Etica del monitoraggio dei dipendenti: Cosa deve considerare ogni azienda

È lunedì, alle 9 del mattino. Accendete il computer di lavoro e un osservatore invisibile apre il suo registro virtuale. Da quel momento, ogni tasto premuto, e-mail, visita a un sito web o ricerca sarà metodicamente registrato e scrutato. Un giudice elettronico spassionato deciderà quanto è produttiva la vostra attività quotidiana e riferirà al vostro manager se siete in ritardo anche di un solo minuto rispetto alla pausa pranzo. Ci pensate e rabbrividite. Forse oggi non farete una pausa e svolgerete invece quel compito in più. Probabilmente vi farà fare tardi al lavoro, ma la sensazione inquietante di quegli occhi elettronici che seguono ogni vostra azione vi spinge ad andare avanti, senza mai farvi rilassare.

Una scena da film horror aziendale? Purtroppo è la realtà per milioni di dipendenti in tutto il mondo i cui datori di lavoro non si preoccupano dell'etica del monitoraggio dei dipendenti.

Secondo una recente ricerca, Il 78% dei datori di lavoro utilizza software di tracciamento per monitorare l'attività lavorativa dei dipendenti. La pandemia di COVID-19 ha fatto salire alle stelle la popolarità dei programmi di monitoraggio. Quando le aziende sono state costrette a spostarsi in remoto e i consueti metodi di monitoraggio delle prestazioni non erano più applicabili, i manager hanno scoperto gli innegabili vantaggi del software di monitoraggio.

I vantaggi del software di tracciamento sono difficili da sottovalutare.

In tempi analoghi, i manager dovevano controllare manualmente i fogli di presenza e i rapporti sul lavoro svolto e prendere decisioni, spesso distorte, sulla produttività di ciascun dipendente. Queste responsabilità sottraevano una parte significativa del loro tempo di lavoro.

Anche i dipendenti dovevano dedicare del tempo alla compilazione di questi rapporti che, a seconda dello stile di gestione dell'azienda, potevano essere piuttosto estesi.

I software moderni possono farlo automaticamente in pochi secondi, con una partecipazione minima da parte dei dipendenti e dei datori di lavoro.

L'aumento della produttività è uno degli obiettivi principali del software di monitoraggio dei dipendenti. Il programma raccoglie e riepiloga i dati relativi alle attività, come il tempo attivo/inattivo, l'inizio e la fine della giornata lavorativa, i siti web visitati, l'utilizzo delle app e altro ancora. Queste informazioni rivelano i modelli di lavoro, le inefficienze, le aree da migliorare e i dipendenti che potrebbero aver bisogno di ulteriore supporto.

Il monitoraggio dei dipendenti favorisce la responsabilità e la trasparenza. Quando i dipendenti sanno che il loro lavoro è monitorato, di solito sono più inclini a rimanere concentrati e a rispettare le scadenze. Inoltre, i dati di monitoraggio possono aiutare a risolvere le controversie e a chiarire le aspettative.

Alcuni software di monitoraggio dei dipendenti possono aiutare a rilevare attività sospette, come accessi non autorizzati a dati sensibili, installazioni di app indesiderate o download insoliti. Grazie al monitoraggio, le aziende possono identificare tempestivamente i potenziali rischi e proteggere i loro sistemi e le loro preziose informazioni in modo proattivo.

Come possiamo vedere, il software di monitoraggio dei dipendenti offre alle aziende vantaggi preziosi. Tuttavia, abbagliati da questi vantaggi e dall'esperienza di successo di altre aziende, i datori di lavoro spesso trascurano l'etica del monitoraggio dei dipendenti e i relativi potenziali svantaggi.

Implementare il monitoraggio dei dipendenti in modo etico può sembrare un'impresa ardua. Se si rompe l'equilibrio, gli svantaggi supereranno i benefici che il software di monitoraggio può apportare. Quando si implementa il monitoraggio, le aziende devono considerare questioni quali la conformità legale, la privacy, i potenziali pregiudizi e l'aumento dello stress.

È responsabilità dell'azienda studiare le leggi e le normative sulla privacy applicabili e assicurarsi che le proprie pratiche di monitoraggio siano conformi. Una gestione impropria dei dati dei dipendenti può portare a gravi conseguenze legali.

La privacy è una pietra miliare dell'etica del monitoraggio dei dipendenti. Il software può tracciare un'ampia gamma di attività, dai tasti premuti e dalle e-mail alla cronologia di navigazione dei siti web e persino alle riprese della webcam. Anche se tali pratiche sono conformi alle normative locali, possono erodere la fiducia dei dipendenti e creare un senso di costante controllo. In futuro, questo porterà a una diminuzione della soddisfazione lavorativa e a un aumento dello stress.

Se analizzati senza un'attenta considerazione, i dati di monitoraggio possono essere interpretati in modo errato per colpire ingiustamente dipendenti specifici per la loro identità o le loro convinzioni.

Un manager con pregiudizi nei confronti di un dipendente può vedere il suo ampio uso dei social media come pigrizia e improduttività. In realtà, il dipendente potrebbe usare le chat per scopi legati al lavoro.

A volte i datori di lavoro abusano dei dati di monitoraggio per controllare i dipendenti o per esprimere giudizi ingiusti sulle loro prestazioni.

Ad esempio, un manager potrebbe utilizzare la cronologia di navigazione di un dipendente per accusarlo di essere un fannullone, senza considerare fattori come la ricerca o le emergenze personali.

Sentirsi costantemente osservati può aumentare l'ansia e la pressione sui dipendenti. I dipendenti si sentiranno a disagio all'idea che ogni loro movimento sia tracciato. Potrebbero non fare le pause necessarie o commettere errori per timore di compromettere la loro produttività. Inoltre, i dipendenti si preoccupano del fatto che, se non soddisfano le aspettative, possono essere sottoposti a provvedimenti disciplinari o licenziati. Tutti questi fattori ridurranno al minimo l'effetto positivo del monitoraggio. Invece di una forza lavoro produttiva ed efficiente, si avranno dipendenti stressati, esauriti e insoddisfatti del proprio lavoro.

Se i dipendenti non sanno quali informazioni raccogliete e a quale scopo o, peggio ancora, non sono stati informati del monitoraggio, si sentiranno spiati. La loro fiducia e la loro lealtà saranno rovinate e ciò porterà a un ambiente di lavoro tossico e a un aumento del turnover.

L'attenzione a questi potenziali problemi etici è una responsabilità dell'azienda. Il monitoraggio non deve essere necessariamente stressante. Il suo impatto dipende da diversi fattori: il tipo di monitoraggio, il livello di trasparenza, la politica di monitoraggio e la cultura aziendale.

Come conciliare un monitoraggio efficace con l'etica e il rispetto della privacy? Raccomandiamo di adottare le seguenti best practice.

1. Studiare le leggi e le normative sulla privacy applicabili

   È responsabilità dell'azienda rispettare le leggi statali e locali sulla privacy e sul lavoro. Se il vostro team è distribuito geograficamente, dovete prestare attenzione alle normative non solo della vostra sede centrale, ma anche delle aree in cui vivono i vostri dipendenti. Consultate un esperto legale per assicurarvi che le vostre pratiche di monitoraggio non violino le limitazioni alla raccolta dei dati.

2. Rendere il monitoraggio mirato

   Stabilire obiettivi chiari per il monitoraggio dei dipendenti, come il miglioramento della produttività, il potenziamento della sicurezza o la garanzia di conformità. Limitare la portata del monitoraggio alle attività strettamente necessarie per raggiungere l'obiettivo prefissato. Evitate di raccogliere dati non necessari o di conservarli più a lungo di quanto richiesto dallo scopo.

3. Sviluppare una politica di monitoraggio dettagliata e trasparente

   Una politica di monitoraggio dei dipendenti è un insieme di norme e linee guida che descrivono le pratiche di monitoraggio nella vostra organizzazione. Deve definire i seguenti aspetti:

   • Qual è lo scopo del monitoraggio dei dipendenti?

   • Chi viene monitorato?

   • Quali attività saranno monitorate?

   • Per quanto tempo verranno conservati i dati?

   • Come verranno utilizzati i dati del monitoraggio? (ad esempio, valutazione delle prestazioni, sicurezza, formazione).

   • Chi avrà accesso ai dati di monitoraggio?

   • Come saranno protetti i dati raccolti?

   • Quali sono i diritti dei dipendenti in merito ai dati raccolti?

   • In che modo l'azienda gestisce i reclami o le preoccupazioni relative al monitoraggio?

   La politica deve essere prontamente disponibile per i dipendenti. L'azienda ha la responsabilità di informare tempestivamente i dipendenti di eventuali modifiche a questo documento.

4. Rendere aperte e trasparenti le pratiche di monitoraggio

   Informare il personale sul software di monitoraggio e sulle politiche di monitoraggio. Spiegare lo scopo del monitoraggio, ad esempio la valutazione delle prestazioni, la sicurezza o l'aumento della produttività. Comunicare l'ambito del monitoraggio: quali dati verranno raccolti, quali dispositivi e attività verranno monitorati e come verranno utilizzati i dati.

   Tenete presente che all'inizio l'idea del monitoraggio potrebbe non piacere ai dipendenti. Assicuratevi di rispondere alle loro preoccupazioni e alle loro potenziali obiezioni.

5. Ottenere il consenso dei dipendenti

   La maggior parte delle giurisdizioni richiede il consenso esplicito dei dipendenti per il monitoraggio, soprattutto per le forme più invasive, come la registrazione dei tasti o la sorveglianza delle webcam. La firma di un accordo scritto per il monitoraggio è la forma più conveniente per ottenere il consenso.

6. Garantire un monitoraggio equo e coerente

   L'etica del monitoraggio dei dipendenti richiede di applicare le politiche di monitoraggio in modo coerente a tutti i dipendenti, evitando pratiche discriminatorie. Se monitorate solo determinati dipendenti o un team, questi potrebbero pensare che non vi fidate di loro e serbare rancore verso di voi o verso altri dipendenti non monitorati. Inoltre, i loro colleghi potrebbero iniziare a trattarli in modo diverso, peggiorando l'atmosfera sul posto di lavoro.

   Anche se volete monitorare solo le prestazioni di alcuni dipendenti, è sempre meglio effettuare un monitoraggio ampio. Il monitoraggio ad ampio raggio vi darà maggiori informazioni sul flusso di lavoro e potrebbe rivelare inefficienze di cui non siete a conoscenza.

   Il monitoraggio deve servire a identificare le tendenze e le aree di miglioramento, non a controllare i singoli dipendenti. Rivedete regolarmente le vostre pratiche di monitoraggio per assicurarvi che siano eque, efficaci e funzionali all'obiettivo prefissato.

7. Proteggere la privacy e la sicurezza dei dati

   Definite l'ambito di raccolta dei dati essenziali per raggiungere il vostro scopo e rimanete entro questa limitazione. Evitate rigorosamente di monitorare i dispositivi personali dei dipendenti o la loro attività oltre l'orario di lavoro. Se un dipendente utilizza il proprio dispositivo personale per lavoro, il software dovrebbe avere un'opzione per interrompere manualmente il monitoraggio, oppure tracciarlo automaticamente solo durante l'orario di lavoro prestabilito.

   Se possibile, evitare di raccogliere informazioni riservate. Altrimenti, utilizzate l'anonimizzazione dei dati, in modo che non possano essere associati a dipendenti specifici.

   Implementare forti misure di sicurezza per i dati di monitoraggio raccolti. Utilizzare password forti, autenticazione a due fattori e crittografia dei dati, ove possibile. Limitare l'accesso ai dati di monitoraggio al personale autorizzato in base alla necessità di sapere.

L'uso etico del software di monitoraggio dei dipendenti può assomigliare a un percorso a ostacoli in cui un passo falso può rovinare la fiducia dei dipendenti e causare ripercussioni legali. Tuttavia, con un approccio responsabile ed equilibrato, le aziende possono godere dei vantaggi del monitoraggio senza compromettere i principi etici. È responsabilità dell'azienda dare priorità alla trasparenza, all'equità e al consenso dei dipendenti, se vuole creare un ambiente di lavoro in cui la tecnologia venga utilizzata per migliorare la produttività e le prestazioni.