Migliorare i processi di lavoro in un team in crescita

Oggi parliamo con Daniel, uno dei top manager di un'agenzia immobiliare negli Stati Uniti. La sua agenzia stava cercando di implementare un sistema di monitoraggio dei dipendenti per valutare il lavoro del suo staff in crescita. "Quando avevamo un team piccolo non avevamo riscontrato gravi problemi di disciplina o di produttività", racconta Daniel, uno dei manager. "Ma quando il nostro team è cresciuto, è diventato sempre più difficile garantire il coinvolgimento di ciascun dipendente. Eravamo alla ricerca di uno strumento efficace per prevenire eventuali problemi disciplinari in futuro".

L'azienda ha scelto un piano di tre mesi per verificare come si sarebbe adattato all'ambiente di lavoro. In un primo momento, il sistema di monitoraggio ha suscitato preoccupazioni tra i dipendenti, ma il manager ha presentato loro il punto della situazione. "Abbiamo spiegato che CleverControl serviva a migliorare il clima dell'ufficio, non a spiare o a creare inutili tensioni", spiega Daniel. "Per esempio, li avrebbe risparmiati da fastidiose incombenze come il timbrare il cartellino di entrata e uscita e il monitoraggio del tempo di lavoro". Il monitoraggio ha anche contribuito a distribuire equamente il carico di lavoro. Alcuni dei dipendenti più esperti erano scontenti di dover fare del lavoro per i loro nuovi colleghi che non erano abbastanza esperti. Analizzando i registri delle chat di lavoro raccolti da CleverControl, la direzione ha individuato i principali colli di bottiglia che i nuovi dipendenti dovevano affrontare. Questo ha permesso di adattare il programma di introduzione dei nuovi dipendenti per risolvere questi colli di bottiglia prima che emergessero.

Tuttavia, il compito più impegnativo è stato quello di monitorare gli agenti fuori dall'ufficio, ad esempio quando mostravano gli appartamenti ai clienti. Sebbene CleverControl non offra ancora molte funzioni per il monitoraggio dei lavoratori sul campo, alcune delle opzioni esistenti, come la geolocalizzazione sui computer MacOS, si sono rivelate utili. Grazie ad essa, il manager ha scoperto che uno degli agenti aveva l'abitudine di trascorrere 1-1,5 ore in un bar a navigare su Internet dopo aver incontrato il cliente. L'agente diceva sempre al manager che aveva passato tutto quel tempo a mostrare la casa ai clienti.

Tre mesi di utilizzo di CleverControl ci hanno mostrato alcune aree che potevano essere migliorate", afferma Daniel. "Estenderemo la nostra licenza e vedremo come funzionano questi miglioramenti".

• Tracciamento dell'attività dell'utente

  Questa funzione tiene automaticamente traccia dell'inizio e della fine del tempo di lavoro e del tempo attivo. Consente di evitare ai dipendenti di timbrare il cartellino in entrata e in uscita e di monitorare manualmente le ore di lavoro.
• Monitoraggio IM

  Le chat di lavoro possono essere una fonte preziosa di informazioni sul flusso di lavoro in ufficio, in particolare sulle difficoltà incontrate dai dipendenti.
• Geolocalizzazione

  Il manager può vedere la posizione del dispositivo sul cruscotto di monitoraggio e assicurarsi che l'operatore sul campo sia in regola.