Frodi sulle fatture

Un'impresa di costruzioni iniziò a sospettare che il proprio reparto contabile attuasse delle frodi. I dirigenti notarono alcune volte che la stessa fattura per i materiali era stata pagata due volte. I casi furono archiviati come errori di disattenzione, ma poiché nessuno ammetteva di aver effettuato il doppio pagamento, i costi furono tolti dalle buste paga dell'intero reparto. Tuttavia, la direzione sospettava che non si trattasse di semplici errori, ma non aveva né prove né il nome del colpevole. Per questo motivo l'azienda ha contattato CleverControl.

L'azienda ha acquistato il pacchetto 5 PC con registrazione dello schermo. Il monitoraggio dello schermo in diretta e in registrazione, l'acquisizione di sequenze di tasti, screenshot, attività di applicazioni e siti web avrebbero dovuto fornire informazioni sufficienti a svelare l'eventuale truffatore. Inoltre, le conversazioni nei messaggi e nelle e-mail potevano diventare una fonte preziosa di informazioni, quindi la direzione ha prestato attenzione anche a questi registri.

CleverControl è stato inviato ai computer dell'ufficio in modo silenzioso tramite Active Directory, per non allarmare il possibile colpevole. In generale, non raccomandiamo di impostare il monitoraggio in modo furtivo, anche se, in casi come questo, può essere giustificato.

Ben presto, il monitoraggio ha rivelato la presenza di frodi finanziarie all'interno dell'azienda. I doppi pagamenti non erano un caso isolato: uno dei contabili effettuava doppi pagamenti regolarmente, di solito per fatture di basso valore, per non attirare l'attenzione. Le registrazioni dello schermo hanno fornito la prova delle doppie transazioni con il nome del destinatario. La direzione ha scoperto che tali pagamenti andavano allo stesso fornitore. Hanno ipotizzato che il contabile avesse colluso con il fornitore per condurre la frode e che si fossero spartiti i profitti di questi doppi pagamenti. Per ottenere le prove, il manager ha studiato i registri delle e-mail e dei tasti del computer della contabile e ha scoperto che questa inviava e-mail di conferma al fornitore dopo aver effettuato il doppio pagamento. Queste e-mail sono servite come prova diretta della frode.

La contabile è stata licenziata. L'azienda stava per farle causa, utilizzando le prove ottenute con l'aiuto, tra gli altri, di CleverControl.

• Registrazioni su schermo

  Questa caratteristica ha permesso di evitare il doppio pagamento al fornitore.
• Monitoraggio dei social media

  Il monitoraggio dei social media e delle e-mail ha permesso all'azienda di ottenere le prove dell'accordo criminale tra il contabile e il fornitore.
• Installazione remota tramite Criteri di gruppo

  L'installazione silenziosa tramite Criteri di gruppo ha permesso alla direzione di impostare il programma senza allarmare il colpevole.