Frodi sul posto di lavoro

Le frodi relative alle operazioni di magazzino, alla contabilità delle merci o alla logistica sono tra le più diffuse nei settori della vendita al dettaglio e dei servizi. Costano alle aziende più di un terzo di tutti gli scambi commerciali persi, ma molto spesso passano inosservate. Alcuni degli schemi di frode più diffusi sono i seguenti:

• Un lavoratore del magazzino registra meno merce di quella accettata e intasca la differenza.

• Un magazziniere considera difettosa una parte dei prodotti di qualità e li ruba.

• Un magazziniere considera difettosa una parte dei prodotti di qualità e li ruba.

  Condividono la differenza tra il prezzo reale e quello gonfiato.

Abbiamo invitato Katherine, proprietaria di una catena di saloni di bellezza, a provare la nostra soluzione e a vedere come può essere utile alla sua attività in crescita. Come la maggior parte dei proprietari di aziende, Katherine utilizzava sistemi di videosorveglianza nei suoi saloni. Ma stava cercando un modo per monitorare più da vicino i suoi dipendenti, in particolare gli amministratori, i contabili e i direttori dei saloni.

L'azienda utilizzava CleverControl già da un anno per valutare la qualità del servizio clienti e mantenere la disciplina lavorativa. I manager utilizzavano i report raccolti principalmente per tracciare l'inizio e la fine della giornata lavorativa e visualizzare le schermate per vedere come i dipendenti lavorano e come comunicano con i clienti.

CleverControl ha permesso a Katherine di controllare la qualità del servizio clienti. Poteva leggere le e-mail e i log delle chat dei siti web con i clienti. "Ho scoperto un'abitudine particolare di uno degli amministratori", racconta Katherine. Quando l'amministratore ha dovuto affrontare l'atteggiamento negativo di un cliente nella chat e ha iniziato a perdere la pazienza, ha digitato una risposta molto emotiva e persino scortese, ma non l'ha inviata. Poi ha cancellato la prima risposta e ne ha scritta una più educata e professionale. "Credo che la aiuti a sfogare le sue emozioni", ammette Katherine. "Ma un tocco accidentale del dito può rovinare la nostra reputazione, quindi ho avvertito l'amministratore dell'inaccettabilità di questo comportamento".

Il monitoraggio con CleverControl ha rivelato anche un problema molto più serio. Katherine aveva il vago sospetto che il direttore di uno dei saloni rubasse i prodotti per la cura del corpo. I documenti e le scorte erano sempre in ordine durante l'inventario e la proprietaria del salone non aveva alcuna prova di furto.

CleverControl ha aiutato Katherine a svelare il seguente schema di frode. Ad esempio, il fornitore ha inviato la fattura per dieci vasetti di crema idratante al commercialista di Katherine. Dopo aver ricevuto il pagamento, il fornitore ha consegnato l'ordine al salone, ma la direttrice del salone ha registrato solo nove vasetti nel programma di contabilità e ha rubato il decimo. La donna commetteva regolarmente queste frodi con altri prodotti di prima qualità. La truffa è stata svelata quando Katherine ha confrontato gli screenshot e i keylog del computer della manager con le fatture del fornitore. La direttrice si vantava anche nelle chat con le amiche di non aver mai comprato un solo flacone di shampoo da quando aveva iniziato a lavorare nel salone. Anche le schermate di queste chat sono state catturate da CleverControl sul suo computer di lavoro. Katherine licenziò il manager e sanzionò il contabile per negligenza. La contabile era responsabile del confronto tra il numero di forniture ordinate, consegnate e registrate, ma non l'ha mai fatto.

CleverControl ha superato le mie aspettative", ammette Katherine. "È molto facile da usare e registra davvero tutto ciò che i miei dipendenti fanno sui loro computer. Senza di esso, non avrei mai potuto ottenere la prova della frode del manager. Ha anche indicato alcuni punti deboli del lavoro che andavano migliorati.

• Keylogging

  Questa funzione ha mostrato i casi di comunicazione inappropriata con i clienti e ha fornito le prove della frode del manager.
• Screenshot e registrazione dello schermo

  Questi registri sono serviti come ulteriore prova della frode del manager.
• Visualizzazione in diretta

  Lo streaming in diretta degli schermi dei dipendenti ha permesso a Katherine di controllare meglio il processo di lavoro.