Delega: Portare a termine il 100% dei compiti

La delega è il processo di assegnazione di compiti che devono essere svolti da un superiore con la necessaria discrezionalità a un subordinato.

Sì, questa è un'azione manageriale che molti manager ritengono ragionevolmente il segreto del successo. Le persone che sanno delegare raggiungono più velocemente le vette del business e i loro dipendenti diventano più efficienti. I manager che sanno usare la delega hanno tutte le ragioni per essere definiti buoni organizzatori: non chiedono posizioni - vengono chieste.

La delega è l'organizzazione del lavoro in cui il leader distribuisce determinati compiti tra i subordinati. Si può chiamare in un altro modo: la delega è il processo di assegnazione di compiti che devono essere svolti da un superiore con la necessaria discrezione a un subordinato.

Come imparare a delegare volentieri i compiti, senza pensare che è meglio farlo da soli che rifarlo 10 volte? Dopotutto, non si possono guadagnare tutti i soldi e non si possono portare a termine tutti i compiti.

Ci sono 3 tipi di compiti che dovete quasi sempre delegare ad altri:

1. Casi di routine. A mio avviso, per uno sviluppo commerciale efficace i manager dovrebbero concentrarsi sulle parti principali dei progetti, senza entrare nei dettagli. Un approccio pedante al controllo, il desiderio di controllare tutto e di sapere tutto porta a un'eccessiva perdita di tempo. Tenere traccia di tutto è impossibile. Nessun manager è in grado di fare tutto il lavoro da solo.

2. Lavoro specifico. Ci sono sempre compiti che possono essere svolti bene solo da professionisti. Sì, lasciate che il programmatore programmi, che l'amministratore tecnico gestisca l'elaborazione delle nuove attività e che il responsabile dell'ufficio controlli il flusso dei documenti e delle e-mail. Costruite il flusso di lavoro in modo che ogni dipendente capisca e svolga bene i compiti, così non dovrete controllarli.

3. Cose che non vi piacciono. Sì, proprio così. Se non vi piace quello che state facendo in questo momento, avete due possibilità: continuare a farlo o delegare a una persona che forse si divertirà a farlo. In caso contrario, offrite a questa persona del denaro o qualche alternativa del tipo "tu aiuti me, io aiuto te".

La delega è composta da diverse parti: Delega = Assegnazione + Autorità + Fiducia.

Forse avete avuto pensieri come: "Se vuoi fare bene il lavoro, fallo da solo" o "Sono l'unica persona di cui ci si può fidare" o "Nessuno lavorerà meglio di me" o "Sono indispensabile".

In generale, però, si tratta di classiche idee sbagliate, che possono essere espresse con brevi definizioni:

• "Egomania" (nessuno può fare questo lavoro meglio di me),

• "Perversione" (è più facile fare il lavoro da solo che spiegare come farlo agli altri)

• "Autoinganno" (lavoro da così tanto tempo e così bene che non commetto errori),

• "Paura della sottovalutazione" (se qualcuno farà il lavoro meglio di me, farò una brutta figura),

• "Semplicità" (posso fare tutto da solo, non ho bisogno di aiuto),

• "Carattere" (lavorare con gli altri è troppo difficile per me).

La delega non è solo scaricare su altri compiti urgenti e spiacevoli o rifiutare gli obblighi. Abbandonare i propri obblighi non significa cedere anche la responsabilità. La responsabilità può essere delegata, ma non può essere trasferita, perché il controllo è ancora vostro.

Per scoprire come delegare prendiamo la formula chiamata 5W1H o metodo Kipling. In una delle sue poesie, "I Keep Six Honest Serving Men...", Kipling ha delineato 6 semplici domande: Cosa, Quando, Perché, Chi, Dove e Come.

La tecnica 5W1H prevede l'estrazione di nuove informazioni rispondendo a un certo numero di domande di approfondimento. È necessario rispondere a tutte le domande prima della delega. Esse sono: Cosa deve essere fatto? Perché è importante questo compito? Dove deve essere svolto? Quando deve essere terminato? Chi è responsabile del risultato? Come si fa?

Per scoprire come delegare prendiamo la formula chiamata 5W1H o metodo Kipling. In una delle sue poesie, "I Keep Six Honest Serving Men...", Kipling ha delineato 6 semplici domande: Cosa, Quando, Perché, Chi, Dove e Come.

Per semplificare, prima di delegare bisogna rispondere a tre domande principali:

1. Qual è lo scopo di questo compito? La cosa più importante è che voi, in qualità di leader, dovete stabilire chiaramente un obiettivo e un risultato finale specifico.

2. Discutete del compito con il dipendente e scoprite il suo atteggiamento nei suoi confronti. Lasciate che il dipendente dica come vede il ruolo di chi esegue il compito e il modo di risolverlo. In base alla mia esperienza, posso dire che la delega dell'autorità sarà più efficace se si tratta di una partnership anziché di un rapporto capo-subordinato.

3. Perché dovreste farlo voi o la persona di fiducia? Non tutti i dipendenti sono in grado di svolgere il compito come vorreste. Pertanto, consiglio di prestare particolare attenzione alla scelta della persona a cui delegare. Per cominciare, dovete considerare il livello di qualificazione e di esperienza. Prestate attenzione al carico di lavoro del dipendente. Dovete ricordare che un eccesso di compiti abbassa inevitabilmente la qualità del lavoro. Infine, bisogna considerare le qualità personali del dipendente. Perché solo chi vuole svolgere il compito lo fa bene. Il compito non deve mettere sotto stress il dipendente, altrimenti il problema non sarà risolto in modo efficiente.

4. Come posso risolvere il problema? Indicate il grado di libertà di azione del dipendente. Ad esempio, sarà possibile soddisfare i requisiti rigorosi dell'elenco, oppure avere una libertà sufficiente nelle azioni e nelle decisioni del collaboratore, o ancora una libertà completa; l'importante è che il risultato corrisponda alle vostre aspettative e ai vostri requisiti.

Dovete anche ricordare che dovete dare al dipendente la quantità di autorità necessaria per portare a termine il compito. Se gliene date troppa, potrebbero abusarne, mentre se ne date troppo poca potrebbero non raggiungere l'obiettivo.

Pertanto, la delega può essere realizzata con una semplice formula. Ricordate che il fondamento di ogni azienda di successo è la corretta delega dell'autorità. Potete essere un genio e un instancabile stacanovista, ma se non assegnate i compiti ai vostri subordinati, potete perdere tutto ciò su cui avete lavorato duramente. Delegando, si guadagna tempo.