Delega: Portare a termine il 100% dei compiti

La delega è il processo di assegnazione di compiti che devono essere svolti da un superiore con la necessaria discrezionalità a un subordinato.

Sì, questa è un'azione manageriale che molti manager ritengono ragionevolmente il segreto del successo. Le persone che sanno delegare raggiungono più velocemente le vette del business e i loro dipendenti diventano più efficienti. I manager che sanno usare la delega hanno tutte le ragioni per essere definiti buoni organizzatori: non chiedono posizioni - vengono chieste.

La delega è l'organizzazione del lavoro in cui il leader distribuisce determinati compiti tra i subordinati. Si può chiamare in un altro modo: la delega è il processo di assegnazione di compiti che devono essere svolti da un superiore con la necessaria discrezione a un subordinato.

Come imparare a delegare volentieri i compiti, senza pensare che è meglio farlo da soli che rifarlo 10 volte? Dopotutto, non si possono guadagnare tutti i soldi e non si possono portare a termine tutti i compiti.

Ci sono 3 tipi di compiti che dovete quasi sempre delegare ad altri:

1. Casi di routine. A mio avviso, per uno sviluppo commerciale efficace i manager dovrebbero concentrarsi sulle parti principali dei progetti, senza entrare nei dettagli. Un approccio pedante al controllo, il desiderio di controllare tutto e di sapere tutto porta a un'eccessiva perdita di tempo. Tenere traccia di tutto è impossibile. Nessun manager è in grado di fare tutto il lavoro da solo.

2. Lavoro specifico. Ci sono sempre compiti che possono essere svolti bene solo da professionisti. Sì, lasciate che il programmatore programmi, che l'amministratore tecnico gestisca l'elaborazione delle nuove attività e che il responsabile dell'ufficio controlli il flusso dei documenti e delle e-mail. Costruite il flusso di lavoro in modo che ogni dipendente capisca e svolga bene i compiti, così non dovrete controllarli.

3. Cose che non vi piacciono. Sì, proprio così. Se non vi piace quello che state facendo in questo momento, avete due possibilità: continuare a farlo o delegare a una persona che forse si divertirà a farlo. In caso contrario, offrite a questa persona del denaro o qualche alternativa del tipo "tu aiuti me, io aiuto te".

La delega è composta da diverse parti: Delega = Assegnazione + Autorità + Fiducia.

Perhaps you have had thoughts like: “If you want to do the job well, do it yourself.” or “I am the only person who can really be trusted with doing this.” or “No one will work better than I do." or "I'm indispensable."

In generale, però, si tratta di classiche idee sbagliate, che possono essere espresse con brevi definizioni:

• "Egomania" (no one can do this job better than I),

• "Perversity" (it is easier to do the job myself than explain how to do it to others)

• "Self-deception" (I have been working for so long and so well that I don't make mistakes),

• "Fear of underestimation" (if someone will do the job better than me, I'll look bad),

• "Simplicity" (I can do all the work myself, I don't need help),

• "Character" (working with others is too hard for me).

La delega non è solo scaricare su altri compiti urgenti e spiacevoli o rifiutare gli obblighi. Abbandonare i propri obblighi non significa cedere anche la responsabilità. La responsabilità può essere delegata, ma non può essere trasferita, perché il controllo è ancora vostro.

To find out how to delegate let’s take the formula called 5W1H or the Kipling method. In one of his poems, "I Keep Six Honest Serving Men..." he outlined 6 simple questions: What, When, Why, Who, Where and How.

La tecnica 5W1H prevede l'estrazione di nuove informazioni rispondendo a un certo numero di domande di approfondimento. È necessario rispondere a tutte le domande prima della delega. Esse sono: Cosa deve essere fatto? Perché è importante questo compito? Dove deve essere svolto? Quando deve essere terminato? Chi è responsabile del risultato? Come si fa?

To find out how to delegate let’s take the formula called 5W1H or the Kipling method. In one of his poems, "I Keep Six Honest Serving Men..." he outlined 6 simple questions: What, When, Why, Who, Where and How.

Per semplificare, prima di delegare bisogna rispondere a tre domande principali:

1. Qual è lo scopo di questo compito? La cosa più importante è che voi, in qualità di leader, dovete stabilire chiaramente un obiettivo e un risultato finale specifico.

2. Discutete del compito con il dipendente e scoprite il suo atteggiamento nei suoi confronti. Lasciate che il dipendente dica come vede il ruolo di chi esegue il compito e il modo di risolverlo. In base alla mia esperienza, posso dire che la delega dell'autorità sarà più efficace se si tratta di una partnership anziché di un rapporto capo-subordinato.

3. Perché dovreste farlo voi o la persona di fiducia? Non tutti i dipendenti sono in grado di svolgere il compito come vorreste. Pertanto, consiglio di prestare particolare attenzione alla scelta della persona a cui delegare. Per cominciare, dovete considerare il livello di qualificazione e di esperienza. Prestate attenzione al carico di lavoro del dipendente. Dovete ricordare che un eccesso di compiti abbassa inevitabilmente la qualità del lavoro. Infine, bisogna considerare le qualità personali del dipendente. Perché solo chi vuole svolgere il compito lo fa bene. Il compito non deve mettere sotto stress il dipendente, altrimenti il problema non sarà risolto in modo efficiente.

4. Come posso risolvere il problema? Indicate il grado di libertà di azione del dipendente. Ad esempio, sarà possibile soddisfare i requisiti rigorosi dell'elenco, oppure avere una libertà sufficiente nelle azioni e nelle decisioni del collaboratore, o ancora una libertà completa; l'importante è che il risultato corrisponda alle vostre aspettative e ai vostri requisiti.

Dovete anche ricordare che dovete dare al dipendente la quantità di autorità necessaria per portare a termine il compito. Se gliene date troppa, potrebbero abusarne, mentre se ne date troppo poca potrebbero non raggiungere l'obiettivo.

Pertanto, la delega può essere realizzata con una semplice formula. Ricordate che il fondamento di ogni azienda di successo è la corretta delega dell'autorità. Potete essere un genio e un instancabile stacanovista, ma se non assegnate i compiti ai vostri subordinati, potete perdere tutto ciò su cui avete lavorato duramente. Delegando, si guadagna tempo.