Politica di monitoraggio dei dipendenti per evitare di infrangere le leggi sul monitoraggio dei dipendenti

Per il funzionamento efficace delle organizzazioni, i datori di lavoro sono autorizzati a raccogliere e utilizzare le informazioni dei dipendenti. Tuttavia, la legge stabilisce chiaramente che non devono esserci casi di molestie o elementi di vendetta. Il datore di lavoro è autorizzato a raccogliere solo i dati rilevanti per l'occasione. La raccolta deve essere giustificata da un uso appropriato. Il datore di lavoro ha determinate responsabilità imposte dalla legge per quanto riguarda la raccolta e l'utilizzo dei dati, comprese le informazioni raccolte da terzi.

Il comportamento dei dipendenti può essere monitorato in vari modi. Normalmente ogni organizzazione installa e utilizza le telecamere a circuito chiuso per rilevare i reati. Questo può essere utilizzato anche per rilevare i reati commessi dai dipendenti. La forma più comune di violazione della sicurezza nelle organizzazioni avviene attraverso la fuga di dati tramite e-mail. Il datore di lavoro ha tutto il diritto di installare scansioni delle e-mail in modo da bloccare quest'area di fuga di dati. Alcune misure adottate dall'organizzazione per proteggere i propri beni sono sempre consentite dalla legge.

Monitoraggio e intrusione di solito vanno di pari passo. Il datore di lavoro deve solo fare in modo di mantenere l'equilibrio e di non violare il diritto alla privacy. Ogni dipendente ha il diritto alla privacy, che gli viene garantito dalla legge. Non è possibile che il datore di lavoro sia al di sopra della legge. Il diritto alla privacy dei dipendenti non può essere violato da nessuno. Sono solo i legislatori che hanno il diritto di cercare tali informazioni private ed è solo in base alle loro direttive che il datore di lavoro può raccogliere e divulgare le stesse.

Esiste una disposizione di legge che riconosce al dipendente il diritto di sapere che il suo datore di lavoro lo sta monitorando. Il datore di lavoro è tenuto a dare un preavviso adeguato (salvo circostanze eccezionali) al dipendente e a tenerlo informato. Il datore di lavoro deve sempre assicurarsi che nelle aree coperte da telecamere a circuito chiuso vengano affissi dei cartelli che ne segnalino l'esistenza. Il datore di lavoro può anche inviare di tanto in tanto messaggi di posta elettronica al dipendente in merito all'attività informatica. In questo modo il dipendente potrebbe essere messo al corrente del fatto che queste attività sono sorvegliate e che quindi dovrebbe fare attenzione.

Il datore di lavoro ha il dovere di assicurarsi che la politica di monitoraggio sia adeguatamente documentata. I documenti devono elencare chiaramente ciò che il dipendente può fare e ciò che non deve fare. Anche il datore di lavoro deve assicurarsi di mantenere la propria parte del contratto prima di aspettarsi che il dipendente mantenga la propria. Il datore di lavoro deve anche assicurarsi che non vengano commessi eccessi da parte sua. Far emergere tutto questo in forma documentata può essere vantaggioso per entrambe le parti.

Il campionamento casuale è consentito dalla legge. Con il termine "campionamento casuale" si intende che il datore di lavoro ha il diritto di raccogliere campioni casuali di dati come le e-mail o le registrazioni delle telecamere a circuito chiuso per verificare eventuali casi di furto. Il datore di lavoro ha anche il diritto di controllare i dati di un dipendente che ritiene di carattere sospetto.

È responsabilità del datore di lavoro assicurarsi che vengano raccolte solo le informazioni necessarie per il caso specifico. Tuttavia, nel caso di ulteriori indagini, se emergono nuovi elementi, il datore di lavoro ha il diritto di raccogliere ulteriori informazioni. La legge prevede inoltre che le informazioni così raccolte siano conservate in un luogo sicuro. Esiste anche un periodo di tempo dopo il quale i dati non possono più essere conservati. Il datore di lavoro deve seguire questi aspetti nel dettaglio.

Spesso può capitare che il datore di lavoro debba raccogliere informazioni personali sulla salute dei propri dipendenti. Ciò può essere dovuto al rispetto delle norme di sicurezza, soprattutto in luoghi in cui la natura del lavoro è quella di lavorare in ambienti pericolosi. Tuttavia, il dipendente deve essere tenuto al corrente e deve sapere che tali informazioni vengono raccolte. Il datore di lavoro deve anche essere in grado di giustificare la richiesta di tali informazioni. Le norme e i regolamenti devono essere spiegati chiaramente al dipendente. Va da sé che tali informazioni devono essere conservate in un luogo sicuro.

A volte l'integrità del dipendente potrebbe essere sospetta. In tali circostanze il datore di lavoro ha il diritto di svolgere indagini segrete all'insaputa del dipendente interessato. Informare il dipendente in tali circostanze vanificherebbe lo scopo stesso per cui l'indagine viene condotta. Tuttavia, la legge stabilisce che l'autorizzazione per questo tipo di monitoraggio segreto deve essere ottenuta dall'alta dirigenza e che ci deve essere una restrizione sul numero di persone che svolgono il lavoro di indagine.

Esiste un periodo specifico prima del quale il monitoraggio deve essere completato. È inoltre documentato molto chiaramente che i luoghi privati assoluti, come i bagni, non devono far parte del processo di monitoraggio, a meno che la questione non comporti un'indagine di polizia. Nel caso in cui il datore di lavoro sia convinto delle intenzioni criminali del dipendente, è necessario informare anche le autorità di polizia.

Il datore di lavoro ha il diritto di procedere contro il dipendente secondo le regole dell'organizzazione. Tuttavia, al dipendente deve essere data piena opportunità di difendere il proprio caso in questione. Deve avere il diritto di commentare le conclusioni e di contestarle se le ritiene errate. Il datore di lavoro non può nascondere alcuna informazione al dipendente, poiché la legge gli ha conferito questi diritti.

Il monitoraggio dei dipendenti è necessario, ma deve avvenire nel rispetto delle disposizioni di legge.