Software di monitoraggio dei dipendenti in California: Requisiti legali e migliori pratiche

L'articolo I, sezione 1 della Costituzione della California dichiara la privacy un diritto inalienabile di tutte le persone. Tuttavia, i diritti alla privacy non sono così assoluti sul posto di lavoro, perché possono sovrapporsi agli interessi legittimi dell'azienda, come il mantenimento della produttività e della sicurezza.

Questi scontri di interessi sono regolati da quanto segue:

• Legge sulla violazione della privacy in California (CIPA). La CIPA vieta le intercettazioni o la registrazione di conversazioni riservate in tutte le loro forme senza il consenso di tutte le parti. Queste forme includono telefonate, e-mail e messaggi istantanei. La CIPA vieta alle organizzazioni di registrare segretamente anche le conversazioni relative al lavoro (ad esempio, le telefonate con i clienti) senza il consenso del dipendente e del cliente. Tale consenso deve essere esplicito e documentato. La semplice dichiarazione in una politica generale che il monitoraggio può avvenire potrebbe non essere sufficiente a stabilire un consenso valido in tutte le situazioni.

• Codice del lavoro della California, sezione 435 vieta ai datori di lavoro di richiedere informazioni sui social media dei dipendenti o dei candidati.

• Legge sulla privacy dei consumatori della California (CCPA) e Legge sui diritti alla privacy della California (CPRA) si concentrano principalmente sui dati dei consumatori, ma estendono alcuni diritti ai dipendenti in quanto residenti in California. In particolare, le aziende devono informare i dipendenti su quali informazioni vengono raccolte, perché, come vengono utilizzate e sui loro diritti di accesso, cancellazione e rinuncia all'utilizzo dei loro dati personali.

• Ragionevole aspettativa di privacy suggerisce che la legalità del monitoraggio spesso dipende dal fatto che un dipendente si aspetti ragionevolmente la privacy nell'area o in un metodo di comunicazione. Una politica di monitoraggio chiaramente comunicata può ridurre leggermente questa aspettativa. Tuttavia, anche una politica di questo tipo non può consentire ai datori di lavoro di monitorare aree in cui i dipendenti si aspettano sempre la privacy, come i bagni o le sale per la pausa.

Le ragionevoli aspettative di privacy possono variare in modo significativo a seconda del dispositivo e dell'area monitorati. Ad esempio, i dipendenti si aspettano naturalmente una minore privacy nelle aree aperte comuni, come le postazioni di lavoro o le sale riunioni, soprattutto quando il datore di lavoro fornisce una politica di monitoraggio trasparente. Al contrario, gli uffici personali, gli armadietti personali e, naturalmente, i bagni e gli spogliatoi sono le aree in cui i dipendenti si aspettano un elevato livello di privacy.

Un principio simile si applica ai dispositivi di monitoraggio. Il monitoraggio di computer portatili, telefoni e altri dispositivi di proprietà dell'azienda è generalmente più previsto e legalmente difendibile. Allo stesso tempo, il monitoraggio dei dispositivi personali, soprattutto se al di fuori dell'orario di lavoro o se si tratta di account personali, è considerato un "no" nella maggior parte dei casi.

Riassumendo, i datori di lavoro della California possono monitorare:

• I dispositivi e le piattaforme di proprietà dell'azienda e le comunicazioni relative al lavoro su di essi.

• Prestazioni dei dipendenti entro limiti ragionevoli.

• Posizione dei veicoli o dei dispositivi di proprietà dell'azienda.

• Conformità alle politiche di sicurezza, al codice di comportamento aziendale e alle normative legali.

• Utilizzo di Internet sulle reti aziendali.

• Filmati di sicurezza all'interno dei locali dell'azienda.

Le organizzazioni non dovrebbero:

• Tracciare le comunicazioni personali sui dispositivi personali dei dipendenti o al di fuori dell'orario di lavoro.

• Sorvegliare le aree private con elevate aspettative di privacy, come gli spogliatoi o i bagni.

• Utilizzare pratiche di monitoraggio discriminatorie basate su sesso, disabilità, religione o altre caratteristiche protette.

• Utilizzare un monitoraggio nascosto che mina la dignità dei dipendenti.

• Utilizzare il monitoraggio come metodo di molestia o intimidazione nei confronti dei dipendenti in disaccordo.

Per stare dalla parte giusta della legge e rispettare la privacy dei dipendenti, consigliamo ai proprietari di aziende californiane di seguire questi principi:

• Informare sempre i dipendenti di qualsiasi forma di monitoraggio.

• Ottenere il consenso al monitoraggio, se necessario.

• Avere uno scopo aziendale legittimo, come ad esempio problemi di prestazioni o di sicurezza.

• Monitorare solo ciò che è essenziale per raggiungere lo scopo aziendale dichiarato. Evitate un monitoraggio troppo ampio o invasivo.

• Limitare il monitoraggio alle comunicazioni e alle attività legate al lavoro durante l'orario di lavoro.

• In caso di dubbio, consultate un avvocato specializzato in diritto del lavoro della California per assicurarvi che le vostre pratiche di monitoraggio siano conformi.

L'implementazione di una soluzione di monitoraggio è un processo più complesso che scegliere la soluzione più potente sul mercato e applicarla ai computer dei dipendenti. Suggeriamo un attento processo graduale composto da diverse fasi.

Si consiglia di iniziare a definire i problemi aziendali specifici che si spera di risolvere con il monitoraggio. Quali sono: sicurezza, prestazioni, conformità o una loro combinazione? La risposta a questa domanda determinerà le caratteristiche da ricercare in una soluzione di monitoraggio.

Quando si esplorano gli strumenti di monitoraggio, si devono tenere presenti alcuni fattori vitali. Il primo è rappresentato dalle caratteristiche del software. Valutate le funzionalità offerte, come il monitoraggio delle attività, il monitoraggio delle e-mail, il monitoraggio dei trasferimenti di file, ecc. Scegliete quelli che corrispondono alle vostre esigenze e che sono legalmente consentiti in California.

La facilità d'uso e l'integrazione sono fattori altrettanto importanti. Una scelta perfetta è quella di un software facile da usare che si integri perfettamente con l'infrastruttura e i sistemi IT esistenti.

Inoltre, è consigliabile cercare un software altamente personalizzabile. Vi permetterà di modificare le impostazioni di monitoraggio e di applicarle individualmente a ruoli, reparti o dipendenti specifici. Questo approccio vi aiuterà a ottenere informazioni preziose, riducendo al minimo la raccolta dei dati e rispettando le norme sulla privacy.

Un altro fattore significativo è la scalabilità. L'azienda cresce e la soluzione di monitoraggio deve essere in grado di crescere con essa.

Infine, è necessario verificare la reputazione del fornitore. Poiché raccoglierete informazioni potenzialmente sensibili, il vostro fornitore di software deve avere una reputazione affidabile, certificazioni di sicurezza e solidi protocolli di protezione dei dati.

L'introduzione improvvisa di un software di monitoraggio in tutta l'azienda può rivelare problemi imprevisti e colli di bottiglia che sarà difficile risolvere su tale scala. Consigliamo invece di iniziare con un programma pilota che coinvolga un singolo reparto o un gruppo di dipendenti. In questo modo è possibile testare il software, valutarne l'efficacia, raccogliere feedback e individuare problemi imprevisti.

Una volta terminata la fase pilota e apportate le necessarie modifiche al software, si procede al roll-out per l'intera azienda.

Un'implementazione efficace del software di monitoraggio dei dipendenti non si limita all'installazione e alla risoluzione dei problemi tecnici, ma anche alla formazione dei manager e del personale su come utilizzarlo in modo efficiente.

La formazione deve insegnare ai manager come utilizzare il software, interpretare i suoi report, rispettare le politiche di monitoraggio dell'azienda e affrontare i problemi che possono verificarsi.

Per quanto riguarda i dipendenti, devono capire cosa viene monitorato, come verranno utilizzati i dati, qual è la politica di monitoraggio dell'azienda e rispondere a qualsiasi domanda o dubbio.

L'implementazione di una soluzione di monitoraggio dei dipendenti non è un processo unico. Le normative sulla privacy cambiano, il software sviluppa nuove funzionalità e gli obiettivi di monitoraggio possono evolvere nel tempo. Per questo motivo, rivedere regolarmente le pratiche e le politiche di monitoraggio dell'azienda è fondamentale per mantenere la conformità e assicurarsi che siano ancora rilevanti per i vostri obiettivi.

Le normative della California sono severe in materia di privacy personale. I titolari di aziende o i manager che intendono utilizzare una soluzione di monitoraggio dei dipendenti devono cercare un equilibrio tra gli interessi legittimi dell'organizzazione e la conformità alle leggi vigenti. Questo equilibrio è dato da una solida conoscenza delle normative sulla privacy, da pratiche trasparenti, giustificabili e proporzionate e da una scelta accurata del software di monitoraggio.