Εργάζεστε λιγότερο αλλά πιο αποτελεσματικά: είναι δυνατόν;

Ο κόσμος συζητάει (και κάποιος ήδη εφαρμόζει) εδώ και πολύ καιρό για μια εβδομάδα εργασίας τεσσάρων ημερών. Οι αντίπαλοι μιλούν για τεράστιες απώλειες για τις εταιρείες και τις οικονομίες γενικότερα.

Οι υποστηρικτές της ιδέας αυτής λένε ότι οι εργαζόμενοι είναι έτοιμοι να εργαστούν περισσότερο και πιο αποτελεσματικά τις υπόλοιπες τέσσερις εργάσιμες ημέρες για χάρη μιας επιπλέον ημέρας ρεπό την εβδομάδα.

Ως επικεφαλής μιας εταιρείας ανάπτυξης συστημάτων ελέγχου χρόνου, είμαι βέβαιος ότι μπορεί να αυξήσει την αποδοτικότητα της εργασίας. Ωστόσο, όχι τόσο πολύ ώστε να απελευθερώσει μια ολόκληρη εργάσιμη ημέρα.

Ο χώρος εργασίας είναι ένα δυναμικό περιβάλλον όπου οι συνθήκες και οι προκλήσεις αλλάζουν συνεχώς. Η ανάγκη των εργαζομένων να είναι ευέλικτοι, επινοητικοί και προσαρμόσιμοι δεν ήταν ποτέ μεγαλύτερη.

Ωστόσο, πολλοί οργανισμοί συνεχίζουν να ενισχύουν έναν τρόπο εργασίας που δεν είναι μόνο ξεπερασμένος αλλά και περιττός. Το να εργάζεσαι περισσότερο και να εργάζεσαι σκληρότερα είναι βασικά στοιχεία μιας επιτυχημένης καριέρας. Είναι κάτι που πολλοί άνθρωποι συνεχίζουν να τονίζουν με τους συναδέλφους τους. Έχουμε μάθει να πιστεύουμε ότι οι πιο παραγωγικοί άνθρωποι που εργάζονται πολλές ώρες έχουν παραβλέψει άλλους παράγοντες παραγωγικότητας. Η σκληρή εργασία παράγει αποτελέσματα, αλλά η έξυπνη εργασία έχει διαρκή αξία.

Αυτό ισχύει ιδιαίτερα στην εργασία, όπου η διατήρηση της ανταγωνιστικότητας είναι πρωταρχικής σημασίας για την επιτυχία. Δεδομένου ότι κανείς δεν μπορεί να εργάζεται 24 ώρες το 24ωρο, ακολουθούν τρεις απλές στρατηγικές για να αυξήσετε την παραγωγικότητα στη δουλειά και να εξισορροπήσετε τη ζωή σας εκτός αυτής.

Being productive is defined as "having the quality or power of creating especially in plenty" by the dictionary. Similarly to how "efficiency" is a measure of how efficient a firm is, "productivity" is merely a measure of how productive a company is.

Όσοι ασχολούνται με την παραγωγικότητα προσπαθούν να μεγιστοποιήσουν την παραγωγή με τους πόρους που έχουν στη διάθεσή τους. Για παράδειγμα, αν έχουν τεράστιο προϋπολογισμό, θα επιδιώξουν να δημιουργήσουν όσο το δυνατόν περισσότερο έργο είναι εφικτό. Ακόμη και αν έχουν περιορισμένο προϋπολογισμό, θα προσπαθήσουν να ολοκληρώσουν όσο το δυνατόν περισσότερες εργασίες.

Το να εργάζεσαι λιγότερο έχει γίνει πιο κρίσιμο από ποτέ στη σημερινή οικονομία της γνώσης. Ωστόσο, ένας αυξανόμενος αριθμός εργαζόμενων ενηλίκων αισθάνεται την πίεση να εργάζεται περισσότερο και σκληρότερα από ποτέ. Κατά μέσο όρο, ο τυπικός Αμερικανός εργαζόμενος εργάζεται 40 ώρες την εβδομάδα, αλλά σχεδόν το ένα τρίτο των ενηλίκων εργάζεται 45 ώρες ή περισσότερο κάθε εβδομάδα.

Ο μέσος εργαζόμενος ενήλικας ξοδεύει περίπου 47 ώρες την εβδομάδα στη δουλειά και στις μετακινήσεις του. Αυτό αφήνει ελάχιστο χρόνο για οτιδήποτε άλλο. Το να δουλεύουμε λιγότερο δεν έχει να κάνει μόνο με μια ισορροπημένη ζωή, αλλά και με το να είμαστε πιο παραγωγικοί και να κάνουμε περισσότερα πράγματα με λιγότερο χρόνο που ξοδεύουμε σε δραστηριότητες που δεν σχετίζονται άμεσα με τους επαγγελματικούς μας στόχους.

Αποτελεσματική εργασία σημαίνει να εντοπίζετε τομείς στους οποίους μπορείτε να είστε πιο παραγωγικοί. Να εργάζεστε έξυπνα σημαίνει να βελτιστοποιείτε το χρόνο και τις προσπάθειές σας για να κάνετε περισσότερα πράγματα στον ίδιο χρόνο. Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές για το πώς μπορείτε να εργάζεστε λιγότερο αλλά πιο αποδοτικά και αποτελεσματικά:

Τα έργα εργασίας θα πρέπει να ιεραρχούνται με βάση την ποσότητα της εργασίας που απαιτείται, καθώς και τις αναμενόμενες ημερομηνίες λήξης. Αφήστε αρκετό χρόνο για κάθε έργο, αλλά βάλτε ένα χρονόμετρο για τον εαυτό σας ως πρόκληση για να ολοκληρώσετε το έργο πιο γρήγορα.

Do not switch from one work to another. Concentrate on one task at a time, employing the productivity approach known as "chunking," and allow yourself to get engrossed in accomplishing good work. Take a break and switch gears to a different type of job when the timer goes off to keep yourself focused.

Η γνώση της αποστολής σας στην εργασία είναι ένα από τα πιο σημαντικά στοιχεία για να γίνετε απόλυτα αποτελεσματικοί. Εξάλλου, πώς μπορείτε να θέσετε τις κατάλληλες προτεραιότητες αν δεν ξέρετε περί τίνος πρόκειται η δουλειά σας; (Αν δεν θέτετε προτεραιότητες, θα είστε μονίμως θαμμένοι μέσα σε ένα σωρό δουλειές, χωρίς να μπορείτε να ξεχωρίσετε τι είναι σημαντικό και τι όχι).

Πραγματοποιήστε μια ανάλυση εργασίας για να προσδιορίσετε τον πραγματικό στόχο της απασχόλησής σας και τους στόχους που πρέπει να επιτύχετε για να εξελιχθείτε. Αυτό θα σας βοηθήσει να προσδιορίσετε τους πιο κρίσιμους στόχους σας, ώστε να αρχίσετε να ιεραρχείτε αποτελεσματικά τις εργασίες σας.

Όταν εργάζεστε σε εργασίες, προσπαθήστε να περιορίσετε στο ελάχιστο τους περισπασμούς. Μειώστε την ένταση του τηλεφώνου σας και κρατήστε το μακριά από τα μάτια σας. Κλείστε κάθε άλλο θόρυβο, όπως τηλεοπτικά προγράμματα ή μουσική, που παρεμποδίζει την ικανότητά σας να συγκεντρωθείτε στην εργασία σας. Καθορίστε τις προσδοκίες με τους συναδέλφους σας

Ένα μεγάλο έργο μπορεί να φαίνεται υπερβολικά δύσκολο να αντιμετωπιστεί. Παρόλο που ξέρετε ότι είναι ζωτικής σημασίας, συνεχίζετε να το μετακινείτε στον πάτο του σωρού. Αντί να το αποφεύγετε, προσπαθήστε να χωρίσετε αυτή τη μεγάλη εργασία σε μικρότερες δουλειές. Επιλέξτε μια χούφτα για να τελειώσετε κατά τη διάρκεια της εβδομάδας και προγραμματίστε τις στο πρόγραμμά σας. Η γνώση ότι σημειώνετε πρόοδο προς έναν μεγάλο στόχο θα σας παρακινήσει να ολοκληρώσετε τις υπόλοιπες υποχρεώσεις σας.

Μην αποφεύγετε την αλληλεπίδραση με τους συναδέλφους σας, αλλά περιορίστε την σε περιόδους διαλείμματος για να αποφύγετε το πηγαινέλα μεταξύ εργασίας και παιχνιδιού.

Όταν πρόκειται για επιτυχημένη εργασία, η ποσότητα της προσπάθειας που καταβάλλετε σε ένα έργο δεν συνεπάγεται αυτόματα και ένα αποτέλεσμα υψηλής ποιότητας. Εάν αργείτε πολύ να ολοκληρώσετε τις δουλειές επειδή είστε κουρασμένοι, αφηρημένοι ή ανοργάνωτοι, είναι μια σαφής ένδειξη ότι εργάζεστε υπερβολικά σκληρά.

Το να είστε αποτελεσματικός και παραγωγικός εργαζόμενος συνεπάγεται την ιεράρχηση των προτεραιοτήτων σας και την παροχή αρκετού χρόνου για την κατάλληλη ολοκλήρωσή τους. Οι καλές εργασιακές συνήθειες θα οδηγήσουν σε θετικά, συνεπή αποτελέσματα. Το πιο κρίσιμο βήμα που μπορείτε να κάνετε προς την κατεύθυνση της αποτελεσματικότερης εργασίας είναι να δημιουργήσετε μια καθημερινή στρατηγική.

Η συνεργασία με άλλους είναι ένας από τους καλύτερους τρόπους για να κάνετε περισσότερα πράγματα σε λιγότερο χρόνο. Μελέτες δείχνουν ότι οι άνθρωποι εργάζονται πιο αποτελεσματικά όταν εργάζονται σε ομάδες. Όταν εργάζεστε σε ομάδες, μπορείτε να μοιραστείτε ιδέες, σκέψεις και προοπτικές, γεγονός που αποτελεί έναν εξαιρετικό τρόπο για να κάνετε καταιγισμό ιδεών με νέους τρόπους σκέψης σχετικά με ένα πρόβλημα.

Μπορείτε επίσης να προσφερθείτε να βοηθήσετε τους συναδέλφους σας στις εργασίες τους όταν είστε μπροστά από το πρόγραμμα. Όταν βοηθάτε τους συναδέλφους σας, όχι μόνο θα συμβάλλετε σε ένα υγιέστερο εργασιακό περιβάλλον, αλλά θα εργάζεστε και λιγότερο. Αυτό συμβαίνει επειδή το να βοηθάτε τους άλλους θα απελευθερώσει το χρόνο σας, ώστε να μπορείτε να επικεντρωθείτε στη δουλειά σας.

Η εργασία για μεγάλα χρονικά διαστήματα χωρίς διαλείμματα θα σας κάνει λιγότερο παραγωγικούς, λιγότερο συγκεντρωμένους και πιο επιρρεπείς στο να κάνετε λάθη. Θα βοηθούσε αν κάνατε ένα διάλειμμα από την εργασία σας κάθε λίγες ώρες.

Ωστόσο, δεν αρκεί οποιοδήποτε διάλειμμα. Θα σας βοηθούσε αν βρίσκατε τρόπους να ξεκουράζεστε και να χαλαρώνετε, παραμένοντας ταυτόχρονα συγκεντρωμένοι στη δουλειά σας. Ένας τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να βάλετε ένα χρονόμετρο για 20 λεπτά και να κάνετε κάτι εντελώς άσχετο με τη δουλειά σας.

Για παράδειγμα, μπορείτε να ακούσετε μουσική, να περπατήσετε έξω ή να καθίσετε και να αναπνεύσετε. Αυτό θα σας βοηθήσει να χαλαρώσετε και θα δώσει χρόνο στον εγκέφαλό σας να επεξεργαστεί τις πληροφορίες και να αναπτύξει νέες ιδέες και στρατηγικές που θα σας βοηθήσουν να εργαστείτε πιο αποτελεσματικά.

Το πιο σημαντικό πράγμα που μπορείτε να κάνετε για να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας στην εργασία είναι να αναπτύξετε δεξιότητες διαχείρισης χρόνου. Χωρίς αυτήν, οι μέρες σας θα μοιάζουν με ένα ξέφρενο σπριντ, με κάθε έργο, email και τηλεφώνημα να διεκδικεί την προσοχή σας.

Ξεκινήστε ρίχνοντας μια ματιά στο καθημερινό σας πρόγραμμα. Ξέρετε πώς ξοδεύετε το χρόνο σας σε καθημερινή βάση; Αν όχι, η απάντηση μπορεί να σας εκπλήξει.

Μόλις μάθετε πόσο χρόνο αφιερώνετε σε κάθε εργασία, πρέπει να μάθετε πώς να τις ιεραρχείτε. Θα είστε σε θέση να επικεντρωθείτε στις εργασίες που προσθέτουν τη μεγαλύτερη αξία αν γνωρίζετε ποιες εργασίες είναι κρίσιμες και ποιες μπορούν να αναβληθούν ή να ανατεθούν.

Ο καθορισμός στόχων είναι μια άλλη κρίσιμη πτυχή της παραγωγικής εργασίας. Μετά τη διενέργεια μιας Ανάλυσης Εργασίας, θα πρέπει να έχετε μια καλή ιδέα για το τι περιλαμβάνει ο ρόλος σας. Θέστε βραχυπρόθεσμους και μακροπρόθεσμους στόχους χρησιμοποιώντας αυτή τη γνώση. Το πλεονέκτημα αυτού του τρόπου είναι ότι οι στόχοι σας χρησιμεύουν ως οδικός χάρτης - άλλωστε, δεν θα φτάσετε πουθενά αν δεν ξέρετε πού πηγαίνετε!

Η αποτελεσματική και παραγωγική εργασία απαιτεί επίσης καλή οργάνωση. Αν δεν είστε οργανωμένοι, μπορεί να σπαταλήσετε πολύ χρόνο ψάχνοντας για πράγματα που δεν έχουν τοποθετηθεί σωστά. Μάθετε λοιπόν πώς να αρχειοθετείτε σωστά και πώς να φτιάχνετε ένα αποτελεσματικό πρόγραμμα.

Σκεφτείτε πόσο συχνά συνομιλούμε σε καθημερινή βάση. Πραγματοποιούμε τηλεφωνήματα, συμμετέχουμε σε συσκέψεις, συντάσσουμε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, παραδίδουμε παρουσιάσεις και αλληλεπιδρούμε με πελάτες, μεταξύ άλλων. Μπορεί να φαίνεται ότι περνάμε ολόκληρη την ημέρα συνομιλώντας με τους άλλους γύρω μας. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο οι σπουδαίες επικοινωνιακές δεξιότητες είναι ζωτικής σημασίας, ειδικά αν θέλετε να λειτουργείτε πιο αποτελεσματικά.

Ξεκινήστε βελτιώνοντας τις ικανότητές σας στην ενεργητική ακρόαση. Αυτό σημαίνει ότι καταβάλλετε συντονισμένη προσπάθεια να ακούσετε και να κατανοήσετε αυτά που σας λένε οι άλλοι.

Το να εργάζεστε λιγότερο και πιο αποτελεσματικά μπορεί να είναι πρόκληση, αλλά είναι εφικτό αν παραμείνετε συγκεντρωμένοι και ακολουθήσετε αυτές τις συμβουλές. Το να εργάζεστε λιγότερο δεν σημαίνει απλώς να εργάζεστε λιγότερες ώρες- σημαίνει να εργάζεστε πιο αποτελεσματικά, ώστε να μπορείτε να κάνετε περισσότερα πράγματα σε λιγότερο χρόνο.

Το να είστε πιο αποτελεσματικοί σημαίνει να εντοπίζετε τους τομείς στους οποίους μπορείτε να είστε πιο παραγωγικοί. Το να εργάζεστε έξυπνα σημαίνει να βελτιστοποιείτε το χρόνο και τις προσπάθειές σας για να κάνετε περισσότερα πράγματα στον ίδιο χρόνο.