Empresas de Ohio: Cómo implementar un software de monitoreo de empleados sin riesgos legales

Hoy en día, el software de monitorización de empleados es una herramienta común en muchas empresas. Ayuda a proteger información confidencial, mejorar la productividad, controlar la asistencia, gestionar equipos remotos y realizar muchas otras tareas.

En sus prácticas de monitoreo, las empresas suelen centrarse únicamente en el método de seguimiento. ¿Qué software elegir? ¿Cómo integrarlo en su sistema actual? ¿Qué alertas configurar y con qué frecuencia revisar las estadísticas de productividad? En este afán, estas empresas ignoran los aspectos éticos y legales del asunto: por qué monitorean y si sus prácticas cumplen con la ley.

El panorama legal es único en cada país e incluso en cada estado. Hoy exploraremos cómo implementar la supervisión de empleados en Ohio de forma que no solo cumpla con la ley, sino que también sea respetuosa con su equipo.

Aviso legal: Este artículo es solo informativo y no sustituye el asesoramiento legal. Recomendamos consultar con un experto antes de implementar la monitorización de empleados en su empresa.

Before you click "Purchase" on the chosen monitoring software and start tracking keystrokes, it is essential to learn what types of monitoring the Ohio law allows and where the limits are.

Dos leyes federales forman la base de la legalidad de la vigilancia en el lugar de trabajo.

La Ley de Privacidad de las Comunicaciones Electrónicas (ECPA) prohíbe la interceptación y el monitoreo intencional de las comunicaciones orales, telefónicas y electrónicas de los empleados. Sin embargo, existen dos excepciones:

• Los empleadores pueden monitorear las comunicaciones de los empleados realizadas en dispositivos propiedad de la empresa para fines comerciales legítimos si el monitoreo es rutinario y se notifica a los empleados.

• Los empleadores pueden monitorear a los empleados si obtienen su consentimiento, generalmente a través de acuerdos firmados o políticas reconocidas durante la incorporación y el empleo.

Ohio es un estado con consentimiento unipartidista. Esto significa que puedes grabar legalmente una conversación siempre que seas uno de los participantes o si al menos una de las partes da su consentimiento. No es necesario obtener el consentimiento de todas las partes.

La Ley Nacional de Relaciones Laborales (NLRA) protege el derecho de los empleados a negociar salarios, condiciones laborales y a formar sindicatos. Las empresas no pueden usar la monitorización para espiar ni desalentar las discusiones grupales protegidas. Si su software detecta a empleados por colaborar en asuntos laborales, su situación legal es precaria.

La ley de Ohio refuerza la privacidad de los empleados de maneras específicas y significativas. Estos son los puntos clave:

Videovigilancia

Las cámaras pueden ser útiles para la seguridad, especialmente en almacenes, comercios u otras zonas con alto riesgo de robo. Puede instalar cámaras de video en:

• Pisos de trabajo
• Entradas
• Estacionamientos
• Salas de descanso (¡con precaución!)

Sin embargo, los empleados tienen expectativas razonables de privacidad en ciertas áreas. Por eso no se pueden instalar cámaras en:

• Baños
• vestuarios
• Áreas de cambio
• Oficinas privadas sin previo aviso

Incluso en espacios compartidos como las salas de descanso, es recomendable colocar letreros visibles que indiquen que se está utilizando el sistema de vigilancia. De lo contrario, los empleados podrían alegar que esperaban privacidad, lo que lo expone a una demanda por violación de la privacidad.

Grabación de audio

Como se mencionó anteriormente, los empleadores no pueden grabar conversaciones sin el consentimiento de al menos una de las partes (por ejemplo, un gerente puede grabar una reunión disciplinaria con un empleado o una llamada telefónica de un empleado a un cliente con el consentimiento del empleado).

Actividad digital

En los dispositivos y redes de la empresa, los empleadores de Ohio tienen amplios derechos. Los empleados generalmente no tienen expectativas razonables de privacidad al usar:

• Correo electrónico de la empresa
• Computadoras portátiles o teléfonos proporcionados por el trabajo
• Plataformas de mensajería interna

Esto significa que en estos dispositivos puedes monitorear:

• Historial de navegación en Internet
• Contenido del correo electrónico
• Uso de la aplicación
• Horarios de inicio y cierre de sesión
• Acceso a archivos

Sin embargo, la monitorización de estas actividades debe tener un propósito comercial legítimo. Además, está prohibido supervisar las cuentas personales de un empleado o su actividad fuera del trabajo.

En resumen, según la ley de Ohio, se permite la vigilancia de empleados, pero los empleadores respetan sus expectativas de privacidad. Las empresas no deben usar vigilancia en áreas privadas y deben obtener el consentimiento correspondiente para la grabación de audio.

Incluso si una ley no exige explícitamente la divulgación, no informar a los empleados sobre el monitoreo puede exponerlo a reclamos por invasión de la privacidad, especialmente si la vigilancia parece secreta o excesiva.

Una política clara y escrita no solo es una buena práctica, sino que es su escudo legal. Una política sólida hace más que simplemente cumplir con los requisitos. Es:

• Establece expectativas claras

• Elimina la ambigüedad sobre la privacidad.

• Documentos de reconocimiento del empleado

• Protege su negocio en caso de disputas

• Construye una cultura de equidad

Su política de supervisión de empleados debe ser clara, fácil de entender y completa. Esto es lo que debe cubrir:

Alcance del seguimiento

Indique claramente que todos los dispositivos, redes y sistemas de la empresa están sujetos a monitoreo. Incluya ejemplos: correos electrónicos, uso de internet, transferencias de archivos, rastreo GPS (si corresponde) y actividad de inicio de sesión.

¿Qué se está rastreando?

Sé específico. ¿Registras las pulsaciones de teclas? ¿Monitoreas la actividad de la pantalla? ¿Rastreas las visitas al sitio web? Anótalo. La vaguedad genera estrés y suposiciones.

Propósito comercial

La política debe explicar los motivos de la monitorización. Por ejemplo:

• Protección de datos confidenciales de clientes
• Prevención de amenazas internas
• Garantizar el cumplimiento de las regulaciones de la industria
• Evaluación de la productividad
• Revelar los empleados que necesitan formación y apoyo adicionales
• Apoyar la productividad del equipo remoto, etc.

Estas explicaciones ayudarán a los empleados a aliviar el estrés y a ver que el monitoreo es una medida de apoyo, no de castigo.

Sin expectativas de privacidad

Indique claramente que el uso de la tecnología de la empresa no garantiza la privacidad. Si un empleado la utiliza para consultar su correo electrónico personal o visitar un sitio web no relacionado con el trabajo, esta actividad también podría ser monitoreada.

Límites del monitoreo

Tranquilice a los empleados explicándoles lo que no hará, por ejemplo:

• No se permite grabación de audio sin consentimiento
• No se permiten cámaras en áreas privadas
• No se realiza seguimiento de dispositivos personales ni de comportamiento fuera de servicio

Manejo y acceso a datos

Se debe informar a los empleados sobre quién puede acceder a los datos de monitoreo (por ejemplo, RR. HH., TI, supervisores directos) y durante cuánto tiempo se conservan.

La política también debe indicar qué medidas de seguridad se tomarán con respecto a los datos recopilados y para qué fines legítimos se utilizará la información.

Reconocimiento y consentimiento

Todo empleado debe firmar un formulario que confirme que ha leído, comprendido y aceptado la política. Conserve estos registros en sus archivos.

Implementar un software de monitoreo no tiene por qué ser una operación de vigilancia. Con el enfoque adecuado, puede ser un cambio transparente e incluso positivo.

Aquí te explicamos cómo hacerlo correctamente:

Paso 1: Hable con un abogado laboral

Antes de comprar software o redactar una póliza, consulte con un abogado laboral de Ohio. Le ayudará a comprender los matices de la legislación estatal, especialmente en lo que respecta a la grabación de audio y las expectativas de privacidad. Esta pequeña inversión puede evitar costosos litigios en el futuro.

Step 2: Define Your "Why"

¿Qué problema estás intentando resolver?

• ¿Está usted lidiando con riesgos de seguridad de datos?

• ¿Estás intentando mejorar la productividad en un equipo remoto?

• ¿Respondiendo a un requerimiento de cumplimiento?

Your goal should drive your tools - not vice versa. Avoid "monitoring for monitoring's sake" - this will only lead to legal problems and decreased employee morale.

Paso 3: Redactar una política clara y centrada en el ser humano

Redacte su póliza en un lenguaje sencillo y comprensible. Evite el lenguaje legal. Incluya ejemplos prácticos para evitar confusiones.

Esta política no es un documento único. Actualícela a medida que evolucionen su negocio, su tecnología o la normativa aplicable.

Paso 4: Comunicar, no anunciar

No lance la política como una bomba. Organice una reunión de equipo. Explique las razones del cambio. Responda preguntas. Escuche las inquietudes.

Enmárquelo no como control, sino como claridad y protección para la empresa, para los clientes y para los empleados.

Luego, obtenga un reconocimiento por escrito de cada empleado.

Paso 5: Elija un software que respete los límites

No todas las herramientas son adecuadas para sus objetivos y su panorama legal. Busque un software de monitoreo que:

• Le permite personalizar lo que se monitorea

• Ofrece controles de acceso basados ​​en roles

• Cifra datos y admite la retención segura

• Le permite deshabilitar funciones invasivas (como la grabación de pantalla o el registro de pulsaciones de teclas) a menos que sea absolutamente necesario

La mejor opción no siempre es la herramienta más poderosa. Elija una que se ajuste a sus valores y obligaciones legales.

Paso 6: Aplicar la política de manera justa y consistente

El sesgo es un asesino silencioso de la confianza. Si solo se supervisa a ciertos empleados, especialmente si comparten una característica protegida, se corre el riesgo de presentar demandas por discriminación.

Monitoree de forma consistente, transparente y solo por razones comerciales legítimas. Evite la microgestión.

Al comprender el panorama legal de Ohio, ser transparente con sus empleados y aplicar el monitoreo de manera justa, puede construir un lugar de trabajo donde la responsabilidad y la confianza vayan de la mano.

Porque el mejor tipo de monitoreo no es el que observa lo que hace la gente, sino el que les ayuda a hacer su mejor trabajo.