Quali dei vostri dipendenti possono essere licenziati senza alcuna perdita per l'azienda?

Come può un sistema di monitoraggio automatizzato dei dipendenti aiutare la gestione delle risorse umane nelle piccole e medie imprese e farvi risparmiare denaro determinando quali dipendenti sono superflui.

Sembra che la parte più difficile del licenziamento di un dipendente sia informare una persona ignara che i suoi servizi non sono più necessari. In realtà il licenziamento è un processo complesso e costoso quanto l'assunzione.

Un mio amico uomo d'affari non riusciva ad andare d'accordo con il suo nuovo subordinato e sei mesi dopo lo licenziò spiegando che il dipendente "non capiva la struttura dell'azienda". Un mese dopo il dipendente licenziato è stato assunto da un concorrente e dopo poco tempo è riuscito a ottenere risultati eccezionali nella sua nuova azienda. Così il mio amico, invece di ammettere il suo errore (e certamente si trattava di un errore) se ne uscì con un'altra spiegazione: i concorrenti pagano di più.

Per evitare queste situazioni, i manager devono valutare l'efficacia dei dipendenti basandosi su criteri oggettivi e non su prove circostanziali come la "comprensione della struttura di un'azienda". Concentrarsi sulle percezioni personali di un astratto buon dipendente è una strada diretta verso il fallimento dell'azienda.

Per ottimizzare adeguatamente il personale è necessario stabilire esattamente le azioni da compiere per l'esecuzione di ogni compito. Con la rilevazione automatica delle presenze, quando tutti i dipendenti dell'azienda hanno una serie consolidata di applicazioni e siti che utilizzano per svolgere le proprie mansioni, il binomio "dipendente - funzione - strumento" funziona perfettamente. Quindi, coloro che non rientrano in questo gruppo possono essere licenziati senza problemi.

La maggior parte delle aziende che utilizzano sistemi di rilevazione automatica delle presenze identifica quattro tipi di "dipendenti superflui".

Motivo del licenziamento: non fanno nulla

Il monitoraggio dell'attività del computer fornisce un quadro completo di come si svolge la giornata lavorativa di ciascun dipendente. L'esperienza dei nostri utenti con 40 o più dipendenti dimostra che in ogni team di lavoro ci sono almeno due dipendenti che sono fisicamente presenti sul posto di lavoro ma non svolgono alcuna funzione utile.

Se un dipendente si collega a un social network per 15 minuti prima dell'inizio della giornata lavorativa, va benissimo. Ma se invece si tratta di cinque ore al giorno di giochi online, avete tutte le ragioni per riconsiderare se avete bisogno di questo dipendente.

L'emergere di fannulloni incalliti in un'azienda è possibile se il responsabile dell'azienda vede il problema dell'organizzazione del lavoro come "risolto una volta per tutte" e non controlla il processo lavorativo con una certa periodicità. Anche i migliori di noi tendono ad allentarsi un po' quando il controllo si indebolisce.

La separazione dai "fannulloni" normalmente non comporta rischi, come dimostra l'esempio reale di uno dei nostri utenti: uno dei capi reparto dell'azienda ha scoperto il licenziamento di uno dei suoi subordinati solo due giorni dopo che quest'ultimo aveva smesso di presentarsi in ufficio.

Motivo del licenziamento: fanno il lavoro di qualcun altro

Se un dipendente utilizza frequentemente programmi o siti che non sono destinati ad aiutarlo a svolgere le sue responsabilità lavorative personali, ciò potrebbe significare che questa persona svolge il lavoro di qualcun altro. In realtà, è possibile che questi dipendenti non abbiano alcun compito o progetto proprio e che il loro tempo sia interamente dedicato a un lavoro che non può essere verificato o valutato con una scala oggettiva.

Nelle aziende in cui i manager di linea distribuiscono autonomamente le responsabilità tra i dipendenti e controllano il lavoro del proprio reparto, ci sono sempre diversi dipendenti che possono essere incaricati di supportare qualcuno o di aiutare un team di progetto in un'area specifica del progetto.

L'abbandono di un "assistente" sarà praticamente privo di problemi per il personale dell'azienda, poiché i dipendenti che avevano precedentemente usufruito dei suoi servizi svolgeranno il lavoro da soli. In questo modo si favorisce una distribuzione uniforme del carico di lavoro per tutti i dipendenti e il fondo salariale può essere ridistribuito a favore dei lavoratori più produttivi.

Motivo del licenziamento: spostano il loro lavoro su altri.

Spesso risiedono in reparti in cui tutti i dipendenti hanno funzioni simili. Di solito un compito viene assegnato a un reparto nel suo complesso e i membri del personale distribuiscono tra loro le responsabilità e il carico di lavoro necessari per portare a termine il compito.

Ad esempio, tre dipendenti di un reparto logistico dovevano inserire 1.000 nuovi articoli nel database in una settimana. Il compito poteva essere svolto in modo accurato e puntuale, ma se si osserva come i tre dipendenti hanno utilizzato i computer per il lavoro, si scopre che due di loro hanno trascorso il 95% del tempo di lavoro nei database aziendali e in Excel, mentre il terzo vi ha trascorso solo il 35% del tempo. Ciò significa che l'intero lavoro del reparto è stato svolto da due persone su tre.

A giudicare dall'esperienza, questo stato di cose può verificarsi anche in un'azienda con appena 10 dipendenti. Ci sono sempre tre o quattro persone che si assumono la maggior parte del carico di lavoro e per questo gli altri dipendenti hanno la falsa sensazione che i carichi individuali possano essere parzialmente trasferiti anche su di loro.

Motivo del licenziamento: fanno molto lavoro, ma ostacolano piuttosto che aiutare.

Ogni dipendente ha una serie di compiti che si riflettono nel contratto di lavoro e nella descrizione delle mansioni. E deve svolgerli. Anche se i dipendenti si distraggono dal lavoro non per questioni personali, ma per la necessità di assistere un collega, è comunque un problema.

I dirigenti aziendali non hanno la possibilità di guardare nel computer di ogni dipendente, quindi è possibile che non vengano mai a sapere che, ad esempio, il responsabile delle vendite dell'azienda utilizza Word più spesso del necessario (per scrivere proposte commerciali e, in sostanza, fare il lavoro del reparto marketing) o consulta spesso i clienti sulle capacità tecniche di un prodotto (che è il lavoro del supporto tecnico), anche se l'unica funzione del responsabile delle vendite è quella di vendere.

I "professionisti di tutti i mestieri" fanno molte cose contemporaneamente, ma non ne portano mai a termine nessuna o le fanno tutte ugualmente male perché saltano da un compito all'altro e sono costantemente distratti. Anche se sono sempre carichi di lavoro e impegnati in qualcosa per tutto il tempo, è impossibile misurare il loro contributo al costo del prodotto. E questo è un motivo sufficiente per licenziare un dipendente di questo tipo.