¿Cómo establecer un trabajo a distancia disciplinado sin presionar demasiado al equipo?

Se ha producido un aumento de la prevalencia del trabajo a distancia en últimos años. La mayoría de los empleados llevan casi dos años trabajando a distancia y, a estas alturas, ya están acostumbrados. Permitir a los empleados cierto grado de trabajo a distancia es beneficioso. Poder trabajar desde cualquier lugar aumenta enormemente la productividad.

Pero la capacidad de los desarrolladores para mantener sus horarios ideales y su autodisciplina mientras trabajan a distancia disminuye. La productividad de su empresa se resentirá considerablemente a menos que discipline a sus trabajadores remotos. Así que, en este artículo, te explicaré cómo ayudar a los trabajadores remotos a desarrollar un sentido de la autodisciplina para ser productivos.

Entremos de lleno.

Muchos empleados se han beneficiado de la mayor autonomía, seguridad y productividad del trabajo a distancia, pero también han perdido parte de su ética laboral tradicional. Los trabajadores ya no se levantan a intervalos regulares, ni hacen sus pausas para comer, ni se adhieren a las normas y procedimientos establecidos por la dirección. Los trabajadores de hoy se levantan a mediodía, visten de manera informal durante toda la jornada laboral y fichan a la entrada y a la salida cuando les viene bien.

Recuerde que las formas tradicionales de disciplina no funcionan en los lugares de trabajo remotos de hoy en día. Esto se debe a que una barrera artificial separa a la dirección del personal. La situación de un equipo que trabaja a distancia no siempre es fácil de determinar.

En consecuencia, es esencial formar al equipo de gestión remota en la autodisciplina para que puedan tener éxito mientras trabajan desde casa y establecer un entorno propicio para su trabajo. No tendrás que preocuparte de formar a un equipo remoto cuando les hayas enseñado a trabajar de forma independiente, gestionar bien su tiempo y ser productivos.

Además de estas estrategias, puedes ayudar a tu equipo a ejercer un mayor autocontrol haciendo cosas como:

Debe evitar parecer un dictador en su lugar de trabajo virtual, pero el orden sigue siendo necesario. Debe tener políticas y procedimientos que rijan a su personal como cualquier otra empresa. Comparta con su personal las normas y reglamentos por los que se rige su empresa y asegúrese de que inculcan un sentido de la disciplina.

Dé ejemplos concretos de cómo infringir las normas puede tener consecuencias negativas. La falta de puntualidad, la ausencia en las reuniones programadas y la negativa obstinada a trabajar juntos deben dar lugar a medidas disciplinarias. En algunas situaciones, puede decidir aplicar el reglamento de forma estricta.

Dado que trabajan desde casa, probablemente quiera saber por qué han desobedecido. Evita ser duro y desconsiderado haciendo que un experto revise estos códigos de conducta.

Si sabes que se te da bien dejar las cosas para última hora, ponte un plazo que abarque la mayor parte del proyecto, pero no todo. Saltarse pasos nunca es recomendable a la hora de crear software. Suele ser fuente de dificultades y desafíos.

En su lugar, prueba con un sprint ágil, un breve periodo en el que te centras en una tarea, un objetivo o un módulo concretos. La gente se beneficia de dividir el trabajo en trozos manejables, pero es esencial una planificación cuidadosa al principio del sprint.

Puede que el objetivo no se alcance en el sprint, pero no pasa nada y puede utilizarse como métrica. Está claro quién puede predecir con exactitud cuánto tiempo llevará una tarea y quién no.

Si los trabajadores remotos no están rindiendo al máximo o no están al día con sus responsabilidades, una actualización rápida o un mensaje recordatorio puede ser todo lo que se necesita para que vuelvan al buen camino.

Puede que haya que hacerlo a diario, semanalmente o incluso mensualmente para estar al día de situaciones concretas. En una reunión individual con los empleados remotos, averigüe si están experimentando alguna dificultad y qué puede hacerse para paliarla.

Según un estudio monográfico de Walden University, el compromiso de empleados y desarrolladores aumenta cuando sienten una conexión personal con la empresa. Como gestor o jefe de equipo, debe garantizar una comunicación clara y constante con el personal remoto. La confianza de los trabajadores crecerá y la cooperación será fructífera. Si un empleado parece estresado o insatisfecho, podrá darse cuenta llamándole regularmente para charlar.

No confíe únicamente en la comunicación relacionada con el trabajo. Charle con el personal remoto para conocerlo mejor. Pregunte por su educación y sus gustos musicales y cinematográficos. Esto demuestra que los valoras como personas además de como empleados.

Las videollamadas son, con diferencia, el método más eficaz para la comunicación directa e individual con los empleados distantes. Así podrás leer el lenguaje corporal de tu empleado y calibrar su estado de ánimo general.

Planifique para demostrar a los trabajadores remotos que son valorados y bienvenidos en todo momento. Los empleados que se sienten inspirados para lograr más producen mejores resultados.

Se puede motivar al equipo y al personal mediante el reconocimiento público regular de sus esfuerzos. Eso les hace sentir que tienen un lugar en el equipo y que son miembros que contribuyen. Asegúrese de que sepan lo mucho que valora el esfuerzo adicional que están realizando mostrándoles su aprecio por ello. No es necesario limitarse a las palabras. Incluso unas bonificaciones modestas pueden tener un impacto significativo en la moral.

Todas las formas de teletrabajo dependen totalmente de los avances tecnológicos. Cualquier cosa que se interponga puede ser desmoralizante. Imagínate a un empleado que depende de un software inestable y de medios de comunicación inadecuados. Su moral está por los suelos y, en consecuencia, su rendimiento laboral ha disminuido.

Fomente el uso de ordenadores de alta calidad y conexiones rápidas a Internet entre su personal. Facilítales la comunicación mediante mensajes de texto y vídeo y el intercambio y carga de archivos. Así, tu videoconferencia y el proyecto funcionarán sin problemas.

Puede utilizar software de control de empleados como CleverControl para supervisar de forma eficaz y cómoda a sus empleados. Conozca todo lo que necesita saber sobre las actividades diarias de su equipo, desde las aplicaciones que utilizan hasta el texto que escriben y copian, pasando por su ubicación. Cree capturas de pantalla individualizadas para demostrar la participación de los empleados en el flujo de trabajo.

Es tentador querer seguir llamando y pidiendo información varias veces al día. Recuerde que está trabajando con un equipo invisible sin la supervisión directa de un médico. Pero esa estrategia suele ser un tiro por la culata.

Empezando por lo obvio, los jefes novatos suelen cometer el error de microgestionar y acosar a sus empleados en lugar de dejarles hacer su trabajo. En segundo lugar, demuestra que no confías en su capacidad para manejar la situación de forma independiente. Para no interferir en su productividad, planifica reuniones de control e información sobre el proyecto en momentos adecuados para que reciban información actualizada.

En caso de bloqueo, los empleados pueden sentirse desmotivados al verse obligados a quedarse en casa y aislados del mundo exterior. Un gestor o jefe de equipo debe animar a su equipo remoto empujándoles a buscar posibilidades de desarrollo profesional y personal.

Una definición de mentalidad de crecimiento es creer que es posible mejorar en cualquier etapa o profesión. Los líderes y directivos pueden crear una cultura en la que las personas valoren el crecimiento por encima de los resultados inmediatos. Crear un entorno en el que se anime a los empleados a aprender y asumir riesgos para avanzar en sus carreras.

Su empresa tiene una comunicación interna sólida y unos objetivos bien definidos y alcanzables. Aun así, mostrar al personal cómo lo están haciendo les ayudará a hacerlo mejor. Crea un marcador visual para hacer un seguimiento del rendimiento individual y del equipo y estimular el trabajo duro.

Los indicadores clave de rendimiento (KPI) y las principales prioridades de cada equipo pueden exponerse a la vista en un marcador visual. Los gestores y sus equipos pueden utilizar herramientas punteras como Trello para asignar tareas y colaborar, o estadísticas y gráficos para comunicar los avances semanales o mensuales.

Las reuniones periódicas para revisar el cuadro de indicadores y los principales objetivos pueden mantener a los miembros del personal informados, implicados y entusiasmados con la consecución de sus metas.

La posibilidad de trabajar desde casa es una de las principales ventajas del trabajo a distancia y es el principal motivador para la mayoría de los empleados. Proporcione al equipo los recursos y la ayuda necesarios, y luego dé un paso atrás. Tendrás que establecer una política para que todos los miembros del equipo conozcan sus funciones y obligaciones.

Los que trabajan a distancia deben ser informados de las metas de la empresa para que puedan adoptar una cultura que sirva para promover esos objetivos. Es más probable que los trabajadores a distancia se mantengan motivados cuando creen en el bien común.

Muchos trabajadores de hoy en día están acostumbrados a trabajar a distancia y han expresado su descontento por trabajar más horas que en el pasado. Si un empleado se siente quemado, puede perjudicar su rendimiento laboral y hacer que se plantee renunciar.

No tiene por qué preocuparse. Establecer un horario razonable para las pausas de los empleados es sencillo. Deben hacer una pausa de 15 ó 5 minutos cada hora y media, además de la pausa habitual para comer. Después de todo, el uso prolongado del ordenador se ha relacionado con la fatiga y el deterioro de la función cognitiva.

Si los trabajadores quieren mantener la cordura mientras trabajan desde casa, sus supervisores deben permitirles hacer pausas frecuentes pero breves.

Da igual que el grupo colabore a distancia o físicamente. Para mantener un ritmo constante de eficiencia y rendimiento, es necesario aplicar normas y reglamentos estrictos en todo el lugar de trabajo. No necesitas un poder granular o absoluto sobre tus trabajadores. Sería de gran ayuda que crearas decoraciones formales que harás cumplir a tu personal.