Come le aziende monitorano i propri dipendenti

I sistemi di monitoraggio dei dipendenti sono sempre più richiesti. Un segno sicuro dell'inizio di tempi difficili è il tentativo dell'azienda di mettere ordine nel team di lavoro e di stringere le viti. In genere, ciò si traduce in un monitoraggio più attento dei ritardi, nel blocco dei social network sui computer aziendali e nell'implementazione di varie soluzioni per tenere traccia di ciò che le persone fanno in ufficio. Ci si aspetta che questi metodi contribuiscano a migliorare i risultati e a individuare finalmente i dipendenti pigri. Scopriamo quali sono i risultati effettivi del monitoraggio dei dipendenti.

Nel primo giorno lavorativo del 2016 CleverControl Software ha registrato più di 40 richieste per l'implementazione di progetti pilota. La spiegazione è semplice: la maggior parte delle aziende oggi vuole dire addio ai dipendenti inefficienti e mantenere quelli più produttivi. E per sapere chi è chi, hanno bisogno di uno strumento per la valutazione oggettiva di ciascun dipendente. Con CleverControl i datori di lavoro possono scoprire come i loro dipendenti trascorrono le ore di lavoro e quali programmi utilizzano. Tracciando tutte le azioni su un computer, questo sistema di monitoraggio dei dipendenti può registrare le fughe di dati e persino avvertire dell'intenzione di un dipendente di andarsene. Se, ad esempio, un dipendente digita "offerte di lavoro" in un motore di ricerca e poi passa un po' di tempo su siti web di reclutamento, CleverControl lo registrerà e informerà il manager. La stessa cosa accade se in un messenger o in un client di posta elettronica il dipendente scrive "database" e "denaro", e poi entra in un cloud storage su Internet o in un sito di condivisione di file, o semplicemente collega una chiavetta al PC. Il sistema può anche aiutare a verificare se le stampanti dell'ufficio vengono utilizzate per stampare documenti non legati al lavoro. È in grado di registrare l'audio da un microfono o da una webcam e consente di vedere in diretta qualsiasi desktop. Con questo programma è possibile solo l'uso nascosto, cioè il programma in esecuzione non viene visto dall'utente. "Ogni nuovo dipendente che assumiamo oggi deve firmare una conferma scritta di essere stato informato del monitoraggio, di sapere quale programma è installato sulla sua postazione di lavoro, di conoscerne le funzionalità e così via", afferma l'esperta manager delle risorse umane Nancy Boyd. "Usiamo il programma soprattutto come strumento di incremento della produttività. Monitoriamo soprattutto i nuovi arrivati, nel caso in cui abbiano bisogno di aiuto all'inizio, ma controlliamo anche gli altri. Questo programma è ottimo per migliorare i processi HR, ma il suo campo di applicazione è piuttosto ampio, quindi è sempre bello avere l'asso nella manica nel caso in cui dovessimo indagare su eventuali illeciti in ufficio". Alcuni clienti hanno già segnalato a CleverControl casi reali di dipendenti che hanno sabotato la loro azienda facendo trapelare database e informazioni sulle transazioni ai concorrenti. Un'altra azienda ha scoperto che i suoi dipendenti spesso non fanno nulla al lavoro. Una delle loro unità è stata completamente sciolta e le persone sono state trasferite in un altro reparto. Ma per tre mesi si sono presentati al lavoro senza fare praticamente nulla e continuando a percepire lo stipendio. In un altro caso, un progettista non rispettava sistematicamente le scadenze dei suoi progetti, il che non sorprende visto che si è scoperto che, invece di lavorare, imparava a suonare la chitarra per sei ore al giorno.

Per quanto utili possano essere, questi programmi vanno usati con cautela: invece di aumentare l'efficienza, possono portare a problemi con la legge. Dal punto di vista dei dipendenti, l'azienda raccoglie i loro dati personali, il che è illegale. Ma le tendenze recenti mostrano che i tribunali si schierano più spesso dalla parte dei datori di lavoro. Come la storica sentenza della Corte europea dei diritti dell'uomo del gennaio 2016, che sostanzialmente consente ai datori di lavoro di monitorare la corrispondenza personale dei propri dipendenti sul posto di lavoro in determinate circostanze. Tuttavia, questo caso ha sollevato molte domande e molte di esse non hanno trovato risposta. Ci sono quindi ancora molte zone grigie. Per questo motivo è sempre consigliabile consultare un avvocato prima di installare un sistema di questo tipo.

Una delle utenti del programma, la responsabile del personale del B2B-Center Sarah Flores, ha dichiarato che il programma viene utilizzato nella sua azienda per correggere il calcolo dei salari in caso di assenza di un dipendente. "Ora, se un dipendente non si presenta al lavoro, il sistema di monitoraggio lo vede e possiamo contattare rapidamente il responsabile del reparto per scoprire il motivo dell'assenza".

Secondo il consulente aziendale Michael Greene, questi programmi presentano aspetti positivi e negativi. Grazie ad essi, il dirigente vede un quadro più o meno realistico di come lavorano i suoi dipendenti. Allo stesso tempo, il controllo totale genera una menzogna. "Dobbiamo capire che una persona non è un robot. I dipendenti non possono fare la stessa cosa tutto il giorno, perché ci sono fattori come la necessità di distrarsi e l'esaurimento", ha detto l'esperto. Secondo Greene, quando si utilizzano questi programmi è necessario avvertire le persone per non violare i diritti dei subordinati. Ma invece di cercare di bandire i moderni strumenti di comunicazione dall'ufficio, cercate di insegnare alle persone a usarli per il lavoro. Ad esempio, i social network permettono ai dipendenti di ottenere informazioni dalle loro controparti e di stabilire il processo di negoziazione. Quindi, questi programmi sono molto utili in molti casi. Ma non possono essere usati da soli o servire come strumento di oppressione e controllo totale. Al contrario, forniranno informazioni che possono diventare la base per un'intera strategia di miglioramento dei processi aziendali.