Furto di dipendenti: Un'epidemia silenziosa che costa miliardi alle aziende

Immaginate un ladro invisibile che silenziosamente prosciuga milioni dalle casse della vostra azienda. Il furto dei dipendenti, una minaccia pervasiva spesso trascurata, è esattamente questo.

Secondo Exploding Topics, ogni anno vengono rubati alle aziende statunitensi ben 50 miliardi di dollari dai loro stessi dipendenti. Le aziende perdono circa il 5% del loro fatturato a causa dei lavoratori che rubano denaro, beni fisici o compiono frodi finanziarie.

Al di là delle perdite finanziarie, i furti di dipendenti erodono la fiducia, danneggiano il morale e mettono a repentaglio la reputazione dell'azienda. La verità è che il furto sul posto di lavoro non è un problema isolato: è una minaccia incombente in tutti i settori, che colpisce aziende di tutte le dimensioni.

Questo articolo vi farà da guida, illustrandovi le diverse forme che il furto di dipendenti può assumere, le sue conseguenze di vasta portata e, soprattutto, le misure concrete che potete adottare per prevenirlo e individuarlo all'interno della vostra organizzazione.

Il furto di dipendenti non è un reato a sé stante, ma si manifesta con vari comportamenti ingannevoli, grandi o piccoli, a seconda del settore e della posizione del dipendente. Portare via un blocco di foglietti adesivi o una penna potrebbe non sembrare un grosso problema, ma, tecnicamente, anche questo è un furto che intacca le risorse dell'azienda.

Vediamo quali sono le forme di furto a cui i vari settori sono più esposti.

Il commercio al dettaglio è un campo fertile per tutti i tipi di frode. Ad esempio, i rivenditori americani perdono fino al 43% dei ricavi a causa dei furti dei dipendenti.

Il furto in questo settore comprende:

• Furto del registratore di cassa: I lavoratori possono maneggiare quotidianamente grandi quantità di contanti, il che lascia spazio a schemi loschi. Questi includono la scrematura dei fondi prima che vengano registrati nel sistema, spesso attraverso transazioni fraudolente o intascando i pagamenti in contanti.

  Caso 1. Alcuni dipendenti sono straordinariamente creativi in questi schemi. CleverControl ha lavorato con un piccolo rivenditore offline che offriva un programma di carte bonus per i clienti fedeli. Un cassiere senza scrupoli ha escogitato un piano per sfruttare questo sistema. Con discrezione, detraeva i bonus dalle carte dei clienti per coprire una parte o addirittura l'intero prezzo di acquisto. Tuttavia, continuava ad addebitare al cliente l'intero prezzo in contanti. In questo modo, intascava la differenza tra il costo effettivo e l'importo pagato con i bonus.

• Furto di merce è il furto di prodotti per uso personale o per la rivendita. Le attività di vendita al dettaglio sono particolarmente vulnerabili a questo tipo di furto: i dipendenti hanno molte opportunità di intascare piccoli oggetti, vestiti, cibo e persino gadget tecnologici.

• Manipolazione dell'inventario comporta pratiche ingannevoli che distorcono i registri di inventario. I dipendenti potrebbero falsificare i rapporti di danno per rivendicare prodotti inesistenti a scopo di lucro. I cassieri potrebbero anche annullare transazioni di vendita legittime, fingendo che il cliente abbia cambiato idea. Potrebbero poi trattenere i contanti o utilizzare la ricevuta annullata per elaborare un reso fraudolento per loro stessi o per un complice. Questo schema può essere attuato anche con i resi di merce, elaborando un reso senza aver effettivamente ricevuto gli articoli.

La finanza è un'altra sfera maggiormente soggetta a furti. Gli schemi di frode sono i seguenti:

• Appropriazione indebita si riferisce all'appropriazione indebita di fondi o proprietà affidati a scopo personale. Un dipendente fidato potrebbe dirottare i fondi aziendali per uso personale.

• Frodi sui conti spese comporta l'invio da parte dei dipendenti di note spese gonfiate o false per dichiarare spese personali come costi aziendali.

• Manipolazione dei registri finanziari I dipendenti potrebbero alterare i registri finanziari per nascondere appropriazioni indebite o altre forme di furto. Queste manipolazioni possono rendere difficile l'individuazione di attività fraudolente e avere gravi conseguenze legali.

  Caso 2. Un atto sfacciato di furto interno è venuto alla luce in una filiale dell'azienda quando un ex dipendente ha contattato la sede centrale. L'uomo si chiedeva perché continuasse a ricevere i moduli fiscali W-2 e dovesse pagare le tasse su stipendi che non aveva mai guadagnato. L'indagine ha scoperto che la direttrice generale aveva aggiunto in modo fraudolento l'ex dipendente al sistema delle buste paga per due anni. Poi intascava gli stipendi pagati a nome del falso dipendente.

Lavorare nel settore dell'ospitalità è spesso associato a compensi bassi, condizioni di lavoro precarie, stress eccessivo e burnout da comunicazione con i clienti. In queste condizioni, il dipendente può non resistere alla tentazione quando si presenta l'occasione, come un oggetto dimenticato o un cassetto di denaro aperto.

I furti più frequenti nel settore dell'ospitalità comprendono:

• Furto di contanti dai registri è quando i dipendenti possono rubare contanti direttamente dalle casse dei ristoranti o dalle reception degli alberghi.

• Intascare le mance destinate ai colleghi: I dipendenti che mettono in comune le mance potrebbero rubare una parte destinata ai colleghi. Questo comportamento non solo danneggia l'azienda, ma crea anche tensione e sfiducia tra i dipendenti.

• Sovrapprezzo dei clienti: i dipendenti potrebbero aggiungere voci non autorizzate alle fatture o gonfiare i prezzi per guadagno personale.

  Caso 3. Le menti criminali si affacciano nel settore dell'ospitalità come in quello della vendita al dettaglio, escogitando complessi schemi a scopo di lucro, come nel caso seguente.

  Il direttore generale dell'hotel ha ricevuto una telefonata di reclamo da parte di un ospite che chiedeva il rimborso di un soggiorno precedente. Dopo una breve indagine, ha scoperto che il soggiorno dell'ospite era scomparso dal sistema, con la camera in questione contrassegnata come fuori servizio a causa della pulizia della moquette effettuata quel giorno.

  Ulteriori indagini hanno rivelato una scoperta sorprendente: il personale addetto al controllo notturno e una governante, impegnati in una relazione intima, si erano messi d'accordo per intascare i pagamenti degli ospiti che pagavano in contanti e che si registravano di notte per soggiorni di una sola notte. Il personale addetto al controllo notturno accettava i pagamenti in contanti, registrava gli ospiti e segnava le camere come "non in ordine". Al mattino, la governante puliva la stanza e ne ripristinava lo stato di libera/pulita.

  Questo schema ingannevole è proseguito per cinque anni, senza essere scoperto dalla direzione, e ha comportato una perdita stimata di circa 100.000 dollari.

I furti in ufficio possono assumere forme poco evidenti e talvolta sembrare di poco conto; tuttavia, possono portare a gravi conseguenze per la vostra azienda. Ecco cosa rubano di solito i dipendenti dell'ufficio:

• Forniture per ufficio: Anche se apparentemente di poco conto, l'accumulo di materiale d'ufficio rubato, come carta, penne o cartucce di toner, può comportare costi significativi nel tempo. Sì, anche l'uso di stampanti per scopi personali è considerato un furto.

• Attrezzatura: Il furto di attrezzature, come computer portatili, tablet o strumenti specializzati, può interrompere le operazioni e portare a violazioni dei dati.

• Violazioni dei dati: I dipendenti che hanno accesso a informazioni sensibili possono rubare dati dei clienti, segreti commerciali o proprietà intellettuale. Questo può avere gravi ripercussioni legali e finanziarie per le aziende di tutti i settori, in particolare per quelle finanziarie e tecnologiche.

• Furto di tempo: I dipendenti che perdono tempo mentre sono in servizio, ad esempio facendo pause troppo lunghe o svolgendo commissioni personali, in sostanza rubano al proprio datore di lavoro. Il furto di tempo può essere un problema in ambienti in cui le ore di lavoro non sono strettamente monitorate.

Come negli ambienti di vendita al dettaglio e negli uffici, i dipendenti delle aziende manifatturiere rubano materiali, strumenti o prodotti finiti per uso personale o per rivenderli. Questi furti possono interrompere i programmi di produzione e causare perdite finanziarie significative.

Il furto di dipendenti può avere un impatto significativo sulla vostra azienda in vari modi, ben oltre le ovvie conseguenze finanziarie.

Secondo TechJury, il 75% dei dipendenti ha rubato al proprio datore di lavoro almeno una volta; oltre il 37% lo ha fatto almeno due volte. Tre dipendenti su dieci rubano da anni.

Di conseguenza, i furti dei dipendenti sottraggono alle aziende l'incredibile cifra di 50 miliardi di dollari all'anno e causano oltre il 30% dei fallimenti negli Stati Uniti.

I furti dei dipendenti sono all'origine del 28% delle perdite di inventario e del 43% dei mancati introiti nel settore della vendita al dettaglio, con un costo medio di 1.551,66 dollari per ogni dipendente disonesto.

Un incidente di appropriazione indebita comporta in media 357.650 dollari di perdite. Questo importo comprende non solo le perdite dirette da frode, ma anche quelle indirette, come le spese per il licenziamento e l'assunzione di dipendenti, l'aumento delle spese per le revisioni e la sicurezza e la perdita di clienti.

Il furto di tempo è sottile e innocente a prima vista, eppure porta a perdite tangibili: circa 400 miliardi di dollari all'anno, che interessano il 75% delle aziende. Oltre il 40% dei dipendenti commette una o più forme di furto di tempo, dal gonfiare le ore di lavoro al fare pause frequenti mentre si è registrati.

Il furto da parte dei dipendenti può erodere la fiducia dei clienti e danneggiare la reputazione dell'azienda. Quando i clienti scoprono che i dipendenti rubano, si preoccupano della sicurezza delle loro informazioni o dell'integrità generale dell'azienda. Le conseguenze sulla reputazione includono anche la perdita di clienti, la sfiducia degli azionisti e la riduzione dei profitti.

Il furto interno può generare sospetto e sfiducia nel personale. I dipendenti onesti che scoprono un furto possono sentirsi scoraggiati e mettere in dubbio l'impegno dell'azienda per un trattamento equo. I furti possono avere un impatto negativo sul morale e sulla cultura del luogo di lavoro, provocare un aumento del tasso di abbandono dei dipendenti e persino costi di assunzione più elevati per compensare la reputazione aziendale rovinata.

La lotta al furto dei dipendenti richiede un approccio globale che combini misure preventive e strategie di rilevamento efficaci. Ecco alcuni passi fondamentali da compiere:

• Stabilite politiche aziendali chiare e concise che delineino i comportamenti accettabili e non accettabili. Esse devono riguardare esplicitamente il furto da parte dei dipendenti e le sue conseguenze.
• Implementare un sistema di separazione dei compiti. Ciò significa separare compiti critici come l'autorizzazione dei pagamenti, la gestione del contante e la riconciliazione dei conti per ridurre al minimo le opportunità per un singolo dipendente di commettere e nascondere un furto.
• Condurre regolari audit interni per identificare eventuali discrepanze o attività sospette.

• Utilizzate telecamere di sicurezza in punti strategici per scoraggiare i furti e monitorare le attività dei dipendenti.
• Implementare sistemi di controllo degli accessi per limitare l'accesso alle aree e alle informazioni sensibili in base ai ruoli e alle responsabilità professionali.
• Investite in moderni sistemi POS (Point-of-Sale) con funzioni che tracciano le transazioni dei singoli dipendenti e impediscono gli annullamenti o gli sconti non autorizzati.
• Il software di monitoraggio dei dipendenti, come CleverControl, può essere un altro strumento di difesa contro i furti dei dipendenti. Anche se non dovrebbe essere l'unica soluzione, può fornire preziose informazioni sulle attività dei dipendenti. Monitorando l'uso del computer, la cronologia di navigazione in Internet, i tasti premuti, gli screenshot e utilizzando il riconoscimento facciale, è possibile individuare comportamenti sospetti che potrebbero giustificare ulteriori indagini. Inoltre, la consapevolezza di essere monitorati può scoraggiare chi sta pensando di compiere un furto. Il software che tiene traccia della produttività dei dipendenti è perfetto anche per combattere il furto di tempo. È fondamentale implementare politiche chiare e ottenere il consenso dei dipendenti prima di utilizzare questo software.

• Promuovere una cultura aziendale che enfatizzi l'onestà, l'integrità e il comportamento etico.
• Dare l'esempio: dimostrare una condotta etica dall'alto verso il basso.
• Creare canali di segnalazione anonimi per incoraggiare i dipendenti a segnalare sospetti illeciti senza temere ritorsioni.

• Condurre programmi di formazione regolari per educare i dipendenti sulle politiche aziendali in materia di furti e frodi.
• Informare i dipendenti sui diversi tipi di furto e sulle relative conseguenze.
• Evidenziare l'importanza di salvaguardare i beni aziendali e proteggere le informazioni sensibili.

Implementando queste misure preventive e investigative, potete ridurre significativamente la vostra vulnerabilità al furto da parte dei dipendenti e proteggere la vostra azienda dalle sue devastanti conseguenze finanziarie e di reputazione.

Il furto di dipendenti, anche se spesso nascosto, può infliggere danni significativi alla vostra azienda. Le perdite finanziarie, il danno alla reputazione e l'erosione del morale dei dipendenti evidenziano la necessità di adottare misure proattive. La buona notizia è che non siete impotenti. Mettendo in atto le strategie descritte in questo articolo, potete costruire una difesa fortificata contro il furto dei dipendenti.