Cómo controlar a los empleados de forma legal y eficaz

The demand for employee monitoring tools grew by over 60% amid the pandemic. In fact, "employee monitoring software" became a key search engine term, recording a 35% más aumento del tráfico. La sensación de urgencia va a continuar, ya que la amenaza de ciberataques (especialmente los delitos de robo de identidad) va en aumento. En un informe reciente, se informó de que también están aumentando las amenazas internas. De hecho, 43% del total de infracciones provienen de las entidades de la organización.

Además, por supuesto, está la noción de gestión del rendimiento, que puede ser una herramienta eficaz para mejorar la productividad, impulsar el crecimiento y fomentar una cultura de innovación. Con tantas ventajas de utilizar aplicaciones de supervisión de empleados, es comprensible que las empresas se inclinen por invertir en su implantación. Sin embargo, antes de comprometerse con la compra, es crucial que las empresas analicen primero el panorama general de la supervisión de los empleados.

Preguntas como - ¿Qué herramienta de supervisión funciona mejor para mi modelo de negocio? ¿Será una forma eficaz de aumentar la productividad y el compromiso de los empleados? ¿Cómo instalarla? ¿Cómo afectará a mi negocio la legalidad de su uso? ¿Sería ético controlar a los empleados? ¿Qué pasa con la privacidad y la protección de datos de los empleados? ¿Debería haber una política establecida? - deben responderse antes de tomar la decisión real de utilizar un software de supervisión de empleados.

Para ayudarte a ello, aquí tienes una lista de comprobación con algunas pautas sobre cómo controlar a los empleados de forma eficaz y legal.

Antes de instalar un software de supervisión de empleados, revise las políticas de cumplimiento de su empresa. Asegúrese de que todos los empleados conocen las políticas de protección de datos y privacidad, así como las posibles repercusiones de la violación de dichas políticas. Una política de supervisión de empleados podría, por ejemplo, establecer que la empresa puede supervisar las comunicaciones con clientes y proveedores o las actividades en línea de sus empleados. También es una buena idea incluir en su política que puede supervisar el uso de los dispositivos propiedad de la empresa. Disponer de estas políticas ayudará a reducir cualquier posible problema legal en el futuro en relación con el uso de software de supervisión de empleados.

El panorama legal puede ser complicado. Las leyes de privacidad y protección de datos varían de un país a otro. Es crucial que conozcas tus obligaciones legales y la normativa local que regula el software de supervisión de empleados antes de tomar una decisión definitiva.

Por ejemplo, en Europa, el GDPR o el Reglamento General de Protección de Datos describe las directrices de recopilación de información personal que todas las empresas de la Unión Europea (UE) deben respetar. En EE.UU., la ECPA o Ley de Privacidad de las Comunicaciones Electrónicas aporta un poco más de flexibilidad al permitir a los empleadores supervisar las actividades de los dispositivos propiedad de la empresa. Al mismo tiempo, sin embargo, la ley pone un límite a la interceptación intencionada de las comunicaciones orales o electrónicas.

En otras partes del mundo, como la India, la situación es más relajada. No hay normas específicas que regulen el uso de software de vigilancia de los empleados. Por ahora es una zona gris. En general, sin embargo, el uso de este tipo de software está permitido siempre que no suponga una invasión de la privacidad. Y se aconseja a los empresarios que encuentren un equilibrio entre la supervisión de los empleados y el respeto a su intimidad. (Más información en la siguiente sección)

Por lo tanto, para garantizar una navegación legal sin problemas, es importante elegir una herramienta de supervisión de empleados que cumpla con las leyes de protección de datos y privacidad de su país o región. Le recomendamos que busque asesoramiento jurídico o consulte a empresas especializadas en derecho de la privacidad y la protección de datos. Ellos podrán asesorarte sobre la legalidad del uso de un software de monitorización de empleados. También puede discutirlo directamente con el proveedor de software que haya elegido.

Como se ha explicado anteriormente, es importante obtener la opinión de los empleados antes de implantar una herramienta de supervisión. Si los empleados conocen una herramienta de supervisión, es más probable que la acaten. La transparencia de la herramienta de control ayudará a mejorar la relación entre los empleados y su empleador, a reducir las tensiones y a aumentar la productividad. Además, es probable que los empleados sean más fieles a su empresa si confían en que su empleador respeta sus derechos y los protege.

Hacer de la transparencia, su brújula ética, ciertamente no perjudica a su negocio. Demuestra que está dispuesto a dar un salto de fe hacia un futuro desconocido. Ese nivel de franqueza en la comunicación le permitirá establecer relaciones duraderas, confianza y lealtad, lo que puede contribuir a mejorar la imagen de la marca, reducir la rotación y aumentar el compromiso.

Volviendo a la eficiencia de la herramienta de control de empleados, es importante comprender qué características necesita realmente su empresa. Además, debe comprender cómo hacer que el software funcione de forma eficaz. Algunos propietarios de empresas recurren a la supervisión de los empleados sólo cuando se enfrentan a un problema, como la baja productividad o la alta rotación de personal. Esa es una estrategia reactiva y no óptima. La forma más eficaz de garantizar que la supervisión de los empleados se utilice de forma adecuada y efectiva es aplicarla en las primeras fases del proceso.

Al hacerlo, esto es lo que hay que tener en cuenta:

• La herramienta es exhaustiva en el sentido de que puede supervisar el uso de Internet, grabar pantallas, registrar las pulsaciones de teclas, rastrear el tiempo y la ubicación de los empleados, etc.

• Es fácil de configurar y se adapta al crecimiento de su empresa.

• La herramienta facilita la visualización de cuadros de mando informativos y fácilmente comprensibles.

• La herramienta permite una gestión y un mantenimiento sencillos.

• Es fácil de instalar y no requiere ningún equipo adicional.

• La herramienta complementa la estrategia y los objetivos de su empresa.

• La herramienta funciona en los principales sistemas operativos: Windows, MacOS.

• Es fácil de configurar y desplegar en múltiples ubicaciones.

• La situación legal del software está definida y explícita en su política de uso.

La supervisión de los empleados se percibe a menudo como una forma de ejercer el control sobre ellos. No siempre es así. De hecho, también puede utilizarse como una poderosa herramienta para fomentar la autonomía y permitir a los empleados hacer su trabajo de forma más eficaz. Por ejemplo, un software que controle el uso que hacen los empleados de Internet puede hacer que el trabajo sea más eficiente al reducir las idas y venidas entre los empleados y sus jefes. Esto podría influir significativamente en el clima psicológico del lugar de trabajo.

En ese sentido, esto es lo que recomendamos: Elija una herramienta de supervisión que pueda "flexibilizarse" en función de su modelo de negocio. Una forma sencilla y de autoservicio para implementar y supervisar la productividad de los empleados, por ejemplo, empoderará a los empleados, a la vez que reducirá la carga cognitiva de los supervisores.

Asegúrese de no perder de vista sus objetivos al implantar una herramienta de supervisión de empleados. Es fundamental medir constantemente la eficacia del software en el cumplimiento de sus objetivos empresariales.

Piense en esto: Clever Control fue implantado por una organización a raíz de un acceso ilegal a los datos y de la filtración de información confidencial. Pronto fueron capaces de identificar quién accedía a la información confidencial y, por tanto, de frenar las filtraciones. De hecho, la implementación les ahorró 500 horas de tiempo de los administradores de TI - gracias a la gestión automatizada de los accesos que se puso en marcha para minimizar el acceso a la información confidencial.

Estos beneficios no siempre están garantizados; sin embargo, en la mayoría de los casos, se puede esperar un aumento de la productividad, un mayor nivel de compromiso entre los empleados y la capacidad de medir el rendimiento con mayor precisión, todo ello con un coste menor.

La supervisión de los empleados no es un tema fácil de abordar. Sin embargo, un enfoque estructurado y ético reducirá la responsabilidad legal y se asegurará de que los intereses y valores de su empresa estén alineados, haciendo que todo el proceso sea beneficioso para todos.

¿Desea establecer la supervisión de los empleados en su organización? Póngase en contacto con nosotros para discutir sus opciones.