Monitoraggio dei dipendenti: Come evitare le insidie legali

Negli ultimi tempi la tecnologia è migliorata a passi da gigante. Oggi sempre più persone sono attive sulle piattaforme dei social media. Allo stesso tempo, il quadro giuridico non si è mosso allo stesso ritmo, creando così un enorme divario che continua a crescere di giorno in giorno. Il facile accesso a strumenti elettronici come telefoni cellulari, tablet e computer portatili, nonché a Internet, ha portato alla riduzione dello spazio tra la corrispondenza ufficiale e i social media. Questo è naturalmente motivo di preoccupazione per i datori di lavoro, che temono che la sicurezza dei dati ufficiali possa essere compromessa.

Si tratta di un rischio che i datori di lavoro dovrebbero cercare di affrontare. Un modo per affrontare questo problema è stabilire dei limiti e formulare delle regole che devono essere seguite dai dipendenti. Il datore di lavoro ha anche la possibilità di monitorare l'uso dei sistemi informatici da parte dei propri dipendenti. Tuttavia, esistono alcuni diritti dei dipendenti che i datori di lavoro dovrebbero conoscere. La violazione di questi diritti potrebbe avere ripercussioni legali per il datore di lavoro.

Occorre delimitare chiaramente cosa è appropriato e cosa no. Il datore di lavoro deve avere le idee chiare su questo fattore. Deve anche decidere se il comportamento dei dipendenti in questo ambito debba essere monitorato o meno. Deve anche essere chiaro su come procedere in questo processo. Esistono molti metodi per effettuare questi controlli.

Il datore di lavoro deve anche valutare se il monitoraggio dell'intero utilizzo delle tecnologie informatiche da parte del dipendente sia necessario o meno. Dovrebbe anche valutare le implicazioni che potrebbe avere sul dipendente. Il datore di lavoro dovrebbe esplorare anche metodi meno intrusivi prima di formulare qualsiasi linea guida in materia. Questi punti dovrebbero essere documentati durante le discussioni.

Una volta stabilite le regole, il datore di lavoro ha il dovere di comunicarle ai dipendenti. È sempre meglio che i dipendenti sappiano cosa devono fare e cosa non possono fare. Ciò va anche a vantaggio del datore di lavoro, in quanto il dipendente non può in seguito addurre l'ignoranza delle regole. Questo documento di politica deve essere condiviso in dettaglio con i dipendenti.

In caso contrario, il datore di lavoro può incorrere in complicazioni legali. Il fatto che il dipendente possa essere monitorato deve essere noto al dipendente stesso. Infatti, dovrebbe ricevere una copia del documento di politica e ricevere anche una formazione.

Ora che la politica è in vigore, il datore di lavoro ha la responsabilità di identificare le persone speciali per il lavoro. Le informazioni così raccolte dai dipendenti devono essere conservate secondo le disposizioni di legge. È opportuno che il datore di lavoro mantenga al minimo la forza di questo personale speciale. Anche i poteri di controllo di questi dipendenti dovrebbero essere limitati, per evitare qualsiasi caso di spionaggio illegale.

Una cosa che i datori di lavoro dovrebbero sempre tenere presente è che ogni dipendente ha diritto alla propria privacy. Oggi è stato osservato che i dipendenti possono portare i propri dispositivi sul posto di lavoro. Il datore di lavoro deve avere un'idea chiara di ciò che costituisce il diritto alla privacy del dipendente e di ciò che non lo costituisce. Deve assicurarsi che questo diritto non venga violato in nessuna circostanza. È stato osservato che i tribunali prendono in seria considerazione tali violazioni. C'è una linea molto sottile che separa ciò che dovrebbe essere trattato come privato e ciò che non dovrebbe esserlo.

Il datore di lavoro deve sapersi destreggiare tra questi punti ed elaborare una politica di monitoraggio rigorosa ma efficace e perfettamente accettata dalla legge. Il datore di lavoro deve assicurarsi che la privacy del dipendente non venga violata e allo stesso tempo garantire che la sicurezza dei dati ufficiali non venga compromessa. Si tratta di un difficile lavoro di bilanciamento che deve essere fatto.

Le e-mail sono le principali vie di comunicazione attraverso le quali possono trapelare dati riservati. Tuttavia, sarebbe poco pratico da parte dei datori di lavoro limitare le e-mail. Potrebbe anche essere un problema monitorare ogni singola comunicazione via e-mail. Esistono alcuni organismi di regolamentazione che hanno il diritto di richiedere informazioni in base alle disposizioni di legge. In tali circostanze il datore di lavoro è tenuto a fornire le informazioni richieste.

Il datore di lavoro deve prestare attenzione a queste disposizioni durante la formulazione delle polizze. Il datore di lavoro deve fare attenzione che questa particolare clausola di divulgazione sia inclusa nel documento di polizza, altrimenti potrebbe essere interpretata come una violazione.

La formazione del dipendente è di fondamentale importanza

È ovvio che le politiche di monitoraggio devono essere definite e rispettate. Tuttavia, l'educazione dei dipendenti sulle implicazioni della politica dovrebbe essere di primaria importanza. La politica di monitoraggio deve essere in vigore, senza dubbio, ma deve essere usata come ultima carta vincente. Dovrebbe esserci un perfetto coordinamento tra questa politica e le altre politiche dell'organizzazione. In effetti, è meglio se le clausole della politica di monitoraggio fanno parte del contratto di lavoro stesso.

Le politiche devono essere definite e seguite per il buon funzionamento di un'organizzazione. È dovere del dipendente assicurarsi che queste politiche siano rigorosamente rispettate. Allo stesso tempo, è dovere del datore di lavoro assicurarsi che i diritti del dipendente non vengano violati in nessun momento. Anche il dipendente deve capire che è necessario mantenere un certo decoro e che non deve fare nulla che possa mettere a repentaglio la sicurezza dei dati ufficiali in qualsiasi circostanza. È necessario mantenere un equilibrio perfetto per il funzionamento efficace dell'organizzazione nel suo complesso.