Aziende dell'Ohio: come implementare un software di monitoraggio dei dipendenti senza rischi legali

Oggi, il software di monitoraggio dei dipendenti è uno strumento comune in molte aziende. Aiuta a proteggere le informazioni sensibili, migliorare la produttività, monitorare le presenze, gestire i team remoti e svolgere numerose altre attività.

Nelle loro pratiche di monitoraggio, le aziende spesso si concentrano solo sul come effettuare il monitoraggio. Quale software scegliere? Come integrarlo nel loro sistema attuale? Quali avvisi configurare e con quale frequenza controllare le statistiche di produttività? In questo modo, queste aziende ignorano gli aspetti etici e legali della questione: perché monitorano e se le loro pratiche sono conformi alla legge.

Il panorama giuridico è unico per ogni Paese e persino per ogni Stato. Oggi esploreremo come implementare il monitoraggio dei dipendenti in Ohio in modo non solo conforme alla legge, ma anche rispettoso del vostro team.

Disclaimer: questo articolo ha scopo puramente informativo e non intende sostituire la consulenza legale. Si consiglia di consultare un esperto legale prima di implementare il monitoraggio dei dipendenti nella propria azienda.

Before you click "Purchase" on the chosen monitoring software and start tracking keystrokes, it is essential to learn what types of monitoring the Ohio law allows and where the limits are.

Due leggi federali costituiscono il fondamento della legalità del monitoraggio sul posto di lavoro.

L'Electronic Communications Privacy Act (ECPA) vieta l'intercettazione e il monitoraggio intenzionale delle comunicazioni orali, telefoniche ed elettroniche dei dipendenti. Tuttavia, vi sono due eccezioni:

• I datori di lavoro possono monitorare le comunicazioni dei dipendenti effettuate sui dispositivi aziendali per legittimi scopi aziendali, se il monitoraggio è di routine e i dipendenti vengono informati.

• I datori di lavoro possono monitorare i dipendenti se ottengono il loro consenso, in genere tramite accordi firmati o politiche riconosciute durante l'inserimento e l'assunzione.

L'Ohio è uno stato in cui vige il consenso di una sola parte. Ciò significa che è possibile registrare legalmente una conversazione a condizione che si sia uno dei partecipanti o che almeno una delle parti acconsenta alla registrazione. Non è necessario ottenere il consenso di tutte le parti coinvolte nella conversazione.

Il National Labor Relations Act (NLRA) tutela il diritto dei dipendenti a discutere di salari, condizioni di lavoro e a costituire sindacati. Le aziende non possono utilizzare il monitoraggio per spiare o scoraggiare discussioni di gruppo protette. Se il vostro software segnala i dipendenti che collaborano su questioni di lavoro, vi trovate su un terreno giuridicamente instabile.

La legge dell'Ohio tutela la privacy dei dipendenti in modi specifici e significativi. Ecco i punti chiave:

Videosorveglianza

Le telecamere possono essere utili per la sicurezza, soprattutto in magazzini, spazi commerciali o altre aree ad alto rischio di furto. È possibile installare telecamere di videosorveglianza in:

• Piani di lavoro
• Ingressi
• Parcheggi
• Sale relax (con cautela!)

Tuttavia, i dipendenti hanno ragionevoli aspettative in termini di privacy in determinate aree. Ecco perché non è possibile installare telecamere in:

• Bagni
• Spogliatoi
• Cambiare area
• Uffici privati ​​senza preavviso

Anche negli spazi condivisi, come le sale relax, è consigliabile affiggere cartelli visibili che indichino l'attivazione della videosorveglianza. In caso contrario, i dipendenti potrebbero affermare di aspettarsi la privacy, esponendovi al rischio di una causa per violazione della privacy.

Registrazione audio

Come già accennato in precedenza, i datori di lavoro non possono registrare le conversazioni senza il consenso di almeno una delle parti (ad esempio, un responsabile può registrare una riunione disciplinare con un dipendente o una telefonata di un dipendente a un cliente con il consenso del dipendente).

Attività digitale

I datori di lavoro dell'Ohio godono di ampi diritti sui dispositivi e sulle reti aziendali. In genere, i dipendenti non hanno alcuna ragionevole aspettativa di privacy quando utilizzano:

• E-mail aziendale
• Computer portatili o telefoni forniti dall'azienda
• Piattaforme di messaggistica interna

Ciò significa che su questi dispositivi è possibile monitorare:

• Cronologia di navigazione in Internet
• Contenuto dell'email
• Utilizzo dell'applicazione
• Orari di accesso/disconnessione
• Accesso ai file

Tuttavia, il monitoraggio di queste attività deve essere finalizzato a uno scopo aziendale legittimo. Inoltre, è vietato monitorare i conti personali di un dipendente o le sue attività al di fuori del lavoro.

In sintesi, secondo la legge dell'Ohio, il monitoraggio dei dipendenti è consentito, ma i datori di lavoro rispettano le aspettative di privacy dei dipendenti. Le aziende non dovrebbero utilizzare sistemi di sorveglianza in aree private e dovrebbero ottenere il consenso informato per la registrazione audio.

Anche se una legge non richiede esplicitamente la divulgazione, non informare i dipendenti del monitoraggio può esporre a denunce di violazione della privacy, soprattutto se la sorveglianza sembra segreta o eccessiva.

Una policy chiara e scritta non è solo una buona pratica: è il tuo scudo legale. Una policy solida fa molto di più che spuntare una casella di conformità. Essa:

• Stabilisce aspettative chiare

• Rimuove l'ambiguità sulla privacy

• Documenti di riconoscimento del dipendente

• Protegge la tua attività in caso di controversie

• Costruisce una cultura di equità

La tua policy di monitoraggio dei dipendenti dovrebbe essere semplice, facile da capire e completa. Ecco cosa includere:

Ambito di monitoraggio

Indicare chiaramente che tutti i dispositivi, le reti e i sistemi di proprietà aziendale sono soggetti a monitoraggio. Includere esempi: e-mail, utilizzo di Internet, trasferimenti di file, tracciamento GPS (se applicabile) e attività di accesso.

Cosa viene monitorato

Siate specifici. Registrate le sequenze di tasti premuti? Monitorate l'attività sullo schermo? Tracciate le visite al sito web? Elencatelo. La vaghezza genera stress e supposizioni.

Scopo aziendale

La policy dovrebbe spiegare i motivi del monitoraggio. Ad esempio:

• Protezione dei dati sensibili dei clienti
• Prevenire le minacce interne
• Garantire la conformità alle normative del settore
• Valutazione della produttività
• Individuare i dipendenti che necessitano di ulteriore formazione e supporto
• Supportare la produttività dei team remoti, ecc.

Queste spiegazioni aiuteranno i dipendenti ad alleviare lo stress e a comprendere che il monitoraggio è una misura di supporto, non di punizione.

Nessuna aspettativa di privacy

È importante specificare chiaramente che l'utilizzo della tecnologia aziendale non garantisce la privacy. Se un dipendente controlla un'email personale o visita un sito non lavorativo utilizzandola, anche questa attività potrebbe essere monitorata.

Limiti al monitoraggio

Rassicurare i dipendenti specificando cosa non si farà, ad esempio:

• Nessuna registrazione audio senza consenso
• Vietata la presenza di telecamere nelle aree private
• Nessun tracciamento dei dispositivi personali o del comportamento fuori servizio

Gestione e accesso ai dati

I dipendenti devono essere informati su chi può accedere ai dati di monitoraggio (ad esempio, risorse umane, IT, supervisori diretti) e per quanto tempo vengono conservati.

La politica dovrebbe inoltre specificare quali misure di sicurezza saranno adottate in merito ai dati raccolti e per quali scopi legittimi le informazioni saranno utilizzate.

Riconoscimento e consenso

Ogni dipendente è tenuto a firmare un modulo in cui conferma di aver letto, compreso e accettato la politica. Conservare questa documentazione in archivio.

L'implementazione di un software di monitoraggio non deve per forza sembrare un'operazione di sorveglianza. Con il giusto approccio, può rappresentare un cambiamento trasparente e persino positivo.

Ecco come farlo correttamente:

Fase 1: Parla con un avvocato del lavoro

Prima di acquistare un software o redigere una polizza, consultate un avvocato del lavoro con sede in Ohio. Vi aiuterà a districarvi tra le sfumature della legge statale, in particolare in materia di registrazione audio e privacy. Questo piccolo investimento può evitare costose battaglie legali in futuro.

Step 2: Define Your "Why"

Quale problema stai cercando di risolvere?

• Stai affrontando rischi per la sicurezza dei dati?

• Stai cercando di migliorare la produttività di un team che lavora da remoto?

• Rispondere a un requisito di conformità?

Your goal should drive your tools - not vice versa. Avoid "monitoring for monitoring's sake" - this will only lead to legal problems and decreased employee morale.

Fase 3: Redigere una politica chiara e incentrata sull'uomo

Scrivi la tua polizza in un linguaggio semplice e comprensibile. Evita il linguaggio legale. Includi esempi concreti per evitare confusione.

Questa politica non è un documento valido una sola volta. Aggiornala man mano che la tua attività, la tua tecnologia o le normative applicabili evolvono.

Fase 4: Comunicare - Non annunciare

Non lanciare la policy come una bomba. Organizza una riunione di gruppo. Spiega le ragioni del cambiamento. Rispondi alle domande. Ascolta le preoccupazioni.

Non definirlo come controllo, ma come chiarezza e protezione per l'azienda, per i clienti e per i dipendenti.

Quindi, ottenere una conferma scritta da ogni dipendente.

Fase 5: scegliere un software che rispetti i limiti

Non tutti gli strumenti potrebbero essere adatti ai tuoi obiettivi e al tuo contesto legale. Cerca un software di monitoraggio che:

• Consente di personalizzare ciò che viene monitorato

• Offre controlli di accesso basati sui ruoli

• Crittografa i dati e supporta la conservazione sicura

• Consente di disattivare le funzionalità invasive (come la registrazione dello schermo o la registrazione dei tasti premuti) a meno che non siano assolutamente necessarie

La scelta migliore non è sempre lo strumento più efficace. Scegline uno che sia in linea con i tuoi valori e i tuoi obblighi legali.

Fase 6: applicare la politica in modo equo e coerente

I pregiudizi sono un killer silenzioso della fiducia. Se solo determinati dipendenti vengono monitorati, soprattutto se condividono una caratteristica protetta, si rischiano denunce per discriminazione.

Monitorare in modo coerente, trasparente e solo per legittime ragioni aziendali. Evitare la microgestione.

Comprendendo il panorama legale dell'Ohio, essendo trasparenti con i dipendenti e applicando il monitoraggio in modo equo, è possibile creare un ambiente di lavoro in cui responsabilità e fiducia vanno di pari passo.

Perché il miglior tipo di monitoraggio non è quello che osserva cosa fanno le persone, ma quello che le aiuta a fare del loro meglio.