4 modi per monitorare i vostri dipendenti in modo legale ed efficace

Il monitoraggio dei dipendenti ha sicuramente diversi vantaggi, se fatto bene. Può aiutarvi ad assicurarvi che i dipendenti non stiano perdendo tempo, a renderli più produttivi e a identificare le aree in cui i dipendenti sprecano tempo o risorse aziendali per questioni private. In questo articolo esamineremo nel dettaglio 4 modi per monitorare i vostri dipendenti in modo legale ed efficace. Ma prima di farlo ci sono alcune cose da capire sulla legalità del monitoraggio. In questo modo potrete decidere il metodo migliore per monitorare i vostri dipendenti.

La legalità o meno del monitoraggio dei vostri dipendenti dipende interamente dal Paese in cui voi e i vostri dipendenti vi trovate. Se vi trovate negli Stati Uniti, è probabile che possiate monitorare le attività dei vostri dipendenti sui loro dispositivi di lavoro per controllarne l'efficacia. A seconda dello Stato in cui vi trovate, potreste avere o meno l'obbligo legale di informare i vostri dipendenti del fatto che li state monitorando. Questo è un aspetto che dovrete verificare all'interno delle leggi del vostro Stato, poiché non è un requisito federale. Di seguito sono elencati i diversi tipi di metodi di comunicazione, attività e dispositivi che i datori di lavoro possono legalmente monitorare negli Stati Uniti.

1. Computer aziendali

   I monitor aziendali che rimangono di proprietà dell'azienda possono essere monitorati completamente. Ciò include il monitoraggio del loro utilizzo, dei documenti e dei file memorizzati, dell'utilizzo del web, della cronologia e del numero di battute, di clic, di tempo attivo e inattivo. Il fatto che il dispositivo si trovi o meno all'interno dei locali dell'azienda non influisce sulla misura in cui il datore di lavoro è in grado di monitorarlo legalmente. Normalmente i monitor di lavoro e i computer sono i dispositivi che possono fornire il maggior numero di informazioni sull'attività di un dipendente, per questo motivo molte aziende tendono ad aggiungere i tracker a questi dispositivi ma non ad altri.

2. Media sociali

   Il monitoraggio dei social media è legale negli Stati Uniti, in quanto può aiutare i datori di lavoro a garantire che i loro dipendenti non trascorrano il loro tempo impegnandosi in altre attività al di fuori del lavoro durante l'orario di lavoro. Il monitoraggio dell'uso dei social media può avvenire in diversi modi. Il più ovvio è quello di impostare una restrizione all'accesso a determinati siti web sui computer aziendali. Si tratta di un'azione sia di monitoraggio che di prevenzione, ma non è l'unico modo in cui questo tipo di attività può essere monitorato. I datori di lavoro possono anche controllare se i loro dipendenti sono online e postano durante l'orario di lavoro. Se lo scoprono, possono monitorare queste attività e informare i dipendenti delle loro scoperte. Gli account dei social media possono essere monitorati anche per i contenuti. Questo può essere particolarmente vero nei settori in cui i dipendenti rappresentano il volto dell'azienda. In questo caso, la maggior parte delle aziende controlla che non vi siano contenuti offensivi o inappropriati sia sulle pagine dei dipendenti che su quelle dei potenziali candidati durante il processo di assunzione.

3. Monitoraggio delle e-mail

   Con le e-mail, l'intera capacità di monitoraggio di un'azienda può essere limitata. In generale, le aziende sono in grado di monitorare tutte le comunicazioni che arrivano attraverso il loro sistema aziendale. Tuttavia, in alcuni Stati è richiesto il consenso per il controllo delle e-mail dei dipendenti. Questo è un aspetto da tenere presente perché potrebbe causare problemi se alcune e-mail vengono monitorate senza che il dipendente ne sia informato.

   Vale anche la pena di notare che le e-mail private che non passano attraverso il server di lavoro, ma che sono ospitate all'esterno, di solito non sono soggette a monitoraggio. Si tratta infatti di comunicazioni completamente private che spesso avvengono al di fuori del luogo di lavoro.

4. Telefoni e conversazioni telefoniche

   È qui che il monitoraggio può diventare un po' complicato. In genere, quando un dipendente utilizza un telefono di proprietà dell'azienda, i datori di lavoro possono monitorare le sue comunicazioni di lavoro. Tuttavia, per poter registrare le conversazioni è necessario verificare le leggi di ogni Stato, poiché in molti Stati è necessario il consenso di due parti. Ciò significa essenzialmente che anche la persona dall'altra parte della telefonata deve acconsentire alla registrazione. A seconda del settore di attività in cui ci si trova, questa richiesta può essere facile o meno.

5. Dispositivi personali

   Per quanto riguarda i dispositivi personali, è necessario applicare politiche specifiche per poterlo fare legalmente. In generale, l'azienda dovrà adottare una politica di utilizzo dei dispositivi personali. Questo aiuterebbe a spiegare perché un determinato dipendente può utilizzare il proprio dispositivo personale per lavoro e potrebbe anche consentire l'accesso al dipendente per il monitoraggio. Per quanto riguarda i computer personali dei dipendenti, potrebbe essere necessaria un'ordinanza del tribunale o una politica di lavoro molto chiara che consenta all'azienda di monitorare il computer durante l'orario di lavoro o, più comunemente, quando il dispositivo si trova all'interno dei locali aziendali. In linea generale, i dipendenti non possono far controllare i loro dispositivi personali senza l'autorizzazione necessaria.

La comprensione degli aspetti legali del monitoraggio può aiutarvi a scegliere meglio quali pratiche di monitoraggio saranno efficaci e legali per la vostra azienda.

Il metodo più semplice per controllare l'attività online dei vostri dipendenti è utilizzare un software speciale. CleverControl è il software spia leader e la soluzione più semplice per migliorare i processi aziendali. Vi aiuterà a indagare sulle azioni illegali dei dipendenti, a prevenire la fuga di informazioni, ad aumentare la produttività e a individuare i fannulloni. CleverControl vi permette di monitorare tutti i membri del vostro staff da remoto attraverso qualsiasi dispositivo connesso a Internet. Basta accedere al vostro account con un browser web per vedere le attività di tutti i dipendenti da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.

Questo eccezionale software spia è dotato di numerose funzioni aggiuntive, tra cui il monitoraggio in tempo reale, l'attività del sito Web, l'attività delle applicazioni, la registrazione dei tasti, la cattura dello schermo, le istantanee e le registrazioni del suono del microfono.

Per iniziare a monitorare i vostri dipendenti con CleverControl, dovete registrarvi qui https://clevercontrol.com/ , scaricare CleverControl Agent dal vostro account, installarlo sui computer monitorati e iniziare a ricevere i dati e a visualizzarli tramite l'account web. Si noti che prima di utilizzare il programma è necessario informare correttamente tutti gli utenti del dispositivo su cui si installa tale software che sono soggetti al monitoraggio.

È utile tenere traccia e registrare le interazioni e le conversazioni del team con clienti, clienti o partner per vari motivi. Immaginate di controllare le ultime statistiche sull'assistenza clienti e di vedere che un dipendente ottiene punteggi molto più alti di tutti gli altri. Se registrate le interazioni dei dipendenti con i clienti, potete ascoltare le telefonate dell'ultimo mese di questa persona e capire cosa sta facendo bene, in modo da poter chiedere ai vostri collaboratori di fare lo stesso. E se un membro del team riceve recensioni molto negative, potete scoprire cosa sta facendo di sbagliato e risolvere il problema.

Esistono molti servizi e applicazioni che consentono di registrare le conversazioni telefoniche dei dipendenti. Non è vietato ascoltare le conversazioni dei dipendenti sui telefoni di proprietà del datore di lavoro. Tuttavia, se non volete infrangere la legge, dovreste farlo solo per controllare la qualità del loro lavoro. Ad esempio, potete verificare se i vostri clienti ricevono un'assistenza tecnica utile o se i vostri colleghi trattano i clienti con rispetto.

Nonostante non esistano tutele federali per le telefonate, esistono alcune leggi statali in vari Stati. Ad esempio, in California il responsabile dell'azienda è tenuto ad avvisare i dipendenti che le loro telefonate vengono registrate emettendo un segnale acustico. È ovvio che non si applica alle conversazioni telefoniche non legate al lavoro. Se state ascoltando una telefonata e vi rendete conto che è personale, dovete riagganciare.

Per avere informazioni più dettagliate sulla legalità dell'uso del software di monitoraggio dei dipendenti nei diversi paesi, è possibile trovare ulteriori informazioniqui

Il monitoraggio della posizione del personale aziendale (in auto, sul cellulare o in entrambi i modi) è diventato molto popolare negli ultimi tempi. Ma la questione è ancora aperta: come monitorare la posizione dei dipendenti senza violare la legge? È consentito monitorare la posizione dei dipendenti, sia che si utilizzi un'applicazione mobile, sia che si utilizzi il geofencing o un dispositivo GPS in auto. In ogni caso, è necessario seguire alcune raccomandazioni per stare al sicuro.

Prima di tutto, fornite ai vostri dipendenti l'attrezzatura che vi consentirà di monitorare la loro posizione. L'aspettativa di privacy è sempre minore quando un dipendente utilizza una proprietà aziendale piuttosto che personale. Quindi, se avete intenzione di monitorare la posizione di un datore di lavoro con l'aiuto di uno smartphone, dovreste pagarlo.

In secondo luogo, informate i dipendenti dell'intenzione di monitorarli. Una volta ottenuta l'autorizzazione dalle persone che intendete monitorare, non preoccupatevi delle questioni legali: la loro approvazione sostituisce le altre preoccupazioni.

Infine, non tracciate mai le attività non lavorative. I vostri dipendenti si aspettano la privacy quando sono fuori dall'ufficio o hanno dei giorni liberi. Ciò significa che non dovete monitorare la loro posizione quando non lavorano.

Non c'è dubbio che questo metodo sia legale, ma potrebbe richiedere molto tempo per monitorare e analizzare da soli la produttività dei dipendenti. Tuttavia, se volete avere tutto sotto controllo, questo metodo fa sicuramente al caso vostro.

Se non avete esperienza di controllo personale dell'attività dei vostri dipendenti, potete iniziare con dei check-in giornalieri. Questo metodo dimostra ai vostri dipendenti che vi interessa la produttività e che volete sapere tutto quando si tratta di prestazioni. Prima di tutto, dovreste chiedere ogni giorno ai vostri colleghi: "Che cosa avete ottenuto oggi? Ci stiamo avvicinando al raggiungimento del nostro obiettivo? Come posso aiutarvi o sostenervi?". Con l'aiuto di questo metodo non solo potrete monitorare la produttività dei vostri dipendenti, ma anche aumentare il morale mostrando il vostro sostegno ai colleghi.

Inoltre, non dovreste concentrarvi sulla quantità di ore lavorate, ma sui risultati del vostro team. È risaputo che i colleghi tendono ad "ammazzare il tempo" se sentono di non avere altro obiettivo se non quello di lavorare X ore al giorno. La produttività aumenterà quando il team è orientato agli obiettivi e altamente motivato rispetto al tempo impiegato. Questo perché saranno incentivati a portare a termine i compiti. Non c'è dubbio che tutti vogliano andare a casa prima, una volta terminato il lavoro. È quindi possibile consentire loro di lasciare l'ufficio quando il lavoro della giornata è terminato, piuttosto che quando l'orologio raggiunge le 17:00.

Ci sono molte opinioni sull'efficacia del monitoraggio e sulla misura in cui può essere una buona pratica in ufficio. Ecco alcuni dei motivi più importanti per cui il monitoraggio non solo funziona, ma è incredibilmente utile sia per il datore di lavoro che per il dipendente.

1. Riconoscimento

   Il monitoraggio dei dipendenti significa che ogni giorno siete in grado di sapere esattamente come si comportano i vostri dipendenti. Durante la stagione delle revisioni e anche prima, avere a portata di mano queste statistiche di monitoraggio può permettervi di far sentire ai vostri dipendenti il riconoscimento per il buon lavoro che stanno svolgendo e vi darà chiarezza su quali dipendenti meritano davvero un bonus o una posizione migliore.

2. Mantenimento dei dipendenti

   Il riconoscimento è uno dei modi principali per assicurarsi che i dipendenti non cerchino costantemente nuove opportunità altrove. Se fate in modo che i vostri dipendenti vengano riconosciuti e premiati per le loro buone prestazioni, potete iniziare a fidelizzare il vostro team. In questo modo potrete davvero costruire la vostra azienda senza dovervi preoccupare che i vostri dipendenti diano continuamente le dimissioni.

3. Attenzione

   Se i vostri dipendenti sanno di essere monitorati, è molto più probabile che diventino estremamente attenti. Questa attenzione sarà in gran parte il risultato della consapevolezza che ogni errore commesso sarà visto. Ciò non significa che il monitoraggio debba essere usato per gonfiare a dismisura ogni errore e per punire eccessivamente i vostri dipendenti. Al contrario, deve essere visto come parte della formazione e come un modo per rafforzare la qualità del lavoro prodotto dal team.

4. Risolvere i problemi

   Ogni volta che un problema viene rilevato attraverso il monitoraggio, il team ha l'opportunità di lavorare insieme per risolverlo. Se siete in grado di risolvere i problemi non appena si presentano, i vostri clienti saranno molto più soddisfatti del lavoro che producete, in quanto saranno facilmente in grado di capire quanto tenete al vostro lavoro. In questo modo si creerà anche un'atmosfera più collettiva, in cui il vostro team si preoccuperà sempre di dare il meglio di sé e cercherà il modo di collaborare e correggere gli errori, invece di cercare di nasconderli.

5. Sicurezza

   Infine, soprattutto se lavorate con dati sensibili, il monitoraggio dei dipendenti e dei loro dispositivi potrebbe essere la chiave per garantire che le informazioni non finiscano nelle mani sbagliate. Il monitoraggio vi permetterà di sapere sempre chi ha accesso alle informazioni private della vostra azienda. Questo sarà importante anche in caso di violazioni della sicurezza, perché vi permetterà di reagire più rapidamente.

Molti pensano che i dipendenti non siano generalmente disposti a farsi controllare le proprie prestazioni. Tuttavia, un sondaggio condotto da Accenture ha dimostrato che è vero esattamente il contrario. Infatti, il 92% degli intervistati ha dichiarato di essere aperto alla raccolta dei propri dati, ma solo se questi vengono utilizzati per migliorare le proprie prestazioni o per apportare altri vantaggi personali. Ma è realistico?

Un'indagine di Capterra ha dimostrato che è così. Secondo l'indagine, il 39% dei datori di lavoro ha dichiarato di poter avere maggiori informazioni sulle operazioni quotidiane, mentre il 38% ha affermato che ha aiutato i dipendenti a non essere mai sottopagati, e questi sono solo alcuni dei vantaggi apportati dal monitoraggio. La maggiore efficienza del team, la risoluzione dei problemi e il riconoscimento dei dipendenti hanno dimostrato che questi sistemi hanno contribuito a rendere i datori di lavoro dei manager migliori, aumentando così la soddisfazione dei loro dipendenti. Da un'altra indagine di Capterra è emerso che, mentre il 65% dei dipendenti ritiene che il monitoraggio non influisca sul loro impegno, il 16% afferma che li fa lavorare di più. Questa è la prova definitiva che il monitoraggio non comporta alcun danno, ma solo vantaggi sia per l'azienda che per il dipendente.

Come vedete, è possibile monitorare i propri dipendenti in molti modi diversi, e ci sono molti software di monitoraggio dei dipendenti e applicazioni mobili per soddisfare queste esigenze. Le leggi attuali prevedono il diritto dei datori di lavoro di monitorare i propri dipendenti. Quindi, sta a voi scegliere quale metodo utilizzare: software spia, app di monitoraggio GPS, registratore di chiamate o monitoraggio del personale senza alcun dispositivo. Vi consigliamo di fare un "giro di prova" con CleverControl. È possibile scaricare una versione di prova gratuita e testarla su un numero illimitato di PC di destinazione per un periodo di 14 giorni.