Χρήση της παρακολούθησης των εργαζομένων για τη βελτίωση του Onboarding των νέων προσλήψεων

Η πρόσληψη ενός νέου ταλέντου αποτελεί επένδυση και είναι προς το συμφέρον της εταιρείας να διασφαλίσει την επένδυση αυτή. Οι πρώτες εβδομάδες και μήνες είναι κρίσιμοι: τότε είναι που ο νέος υπάλληλος αποφασίζει να παραμείνει ή να συνεχίσει την αναζήτησή του για καλύτερες επιλογές. Οι στατιστικές λένε ότι το 20% των νεοπροσληφθέντων παραιτείται εντός των πρώτων 45 ημερών και το 10% αυτών που φεύγουν το κάνουν ειδικά λόγω μιας κακής εμπειρίας εισαγωγής. Πώς γνωρίζουμε όμως τι βιώνει ο νέος εργαζόμενος κατά τη διάρκεια αυτού του χρονικού διαστήματος; Οι παραδοσιακές μέθοδοι onboarding είναι συχνά σαν μια βολή στο σκοτάδι. Παίρνουμε τυποποιημένες πρακτικές, τις εφαρμόζουμε καθολικά και σταυρώνουμε τα δάχτυλά μας ότι λειτουργούν.

Υπάρχει τρόπος να αποκτήσετε σαφέστερες γνώσεις, να προσφέρετε στοχευμένη υποστήριξη και να βελτιώσετε την εισαγωγή κάθε νέου ταλέντου; Η απάντηση σε αυτό το ερώτημα είναι η παρακολούθηση των εργαζομένων. Τα δεδομένα παρακολούθησης είναι μια πολύτιμη πηγή πληροφοριών σχετικά με τα πιθανά προβλήματα του νέου εργαζόμενου στο νέο εργασιακό περιβάλλον, τα κενά στις γνώσεις του και την υποστήριξη που μπορεί να χρειαστεί.

Οι παραδοσιακές πρακτικές εισαγωγής, αν και με καλές προθέσεις, συχνά δεν ανταποκρίνονται στο στόχο τους. Τους λείπει η ανατροφοδότηση σε πραγματικό χρόνο και οι τρόποι για να δει κανείς τις δυσκολίες ενός νέου μισθωτή. Καταλαβαίνει πραγματικά το άτομο πώς να χρησιμοποιεί το άγνωστο λογισμικό; Νιώθει άνετα να κάνει ερωτήσεις ή κρατάει τη σύγχυσή του για τον εαυτό του; Ο εντοπισμός αυτών των αγώνων γίνεται μια αντιδραστική και όχι προληπτική πρακτική χωρίς ένα σαφές παράθυρο στις καθημερινές τους εμπειρίες.

Η έλλειψη κατανόησης των εμπειριών των νέων υπαλλήλων οδηγεί σε ασυνεπή και αναποτελεσματική εκπαίδευση και υποστήριξη. Μια τυποποιημένη προσέγγιση δεν λαμβάνει υπόψη τα ατομικά στυλ μάθησης και τις τρέχουσες γνώσεις και εμπειρίες. Αυτό που λειτουργεί για τον έναν μπορεί να μην λειτουργεί για τον άλλο. Εξάλλου, με τις τυποποιημένες πρακτικές, είναι δύσκολο να εντοπιστούν και να αντιμετωπιστούν τα ατομικά κενά γνώσεων πριν επηρεάσουν την παραγωγικότητα.

Το αποτέλεσμα; Τα νέα ταλέντα μπορεί να αισθάνονται ότι δεν υποστηρίζονται, ότι είναι μπερδεμένα και ότι είναι καταβεβλημένα. Όταν η εισαγωγή αποτυγχάνει να παρέχει επαρκή υποστήριξη και σαφή πορεία προς την επιτυχία, ακόμη και τα πιο πολλά υποσχόμενα ταλέντα μπορούν γρήγορα να αποσυρθούν και να αναζητήσουν ευκαιρίες αλλού.

Τι φανταζόμαστε όταν ακούμε τη φράση "παρακολούθηση εργαζομένων"; Πιθανότατα, κάποιο παρεμβατικό κατάσκοπο που ειδοποιεί αμέσως τον διευθυντή αν σταματήσετε να εργάζεστε για ένα λεπτό. Ωστόσο, αυτή η εικόνα είναι υπερβολική, ξεπερασμένη και απέχει πολύ από τις σύγχρονες δεοντολογικές πρακτικές παρακολούθησης.

Στη σύγχρονη εφαρμογή της, ιδίως όσον αφορά την ανάπτυξη και υποστήριξη ταλέντων, η παρακολούθηση των εργαζομένων αναφέρεται στη συλλογή δεδομένων σχετικά με τις δραστηριότητες που σχετίζονται με την εργασία, τη χρήση λογισμικού και τα πρότυπα επικοινωνίας. Η διάκριση έγκειται στον σκοπό: η παρακολούθηση των εργαζομένων δεν αφορά πλέον την τιμωρητική εποπτεία. Έχει γίνει ένα εργαλείο για την παρακολούθηση των εργασιακών προτύπων, την ανάλυσή τους, την εξεύρεση ευκαιριών μάθησης και την προληπτική υποστήριξη.

Η παρακολούθηση μπορεί να παρέχει πολύτιμες πληροφορίες που μπορούν να βελτιώσουν σημαντικά την εισαγωγή. Πρώτον, οι μετρήσεις επιδόσεων, όπως η πρόοδος στα καθήκοντα που έχουν ανατεθεί, τα ποσοστά ολοκλήρωσης των εργασιών και η τήρηση των καθιερωμένων ροών εργασίας δείχνουν σαφώς τις γνώσεις, τις δεξιότητες και την αποτελεσματικότητα του νέου μισθωτή.

Η ανάλυση δεδομένων χρήσης εφαρμογών και ιστότοπων μπορεί να αποκαλύψει κενά γνώσης. Το ποιες εφαρμογές χρησιμοποιεί ο νέος υπάλληλος, για πόσο χρόνο και ποιες πληροφορίες αναζητά στο διαδίκτυο μπορεί να αναδείξει τομείς στους οποίους χρειάζεται πρόσθετη εκπαίδευση ή καθοδήγηση.

Η παρακολούθηση της συμμετοχής του νέου υπαλλήλου στην επικοινωνία της ομάδας και του είδους των ερωτήσεων που κάνει δείχνει πόσο άνετα ζητάει βοήθεια και πώς προχωράει η ενσωμάτωσή του στην ομάδα.

Τέλος, βλέποντας πόσο χρόνο ξοδεύει ο νέος υπάλληλος σε εκπαιδευτικούς πόρους ή σε συγκεκριμένες λειτουργίες της εργασίας του, μπορεί να υποδείξει πού αντιμετωπίζει δυσκολίες. Ή μπορεί να είναι ένα σημάδι ότι η ίδια η εκπαίδευση είναι αναποτελεσματική και θα μπορούσε να βελτιστοποιηθεί.

Οι παραδοσιακές στρατηγικές εισαγωγής βασίζονται συχνά σε υποθέσεις, υποκειμενικές παρατηρήσεις και καθολικές προσεγγίσεις. Οι στρατηγικές ένταξης που βασίζονται στην ηθική παρακολούθηση των εργαζομένων βασίζονται σε συγκεκριμένες, αξιοποιήσιμες πληροφορίες και, κατά συνέπεια, είναι πιο αποτελεσματικές.

Έτσι, όπως βλέπουμε, η παρακολούθηση των εργαζομένων δίνει στους διευθυντές μια σαφή εικόνα των πρώτων βημάτων του νέου υπαλλήλου στην εταιρεία και τους επιτρέπει να παρατηρούν τα προβλήματα πριν αυτά κλιμακωθούν. Ακολουθεί ο τρόπος με τον οποίο μπορεί να βελτιώσει τη διαδικασία εισαγωγής.

Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, οι εταιρείες συνήθως χρησιμοποιούν μια προσέγγιση που ταιριάζει σε όλους κατά την εισαγωγή. Με τα δεδομένα παρακολούθησης των εργαζομένων, οι ειδικοί ανθρώπινου δυναμικού και οι διευθυντές εντοπίζουν ακριβώς πού οι νεοπροσληφθέντες δυσκολεύονται ή, αντίθετα, υπερέχουν και προσαρμόζουν ανάλογα τη στρατηγική τους για την εισαγωγή. Για παράδειγμα, αν δουν ότι το άτομο δυσκολεύεται με ένα συγκεκριμένο χαρακτηριστικό του λογισμικού ή μια πτυχή της εργασίας, μπορούν να παρέχουν στοχευμένα μαθήματα ή να αναθέσουν έναν μέντορα. Με άλλα λόγια, οι διευθυντές μπορούν να δημιουργήσουν εξατομικευμένες διαδρομές μάθησης βελτιστοποιημένες για τις ατομικές ανάγκες του νέου ταλέντου.

Η παρακολούθηση των εργαζομένων είναι η ιδανική πηγή πληροφοριών για ανατροφοδότηση και καθοδήγηση σε πραγματικό χρόνο. Τα προβλήματα στη ροή εργασίας του νεοπροσληφθέντα γίνονται ορατά ακριβώς τη στιγμή που συμβαίνουν, όχι εβδομάδες αργότερα κατά τη διάρκεια μιας αξιολόγησης απόδοσης. Επιτρέπει στους διευθυντές να παρέχουν ανατροφοδότηση και άμεση υποστήριξη. Ως αποτέλεσμα, ο νέος υπάλληλος μαθαίνει γρηγορότερα, αποκτά αυτοπεποίθηση και αισθάνεται ότι η εταιρεία δεσμεύεται για την επιτυχία του.

Η παρακολούθηση μπορεί να αποκαλύπτει σημάδια αποδέσμευσης και απογοήτευσης. Αυτά τα σημάδια μπορεί να είναι παρατεταμένες περίοδοι αδράνειας ή μη σχετιζόμενες με την εργασία δραστηριότητες, χαμένες προθεσμίες που δεν αναφέρονται και χαμηλότερη συμμετοχή στις συζητήσεις της ομάδας. Η παρακολούθηση επιτρέπει στους διευθυντές να αντιληφθούν αυτά τα σημάδια νωρίς και να προσεγγίσουν τον εργαζόμενο με υποστήριξη προτού τα μικρά ζητήματα πολλαπλασιαστούν σε λόγο αποχώρησης.

Ένας από τους στόχους για τους οποίους έχουν σχεδιαστεί τα εργαλεία παρακολούθησης των εργαζομένων είναι η αντικειμενική αξιολόγηση των επιδόσεων. Είναι πολύτιμη όχι μόνο για τους υφιστάμενους υπαλλήλους αλλά και για τις νέες προσλήψεις. Η ανθρώπινη παρατήρηση μπορεί να είναι υποκειμενική, ενώ οι μετρήσεις απόδοσης δεν είναι. Παρέχουν μια σαφή, αμερόληπτη άποψη της προόδου ενός νέου μισθωτή σε σχέση με τα καθιερωμένα κριτήρια αναφοράς, γιορτάζουν τα επιτεύγματα και παρέχουν υποστήριξη όταν είναι απαραίτητο.

Η παρακολούθηση παρέχει πολύτιμα δεδομένα όχι μόνο για τη διαδικασία ένταξης των νέων ταλέντων αλλά και για την αποτελεσματικότητα του ίδιου του προγράμματος εισαγωγής. Η ανάλυση των συλλογικών δεδομένων από αρκετούς νεοπροσληφθέντες θα δείξει ποιο εκπαιδευτικό υλικό είναι πιο αποτελεσματικό και ποιο απαιτεί διορθώσεις και επανασχεδιασμό. Οι μάνατζερ θα δουν ποιες δραστηριότητες εισαγωγής αποδίδουν τα καλύτερα αποτελέσματα και πού θα μπορούσαν να ανακατανεμηθούν οι πόροι. Ως αποτέλεσμα, οι εταιρείες μπορούν να δημιουργήσουν προγράμματα onboarding που λειτουργούν πραγματικά και να διασφαλίσουν ότι ο χρόνος, τα οικονομικά και οι πόροι τους ξοδεύονται σωστά.

Όλα αυτά τα οφέλη συντίθενται σε ένα σημαντικό πλεονέκτημα: επιταχυνόμενος χρόνος για την απόκτηση επάρκειας. Η παρακολούθηση των εργαζομένων καθιστά εύκολο τον εντοπισμό των τρεχόντων προβλημάτων και των αναγκών μάθησης. Διευκολύνει την έγκαιρη υποστήριξη και συμβάλλει στη βελτιστοποίηση της κατάρτισης. Ως αποτέλεσμα, η παρακολούθηση των εργαζομένων μειώνει σημαντικά τον χρόνο που χρειάζεται για να γίνουν οι νεοπροσληφθέντες πλήρως ικανά και παραγωγικά μέλη της ομάδας σας. Τόσο ο νέος υπάλληλος όσο και η εταιρεία επωφελούνται από αυτό: ο εργαζόμενος αναπτύσσει αυτοπεποίθηση και μαεστρία και η επιχείρηση αποκτά απτή απόδοση της επένδυσης μέσω της ταχύτερης ενσωμάτωσης και συμβολής.

Ένα αποτελεσματικό πρόγραμμα onboarding είναι απαραίτητο για να κερδίσετε τον πόλεμο για τα ταλέντα: μπορεί να βελτιώσει τη διατήρηση των εργαζομένων κατά 82%! Όπως έχουμε διερευνήσει, η στρατηγική και ηθική παρακολούθηση των εργαζομένων μπορεί να βελτιώσει σημαντικά την εισαγωγή. Με αυτήν, οι διευθυντές μπορούν να υπερβούν την παραδοσιακή, μονοσήμαντη προσέγγιση και να κάνουν την εισαγωγή εξατομικευμένη, προληπτική και, κατά συνέπεια, πιο αποτελεσματική. Ένας καλά υποστηριζόμενος, αποτελεσματικά ενταγμένος νέος υπάλληλος δεν είναι απλώς μια στατιστική- είναι ένας παραγωγικός, αφοσιωμένος και πιστός υπάλληλος έτοιμος να συμβάλει σημαντικά στην επιτυχία της εταιρείας σας.