I 5 principali errori commessi dalle aziende nel monitoraggio dei dipendenti remoti

L'uso eccessivo di tecniche di monitoraggio invasive è uno degli errori più gravi che i manager possano commettere. È comprensibile che un'azienda sia tentata di sapere esattamente cosa fanno i dipendenti al lavoro, fino al minuto, quali app utilizzano, quali messaggi digitano in una chat casuale con un collega, o addirittura di accedere alla loro webcam e vedere cosa stanno facendo. I dirigenti giustificano queste misure con problemi di produttività o di sicurezza, ma in molti casi questo controllo può ritorcersi contro di loro in modo spettacolare. Non sorprende che i dipendenti vedano un monitoraggio così approfondito come una mancanza di fiducia e una scortese violazione della privacy. 39% dei dipendenti ammette che il monitoraggio rovina i rapporti con il datore di lavoro e il 43% lo considera la causa del calo del morale aziendale. L'eccessivo monitoraggio esercita un'inutile pressione psicologica sui dipendenti, alimenta il risentimento, crea una cultura del sospetto e della microgestione e potenzialmente porta a un maggiore turnover.

Un approccio più efficace consiste nel limitare il monitoraggio ai dati strettamente necessari per valutare la produttività e mantenere la sicurezza. Inoltre, è fondamentale essere aperti e trasparenti con i dipendenti riguardo alle politiche di monitoraggio.

Questo errore si evolve dal precedente. Invece di valutare la produzione e i risultati del dipendente, il manager potrebbe concentrarsi esclusivamente sul monitoraggio e sulla quantificazione della sua attività quotidiana: il numero di e-mail inviate, il tempo trascorso su particolari app e siti o persino la frequenza dei clic del mouse. Inutile dire che queste metriche forniscono solo una panoramica superficiale del lavoro del dipendente e non riflettono la sua produttività o il suo valore per l'organizzazione. Un dipendente potrebbe apparire "attivo" al computer per ore senza in realtà completare alcun lavoro significativo. Un altro, invece, potrebbe ottenere risultati significativi in un periodo più breve grazie a un lavoro mirato, intervallato da video di gatti divertenti o dalla consultazione di meme per rilassarsi. Il monitoraggio delle sole attività non tiene conto degli stili di lavoro individuali e può indurre i dipendenti a dare la priorità all'"apparire occupati" piuttosto che a fornire risultati di qualità.

Un approccio efficace alla gestione dei dipendenti remoti implica la definizione di obiettivi chiari e misurabili e l'attenzione ai risultati tangibili e alla qualità delle consegne piuttosto che ai meticolosi registri delle attività. Quando si ha fiducia nel fatto che i dipendenti gestiscano il proprio tempo e si concentrino sui risultati, essi lavoreranno in un modo che si adatta alle loro forze e che, in ultima analisi, giova all'azienda.

La trasparenza e la comunicazione sono le pietre miliari di qualsiasi tipo di monitoraggio dei dipendenti, soprattutto in condizioni di lavoro a distanza. Purtroppo, molte aziende decidono di non informare affatto i propri dipendenti sul monitoraggio. Quelle che lo fanno non forniscono politiche di monitoraggio chiare nella stragrande maggioranza dei casi: solo un terzo (32%) dei dipendenti intervistati da Forbes Advisor ha ricevuto linee guida o politiche sul monitoraggio.

Tale negligenza può comportare non solo un danno al morale dei dipendenti, ma anche multe salate per la mancata osservanza delle leggi e dei regolamenti sulla privacy.

Le aziende devono comunicare le proprie politiche di monitoraggio, indicando le ragioni del controllo, la portata dei dati raccolti, chi può accedere ai log e per quanto tempo vengono conservati. Con aggiornamenti regolari e opportunità di dialogo sulle pratiche di monitoraggio, i dipendenti si sentiranno informati e rispettati e saranno meno resistenti al monitoraggio.

L'errore successivo nel monitoraggio è la tendenza ad applicare un unico approccio a tutti i dipendenti remoti, indipendentemente dal loro ruolo, dal livello di esperienza o dai precedenti. Questo approccio ignora la natura diversa dei team remoti e i livelli di fiducia che si instaurano con i singoli dipendenti. Monitorare uno specialista veterano ad alte prestazioni con lo stesso scrutinio di un nuovo assunto farà sentire il professionista sfiduciato e soffocato. I dipendenti affidabili che vivono di indipendenza saranno particolarmente demotivati dall'approccio unico.

Al contrario, l'adattamento degli approcci di monitoraggio alle esigenze specifiche del team, ai livelli di fiducia e alle responsabilità individuali sarà più vantaggioso per la gestione dei team remoti. Riconoscere che ruoli diversi possono richiedere livelli diversi di supervisione, fornire supporto ai nuovi assunti e dare relativa libertà ai dipendenti più esperti sarà un sistema di monitoraggio più efficace e meno demoralizzante.

La diminuzione del benessere dei dipendenti causata da un monitoraggio aggressivo è forse uno degli errori più trascurati nel monitoraggio. Anche se i manager notano un aumento dei livelli di stress, ansia e burnout, raramente li collegano ai loro metodi di monitoraggio. Nel frattempo, la sorveglianza costante può spingere i dipendenti ad apparire occupati, ignorando le pause tanto necessarie, e ostacolando la loro capacità di concentrarsi e di lavorare in modo efficace. Le aziende che danno la priorità al monitoraggio costante a scapito del benessere dei dipendenti creano un ambiente di lavoro tossico che porta all'isolamento, a una diminuzione della produttività, a un minore impegno e a un aumento dei tassi di assenteismo e di turnover.

Un ambiente di lavoro favorevole e fiducioso è essenziale per il successo a lungo termine, soprattutto nei team remoti. Oltre a chiare politiche di monitoraggio e a concentrarsi sui risultati, le organizzazioni dovrebbero incoraggiare una comunicazione aperta sul carico di lavoro e sullo stress e prendere in considerazione l'implementazione di iniziative di benessere specificamente progettate per i dipendenti remoti.

La gestione remota dei dipendenti è un compito impegnativo e il monitoraggio dei dipendenti può o oliare gli ingranaggi o creare ulteriori problemi, a seconda di come viene implementato. Il monitoraggio invasivo, la priorità alle attività rispetto ai risultati, la mancanza di trasparenza, l'approccio uguale per tutti i dipendenti e l'aver trascurato il benessere dei dipendenti sono errori critici nel monitoraggio. Commetterli significa minare la fiducia e la produttività dei dipendenti e creare un ambiente stressante e soffocante, dove non c'è spazio per la motivazione e la creatività. Le organizzazioni dovrebbero rivalutare il loro approccio e implementare il monitoraggio in modo etico e trasparente, concentrandosi sui risultati. Volete sapere come fare? Date un'occhiata al nostro guida sul monitoraggio dei dipendenti a distanza. L'adozione di un approccio equilibrato ed etico alla gestione dei dipendenti remoti non è solo una questione di best practice, ma è essenziale per costruire una forza lavoro remota prospera e sostenibile nel lungo periodo.