Rendere i processi di lavoro più trasparenti ed efficienti

Questo caso è stato condiviso da un'azienda IT canadese. L'azienda fornisce servizi di sviluppo software su richiesta, come test QA, soluzioni aziendali, migrazioni, sviluppo di applicazioni e manutenzione di applicazioni. I clienti vengono fatturati su base oraria, per cui è fondamentale un accurato monitoraggio dei tempi di lavoro. L'azienda ha un team multinazionale, parte del quale lavora in remoto da altri Paesi. Poiché i dipendenti vivono in fusi orari diversi e l'orario è flessibile per tutti i dipendenti, il tracciamento manuale delle ore di lavoro era una sfida per i manager. Inoltre, devono monitorare l'attività dei dipendenti al lavoro per garantire che il tempo attivo sia anche produttivo.

Tenendo conto di queste sfide, l'azienda ha contattato CleverControl con i seguenti requisiti. Lo strumento di monitoraggio doveva avere la possibilità di attivare/disattivare il monitoraggio in modo che ogni dipendente potesse attivarlo all'inizio della giornata lavorativa e disattivarlo durante la pausa pranzo. I dirigenti avevano inoltre bisogno di rapporti accurati sul tempo attivo, di registri delle attività dei dipendenti durante la giornata e di valutazioni della produttività.

L'azienda ha deciso di implementare CleverControl per sei mesi e di verificare i benefici che ne sarebbero derivati.

I capisquadra si sono resi conto dei vantaggi del sistema di monitoraggio fin dalla prima settimana. CleverControl li ha liberati dai compiti di routine che consistevano nel raccogliere i dati relativi al tempo di lavoro di ciascun dipendente. Inoltre, potevano consultare i registri delle attività e vedere se lo specialista lavorava al progetto o scorreva i social media. La visualizzazione in diretta degli schermi dei dipendenti ha permesso non solo un monitoraggio retrospettivo, ma anche un monitoraggio in tempo reale del processo di lavoro. Grazie ai registri, il conteggio del tempo dedicato al progetto e la fatturazione al cliente sono diventati un compito più semplice. Inoltre, il monitoraggio automatico ha permesso di risparmiare 30-60 minuti di tempo al giorno ai team leader.

Un monitoraggio continuo per alcune settimane ha contribuito a mantenere in azienda un valido specialista tecnologico. Il team leader ha notato che lo specialista navigava su siti di lavoro durante il lavoro. Il leader ne ha discusso con lui e ha appreso che lo specialista stava cercando un nuovo lavoro più remunerato. Lo specialista si è sentito offeso dal fatto che il suo nuovo collega, assunto di recente per una posizione simile, abbia ottenuto uno stipendio più alto pur avendo una qualifica inferiore. Questo caso ha spinto la direzione a riconsiderare il sistema di retribuzioni e bonus dell'azienda.

Riassumendo l'esperienza di sei mesi con CleverControl, la direzione ha ammesso che i processi di lavoro sono diventati più trasparenti ed efficienti. L'azienda ha rinnovato il contratto con CleverControl per un altro anno.

Caratteristiche essenziali:

  • Controllabilità
    Il dipendente può avviare e interrompere il monitoraggio manualmente, il che consente un monitoraggio più accurato del tempo di lavoro attivo.
  • Tracciamento del tempo
    Il monitoraggio automatico del tempo attivo dei dipendenti semplifica la fatturazione ai clienti su base oraria.
  • Tracciamento dell'attività
    Il monitoraggio di ciò che un dipendente fa durante l'orario di lavoro aiuta a garantire che il suo tempo attivo sia anche produttivo.