La scelta del giusto sistema di monitoraggio dei dipendenti non è un compito da prendere alla leggera. Le opzioni vanno dai sistemi gratuiti a quelli di fascia alta, ognuno con i suoi pro e contro. È importante capire cosa hanno da offrire questi sistemi, come si pongono rispetto agli altri, quanto si allineano con le vostre pratiche aziendali e, soprattutto, quanto costano con il crescere dell'azienda.

L'errore di scegliere il sistema sbagliato può portare a gravi ripercussioni, tra cui, ma non solo, costi elevati, bassa produttività e basso ROI. Nel peggiore dei casi, possono sorgere problemi legali dovuti alla non conformità, amplificando il rischio economico e di reputazione che deriva dalla scelta del sistema sbagliato.

This begs the question - how do you pick the right control system for your business? In this article, we'll discuss the taxonomy of employee monitoring systems while providing a detailed breakdown of their capabilities and their applicability to your business.

A tal fine, ecco una guida passo passo per iniziare.

Valutare le esigenze aziendali

Iniziate con un'analisi approfondita delle vostre pratiche aziendali: i modi in cui lavorate, i requisiti che avete e i modi in cui potete scalare. In questo modo potrete decidere quale sia il sistema di monitoraggio dei dipendenti più adatto a voi. Ad esempio, se l'incidenza delle frodi da parte dei dipendenti è aumentata e desiderate migliorare i controlli interni, probabilmente cercherete un sistema che aggiunga valore in quest'area.

Stabilire i criteri per valutare oggettivamente ogni sistema

Questo è probabilmente il passo più importante nella scelta del sistema di monitoraggio dei dipendenti più adatto alla vostra azienda. Una volta valutate le vostre esigenze aziendali, dovreste essere in grado di creare un criterio da utilizzare per quantificare il valore di un sistema rispetto a un altro. È importante valutare ogni sistema in modo oggettivo, senza preconcetti. Secondo la nostra esperienza, il sistema deve essere valutato in base a tre aree fondamentali:

a. Funzionalità

La funzionalità di un particolare si riferisce alla facilità con cui può supportare l'azienda nel raggiungimento dei suoi obiettivi principali. In altre parole, è il minimo comune denominatore di ciò che un'azienda può aspettarsi da un sistema di monitoraggio dei dipendenti. A tal fine, la funzionalità comprende i seguenti attributi:

  • Scalability: Un sistema è scalabile se è in grado di supportare la crescita senza la necessità di costosi aggiornamenti.

  • Facilità di implementazione: Quanto meno elaborato e complesso è il processo di installazione, configurazione e formazione degli utenti, tanto più si può pensare di ridurre i costi complessivi.

  • Capacità di integrazione: Un sistema è integrato se può facilmente integrarsi con altri sistemi, garantendo che le funzioni aziendali chiave non vengano compromesse.

  • Compatibilità: Il sistema giusto deve essere compatibile con le ultime versioni di Windows e Mac OS X. La compatibilità con i sistemi operativi mobili (Android e iOS) è un ulteriore vantaggio per quelle aziende che si affidano all'accesso ai loro sistemi mentre sono in viaggio o che vogliono monitorare i social media, la messaggistica su Internet, ecc.

  • Usabilità: L'interfaccia di un sistema deve essere semplice, intuitiva e facile da navigare, consentendo di prendere rapidamente le giuste decisioni aziendali.

  • Analitica: Il sistema deve fornire analisi utili, possibilmente in tempo reale, per aiutarvi a comprendere meglio la vostra forza lavoro.

b. Caratteristiche

Dal monitoraggio delle pagine web a quello delle applicazioni, dall'attività sociale al controllo AV (audio-video) e al backup dei dati, le caratteristiche includono tutto ciò che è presente nel pacchetto. Più in dettaglio, ecco le caratteristiche che dovreste cercare in un sistema di monitoraggio dei dipendenti:

Monitoraggio remoto

Nell'era post-pandemia, dove la cultura del lavoro ibrido è una norma, è importante che i datori di lavoro siano in grado di monitorare i dipendenti da remoto tramite un account web sicuro. Questo aspetto è particolarmente critico sulla scia delle crescenti intrusioni negli endpoint. Un recente Ricerca dell'Istituto Ponemon ha evidenziato che circa il 68% delle organizzazioni ha subito attacchi agli endpoint che hanno compromesso i dati e l'infrastruttura. È quindi indispensabile controllare in tempo reale le attività dei dipendenti remoti.

Raccolta dati in tempo reale

L'accesso immediato ai dati in tempo reale consente di prendere decisioni tempestive, di ridurre al minimo i rischi di interruzione dell'attività e di identificare potenziali problemi prima che si aggravino. Un esempio è CleverControl Companion, un'applicazione mobile che consente alle aziende di raccogliere ed esaminare le informazioni in tempo reale dai sistemi dei dipendenti senza soluzione di continuità.

Funzionalità di registrazione multiforme

Screenshots, removable device monitoring, instant message monitoring, and GPS tracking are just a few examples of the multifaceted features that can be provided by an employee monitoring system. It's important to make sure that these features meet your needs since these are the things that ultimately help you keep tabs on your employees and improve internal controls.

Sorveglianza audio e video

Tracciamento del tempo

Employee monitoring systems are increasingly evolving to incorporate time-tracking functionality. The ability to monitor employee productivity in real-time can help you track and measure employee performance, spot the areas of improvement and ultimately give you a leg up on the competition. Tracking employee time is, in particular, relevant to businesses seeking to enhance their operational efficiencies, eliminate fraud and streamline billing processes.

Si pensi al caso delle richieste di straordinari, che possono essere evitate quando i dipendenti sono consapevoli della necessità di rendere conto del tempo loro assegnato. In parole povere, le aziende possono snellire i processi di payroll integrando le analisi di time tracking. Senza dimenticare l'aumento della produttività che si può ottenere quando il monitoraggio in tempo reale è abbinato alla rilevazione del tempo dei dipendenti. Dal log-in al log-out e al rilevamento dei tempi morti, il sistema può fornire ai datori di lavoro una visione delle dinamiche del posto di lavoro e contribuire in modo sostanziale a eliminare i colli di bottiglia, ad affrontare i problemi di produttività e ad automatizzare i processi aziendali.

с. Legalità

È importante comprendere la politica di monitoraggio dei dipendenti e le implicazioni legali delle vostre scelte. Le leggi dei vari Paesi e regioni sono diverse e alcune sono più severe di altre. In Europa, ad esempio, il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) stabilisce le regole per le aziende che desiderano raccogliere e analizzare i dati personali dei propri dipendenti, rendendo obbligatoria la richiesta di consenso e il riconoscimento delle politiche di monitoraggio. Allo stesso modo, negli Stati Uniti, l'Electronic Communications Privacy Act del 1986 consente ai datori di lavoro di effettuare il monitoraggio se hanno un motivo legittimo per farlo.

A tal fine, tenete a mente questi elementi:

  • Valutare i requisiti legali del proprio Stato.

  • Assicuratevi che il sistema di controllo scelto sia conforme alla legge, ossia che il fornitore di servizi di monitoraggio sia registrato presso le autorità di regolamentazione del vostro Paese.

  • Ottenere un riconoscimento scritto o via e-mail da parte dei dipendenti sulla vostra politica e sul fatto che l'hanno letta e compresa (se richiesto).

  • Avere a disposizione un meccanismo di risposta efficace in caso di reclami dei dipendenti.

  • Rivolgersi a un legale in caso di dubbi o ambiguità.

Selezionare il giusto sistema di controllo

Dopo aver valutato le vostre esigenze aziendali e aver stabilito i vostri criteri, dovrete passare alla fase successiva: la scelta del giusto sistema di monitoraggio dei dipendenti. Per comodità, abbiamo elencato i cinque sistemi di controllo più importanti in base ai test che abbiamo effettuato su di essi.

a. Controllo intelligente

L'applicazione CleverControl Companion, in particolare, offre una serie di caratteristiche e funzionalità flessibili che la rendono la scelta ideale per gli ambienti di lavoro che desiderano monitorare i dipendenti in tempo reale. È intuitiva e interattiva e può essere personalizzata in base alle esigenze aziendali. Ciò che spicca è la sua capacità di facilitare la conoscenza delle attività in tempo reale degli utenti, del tempo attivo e del tempo di inattività. Quest'ultimo aspetto è particolarmente importante per le aziende che vogliono ottimizzare l'efficienza operativa, eliminare gli ostacoli al flusso di lavoro e massimizzare la produttività.

b. Intuitivo

Insightful si presenta come una piattaforma di analisi della forza lavoro e della produttività, e a ragione. Lo strumento, simile a Clever Control, offre una serie di funzioni per il monitoraggio dei dipendenti, il tracciamento del tempo e la mappatura automatica del tempo. Insightful, come suggerisce il nome, si distingue per le sue capacità di reporting, in quanto fornisce informazioni dettagliate sulle attività dei dipendenti, utilizzando campi come il tempo di inattività, le app più utilizzate, ecc. Tuttavia, è un po' più costoso.

Inoltre, Insightful aiuta le aziende a ottimizzare il tempo dedicato alla gestione dei progetti. Lo fa consentendo ai datori di lavoro di tenere traccia del tempo trascorso su ogni attività, app, sito web, ecc. Questi approfondimenti granulari, abbinati a una funzione di gestione dei progetti con lavagna Kanban, consentono ai datori di lavoro di concentrarsi sulle attività più importanti, di eliminare le perdite di tempo e di aumentare la produttività complessiva.

c. CurrentWare

CurrentWare è un sistema di controllo che pone esplicitamente l'accento sulla protezione dei sistemi dalle minacce interne. Inoltre, il sistema consente di monitorare le attività delle persone che fanno parte della rete da remoto: una caratteristica eccellente per i datori di lavoro con molti dipendenti remoti. L'unico inconveniente è che i diversi moduli di funzionalità devono essere acquistati separatamente. Ad esempio, i tre moduli BrowseReporter (monitoraggio del computer), BrowseControl (filtraggio del Web) e AccessPatrol (controllo USB e DLP) devono essere acquistati separatamente. D'altra parte, però, questo può essere vantaggioso per le aziende con esigenze molto particolari.

d. ActivTrak

ActivTrak è molto apprezzato per la sua registrazione delle attività in tempo reale, che consente al sistema di monitorare e registrare il comportamento dei dipendenti in tempo reale. Ma ciò che spicca di questo strumento è la sua capacità di guidare le azioni invece di limitarsi a raccogliere e visualizzare i dati. Questo migliora l'esperienza del datore di lavoro, per non parlare dell'efficienza generale dell'azienda, riducendo la documentazione cartacea. Le soluzioni aziendali di ActivTrak sono un po' costose; tuttavia, è disponibile una versione gratuita, quindi non dovrete pagare un centesimo finché non sarete soddisfatti del sistema.

Analogamente a Insightful, ActivTrak dispone di una funzione completa di tracciamento del tempo, che consente ai datori di lavoro di esaminare le variazioni di produttività nell'arco della giornata, della settimana e del mese. In particolare, ActivTrak consente anche ai datori di lavoro di impostare orari flessibili per la valutazione delle attività delle entità organizzative. Queste possono essere freelance, lavoratori a contratto o altri fornitori di servizi terzi che l'azienda impiega.

e. Teramind

Forse uno dei sistemi di controllo più popolari di questo elenco. Teramind è specializzato nella sicurezza degli endpoint e nella protezione dei dati. Una delle caratteristiche migliori di questo sistema di controllo è l'analisi del comportamento degli utenti, che consente ai datori di lavoro di comprendere i modelli comportamentali dei propri dipendenti e di reagire di conseguenza. Inoltre, fornisce alle aziende un supporto sufficiente per garantire un'efficace gestione delle policy e delle regole, grazie a modelli di regole già pronti. Tuttavia, Teramind potrebbe non essere adatto a tutte le esigenze delle piccole imprese e si rivolge piuttosto a istituzioni più ampie.

Conclusione

Every business has unique needs, so it's important not to overpay for something you don't need. Hence, make sure you do thorough due diligence ahead of your purchase and cercare un sistema di controllo che possono soddisfare le vostre esigenze. Una volta deciso il prodotto, prima di prendere la decisione finale, cercate una dimostrazione.