Guida ai software essenziali per la gestione dei dipendenti
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La gestione dei dipendenti è complessa e richiede molto tempo. Assumere e inserire il candidato migliore, monitorare la produttività, garantire il rispetto delle scadenze e pianificare strategie per lo sviluppo e la motivazione dei dipendenti sono sfide che i manager e i dipartimenti delle risorse umane devono superare. Per fortuna, viviamo nell'era del boom tecnologico che può alleviare notevolmente le nostre fatiche quotidiane. Esiste una soluzione digitale per tutto. In questo articolo esploriamo i tipi di software di gestione dei dipendenti e i loro vantaggi e descriviamo le soluzioni affidabili di ciascuna categoria.
Software di monitoraggio dei dipendenti
I programmi di tracciamento sono forse il tipo di software più conosciuto per la gestione dei dipendenti. Le loro caratteristiche includono solitamente:
- screenshot
- registrazione delle sequenze di tasti
- tracciare i siti web visitati
- registrazione delle query di ricerca
- monitoraggio delle operazioni sui file
- catturare l'attività della stampante
- monitoraggio del tempo e altro ancora.
Questi dati vengono riassunti in punteggi e statistiche di produttività, semplificando la valutazione delle prestazioni.
Il problema della privacy è l'altra faccia della medaglia. Grazie alle sue caratteristiche specifiche, il software di monitoraggio dei dipendenti può raccogliere grandi quantità di dati, comprese le informazioni sensibili. Per questo motivo, prima di implementare tali soluzioni è necessario conoscere le normative locali sulla privacy. Se si riesce a trovare un equilibrio tra le esigenze di monitoraggio e il rispetto della privacy dei dipendenti, il software di monitoraggio dei dipendenti diventerà un assistente affidabile per aumentare la produttività del team.
CleverControl è un potente software per la gestione dei dipendenti. Offre tutte le funzionalità necessarie per un monitoraggio fluido della produttività: screenshot, monitoraggio degli appunti, registrazione delle query di ricerca e delle visite ai siti web, tracciamento dell'attività sui social media e sui messenger e altro ancora. La piattaforma analizza l'utilizzo delle app, delle chat e del web da parte dei dipendenti, indicando anche il tempo che questi trascorrono quotidianamente e la variazione di queste tendenze nel periodo selezionato. CleverControl evidenzia anche le app e i siti web più utilizzati. Queste statistiche consentono di visualizzare rapidamente la panoramica della giornata di ciascun dipendente e di individuare immediatamente le distrazioni.
CleverControl consente un monitoraggio non solo retrospettivo ma anche in tempo reale. Grazie alla sua funzione di visualizzazione in diretta, è possibile vedere istantaneamente ciò che accade sullo schermo di qualsiasi dipendente.
CleverControl dispone di una serie di funzioni di rilevazione delle presenze che consentono di automatizzarle. Il software registra la presenza di ogni dipendente sul posto di lavoro, l'inizio e la fine della giornata lavorativa e i periodi di attività/disattività. È possibile visualizzare il registro dettagliato delle attività in base all'orario e le statistiche delle attività orarie con l'evidenziazione delle ore più attive. Questa funzione consente di comprendere i modelli di lavoro individuali e di pianificare meglio le attività e le riunioni.
Le funzioni avanzate di CleverControl includono la registrazione dello schermo, la registrazione della webcam e la registrazione delle chiamate. Con la Registrazione dello schermo è possibile registrare le schermate dei dipendenti selezionati durante la giornata. La registrazione della webcam trasforma la webcam del computer in un semplice sistema di sorveglianza o aiuta a monitorare le interazioni tra clienti e dipendenti. Con la Registrazione delle chiamate, è possibile registrare le chiamate dai messenger più diffusi, come Zoom, WhatsApp e Discord. Questa funzione è preziosa per valutare il lavoro degli agenti dell'assistenza clienti o per riepilogare le informazioni di una riunione importante.
CleverControl è al passo con gli ultimi progressi tecnologici. La piattaforma ha recentemente incorporato la funzionalità AI. L'intelligenza artificiale esamina l'attività dei dipendenti nelle app, nelle chat e online, la confronta con i benchmark del settore, calcola i punteggi di produttività individuale e commenta brevemente le inefficienze riscontrate.
CleverControl ha impostazioni flessibili. La maggior parte delle sue funzioni può essere attivata/disattivata, consentendo di adattare le pratiche di monitoraggio alle leggi e alle normative sulla privacy applicabili. Il software può anche essere installato in modalità visibile, consentendo ai dipendenti di avviare e interrompere il monitoraggio o di accedere al proprio dashboard personale delle attività.
Software di gestione dei progetti
Per quanto i manager vogliano ricordare e controllare tutte le scadenze, gli incarichi e le spese dei progetti, pochi possono vantare un cervello da supercomputer. La gestione dei progetti è un tipo di software per la gestione dei dipendenti progettato per togliere questo carico dalle spalle dei manager. È una piattaforma centralizzata per pianificare, organizzare e gestire efficacemente i progetti. Le sue caratteristiche principali sono:
- creare, assegnare e dare priorità ai compiti
- fissare le scadenze
- monitoraggio dell'avanzamento delle attività
- commenti, messaggistica e chat all'interno della piattaforma
- condivisione di file
- mappatura stradale e monitoraggio delle tappe
- tracciamento del tempo
- monitoraggio del budget, gestione delle spese e altro ancora.
Un software di questo tipo per la gestione dei dipendenti permette ai manager di vedere l'intero progetto, di suddividerlo facilmente in compiti e sottocompiti e di assegnarli ai dipendenti. Possono ottenere informazioni in tempo reale sui progressi, individuare potenziali problemi e riassegnare le risorse necessarie. Questa migliore visibilità delle attività aumenta l'efficienza del team e migliora il processo decisionale e la gestione del budget. L'assegnazione chiara dei compiti e il monitoraggio dei progressi rendono i membri del team responsabili del loro lavoro.
Asana è uno dei più popolari software di gestione dei progetti basati su cloud. La sua interfaccia amichevole e l'ampia gamma di funzioni hanno conquistato migliaia di aziende in tutto il mondo. È possibile suddividere grandi progetti in attività e sottoattività più piccole e gestibili, definire le dipendenze e stabilire priorità e scadenze. Le visualizzazioni dei progetti possono essere personalizzate in base alle proprie preferenze. È possibile organizzare gli incarichi come un elenco, un calendario, una linea temporale, un diagramma di Gantt o una tavola Kanban. È possibile aggiungere campi personalizzati alle attività per facilitare l'ordinamento, il filtraggio e la creazione di rapporti.
Asana è in grado di tracciare il tempo impiegato per ogni attività, in modo da poter valutare con maggiore precisione le spese e il tempo necessario.
La piattaforma dispone di eccellenti funzioni di comunicazione, come la messaggistica di gruppo, le menzioni e la condivisione di file. La casella di posta intelligente consente di personalizzare le notifiche per filtrare gli aggiornamenti più importanti, mettere in pausa le notifiche per proteggere la propria attenzione e seguire le notifiche dalla casella di posta.
La robusta funzionalità di automazione aiuta ad automatizzare le attività ripetute. Ad esempio, è possibile assegnare attività basate su regole o notifiche di attivazione.
Asana si integra con molti altri strumenti, tra cui Google Drive, Slack e Microsoft Teams.
La piattaforma è adatta ad aziende di tutte le dimensioni e di diversi settori grazie alla sua facilità d'uso, alle potenti funzionalità e alla scalabilità.
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Sistemi di gestione delle risorse umane
Il software di gestione delle risorse umane (HRMS) è una piattaforma completa progettata per semplificare e automatizzare le funzioni HR durante l'intero ciclo di vita dei dipendenti. Le sue caratteristiche principali sono:
- archiviazione delle informazioni sui dipendenti (dati di contatto, storia lavorativa, record di prestazioni, ecc.)
- Applicant Tracking System (ATS) (gestione degli annunci di lavoro e delle candidature)
- flussi di lavoro e liste di controllo per l'onboarding
- controlli dei precedenti e screening delle sostanze stupefacenti
- elaborazione delle buste paga e calcolo delle imposte
- amministrazione dei benefit (assicurazione sanitaria, piani pensionistici, ecc.)
- Tracciamento delle presenze
- gestione delle prestazioni
- iniziative di sviluppo dei dipendenti e altro ancora.
Questi software per la gestione dei dipendenti automatizzano le attività ripetitive, riducono gli oneri amministrativi per gli specialisti delle risorse umane e minimizzano gli errori nell'inserimento dei dati e nell'elaborazione delle buste paga. Grazie a ciò, i team HR possono concentrarsi su iniziative strategiche che migliorano il coinvolgimento dei dipendenti.
Utilizzando gli HRMS, le organizzazioni possono mantenere registri accurati e garantire la conformità alle leggi sul lavoro. Inoltre, l'HRMS fornisce dati e approfondimenti preziosi che consentono di prendere decisioni informate in materia di risorse umane.
HRMS offre funzionalità anche per i dipendenti. Le sue caratteristiche self-service consentono ai dipendenti di gestire le proprie informazioni e di accedere facilmente ai servizi HR.
Workday è un software avanzato basato su cloud per la gestione dei dipendenti. Riunisce in un unico sistema tutte le funzioni HR, come buste paga, benefit, amministrazione dei talenti e gestione dei dati dei dipendenti.
La piattaforma offre dashboard e report personalizzabili. È possibile ottenere informazioni sui tassi di turnover, sulle tendenze delle prestazioni e sui dati demografici della forza lavoro. Tutte le modifiche si riflettono istantaneamente, in modo da avere sempre accesso alle informazioni più aggiornate e prendere decisioni strategiche.
Workday supporta l'intero ciclo di vita dei dipendenti, dagli annunci di lavoro al monitoraggio dei candidati e all'onboarding, fino alla gestione delle prestazioni e dei benefit. Inoltre, facilita la pianificazione della successione, in quanto può aiutare a identificare i dipendenti con un alto potenziale. In seguito, è possibile prepararli per futuri ruoli di leadership.
Un'altra serie di funzioni pratiche automatizza i processi di busta paga: stipendio, tasse, benefit e detrazioni. L'automatizzazione riduce gli errori e il carico amministrativo e garantisce pagamenti puntuali e precisi.
Workday è vantaggioso anche per i dipendenti. La sua solida funzionalità self-service consente loro di gestire i propri dati personali, accedere alle buste paga, richiedere ferie e iscriversi ai benefit.
Nel complesso, Workday è una soluzione efficace che migliora notevolmente la gestione delle risorse umane. È in grado di adattarsi alle esigenze specifiche delle organizzazioni di diversi settori e di supportare sia le piccole che le grandi imprese.
Piattaforme per l'esperienza dei dipendenti
Come suggerisce il nome, le piattaforme per l'esperienza dei dipendenti (EX) servono a migliorare l'esperienza complessiva dei dipendenti, dal momento dell'ingresso in azienda al momento dell'uscita. Questo tipo di software si aggiunge alle tradizionali funzioni HR. Il suo scopo principale è migliorare il benessere e la motivazione dei dipendenti, aumentare la produttività e creare un ambiente di lavoro amichevole e coinvolgente.
EX offre solitamente le seguenti funzionalità:
- employee surveys, pulse checks, and feedback tools)
- strumenti di riconoscimento (ad esempio, sistemi basati su punti, premi peer-to-peer, ecc.)
- social network o forum interni
- chat e condivisione di file
- un hub centrale per le notizie e gli annunci aziendali
- dati e analisi sull'impegno dei dipendenti, sul sentiment e sulle tendenze delle performance
- accesso a materiali e corsi di formazione
- programmi di benessere e altro ancora.
Grazie alle piattaforme di employee experience, i dipendenti si sentono più connessi e apprezzati. Secondo alcuni studi, i dipendenti che ricevono regolarmente riconoscimenti sono il 43% più impegnati e tre volte più fedeli alle loro organizzazioni. Investire in EX significa quindi investire in un minore turnover e in una maggiore produttività.
EX consente di accedere a tutte le risorse necessarie in un unico luogo, dagli annunci aziendali ai programmi di benessere. In questo modo, i dipendenti perdono meno tempo a cercare informazioni e rimangono informati sulle opportunità disponibili.
Infine, i programmi di employee experience aiutano a ridurre il burnout e lo stress sul posto di lavoro, migliorando così la produttività e l'impegno.
Culture Amp è una delle principali piattaforme per l'esperienza dei dipendenti. Offre diversi modelli di indagine e strumenti per raccogliere il feedback dei dipendenti su vari aspetti della loro esperienza. Ad esempio, è possibile condurre indagini sul coinvolgimento, valutazioni sulla diversità e sull'inclusione e feedback a 360 gradi. È possibile raccogliere e organizzare comodamente i risultati dei feedback in un hub centralizzato durante tutto l'anno. Questo hub di dati rende molto più semplice la preparazione delle valutazioni delle prestazioni.
Culture Amp si basa sulle più recenti scoperte della psicologia e della scienza dei dati. Vi aiuterà non solo a raccogliere feedback, ma anche a tradurli in piani di miglioramento attuabili.
Con Culture Amp è possibile creare e condividere le descrizioni dei ruoli e le competenze richieste per ogni ruolo. Queste informazioni non solo chiariscono le responsabilità individuali, ma permettono anche ai dipendenti di valutare le loro attuali competenze e di identificare eventuali lacune. La piattaforma può anche essere utilizzata per creare piani di sviluppo personalizzati per aumentare le prestazioni e il coinvolgimento.
Culture Amp offre una comunità di supporto con eventi virtuali e un gruppo Slack. Offre formazione continua e opportunità di networking per i professionisti delle risorse umane.
Riassumendo, l'efficace valutazione di Culture Amp delle esperienze dei dipendenti, combinata con intuizioni scientifiche, la rende uno strumento prezioso per qualsiasi organizzazione che voglia creare uno spazio di lavoro attraente e coinvolgente.
Conclusione
Nell'era della tecnologia, siamo fortunati ad avere un'applicazione per ogni attività di routine. Questi quattro tipi di software per la gestione dei dipendenti alleggeriscono il carico amministrativo, ottimizzano attività complesse che richiedono molto tempo, come la valutazione delle prestazioni e i sondaggi sul coinvolgimento dei dipendenti, e consentono una gestione efficace dei progetti.