Monitoraggio o sorveglianza dei dipendenti?

La gestione del tempo è una parte molto importante dell'organizzazione del processo lavorativo in qualsiasi azienda. Tuttavia, se alcuni manager tendono a chiudere un occhio sulle libertà dei dipendenti, altri utilizzano un metodo di controllo totale. Ma quale sia l'approccio più produttivo e che non si spinge troppo oltre, potete scoprirlo in questo articolo.

Secondo gli esperti, in ogni azienda esistono tre tipi di dipendenti. Si tratta di specialisti ad alto rendimento, di dipendenti medi che svolgono le loro mansioni "bene" e di quelli che non riescono a rispettare i piani e violano regolarmente la disciplina. E per ognuno di questi dipendenti i dirigenti dovrebbero avere un approccio diverso. "È chiaro che si può chiudere un occhio sui rari casi di ritardo di dipendenti professionisti di valore", dice la professoressa di economia Sara Ramos, "per quanto riguarda la seconda categoria, bisogna tenere traccia di ogni ritardo, scoprirne il motivo e, a seconda della rilevanza del motivo, prendere una decisione appropriata. In questi casi è possibile un rimprovero.

Se il dipendente è in ritardo ripetutamente e il motivo è insignificante, il rimprovero può stimolare il dipendente a correggere il suo comportamento e a migliorare la qualità del lavoro. Ignorare questi fatti, al contrario, sarà un incentivo a ulteriori negligenze e a successivi ritardi. Se il motivo del ritardo è valido, il dipendente può essere perdonato". Con i ritardatari costanti si dovrebbe usare una tattica diversa. In questo caso, è necessario un rimprovero, ma con un feedback. "Il numero di violazioni della disciplina è diverso in ogni azienda, e deve essere regolato dal Codice di Condotta Aziendale e dagli standard aziendali", dice Sara Ramos, "Più ci sono interpretazioni individuali su questo tema, più questo provoca dipendenti negligenti".

Gli esperti fanno notare che il punto non è la quantità di tempo in cui il dipendente è in ritardo, ma la regolarità del ritardo. È questo che alla fine porta a una diminuzione della produttività. "Il ritardo può essere sistematico o una rara eccezione nel comportamento del dipendente", afferma il blogger Jesse Allen, "La punizione è appropriata quando il dipendente lo fa ripetutamente e non ha adottato alcuna misura per eliminare le ragioni del ritardo. Tuttavia, a volte è consigliabile aiutare il dipendente a capire le ragioni e aiutarlo a migliorare la puntualità".

Oltre ai ritardi, la produttività può essere notevolmente ridotta dai dipendenti che sollevano questioni personali durante l'orario di lavoro. Come sottolineato dai dirigenti, i dipendenti più "intraprendenti" possono persino avviare un'attività in proprio e sottrarre risorse all'azienda, ad esempio rubando clienti. "L'attività di qualsiasi dipendente può essere sia produttiva che improduttiva", afferma Christopher Hughes, responsabile del progetto CleverControl, "se il responsabile SMM-marketing passa il tempo su Facebook, lavora per lo sviluppo dell'azienda. E se la stessa cosa viene fatta da un programmatore, è una questione personale. Allo stesso modo, i siti web per la ricerca di lavoro, se visitati da un manager delle risorse umane, diventano uno strumento per risolvere i problemi dell'azienda, ma se visitati da un venditore diventano un segno dell'intenzione del dipendente di andarsene". Quindi, per ogni professione esiste un elenco di programmi e siti web produttivi e improduttivi.

Per il monitoraggio dei dipendenti, i dirigenti possono utilizzare sistemi speciali per raccogliere informazioni sui loro subordinati. Questo metodo è particolarmente importante per i dipendenti IT e SMM. "Le specificità del lavoro del SMM-manager sono che il risultato di ogni fase può essere monitorato con largo anticipo", dice Jesse Allen, "non è nemmeno necessario distrarre il dipendente, perché le statistiche sono aperte e aggiornate costantemente. È chiaro quando il dipendente è più attivo o meno. Inoltre, il risultato è chiaramente visibile e consente di apportare modifiche". Il monitoraggio stesso è invisibile al dipendente, che quindi non può dire in quali momenti è stato effettuato esattamente il controllo, e presume che sia costante. Questo motiva a lavorare sempre in modo efficiente.

"Nelle discussioni con i nostri clienti abbiamo individuato una sorta di soglia: l'80% del tempo di lavoro dovrebbe essere dedicato alle attività lavorative", spiega Christopher Hughes, "il resto del tempo può essere dedicato alle pause, alle questioni personali e al tempo libero. A proposito, è necessario incoraggiare i dipendenti a non riposare davanti al computer. È meglio uscire e prendere un po' d'aria fresca".

Per non eccedere nel monitoraggio dei dipendenti e non essere considerati dei tiranni esecutivi, gli esperti raccomandano di utilizzare i sistemi di tracciamento solo per ottimizzare i processi aziendali, ma non per punire o accusare i dipendenti. "Se un dipendente passa troppo tempo sui siti web di intrattenimento, dovreste assegnargli più compiti lavorativi", dice il fondatore di StarrCounter Jacob Rogers. - Se un dipendente arriva sempre in ritardo al lavoro, non fa mai tardi in ufficio e non svolge i compiti assegnati in tempo, allora è molto indietro rispetto ai colleghi e non merita bonus. E se viene informato all'inizio del mese, probabilmente il dipendente cercherà di non commettere errori. Pertanto, per non esagerare con il monitoraggio, è necessario liberare i dipendenti da tutte le paure e i malintesi nella fase di implementazione del sistema, al fine di stabilire regole chiare e lo scopo dell'uso di questo monitoraggio". In ogni caso, gli standard di monitoraggio dei dipendenti adottati dall'azienda non devono causare proteste nel team.

"Un dipendente deve imparare a conoscerlo durante il processo di assunzione e quindi ad accettare le regole. Non c'è produttività senza controllo, e questo dovrebbe essere configurato nei dettagli per risparmiare tempo. La punizione in caso di violazione deve essere inevitabile, così come la ricompensa in caso di buone prestazioni", afferma Jesse Allen.