Rivelazione dell'uso inappropriato di apparecchiature di proprietà dell'azienda con CleverControl

CleverControl controlla ciò che i dipendenti fanno sul loro computer, la loro disciplina e ciò che stampano sulle stampanti dell'ufficio. Questa funzione è particolarmente utile per aziende come gli studi di stampa e di design, dove i dipendenti spesso abusano della loro posizione per stampare gratuitamente per sé, per i parenti o per gli amici. Questo può costare all'azienda ingenti somme di denaro, ed è per questo che il monitoraggio dell'utilizzo delle risorse aziendali è fondamentale.

L'installazione di CleverControl sui computer dell'ufficio ha aiutato uno studio di stampa a risparmiare sui materiali di consumo. A tre mesi dall'installazione, le spese per i materiali di consumo sono diminuite del 12%.

Il proprietario dello studio sospettava che i suoi dipendenti utilizzassero le apparecchiature dell'ufficio per stampare foto e biglietti personali contro la politica aziendale. Così, in un primo momento, ha installato CleverControl sui loro computer di nascosto per avere una prova dei suoi sospetti. Non incoraggiamo le installazioni furtive, ma in casi come questo possono essere giustificate se non violano le leggi locali e statali. Oltre al monitoraggio delle stampanti, il proprietario ha attivato gli screenshot e la registrazione delle schermate: in questo modo ha potuto registrare ogni azione dei dipendenti e ottenere le prove necessarie. Il monitoraggio ha rivelato che i dipendenti utilizzavano effettivamente le apparecchiature dell'ufficio per scopi personali. Uno dei designer ha creato e stampato dei biglietti da visita per un'amica che aveva fondato da poco la sua startup. A giudicare dal fatto che non c'erano ordini di questo tipo nella documentazione dello studio, il proprietario ha concluso che la designer lo aveva fatto gratuitamente per aiutare l'amica.

CleverControl ha registrato diversi casi in cui i dipendenti hanno stampato libri e progetti per i figli, copiato documenti e altro ancora.

Dopo tre settimane di monitoraggio e raccolta di informazioni sulla situazione, il proprietario ha annunciato l'inizio ufficiale del monitoraggio. L'annuncio ha avuto l'effetto sperato. Nelle settimane successive non si sono verificati casi di utilizzo delle stampanti per scopi personali e la produttività dei dipendenti è aumentata. Sapendo di essere monitorati, i dipendenti hanno cercato di impegnarsi al massimo nel lavoro. Il proprietario ha anche ammesso una riduzione delle spese per i materiali.

Caratteristiche essenziali:

  • Monitoraggio della stampante
    CleverControl registra l'istanza di stampa con l'ora e la data esatta. Questo report permette di vedere come il personale utilizza le risorse dell'azienda.
  • Screenshot
    Gli snap dello schermo catturano l'attività del dipendente durante la giornata e possono catturare il documento stampato.
  • Registrazione dello schermo
    CleverControl registra continuamente lo schermo del computer e cattura tutti i documenti che vengono aperti e stampati. È il modo più sicuro per controllare ciò che il dipendente stampa.