Control y motivación: Lo que hace que los empleados trabajen bien

Un estudio de 2021 sobre el impacto del trabajo a distancia inducido por la COVID-19 en la motivación reveló que a los empleados les resulta más difícil "concentrarse" y mantener intacta su "rutina" de trabajo. Este dato coincide con una serie de encuestas realizadas entre 2010 y 2015 para analizar la diferencia de motivación entre el trabajo a distancia y el trabajo en la empresa.

Aunque esto fue mucho antes de la llegada de la pandemia, las encuestas mostraban el trabajo a distancia bajo una mala luz, señalando una marcada diferencia de 17 puntos entre los factores de motivación. De hecho, los autores llegaron a decir que esto era el "equivalente a pasar de una de las mejores culturas a la más miserable".

Sin embargo, en la actualidad, diferentes modelos de trabajo (interno, híbrido, a distancia) están satisfaciendo las necesidades del lugar de trabajo en todo el mundo. Y es natural que, a medida que las empresas se van adaptando a los nuevos modos de contratación, también deban idear formas de mejorar la motivación de los empleados en el lugar de trabajo moderno.

Naturalmente, las empresas que saben gestionar eficazmente a los trabajadores tienen más posibilidades de mantenerlos trabajando más y durante más tiempo, con más concentración y determinación. Esto explica por qué se ha producido un aumento constante del uso de herramientas de seguimiento del rendimiento a lo largo de los años, una forma segura de controlar y mejorar los resultados de los empleados. Además, estos sistemas de control son cada vez más complejos y ofrecen más información que puede ayudar a mejorar los resultados del rendimiento de los empleados.

Los sistemas de control se disparan

Un estudio reciente de Top10VPN informó de un aumento del 54% en la inclinación hacia las soluciones de control de los empleados, siendo la pandemia el principal motor de este aumento. De hecho, incluso en la época anterior a la pandemia, la encuesta de Gartner realizada a 239 grandes empresas afirmó la demanda de mejores herramientas de control. El análisis informó de que más del 50% de las organizaciones empleaban distintos tipos de sistemas de gestión del rendimiento, frente al 30% documentado en 2015.

Tal vez no resulte sorprendente que el 32% de los empleados remotos del Reino Unido, según una encuesta de Opinium, mencionen que se les vigila. Recientemente, Capterra publicó un estudio sobre la mano de obra canadiense, en el que se revelaba cómo se supervisan diferentes funciones (asistencia de los empleados, gestión del tiempo, gestión de la carga de trabajo, actividad informática y comunicaciones digitales) para mejorar el rendimiento. Un estudio similar se centró en el sudeste asiático y destacó que el 78% de las empresas utilizan sistemas de seguimiento del rendimiento para reforzar el lugar de trabajo híbrido.

En esta línea, Mark Turner, director general de Instant Group, afirmó que el uso estratégico de la "supervisión" puede ayudar a "identificar problemas de recursos, agilizar procesos e identificar lagunas", al tiempo que ayuda a los empleados a priorizar y gestionar las cargas de trabajo.

Frenar las distracciones con sistemas de control

Los empleados que trabajan en un sistema de control estratégico tienen más probabilidades de estar alineados con las metas, los objetivos y los valores de la organización. En lugar de distraerse con información o influencias externas, estarán más centrados en su trabajo. Además, cuando sus empleados saben que se preocupa por su rendimiento en el trabajo, es más probable que estén motivados.

Sin embargo, esto nos lleva a preguntarnos si el control de la actividad es realmente beneficioso. La respuesta es, de hecho, sí. Puede ayudar a cuantificar el impacto real de las distintas estrategias, de modo que los recursos limitados puedan dirigirse con mayor precisión para obtener los mejores resultados. Pero lo más importante es que es clave para reducir las distracciones en el lugar de trabajo, especialmente en los tiempos en que la plantilla está distribuida por todo el mundo y trabaja a distancia.

Dicho esto, he aquí cinco formas en las que las soluciones de supervisión de empleados pueden ayudar a frenar las distracciones en el lugar de trabajo y mejorar el rendimiento de los empleados.

  1. Gestión del uso de Internet.

    Internet es una gran fuente de información; sin embargo, también puede ser una gran fuente de distracción. Por ejemplo, cualquiera que haya estado atrapado en Facebook o Instagram durante horas sabe lo malos que pueden ser los algoritmos de venta de gratificación instantánea. Esta ciberfalta de atención se traduce en una pérdida de tiempo y de productividad.

    Lo alarmante es que alrededor del 40% de la actividad de los empleados en Internet no está relacionada con su trabajo. El problema se agrava en los entornos remotos cuando los empleados utilizan sus dispositivos personales de forma habitual. En pocas palabras, es una distracción costosa que se come la productividad principal de la empresa.

    Para evitarlo, es esencial que los empleadores desarrollen una política en torno al uso de Internet, que cubra áreas clave como:

    • Las horas de uso de Internet (preferiblemente durante las pausas programadas)

    • Asignación de dispositivos y conexiones específicas para el trabajo, en lugar de depender de los dispositivos personales.

    • Comentarios sobre el uso de Internet para comprender la eficacia y las áreas de mejora

    Favorablemente, todas estas áreas pueden ser monitoreadas y reguladas a través de una herramienta de monitoreo de Internet. Por ejemplo, funciones como los filtros de URL, los bloqueadores de aplicaciones, el bloqueo de sitios web y los informes automáticos pueden ayudar a identificar los problemas en tiempo real para una resolución proactiva.

    ¿Cómo se relaciona esto con la motivación de los empleados? En lugar de permitir que las distracciones se cuelen, los empleadores pueden hacer espacio para la gamificación, dar a los empleados un incentivo para ser productivos y mantenerse en el camino de los objetivos de la empresa.

  2. Seguimiento y gestión del tiempo

    Un estudio reciente realizado por investigadores de la Universidad de Dakota del Norte descubrió una correlación positiva entre la gestión eficaz del tiempo y el fomento de la automotivación. La investigación profundizó en el hecho de que la gestión del tiempo refuerza el "éxito percibido".

    En la misma línea, un estudio de 2019 documentó una relación positiva entre la gestión del tiempo y el establecimiento de objetivos, la priorización, la gestión de las interrupciones y la programación. Si bien estos dos estudios sitúan al mundo académico a la cabeza de sus investigaciones, las tendencias en el mundo empresarial también han validado la monitorización de la actividad y el seguimiento del tiempo como una forma de mejorar la motivación de los empleados.

    ¿Cómo se realiza una práctica eficaz de seguimiento y gestión del tiempo?

    • Al controlar las horas de entrada y salida, los empresarios pueden documentar el tiempo dedicado a las tareas preestablecidas y a las urgentes. También pueden asegurarse de que nadie tiene exceso de trabajo.

    • Al controlar el tiempo de inactividad, los empresarios pueden identificar los "tiempos muertos" en la jornada de sus empleados y tomar las medidas necesarias para frenar las distracciones que merman la productividad.

    • El seguimiento de las horas puede garantizar una asistencia óptima y abordar la necesidad de descansos de corta o larga duración.

    ¿Cómo se relaciona esto con la motivación de los empleados? El seguimiento y la supervisión ayudan a identificar los periodos de mayor y menor actividad de los empleados. También puede utilizarse para identificar las oportunidades de mejora de la productividad, como las que surgen durante las pausas y las horas de descanso. Y lo que es más importante, este seguimiento en tiempo real puede ayudar:

    • Priorizar las tareas urgentes

    • Programar descansos y recompensas

    • Identificar las distracciones y ofrecer soluciones pertinentes para frenarlas

    • Ajustar proactivamente la carga de trabajo, etc.

  3. Gestión del rendimiento

    Un estudio que evaluó a 800.000 empleados durante dos años tras la llegada de la pandemia afirmó que el trabajo a distancia contribuye a aumentar la productividad. De hecho, en un informe publicado por Prodoscore, se reveló que la productividad interanual aumentó un 47% desde 2020.

    Sin embargo, las últimas investigaciones también afirman que quienes trabajan desde casa son un 70% menos productivos que sus homólogos. ¿Qué creer? Es natural suponer que trabajar a distancia o en una configuración híbrida añadiría comodidad y aumentaría la productividad, pero, al final, es un arma de doble filo. Para ser más concretos, por mucho que el trabajo a distancia mejore la productividad, también es un caldo de cultivo para las distracciones y la procrastinación.

    Y aquí es donde los sistemas de control resultan útiles: pueden ayudar a mantener intactas las métricas de rendimiento mediante la implantación de un registrador de teclas, la toma de capturas de pantalla de la actividad en tiempo real, el establecimiento de un control sobre la impresión y el fomento de la grabación de vídeo y audio con cámara web y micrófono, etc. La información obtenida de estos datos puede utilizarse para gestionar la carga de trabajo, reasignar tareas y dar información instantánea a los empleados.

    Más profundamente, estos datos pueden ayudar:

    • Revisar los patrones de actividad de los empleados e identificar las interrupciones en la productividad

    • Crear objetivos y puntos de referencia significativos para mejorar el rendimiento

    • Proporcionar una plataforma interactiva para el entrenamiento y la retroalimentación en tiempo real

    • Tomar decisiones informadas en cuanto a la planificación de la sucesión y la contratación.

    Para obtener información aún más detallada sobre las diferentes herramientas de monitorización le recomendamos que lea el artículo sobre los 20 programas de monitorización más populares en 2022.

  4. Análisis y gestión del comportamiento

    Cuestiones como el ciberacoso, las amenazas internas y el acoso sexual han estado constantemente en las noticias últimamente. Y estos son exactamente los tipos de problemas que los gestores de recursos humanos deberían tener en cuenta.

    Según el informe 2022 Cost of Insider Threats Global del Ponemon Institute, las organizaciones de servicios financieros han tenido que hacer frente a un aumento del 47% en el coste de la gestión de las amenazas internas. No es que los casos sean más graves o agudos, pero los riesgos son ciertamente mayores.

    Además, la videovigilancia puede ayudar a identificar y detener las amenazas internas. Por ejemplo, los equipos de vigilancia instalados a distancia pueden estar atentos a los movimientos en línea que puedan indicar una infracción o un robo inminente.

    ¿Cómo se relaciona esto con la motivación de los empleados? Vigilar el comportamiento de los empleados e identificar una amenaza potencial puede ayudar a crear un sistema eficaz de gestión del comportamiento que, a su vez, ayude a proteger a la empresa de una serie de desgracias y problemas.

    Aparte de todos los modelos elaborados anteriormente, aspectos como la gestión de las nóminas, la gestión de los accesos, etc., también pueden ir ligados a la motivación de los empleados. Y la mejor manera de conseguirlo es mediante un programa de seguimiento integral de los empleados.

CleverControl: un nuevo impulso para la supervisión de los empleados

En CleverControl, hemos creado un conjunto de herramientas cuyo objetivo es facilitar al máximo la supervisión de los empleados. El resultado final es una sólida plataforma de informes y análisis que puede utilizarse para perseguir los objetivos de la monitorización: mayor productividad, mejora del tiempo de actividad, mejora de la moral y, sobre todo, fuerzas de trabajo motivadas.

A continuación se presentan dos casos prácticos que ilustran cómo nuestras soluciones pueden utilizarse para abordar diferentes objetivos empresariales.

Caso práctico 1: Cómo hacer frente a las amenazas internas

Una organización se enfrentaba al peculiar problema de identificar al empleado que estaba accediendo ilegalmente a los datos y robando información altamente confidencial de la empresa. Se trataba de una cuestión muy preocupante porque la organización estaba trabajando en algunos proyectos delicados. La empresa trató de establecer y hacer cumplir un código de conducta; sin embargo, era de naturaleza demasiado reactiva.

Favorablemente, utilizando el CleverControl de la plataforma, pudieron identificar al culpable con bastante rapidez. El culpable era un conocido empleado a tiempo parcial que también trabajaba en otros proyectos de la empresa. Las acciones del empleado fueron grabadas y subidas como prueba para respaldar sus afirmaciones. Además, la solución, a base de capturas de pantalla, también ayudó a descubrir el hecho de que la mitad de la oficina estaba utilizando los ordenadores de la empresa para la minería.

Resultado:

La empresa pudo mitigar el riesgo de otro suceso similar y aplicó una serie de medidas de seguridad. Las nuevas medidas incluían auditorías obligatorias, sesiones periódicas de concienciación con los empleados, comprobación de los antecedentes laborales, etc. También pudieron ahorrar casi 500 horas de tiempo del administrador de TI gracias a la gestión automatizada de los accesos y miles de dólares al año.

Caso práctico 2: Reducción del abandono de los empleados

Esta empresa se esforzaba por encontrar una solución al problema del desgaste de los empleados. Cada año, el departamento en cuestión tenía muchos empleados que cesaban sus servicios y abandonaban la organización. La mayoría de los informáticos se llevaban todo el acceso, lo que agravaba el problema.

La empresa necesitaba identificar la causa del desgaste y evitar que se repitiera. Instalaron CleverControl para supervisar a todos los empleados y mantener también el control de acceso. Empezaron a hacer un seguimiento de las métricas para encontrar algunos puntos en común en los datos de los empleados.

Resultado:

La empresa pudo identificar posibles problemas y solucionarlos antes de que se produjeran. Algunos de los problemas descubiertos fueron: el salario, los beneficios, la cultura laboral, el control de acceso, etc. De hecho, a través de la herramienta de búsqueda en Internet, pudieron identificar a un contable que estaba buscando un nuevo trabajo. La empresa le ofreció un mejor salario y los correspondientes beneficios, que aceptó de buen grado.

El resultado final

"Tanto si se trata de detectar una amenaza interna como de vigilar la productividad de los empleados, los estudios de caso anteriores muestran claramente que la supervisión de los empleados es una poderosa herramienta que puede aprovecharse para resolver problemas empresariales complejos."

"En esta línea, es esencial entender que la motivación de los empleados es un factor clave para garantizar la longevidad de una organización. En CleverControl, nos aseguramos de que ninguna empresa se quede sin un seguimiento eficaz de los empleados, que es un elemento clave para mejorar su moral."

Para saber más sobre nuestras soluciones y cómo pueden ayudar a aumentar la motivación de los empleados, póngase en contacto con nosotros hoy mismo.