10 domande sui sistemi di monitoraggio dei dipendenti che si aveva paura di porre

Una prolungata recessione economica porta al fatto che le aziende tendono a trattenere i dipendenti migliori e a licenziare quelli che non hanno portato i benefici attesi all'azienda. Naturalmente i dipendenti vengono sempre licenziati, ma la decisione è spesso presa da dirigenti che si lasciano influenzare da fattori soggettivi. Ma sembra che presto la soggettività nella valutazione dei dipendenti non esisterà più. Sempre più aziende scelgono di utilizzare sistemi di monitoraggio dei dipendenti. Essi raccolgono informazioni su come le persone trascorrono il loro tempo di lavoro: quanto tempo viene trascorso in applicazioni specializzate e Office, per quanto tempo e per cosa viene utilizzato Internet, quanto attivamente un dipendente comunica con i suoi colleghi e le sue controparti, utilizzando i canali di comunicazione, e se si permette di essere scortese nel comunicare con i clienti, ecc. Questi sistemi software sono anche in grado di generare rapporti su ciascun dipendente. Questi rapporti possono essere visualizzati dai manager e i capi possono decidere in merito all'efficacia (o all'inefficienza) del lavoro di ciascun dipendente.

Oggi negli Stati Uniti il 60% dei datori di lavoro utilizza questi sistemi. Ma l'interesse per questi sistemi è ancora molto alto, quindi abbiamo deciso di rispondere a 10 delle domande più comuni sui sistemi di monitoraggio dei dipendenti.

I proprietari delle aziende vogliono mantenere la loro attività, ridurre i costi, raccogliere le persone più responsabili ed efficaci nel loro team e dire addio a quelle inefficaci.

Se un dipendente passa la maggior parte della giornata su siti di intrattenimento, comunicando sui social network e guardando telenovele, senza svolgere le proprie mansioni, allora non è troppo necessario per l'azienda. Questo è il primo e forse il principale obiettivo dei datori di lavoro. Il secondo obiettivo è che, quando decide di utilizzare un sistema di questo tipo, un'azienda vuole ridurre i rischi di fuga di informazioni commerciali, ad esempio scoprire chi vende database o reindirizza i clienti verso i concorrenti (casi del genere non sono rari). Il terzo obiettivo è quello di gestire la reputazione agli occhi dei clienti, ad esempio scoprire quali responsabili delle vendite non sono abbastanza gentili e cortesi con i partner commerciali. In realtà, questi tre obiettivi sono fondamentali per la stragrande maggioranza delle organizzazioni che decidono di implementare sistemi di monitoraggio.

Sì. Nelle aziende che rispettano i propri dipendenti, l'introduzione di un sistema di monitoraggio deve essere preceduta dalla notifica ai dipendenti e dalla raccolta del loro consenso scritto a tale monitoraggio. A tal fine viene stipulato un accordo aggiuntivo al contratto di lavoro, che viene firmato da ciascun dipendente.

Il Codice del Lavoro vi aiuterà in questa situazione. La firma di eventuali documenti aggiuntivi non contemplati dal LC può non essere obbligatoria per il dipendente. Tuttavia, il datore di lavoro può porre la firma di documenti simili come prerequisito per l'assunzione. In breve, dipende dalla situazione.

I programmi di monitoraggio raccolgono molti dati. Ad esempio, possono guardare le e-mail e le chat, registrare il tempo trascorso dagli utenti nelle varie applicazioni, conservare la cronologia di navigazione. I software avanzati possono registrare video dallo schermo e salvarli in un archivio speciale. In breve, vengono raccolti molti dati e per farlo vengono utilizzate tutte le potenzialità tecniche disponibili.

Nella maggior parte dei casi sul computer viene installato un programma agente speciale. Raccoglie informazioni sull'utente. È visibile nell'elenco delle applicazioni installate sul computer. Per ogni sistema il titolo del programma sarà diverso. Il motore di ricerca può aiutare a trovare il nome di questo programma. Se si trova tale programma nell'elenco delle applicazioni, è probabile che l'utente sia monitorato. Questo è il modo più affidabile.

A volte è possibile scoprirlo osservando il comportamento del proprio capo. Se il vostro capo reparto inizia improvvisamente a sapere più di quanto dovrebbe, dovrebbe essere un segnale. Di norma, i dirigenti spesso spifferano tutto. Se siete persone attente, potete facilmente accorgervi del monitoraggio.

Non ci sono molte opzioni: o lavorate bene, in modo che il capo non abbia nulla di cui lamentarsi. Oppure, se sentite le viti sempre più strette e non siete disposti a sopportarle, cercate un nuovo lavoro. Fare causa può rivelarsi inutile: legalmente il vostro tempo di lavoro è pagato dal datore di lavoro. E durante l'orario di lavoro dovete dedicarvi alle vostre mansioni e a nient'altro. Negli Stati Uniti e in Europa i dipendenti di solito lo capiscono.

I datori di lavoro possono utilizzare i dati raccolti solo nel rapporto "datore di lavoro-dipendente". Ad esempio, possono raccogliere informazioni per capire che un dipendente non rispetta il piano perché si ritrae durante l'orario di lavoro.

In realtà, non bisogna pensare che le statistiche possano essere usate solo contro i dipendenti. Ci sono stati casi in cui il datore di lavoro ha utilizzato il sistema di monitoraggio per capire se il piano di un reparto vendite fosse o meno troppo alto. Oppure, in un altro caso, il datore di lavoro voleva scoprire quale dipendente lavora meglio in un reparto e dovrebbe essere promosso. Dovete temere solo se andate al lavoro solo per divertirvi a spese del vostro datore di lavoro. Tuttavia, succede anche questo.

È altamente improbabile. Le aziende non vogliono lavare i panni sporchi in pubblico. Ma se siete abbastanza "fortunati" da essere maltrattati in questo modo, è un motivo sufficiente per intentare una causa. La legge è dalla vostra parte.

Sì e no. In risposta all'ampia diffusione dei sistemi di monitoraggio, sono comparsi diversi programmi che aiutano a neutralizzare i clienti del monitoraggio. Spesso questi programmi sono a pagamento. È necessario fare molta attenzione a questi programmi. In primo luogo, non funzionano per tutti i sistemi di monitoraggio: potrebbero funzionare bene contro il sistema "A", ma sono completamente inutili contro il sistema "B". In secondo luogo, possono contenere codice maligno che trasferisce i dati dal vostro computer non al vostro supervisore, ma agli hacker o ai truffatori. In terzo luogo, anche se acquistate tale applicazione, potreste non essere in grado di installarla. Molto probabilmente, l'installazione di software di terze parti sul vostro computer verrà bloccata dagli amministratori di sistema della vostra azienda.

Sì. La presenza di un sistema di monitoraggio è una grande opportunità per dichiarare oggettivamente che siete un dipendente di valore e, nel caso in cui sia disponibile una promozione, sareste il candidato migliore. Per farlo, è necessario lavorare davvero bene. Se volete fare carriera, soprattutto in condizioni economiche difficili, è il momento di far funzionare un programma speciale per raccogliere dati sul vostro lavoro.