Illinois-i adatvédelmi törvények és alkalmazotti megfigyelő szoftver: amit a munkáltatóknak tudniuk kell

Az alkalmazottak megfigyelésének trendje együtt növekszik a távmunka és a hibrid munkavégzés trendjével. Valójában ezek az eszközök sok szempontból előnyösek a vállalkozások számára: segítik a termelékenység objektív nyomon követését, csökkentik a biztonsági kockázatokat, nyomon követik a munkaidőt és még sok mást. A nyomkövető szoftver megvalósítása azonban alapos előkészületeket igényel. Az egyik legfontosabb szempont itt az alkalmazottak magánélete és a vonatkozó előírások betartása. Ezek a szabályozások nem univerzálisak: nemcsak országonként, hanem országonként is változnak. Ma megvizsgáljuk, hogy az illinois-i munkaadóknak milyen szabályozásokra kell emlékezniük, és hogyan ne sértsék meg a munkavállalói jogokat a megfigyeléssel.

Jogi nyilatkozat: Ez a cikk csak az általános információkat tartalmazza, és nem használható jogi utasításként.

Más amerikai államokhoz hasonlóan Illinois is betartja a szövetségi törvényeket, és megvannak a magánéletére vonatkozó saját szabályozásai. Noha ezek általánosak, nem pedig az alkalmazottakra vonatkozó megfigyelések, a vállalkozásoknak továbbra is értelmezniük kell őket nyomon követési gyakorlataik szempontjából, és meg kell felelniük.

Szövetségi szinten létezik az Electronic Communications Privacy Act (ECPA). Védi a vezetékes, szóbeli és elektronikus kommunikáció magánéletét készítésük, szállításuk és tárolásuk során. Ha a munkavállalói megfigyelésre értelmezzük, akkor azt mondhatjuk, hogy a munkáltatóknak tilos a munkavállalók kommunikációját engedély nélkül szándékosan lehallgatni vagy ellenőrizni.

Itt két fő kivétel van:

1. A vállalatok a szokásos üzletmenet során és jogos üzleti okokból, például a termelékenység-ellenőrzés vagy az értékes eszközök védelme miatt ellenőrizhetik alkalmazottaikat.
2. A munkaadók figyelemmel kísérhetik a kommunikációt, ha a munkavállalók beleegyeznek. Ez gyakran speciális szabályzatok vagy alkalmazotti kézikönyvek révén történik.

Az ECPA értelmében a munkáltatók a vállalati tulajdonú eszközökön és hálózatokon is nyomon követhetik a kommunikációt, ahol az alkalmazottak általában csökkentik a magánélet védelmét.

De elvárhatják-e egyáltalán a munkavállalók a magánélet védelmét a munkahelyen? Igen. A munkavállaló nem mond le minden személyiségi jogáról, amikor belép az irodába vagy bejelentkezik a vállalati hálózatba. Például bizonyos területeken, például mellékhelyiségekben és öltözőkben továbbra is védik az alkalmazottak magánéletét, mert ott az alkalmazottak ésszerű elvárásaik vannak a magánélet védelmével kapcsolatban.

Az ECPA mellett Illinois állam bevezette saját, az adatvédelemmel kapcsolatos szabályozásait, amelyeket a munkáltatóknak be kell tartaniuk: a jogot a munkahelyi adatvédelemhez (IRPWA), az illinoisi lehallgatási törvényt (Wiretap Act) és a biometrikus információk adatvédelmi törvényét (BIPA).

A munkahelyi magánélet védelméhez való jogról szóló törvény és annak módosításai a fő jogi keretek, amelyek szabályozzák, hogy a munkáltatók hogyan ellenőrizhetik a munkavállalókat. Íme a rendelet legfontosabb pontjai:

1. A munkáltatóknak írásban kell tájékoztatniuk a munkavállalókat az elektronikus megfigyelés bármely formájáról. Az értesítést a felvételkor vagy az ellenőrzés megkezdése előtt kell közölni.
2. A vállalatok csak akkor figyelhetik az alkalmazottakat figyelmeztetés nélkül, ha úgy vélik, hogy az alkalmazott jogellenes tevékenységet folytat, és a megfigyelés bizonyítékot szolgáltathat ilyen tevékenységre.
3. A munkaadók nem kérhetik az alkalmazottakat vagy jelölteket, hogy személyes online fiókjukhoz adjanak meg felhasználóneveket, jelszavakat vagy egyéb fiókadatokat.
4. A munkaadók nem kötelezhetik az alkalmazottakat barátok elfogadására, nem követhetik a kéréseket, illetve nem követelhetnek hozzáférést a közösségi média privát tartalmaihoz. Megtekinthetik azonban a nyilvános bejegyzéseket, vagy olyan információkat szerezhetnek be, amelyek már nyilvánosak.
5. Az IRPWA megvédi a munkavállalókat az életmódbeli diszkriminációtól. Joguk van a munkán kívül törvényes tevékenységet folytatni, például alkoholt vagy dohányt fogyasztani, és a munkavállalók nem tagadhatják meg a felvételüket, felmondhatják vagy fegyelmezhetik.

Az Illinois-i lehallgatási törvény értelmében tilos a magánbeszélgetéseket az összes fél beleegyezése nélkül rögzíteni. Titkos rögzítésük a munkahelyen bűncselekménynek minősülhet.

A BIPA az egyik legszigorúbb adatvédelmi törvény az Egyesült Államokban. Ennek értelmében a munkaadóknak írásos beleegyezést kell kérniük a munkavállalóktól, mielőtt begyűjtik vagy felhasználják biometrikus adataikat, például arcszkenneléseket vagy ujjlenyomatokat. Ezeket az adatokat nem lehet értékesíteni vagy nyilvánosságra hozni. A munkaadóknak rendelkezniük kell a biometrikus adatok megőrzésére és megsemmisítésére vonatkozó politikával, amelyet nyilvánosan elérhetővé kell tenni.

Összefoglalva, az illinoisi törvényhozás visszatérő témája a kifejezett beleegyezés és értesítés.

Az üzleti igények és a munkavállalói jogok közötti egyensúly megtalálása nehéznek tűnhet, de teljesen lehetséges, ha betartja az etika és a jogi megfelelés elveit.

Az első lépés egy felügyeleti politika létrehozása. Ennek az irányelvnek le kell írnia az Ön által használt nyomon követési módszereket, az összegyűjtött adatok körét, a megőrzési időszakot és azt, hogy ki fér hozzá az adatokhoz. De ez még nem minden. Mivel számos szabályozás védi a magántevékenységeket, beszélgetéseket, érdemes körvonalazni, hogy a munkahelyen mely tevékenységek minősülnek privátnak. Ugyanez vonatkozik a közösségi médiára is, mivel nem mindig egyértelmű, hogy a munkavállaló magánszemélyként vagy vállalati képviselőként használ fiókot.

Minden alkalmazottnak el kell olvasnia és el kell fogadnia ezt a szabályzatot felvételkor vagy a megfigyelés megkezdése előtt. Ezenkívül ennek a szabályzatnak bármikor elérhetőnek kell lennie a személyzet számára.

Mielőtt elkezdené bármilyen tevékenység ellenőrzését, írásos hozzájárulást kell kérnie az alkalmazottaktól. Megteheti papíron vagy elektronikusan.

Ezenkívül feltűnő figyelmeztetéseket tehet közzé az iroda körüli megfigyelésről.

Ne figyeljen olyan területeken, ahol az alkalmazottak ésszerűen elvárják a magánélet védelmét vagy a személyes eszközeiket és fiókjaikat.

Csak azokat a tevékenységeket kövesse nyomon, amelyek közvetlenül kapcsolódnak az üzleti célokhoz. Például, ha megpróbálja kiküszöbölni a késéseket és pontosabban nyomon követni a munkaidőt, túlzott mértékű lehet a böngészési előzmények követése (csak azért, mert megteheti).

Kerülje el a szükségtelen vagy túlzottan tolakodó felügyeletet, és rendszeresen ellenőrizze a megfigyelési gyakorlatokat annak biztosítására, hogy továbbra is szükségesek és arányosak.

Győződjön meg arról, hogy az Ön által gyűjtött adatokat biztonságosan tárolják, és csak az arra feljogosított személyek férhetnek hozzá. Világos adatmegőrzési és -megsemmisítési irányelvek kidolgozása. Az elszámoltathatóság érdekében nagyszerű az ellenőrzési nyomvonalak használata és az összes megfigyelési tevékenység dokumentálása.

A képzés segít abban, hogy az alkalmazottak megértsék adatvédelmi jogaikat, a törvényes megfigyelés határait, a vállalatnál érvényes irányelveket és az elfogadható munkahelyi magatartást.

Hozzon létre belső rendszereket a megfelelőség nyomon követésére és azonnali reagálásra a jogsértésekre vagy aggályokra. Rendszeresen tekintse át megfigyelési irányelveit, és végezzen adatvédelmi hatásvizsgálatokat, különösen akkor, ha a vonatkozó adatvédelmi szabályok megváltoznak.

A jogszabályok folyamatosan fejlődnek, ezért legyen szokásod, hogy rendszeresen konzultálj munkajogi ügyvédekkel a változásokról. Így Ön mindig naprakész lesz, és biztos lehet benne, hogy felügyeleti gyakorlata megfelel.

Az üzleti érdekek és az alkalmazottak személyiségi jogainak tiszteletben tartása közötti egyensúly keresése ijesztőnek tűnhet, de ennek megtalálása teljesen megvalósítható. A proaktív megfelelés, amelyet az átláthatóság hangsúlyoz, nem csupán egy jogi jelölőnégyzet; ez az alapja a lehetséges jogi kihívások elkerülésének, a bizalom kultúrájának elősegítésének, és végső soron egy biztonságosabb és produktívabb munkakörnyezet kialakításának.