Todo está bajo control: cómo implantar un programa de supervisión y no perder un equipo
En 2021, ExpressVPN realizó un estudiar comprender las implicaciones de la vigilancia en la mano de obra a distancia.
About 83% of the employees outlined "ethical concerns" associated with employee monitoring.
El 56% de los empleados declararon haber sentido estrés y ansiedad debido a la vigilancia del empresario.
De hecho, el 48% de los empleados aceptó un recorte salarial si eso significaba que no se les controlaría.
Pero, ¿a qué se debe este malestar? Bueno, a algunos empleados les asusta la falta de privacidad en su entorno de trabajo, y eso se debe sobre todo a las políticas de vigilancia intrusiva adoptadas por algunos empleadores.
En esencia, la supervisión de los empleados es inmensamente viable, especialmente cuando se trata de identificar cuellos de botella en la productividad, garantizar el cumplimiento de los protocolos de seguridad y mejorar el rendimiento general. Sin embargo, a menudo, la falta de un programa de supervisión uniforme y sólido puede acarrear graves consecuencias, como un descenso de la moral de los empleados.
El caso de la vigilancia intrusiva: cómo afecta a su equipo
Hace un tiempo, una empresa alemana de venta al por menor se vio obligada a pagar un multa de 12,6 millones de dólares en respuesta a su uso de cámaras de videovigilancia para controlar la actividad en el lugar de trabajo, algo que infringía la normativa sobre privacidad definida por el país y la Unión Europea. Asimismo, una empresa noruega de equipos informáticos fue multada con 24.000 dólares por las autoridades al transferir direcciones de correo electrónico personales a sus servidores.
No es de extrañar, pues, que los empleados se muestren reticentes a ser controlados. Tech.co recently interviewed some employees who were subjected to obtrusive monitoring activities. The responses were pretty revealing - with employees saying that they "felt violated." One employee even said, "At one point, I asked if I needed to put in toilet breaks."
Esto dice mucho de lo difícil que puede ser conciliar la vigilancia en el lugar de trabajo con la preocupación por la privacidad cuando abundan las prácticas de vigilancia intrusivas y molestas.
Lo último que quiere hacer es mermar la confianza que los empleados sienten hacia su empresa. Eso merma la productividad y puede incluso tener un impacto negativo en la retención de los empleados, por no mencionar los problemas normativos que podrían surgir. En 2021, la SA italiana multó a un municipio (controlador) con 80.000 euros por infracción de la legislación sobre protección de datos ante la denuncia presentada por un empleado por haber sido recabada su información sensible.
Para evitar el contragolpe normativo que a menudo supone el despliegue de un programa de control intrusivo, es de suma importancia generar confianza en su equipo. Para ayudarle a sentar las bases de un programa eficaz de supervisión de empleados, hemos recopilado algunos consejos esenciales que puede seguir.
Cómo implantar un programa de vigilancia y no perder un equipo
En una de nuestras encuestas recientes, descubrimos que un día libre adicional aumento de la productividad de los empleados en más de un 5. En otra encuesta, pudimos esbozar cómo los tiempos activos e inactivos aumentaron/disminuyeron antes y después de las vacaciones de Navidad. ¿Cómo lo hemos hecho? Analizando los datos de seguimiento en línea que nuestros clientes acumularon durante ese periodo. ¿Y en qué les ha ayudado? Pudimos esbozar las medidas proactivas que nuestros clientes debían adoptar para ayudar a sus empleados a sentirse mejor y a trabajar mejor.
The point is - data doesn't lie. But to have that data at your disposal, you need to make sure that you have a handle on your employees, your teams, and their work requirements. And that's exactly what an "unobtrusive monitoring program" aims to do. From streamlining workflows to identifying problems and bottlenecks, an unobtrusive monitoring program can optimise processes, prioritise tasks that need attention, increase operational efficiency, augment employee productivity, and bolster the bottom line.
He aquí cómo implantar un programa de seguimiento de este tipo y no perder el equipo:
Empiece por definir los objetivos del control
Para poner en marcha su programa de control, es imprescindible definir primero los objetivos del control. Es decir:
Determinar los objetivos que desea alcanzar con su programa de supervisión
Definir las responsabilidades de cada miembro del equipo
Establecer directrices sobre lo que es aceptable y lo que no.
Preparar una hoja de ruta sobre cómo quiere que funcione el programa de supervisión.
By doing this, you will have a clear idea of what your team needs and the corresponding requirements that you need to have in place. The "roadmap," in particular, sets the foundation for further considerations like surveillance limits, data protection standards, consensual control, etc.
Evaluar los criterios de control
A continuación, debe asegurarse de evaluar los criterios de supervisión. Esto podría implicar algo como
Definir el tipo de canal que se supervisará (por ejemplo, correo electrónico, Internet, llamadas telefónicas).
Determinar las horas en las que estará activa la función de vigilancia
Evaluar el nivel de vigilancia necesario
Evaluar si ese nivel entra en el ámbito de aplicación de las leyes (más información al respecto más adelante).
Informar al personal sobre la posible función de vigilancia
Es fundamental obtener el consentimiento del personal y mantenerlo al corriente de las funciones de supervisión. Contar con el consentimiento informado es imprescindible para disponer de un programa de supervisión eficaz, ya que garantiza que se rinden cuentas del programa y que no se sobrepasan los límites. A tal fin, esto implicaría efectivamente:
Explicar al personal por qué y cómo se les va a controlar.
Explicar las metas del control (enumerar los objetivos que se quieren alcanzar)
Informar de las ventajas/repercusiones de respetar/no respetar las directrices (por ejemplo, medidas disciplinarias o multas).
Responder a las preguntas e inquietudes de su personal
Aquí hay algo digno de mención: Aunque el RGPD hace hincapié en la búsqueda del consentimiento libremente otorgado por los empleados, esto no implica que se pueda llevar a cabo cualquier práctica de vigilancia o recopilación de datos personales basada en este consentimiento. Por ejemplo, si un empleado da su consentimiento a la instalación de una cámara de vídeovigilancia para la vigilancia, no significa que el empresario pueda hacerlo. ¿Qué ocurre si la videovigilancia no está permitida por la ley o no entra en el ámbito de la jurisdicción local? Puede ser una situación delicada: es mejor evitarla.
Estudiar la legislación específica de cada región
A estas alturas, ya hemos establecido que es imperativo asegurarse de que tiene un firme conocimiento de las leyes de su región que rigen el tipo de actividades de supervisión que puede llevar a cabo.
¿Cómo pueden estas leyes sugerir orientaciones para la función de supervisión? Veamos algunos ejemplos:
En la Unión Europea (UE), el Reglamento general de protección de datos (RGPD) garantiza que los empresarios soliciten el consentimiento para la recogida de datos personales. Está permitido controlar a los empleados, pero el programa de control no debe interferir en la información personal y sensible de los empleados.
En Estados Unidos, el Ley de Privacidad de las Comunicaciones Electrónicas de 1986 garantiza que los empresarios tengan una razón definida y justificable para vigilar las comunicaciones electrónicas y orales en el lugar de trabajo.
Elegir un sistema de control de empleados
Ahora que conoce bien las obligaciones que debe cumplir, es el momento de elegir la plataforma de control de empleados adecuada. Pero, ¿cómo hacerlo, sobre todo cuando el mercado parece saturado por un mar de soluciones diferentes? Para ayudarle, aquí tiene algunas preguntas a las que responder:
¿Puede el software de control de empleados funcionar de forma discreta? ¿Está diseñado de forma que no vulnere la intimidad de los empleados?
¿Es fácil de aplicar? ¿Puede ponerse a trabajar inmediatamente después de inscribirse en el programa?
¿Cómo funcionan los módulos de informes? ¿Puede generar fácilmente informes sobre productividad, asistencia, comunicación y tareas?
¿Entra en el ámbito de aplicación de la legislación pertinente? ¿Cumple las normas de su jurisdicción local?
¿Reduce el trabajo manual de los empleados para ayudarles a centrarse en tareas más creativas? Por ejemplo, ¿el sistema de control reduce el papeleo manual con respecto a la creación de partes de horas e informes?
Al final, una solución ideal será:
Discreto: Proporcionar una visibilidad holística del lugar de trabajo sin molestar a los empleados
Intuitivo: Fácil de usar y arnés
Flexible: Ampliable y escalable a medida que crece la empresa
Personalizable: Permite establecer políticas específicas
Conforme: Apoye la legislación y las leyes locales
Escalable: Admite diversos flujos de trabajo y procesos
Rentable: Le permite mejorar la eficacia operativa y eliminar los cuellos de botella
Consulte con un abogado local
Aunque las normas generales están ampliamente esbozadas en los reglamentos, sigue habiendo matices que deben explorarse. Por ejemplo, supongamos que los empleados están establecidos en la UE, mientras que la empresa tiene su sede en Singapur. ¿Qué tipo de principios se aplicarían en ambos países? Para captar estos matices, necesita recurrir a un experto jurídico. Ellos también le orientarán con éxito sobre la viabilidad del software de supervisión específico que haya elegido.
No evalúe durante las primeras semanas o meses
Como cualquier otro proyecto nuevo, hay que darle tiempo para que se asiente. No se obtiene una instantánea de la eficacia inmediatamente. En la medida de lo posible, deje que los empleados se adapten al sistema de control durante unas semanas o meses. No empiece a evaluar de inmediato, o correrá el riesgo de ser demasiado severo.
Mientras tanto, siga recopilando datos. Para cuando hagas una evaluación, tendrás profundos conocimientos asociados a:
Productividad en el lugar de trabajo con respecto al tiempo activo e inactivo
Si surgen problemas en el día a día
Rendimiento del proyecto con respecto a las limitaciones temporales y presupuestarias.
Si aparecen vulnerabilidades de seguridad con demasiada frecuencia
Si existe un uso indebido generalizado de los recursos de la empresa
Si la discreción del sistema de vigilancia funciona según sus expectativas.
Si el propio sistema de control funciona según lo previsto
Esta información le permitirá identificar patrones que le ayudarán a mejorar los flujos de trabajo. También le ayudaría a correlacionar la implantación con variables como la productividad total, el tiempo de inactividad y otros factores.
Redefinir las políticas y las recompensas
Ahora, es el momento de volver a comprometerse con los empleados y hacerles partícipes de la idea de ser supervisados. Aquí es donde tienes que redefinir las políticas y animar a la gente a pensar en
Los beneficios potenciales del sistema de control establecido (al menos como herramienta de motivación).
Las recompensas asociadas a un determinado nivel de rendimiento
Las consecuencias de no alcanzar un determinado nivel
Los incentivos basados en los niveles de logro
Tomando estas medidas, estará animando a los empleados a responsabilizarse de su rendimiento. Estarán más dispuestos a contribuir al éxito de la empresa. Desde la perspectiva del empresario, esto es inmensamente viable para forjar flujos de trabajo concretos.
Por ejemplo, si tiene una plantilla remota y necesita hacer un seguimiento exhaustivo de su trabajo desde casa, puede compartir un calendario en línea y animarles a que se registren con la frecuencia adecuada. Puede hacer que establezcan objetivos de rendimiento y proporcionar actualizaciones periódicas. Además, puedes proporcionar informes de progreso para que puedas ver si se está produciendo algún problema de mal uso.
Perfeccionar y mejorar
Al establecer un programa de control en su empresa, siempre hay margen de mejora. Necesita revisar continuamente el sistema para seguir avanzando. Es posible que observe que los empleados no hacen suficiente trabajo. O que algunos de ellos flojean. Tal vez no reciba a tiempo los informes de progreso. Tal vez los empleados no se hacen cargo de los comentarios. Tal vez, el software carece de alguna característica que es clave para sus necesidades.
Todas estas observaciones apuntan a una cosa: hay que afinar el enfoque. Siga hablando con los empleados para gestionar sus expectativas. Establezca puntos de control y evalúe los progresos. Revise las políticas y asegúrese de que siguen siendo tan pertinentes como siempre.
El resultado final
Un programa de supervisión se considerará un éxito si le ayuda a mejorar la cultura de trabajo y el flujo de trabajo. Para ello, es esencial que instale un sistema sólido, completo y software de supervisión discreta de empleados Ajuste los procesos operativos tras discernir los cuellos de botella y las ineficiencias, y establezca una visión clara con su equipo.