Software di monitoraggio dei dipendenti: I quattro principali Monitoraggio dell'utilizzo dei computer da parte del personale

I dipendenti devono essere liberi di svolgere il proprio lavoro in ufficio senza alcuna restrizione. Tuttavia, i datori di lavoro devono prestare attenzione a quando i dipendenti utilizzano i computer dell'ufficio. Devono tenere traccia delle attività informatiche dei loro dipendenti di tanto in tanto. Questo aspetto diventa ancora più importante nel caso in cui le organizzazioni trattino dati sensibili. Queste informazioni sono necessarie per garantire il funzionamento efficace dei processi di un'organizzazione. È qui che si capisce l'importanza del software di monitoraggio dei dipendenti. Questo software fornisce informazioni su come un dipendente utilizza i computer dell'ufficio.

Il tracciamento dei dati dipende dalla qualità del software di monitoraggio dei dipendenti utilizzato. Di solito si è in grado di tracciare le applicazioni utilizzate, i siti web visitati e le e-mail inviate. È inoltre possibile verificare se il dipendente ha manomesso le impostazioni del sistema o ha modificato la posizione del dispositivo e così via. Le attività di cui sopra sono caratteristiche comuni. Un software di monitoraggio dei dipendenti di buona qualità dovrebbe essere in grado di tracciare molto di più. Dovrebbe essere in grado di identificare e impostare le attività che richiedono il monitoraggio. Inoltre, dovrebbe essere in grado di ricevere notifiche istantanee in caso di violazione. Alcuni siti di social media devono essere bloccati. La condivisione di file deve essere limitata al minimo. Allo stesso modo, l'uso di strumenti di archiviazione esterni come pen drive e dischi rigidi richiede un controllo.

Il software deve disporre di un cruscotto di gestione che consenta di visualizzare le infrazioni. Il software deve generare rapporti tempestivi. Ogni organizzazione deve essere in grado di decidere quale software è applicabile. Prima di finalizzare il pacchetto, è necessario assicurarsi che il software sia in sintonia con i requisiti dell'organizzazione. Questo articolo analizza quattro sistemi software di questo tipo.

SpectorSoft, fondata nel 1998 e con uffici in Florida, Utah e Surrey, Regno Unito, ha una base di circa 36.000 clienti aziendali e più di 900.000 utenti privati. È stata insignita di numerosi premi. Offre soluzioni software per il monitoraggio dei registri e per il monitoraggio e la localizzazione degli smartphone. Il suo prodotto Spector 360 non solo rileva e scoraggia le attività inappropriate dei dipendenti, ma fornisce anche un rapporto dettagliato sulle stesse.

Funziona sia su piattaforme Windows che Mac. Utilizza un software unico di rilevamento della tastiera e di acquisizione di istantanee per impedire ai dipendenti di oltrepassare la linea. Può anche tracciare tutte le e-mail inviate e ricevute. Il programma di registrazione della tastiera può tracciare ciò che viene digitato. Può monitorare anche le chat e i messaggi. Fornisce un rapporto dettagliato dei siti web visitati, dei siti online cercati, dei file trasferiti e delle applicazioni utilizzate. In breve, è in grado di monitorare tutte le attività di rete. Il software registra le attività su un computer remoto per visualizzarle e analizzarle in seguito attraverso una selezione di grafici e modelli.

Il software è in grado di produrre più di 50 diversi rapporti sulle attività dei dipendenti. È possibile bloccare determinati siti in base alle proprie esigenze. Consente di richiamare i dipendenti in errore per l'uso inappropriato, sulla base dei rapporti generati dal software. È possibile bloccare le fughe di dati. Le frodi sono facilmente individuabili, migliorando così l'efficienza dell'organizzazione. Il software prevede anche la possibilità di tenere sotto controllo i controllori. Il coordinamento proattivo tra i dipartimenti delle risorse umane e gli altri dipendenti sono alcuni degli aspetti che questo software può offrire.

L'azienda sostiene che il suo software iMonitor Employee Activity Monitor (EAM) non solo è potente, ma è anche utilizzato da migliaia di organizzazioni in tutto il mondo, tra cui aziende come Siemens. L'obiettivo principale del software è migliorare la produttività dei dipendenti e mantenere la riservatezza aziendale. iMonitor EAM consente alle organizzazioni di monitorare un massimo di mille computer da un unico server centralizzato.

Questo software consente di monitorare attività come la pressione dei tasti, le attività della clipboard e le foto dello schermo. Il software può anche rilevare le attività dei documenti e i siti web visitati. È in grado di fornire un rapporto dettagliato delle ricerche online effettuate dal dipendente e di fornire il tempo di utilizzo della rete. Una caratteristica aggiuntiva è che è possibile impostare dieci diversi monitor per rilevare le attività dei dipendenti e, se necessario, impostare avvisi in tempo reale per attività specifiche. Il software consente anche di bloccare i dispositivi di archiviazione rimovibili.

È possibile filtrare l'accesso ai siti web. Un'altra caratteristica è la possibilità di controllare un computer da remoto utilizzando la sua webcam per visualizzare l'ambiente circostante. È possibile generare rapporti in tempo reale sulle attività e utilizzarli per migliorare l'efficienza dei sistemi e delle procedure dell'organizzazione.

Lanciato nel 2006 da EfficientLab LLC, più di 1500 aziende utilizzano questo software. È possibile misurare la puntualità dei dipendenti e tracciare i loro spostamenti. Questo software consente di impostare politiche flessibili per controllare il tempo di lavoro e il tempo libero dei dipendenti. Sono tre gli utilizzi principali del software. Questo software è in grado di controllare l'utilizzo del web, la sorveglianza e il monitoraggio dei tempi di lavoro. È possibile accedere ai dati sulla distribuzione del traffico web di un'organizzazione tra gli utenti, i computer, i gruppi e i reparti. È inoltre possibile filtrare i siti web a cui i dipendenti non possono accedere.

È possibile informare gli utenti quando i dipendenti accedono a tali siti. È inoltre possibile inviare notifiche ai dipendenti che accedono a tali siti. Utilizzando la funzione di sorveglianza disponibile in Work Examiner, sarete in grado di tenere sotto controllo ciò che un determinato dipendente sta visualizzando in qualsiasi momento. È inoltre possibile catturare tutte le e-mail e filtrarle a piacimento. È anche possibile registrare le attività di messaggistica istantanea. È possibile tenere costantemente sotto controllo il modo in cui il dipendente trascorre il suo tempo, a che ora arriva e se ne va, e vedere i siti web che visita durante il tempo trascorso al computer. È anche possibile impostare blocchi per siti specifici per determinati dipendenti.

C'è una differenza tra le normali aziende e le organizzazioni governative che si occupano di sicurezza nazionale. Tali organizzazioni richiedono misure di sicurezza di livello superiore. Awareness Technologies, fondata nel 2002 per fornire tali misure di sicurezza rigorose, vanta una clientela che comprende agenzie di livello governativo, agenzie di polizia, grandi aziende, ospedali e scuole. Secondo le dichiarazioni dell'azienda, lo strumento di monitoraggio dei dipendenti Sonar è un software di sicurezza di alta qualità e può essere paragonato ai migliori del settore. È possibile monitorare tutte le e-mail e i messaggi, compresi i tasti digitati.

È possibile visualizzare i documenti a cui si accede, le applicazioni utilizzate, i siti web visitati e altri dati simili. Il vantaggio principale di questo software è che è possibile farlo in modo silenzioso, senza che il dipendente se ne accorga. Come per altri software simili, è possibile bloccare le applicazioni e limitare l'accesso a determinati siti web. È dotato di un programma di key logger unico che può tracciare anche le parole chiave digitate. Secondo l'azienda, può funzionare bene sia in ambiente terminal server che in ambiente Citrix.