Come gestire un conflitto in un team?

Si sente spesso parlare di fughe di informazioni riservate da parte delle grandi aziende e delle misure che esse adottano per ridurre al minimo i rischi di incidenti di sicurezza. Allo stesso tempo, però, i media non trattano quasi mai il tema della sicurezza delle informazioni nelle piccole imprese.

La prima cosa da capire è che i conflitti sono molto utili e non bisogna averne paura. Se c'è un conflitto nel team significa che è vivo: le persone non sono indifferenti alle loro attività e sono interessate a mantenere le loro posizioni. In questo caso, ci sono buone possibilità di creare un team efficace. Inoltre, il conflitto è un ottimo canale per liberare la negatività accumulata. Come ogni psicologo sa, non bisogna trattenere le emozioni negative. Naturalmente, è meglio non gridarle tutte insieme al lavoro. Ma se il dipendente non riesce a contenersi, cosa fare?

In genere, il primo passo per ridurre al minimo i conflitti è l'assunzione deliberata. Il leader deve pensare al tipo di dipendenti che desidera. Di solito, la natura e le tendenze comportamentali di una persona possono essere rilevate durante il colloquio con l'aiuto di vari test. Durante il colloquio è anche importante capire se il candidato condivide e accetta gli obiettivi, i valori, la missione e il regolare flusso di lavoro dell'azienda. Scoprite quali sono i piani del candidato per il suo lavoro e per lo sviluppo dell'azienda. Come vede il lavoro? Come può essere utile?

È anche importante far conoscere al dipendente le responsabilità del lavoro nei dettagli fin dall'inizio. Qualsiasi astrazione può portare al conflitto. Maggiore è la chiarezza del lavoro, minore è la sua probabilità.

Gli ostacoli sono di due tipi: comunicativi e di percezione.

Gli ostacoli comunicativi più comuni sono la mancanza di comprensione degli obiettivi dei dipartimenti collegati o degli scopi dei dipendenti di questi dipartimenti. Le persone non tendono a chiarire e a scoprire di cosa si occupano i loro colleghi, quali problemi e questioni risolvono, quali difficoltà incontrano o come possono essere utili. Di conseguenza, si verifica una distorsione delle informazioni. Inoltre, spesso nelle aziende si crea un'atmosfera interna di rivalità. Le persone dimenticano che tutti lavorano per una causa comune e per il risultato complessivo. Invece di sedersi al tavolo delle trattative, competono, litigano e sono in conflitto.

Per ostacoli alla percezione si intende la capacità di ascoltare e sentire. Sono principalmente influenzati dalle caratteristiche psicologiche dei colleghi, ad esempio il temperamento e il pensiero.

Ci sono persone che si concentrano sugli affari, per le quali è importante fare tutto in modo "rapido ed efficiente". E ci sono persone che si concentrano sulle relazioni, per le quali è importante parlare e creare un'atmosfera calorosa. Queste due categorie di dipendenti parlano "lingue diverse". Se non se ne tiene conto, tutte le principali esigenze di entrambe le parti saranno ignorate. È necessario tenere conto anche delle differenze sociali, dell'istruzione dei dipendenti, delle differenze nel vocabolario e nel lessico e dei diversi livelli di conoscenza della materia.

Gli ostacoli alla comunicazione si risolvono soprattutto grazie al leader. Il suo compito è spiegare a tutti cosa fanno, definire chiaramente compiti e responsabilità, introdurre la possibilità di una comunicazione collettiva (briefing, riunioni, feedback, incontri individuali, eventi aziendali), radunare le truppe per il raggiungimento dell'obiettivo e del risultato comune e, infine, motivare i dipendenti.

Superare gli ostacoli della percezione è soprattutto compito dei dipendenti. Il loro desiderio di ascoltare e ascoltarsi è lo strumento principale.

Immaginate che la prima fase sia stata superata, che il team sia già formato e che gli ostacoli siano stati superati, ma che ci sia un conflitto. In questo caso, bisogna innanzitutto capire se ci sono il desiderio e la motivazione dei dipendenti a risolvere il conflitto e se c'è uno scopo per cui queste relazioni sono necessarie. Questa prerogativa spetta al leader, che deve mostrare al team l'importanza e l'efficacia di un'interazione positiva. Il compito principale è quello di unire e ispirare il loro scopo e obiettivo comune.

Inoltre, è necessario prendere in considerazione le caratteristiche individuali della personalità. La comprensione e l'accettazione di queste caratteristiche da parte di ogni membro del team e la conoscenza degli "approcci efficaci" nei confronti di un collega, di un subordinato o del capo sono una base qualitativa per garantire che il conflitto venga prima o poi risolto.

Ci sono cose importanti sia per i superiori che per i subordinati. È l'abilità di risolvere i conflitti, la cosiddetta "riconciliazione":

• Assunzione di responsabilità: scuse, espressione di rammarico per un comportamento passato, assunzione di responsabilità personale per una parte del problema.

• La ricerca di soluzioni: compromessi, ricerca di soluzioni vantaggiose per tutti.

• Adozione dell'opinione dell'avversario: espressione della comprensione dell'altro, riconoscimento della legittimità del punto di vista dell'altro, espressione di buoni sentimenti, richiesta di un feedback onesto.

• Una spiegazione delle motivazioni: rivelazione di bisogni, pensieri, sentimenti e motivazioni.

• Chiamate i subordinati per una conversazione personale e cercate di valutare obiettivamente la fonte del conflitto, ascoltando e prendendo nota del punto di vista di ciascuna delle parti in conflitto.

• Si può cercare di creare un dialogo tra le parti in conflitto con la partecipazione del leader e discutere le lamentele in modo civile.

• Assicuratevi di dare una possibilità alle esplosioni emotive. Potete farlo direttamente o utilizzare metodi più creativi: paintball, bowling, missioni o altre competizioni aziendali.

• Avere senso dell'umorismo ed essere in grado di "rispecchiare" qualsiasi conflitto in modo positivo, con ironia e saggezza.

In ogni caso, vale la pena ricordare che siamo tutti umani e abbiamo desideri umani, tratti caratteriali specifici e ambizioni. Tenerne conto ci permette di fare un passo avanti verso una relazione positiva, anche se la contraddizione principale non viene risolta. Arrabbiarsi è una normale reazione protettiva della psiche. Può essere molto difficile prendere l'iniziativa per la riconciliazione quando l'altra parte ha torto, ma se lo facciamo, diventa una situazione vantaggiosa per tutti.