrak dispone di una funzione completa di tracciamento del tempo, che consente ai datori di lavoro di esaminare le variazioni di produttività nell'arco della giornata, della settimana e del mese. In particolare, ActivTrak consente anche ai datori di lavoro di impostare orari flessibili per la valutazione delle attività delle entità organizzative. Queste possono essere freelance, lavoratori a contratto o altri fornitori di servizi terzi che l'azienda impiega.

Forse uno dei sistemi di controllo più popolari di questo elenco. Teramind è specializzato nella sicurezza degli endpoint e nella protezione dei dati. Una delle caratteristiche migliori di questo sistema di controllo è l'analisi del comportamento degli utenti, che consente ai datori di lavoro di comprendere i modelli comportamentali dei propri dipendenti e di reagire di conseguenza. Inoltre, fornisce alle aziende un supporto sufficiente per garantire un'efficace gestione delle policy e delle regole, grazie a modelli di regole già pronti. Tuttavia, Teramind potrebbe non essere adatto a tutte le esigenze delle piccole imprese e si rivolge piuttosto a istituzioni più ampie.

Ogni azienda ha esigenze uniche, quindi è importante non pagare troppo per qualcosa di cui non si ha bisogno. Per questo motivo, prima di procedere all'acquisto, assicuratevi di svolgere un'accurata attività di due diligence e di cercare un sistema di controllo che possono soddisfare le vostre esigenze. Una volta deciso il prodotto, prima di prendere la decisione finale, cercate una dimostrazione.