Oggi gli strumenti di intelligenza artificiale stanno vivendo una crescita straordinaria e si stanno integrando in quasi tutti gli ambiti della nostra vita, dai servizi di streaming musicale al settore bancario. Era solo questione di tempo prima che l’AI trovasse spazio anche nell’analisi della forza lavoro e nel monitoraggio dei dipendenti.

Monitorare le prestazioni dei dipendenti può essere un’attività lunga e impegnativa: tenere traccia delle ore di lavoro, delle attività quotidiane, del completamento delle mansioni e delle possibili distrazioni può richiedere una parte significativa della giornata di un manager. Inoltre, la valutazione manuale delle prestazioni può essere soggettiva: i manager possono valutare alcuni dipendenti in modo distorto senza rendersene conto.

Le moderne soluzioni di monitoraggio dei dipendenti possono contribuire a risolvere parzialmente questo problema. Raccolgono e organizzano automaticamente i dati sulle attività e presentano i risultati sotto forma di riepiloghi chiari dei principali indicatori di performance. Queste informazioni forniscono ai manager dati più oggettivi per valutare la produttività e individuare eventuali problemi nei flussi di lavoro.

Tuttavia, le statistiche da sole non possono sempre mostrare quanto un dipendente sia realmente produttivo. Trascorrere due ore su Instagram può rappresentare un chiaro segnale di distrazione per uno specialista IT, ma può essere una parte importante del lavoro di un professionista dei contenuti o dei social media. La posizione del dipendente, le sue responsabilità, i processi aziendali e le specificità del settore devono quindi essere sempre presi in considerazione nell’interpretazione dei dati di monitoraggio.

Le moderne tecnologie AI possono rendere l’analisi della forza lavoro ancora più efficiente, aiutando le aziende a elaborare grandi quantità di informazioni, individuare modelli e mettere in evidenza attività insolite. Un software di monitoraggio dei dipendenti come CleverControl fornisce ai manager dati dettagliati sull’attività lavorativa, necessari per comprendere meglio questi modelli e prendere decisioni più informate sulle prestazioni.

Come CleverControl supporta la valutazione delle prestazioni

Come soluzione di monitoraggio dei dipendenti, CleverControl può raccogliere informazioni dettagliate sull’attività lavorativa dei dipendenti. Questi dati aiutano i manager a comprendere come viene distribuito il tempo di lavoro, individuare possibili distrazioni e analizzare i cambiamenti nelle prestazioni.

Esistono diversi tipi di informazioni che possono essere particolarmente utili per valutare le prestazioni:

  • Posizione del dipendente: Conoscere il ruolo di un dipendente aiuta i manager a interpretarne l’attività nel contesto corretto. I modelli attesi di utilizzo di applicazioni, siti web e modalità di lavoro possono variare notevolmente a seconda delle responsabilità del dipendente.
  • Utilizzo di siti web e applicazioni: CleverControl monitora l’utilizzo di applicazioni e siti web e la relativa durata, aiutando i manager a capire come i dipendenti distribuiscono il proprio tempo di lavoro e a individuare possibili distrazioni.
  • Modelli di attività lavorativa: Le ore di lavoro, i periodi di attività e inattività e altre statistiche forniscono un contesto aggiuntivo per comprendere la produttività e individuare eventuali problemi nei flussi di lavoro.

Esaminando le informazioni raccolte, i manager possono confrontare l’attività dei dipendenti con i modelli di lavoro previsti e individuare attività produttive, possibili distrazioni o cambiamenti insoliti nel comportamento.

I dati raccolti possono inoltre essere utilizzati insieme a moderni strumenti di analisi e AI per individuare tendenze e sintetizzare grandi quantità di informazioni. Tuttavia, le conclusioni automatizzate devono sempre essere valutate nel contesto del ruolo e delle reali responsabilità del dipendente.

Di conseguenza, i manager ottengono molto più di semplici statistiche di base sul tempo di lavoro. Ricevono informazioni dettagliate che possono aiutarli a comprendere i modelli di lavoro dei dipendenti e a individuare le cause dei problemi di produttività.

Adottare un approccio basato sui dati per la valutazione delle prestazioni offre numerosi vantaggi alle aziende:

  • I dati sulle attività forniscono una base più oggettiva per la valutazione delle prestazioni dei dipendenti.
  • I report dettagliati aiutano i manager a individuare le aree in cui i dipendenti potrebbero aver bisogno di ulteriore supporto o formazione.
  • Le informazioni basate sui dati consentono ai manager di prendere decisioni più informate su premi, promozioni e piani di miglioramento delle prestazioni.
  • I dati di monitoraggio possono individuare inefficienze e attività che fanno perdere tempo e aiutare i dipendenti a migliorare la gestione del tempo e la produttività.

Uno dei principali vantaggi è che i manager non hanno bisogno di competenze tecniche per beneficiare dell’analisi dell’attività lavorativa. CleverControl raccoglie e organizza automaticamente i dati sulle attività dei dipendenti e li presenta in una dashboard intuitiva, consentendo ai manager di concentrarsi sull’interpretazione delle informazioni e sul processo decisionale.

I moderni strumenti di AI possono aiutare ulteriormente le aziende a elaborare questi dati, riconoscere modelli e ottenere informazioni utili. La combinazione di dati di monitoraggio, analisi intelligente e giudizio umano può offrire una visione più completa delle prestazioni dei dipendenti.

Vediamo come questo approccio può funzionare nella pratica.

Come le aziende utilizzano CleverControl: Casi pratici

Abbiamo contattato i rappresentanti di tre aziende che utilizzano CleverControl da diversi mesi. Abbiamo chiesto loro quali difficoltà incontrano nel monitoraggio delle prestazioni dei dipendenti e in che modo i dati sull’attività lavorativa li aiutano ad affrontarle.

Caso 1: Aumentare la produttività del team di vendita

La prima azienda, una società tecnologica specializzata nello sviluppo di software personalizzato, voleva capire le cause delle prestazioni insufficienti del proprio team di vendita. Sebbene il team fosse molto esperto e coinvolto, non riusciva costantemente a raggiungere gli obiettivi di vendita trimestrali.

L’azienda ha implementato CleverControl per ottenere una visione più approfondita delle attività del team. La direzione ipotizzava inizialmente che i dipendenti non fossero sufficientemente coinvolti e trascorressero parte dell’orario di lavoro in attività non correlate alle proprie mansioni.

I dati di monitoraggio non hanno confermato questa ipotesi.

L’analisi ha evidenziato importanti inefficienze nel processo di vendita. È emerso che molti addetti commerciali trascorrevano una quantità sproporzionata di tempo in attività amministrative, come l’inserimento dei dati e la preparazione dei report, invece di concentrarsi sulla costruzione di relazioni con i potenziali clienti.

Sulla base di queste informazioni, la direzione ha modificato diversi processi operativi e automatizzato alcune attività per ridurre il carico amministrativo del team di vendita. I rappresentanti commerciali hanno così potuto dedicare più tempo ad attività ad alto valore, come la ricerca di potenziali clienti, le presentazioni e la chiusura delle trattative.

Grazie a queste ottimizzazioni, la produttività del team di vendita è aumentata del 17%.

Caso 2: Migliorare l’assistenza clienti

La seconda azienda con cui abbiamo parlato vende sistemi di videosorveglianza per il settore dei trasporti e fornisce assistenza clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7. I suoi clienti si trovano in diversi fusi orari, così come il team di assistenza clienti che lavora da remoto.

L’azienda aveva difficoltà a mantenere una qualità del servizio costante. Alcuni operatori erano molto efficienti e risolvevano rapidamente i problemi, mentre altri erano più lenti e spesso lasciavano senza risposta le richieste dei clienti. Questa incoerenza causava insoddisfazione e aumentava il tasso di abbandono dei clienti.

La direzione ha deciso di analizzare le prestazioni degli operatori remoti tramite un software di monitoraggio dei dipendenti e ha scelto CleverControl per ottenere una visione più dettagliata dei loro modelli di lavoro.

I dati sulle attività hanno aiutato la direzione a individuare i dipendenti con le migliori prestazioni, che superavano costantemente le aspettative in termini di efficienza e soddisfazione dei clienti.

Come previsto, l’attività di questi dipendenti era concentrata principalmente su applicazioni di messaggistica e strumenti dedicati alla comunicazione con i clienti, con poche o nessuna distrazione.

Al contrario, i dipendenti con prestazioni inferiori trascorrevano gran parte del tempo su applicazioni di messaggistica per la comunicazione interna o sui motori di ricerca, anziché comunicare direttamente con i clienti.

Dopo aver esaminato i registri dettagliati delle ore di lavoro, la direzione ha concluso che questi dipendenti avevano significative lacune nelle conoscenze tecniche necessarie per fornire un’assistenza clienti efficace.

L’azienda ha organizzato una formazione mirata per colmare queste lacune, ottenendo un miglioramento delle prestazioni. La direzione ha inoltre riconosciuto e premiato i dipendenti con i risultati migliori, aumentando la motivazione e incentivando prestazioni elevate.

Caso 3: Analizzare il calo della produttività

Il nostro terzo cliente, un’agenzia di marketing con un team remoto, ha registrato un calo delle prestazioni di alcuni dipendenti. I manager erano preoccupati per la diminuzione della produttività e non erano certi delle cause alla base del problema.

L’azienda ha implementato CleverControl per analizzare i modelli di lavoro del team. I manager hanno esaminato l’utilizzo da parte dei dipendenti di strumenti di marketing, piattaforme di comunicazione, siti web e altri software.

I dati sulle attività hanno mostrato che alcuni dipendenti trascorrevano una parte significativa della giornata lavorativa sui social media, sui servizi di streaming video e su altri siti web non correlati al lavoro. Queste distrazioni influivano negativamente sulle loro prestazioni.

L’azienda ha dovuto limitare l’accesso a questi siti web non correlati al lavoro durante l’orario lavorativo per favorire un ambiente più concentrato.

Queste misure hanno dato risultati e le prestazioni dei dipendenti sono gradualmente migliorate.

Il ruolo dell’AI nel monitoraggio dei dipendenti

L’intelligenza artificiale offre un notevole potenziale per integrare il monitoraggio dei dipendenti e l’analisi della forza lavoro.

Le grandi organizzazioni possono generare enormi quantità di dati sull’attività lavorativa. Esaminare manualmente ogni report, applicazione, sito web o tendenza nelle attività può diventare rapidamente difficile per i manager.

Le tecnologie AI possono aiutare a elaborare queste informazioni più rapidamente attraverso:

  • la sintesi di grandi quantità di dati;
  • il riconoscimento di modelli di attività ricorrenti;
  • l’individuazione di cambiamenti insoliti;
  • il confronto delle attività in periodi diversi;
  • l’identificazione di possibili inefficienze nei flussi di lavoro;
  • l’aiuto ai manager nel concentrarsi sulle informazioni che potrebbero richiedere maggiore attenzione.

Allo stesso tempo, l’AI non dovrebbe sostituire il giudizio umano.

La stessa attività può avere significati completamente diversi a seconda del ruolo del dipendente, delle sue responsabilità, del progetto in corso o delle condizioni di lavoro.

Ad esempio, l’uso frequente dei motori di ricerca può sembrare inefficiente a prima vista. Tuttavia, può essere del tutto normale per un dipendente che sta studiando un problema tecnico o lavorando su un’attività che non conosce bene.

Per questo motivo, i dati di monitoraggio e le informazioni generate con l’aiuto dell’AI dovrebbero essere utilizzati come elementi di supporto e non come unica base per importanti decisioni manageriali.

Conclusioni

Una valutazione accurata delle prestazioni è fondamentale per la crescita e lo sviluppo di qualsiasi azienda. I metodi tradizionali sono spesso dispendiosi in termini di tempo e possono dipendere in larga misura da valutazioni soggettive e informazioni limitate.

I moderni software di monitoraggio dei dipendenti offrono un approccio maggiormente basato sui dati.

Raccogliendo informazioni sulle ore di lavoro, sull’utilizzo di applicazioni e siti web, sui modelli di attività e su altri dati relativi al lavoro, CleverControl aiuta i manager a comprendere meglio come i dipendenti organizzano la propria giornata lavorativa e a individuare eventuali inefficienze o aree di miglioramento.

Le tecnologie AI possono integrare questo processo aiutando le aziende ad analizzare in modo più efficiente quantità maggiori di dati sulla forza lavoro, riconoscere modelli e individuare tendenze.

I casi pratici mostrano come i dati sull’attività lavorativa possano aiutare le aziende a individuare processi inefficienti, esigenze di formazione, dipendenti con prestazioni elevate e possibili distrazioni. Affrontando questi problemi, le aziende possono migliorare la produttività, la soddisfazione dei clienti e l’efficienza operativa complessiva.

L’approccio più efficace combina dati di monitoraggio oggettivi, moderne tecnologie di analisi e giudizio umano.

Invece di affidarsi a un unico punteggio di produttività o a una conclusione automatizzata, le organizzazioni possono utilizzare queste informazioni per comprendere meglio come viene svolto il lavoro e prendere decisioni più informate su come migliorarlo.